集中采购合同执行风险

1/15集中采购合同执行风险采购合同谈判及执行中的风险分析作者：彭珣等来源：中小企业管理与科技下旬刊XX年第04期摘要：无论是原材料、生产设备采购，还是大型工程项目采购，采购合同的重要性不言而喻，整个采购过程都将围绕着买卖双方签订的合同为中心，所有采购环节的风险最终也都将体现在采购合同的内容中。如何认识和防范在采购合同的准备、合同的谈判和签订以及合同的执行中的风险成为众多从事采购业务人员的必修课，采购风险控制能力也是判断一个采购项目质量或者衡量采购项目经理水平的标准。关键词：采购风险合同控制采购工作从准备到谈判，再从签约到执行是一脉相承、环环相扣的系统过程，采购合同是整个过程的核心，作为采购项目经理，必须参与整个过程，从整体上把握的同时，并知晓每一个细节，控制每一处风险，才能保证采购工作的顺利完成，保障物资供应。1采购合同准备过程的风险控制俗话说不打无准备之仗，知己知彼，百战百胜。首2/15先，对供应商进行法律资格审查；对供应商提供的法律资质文件必须做严格审查，因为一般要求供应商提供的法律资质文件都是复印件，不排除伪造的可能，可以通过第三方中介或商会等部门对该公司资质等作求证考察；其次，确认供应商的履约能力；可以从银行资信、财务报告、销售业绩门槛设定等方面来控制；再次，谁有权代表该企业进行合同谈判和签约？即代理与授权问题；来参与投标或者谈判或者签约的往往不是设备的生产商，而是独家代理商或者普通的贸易公司，设备生产商的授权必须是原件，而且写明具体授权内容以及授权的时效性。最后，准备好合同文本，尽量争取采用自己熟悉的合同文本格式，同时为合同谈判拟好方案和预案。2采购合同谈判过程的风险控制政治风险在采购合同谈判中，政治风险在采购活动中主要表现为由于政治局势的变化或国际冲突给有关谈判活动的参与者带来的可能的危害和损失。例如：由于美国对苏丹政府实施长期禁运政策，严格规定美国厂商以及一些盟国的厂商不许向苏丹出售设备等，我国某公司设在中东的办事处长期从事转口贸易，从美国买设备运到中东，然后从中东转卖到苏丹，但经常由于采购人员疏忽，签约后不小心让美国供应商知道了设备的最终目的而导致上游美国供货商停止供货，而面临下游苏丹最终用户的索赔。3/15由此可见，政治因素确实与商务谈判活动有着千丝万缕的联系。而且这种联系决定了政治风险的客观存在，一旦造成不良后果，往往难以挽回消极影响，损失难以弥补。因此，提高预见和预防政治风险的能力是开展采购合作的重要问题。市场风险汇率风险。汇率风险是指在较长的付款期中，由于汇率变动而造成结汇损失的风险。在国际货币市场上各种货币之间汇率的涨落天天发生。当这种涨落在一段时期内变得十分明显，而且又涉及巨额货币交易量时，其结果会使一方欢欣不已；另一方则痛心疾首。例如，我国某企业耗资200万欧元从法国进口一套设备。签订合同时汇率是1欧元=14元人民币，进口设备需要花费2800万元人民币。三个月后设备装船交货，汇率已变为1欧元=15元人民币。中方需要支付3000万元人民币才能进口该套设备。合同前后差价200万元。在这场交易中，中方承担了汇率风险的损失，而法国商人没有任何风险。价格风险。这里谈的价格风险是狭义的价格风险。它主要是对于投资规模较大，延续时间较长的工程采购项目而言。例如，类似我国建液化天然气接收站、三峡电站等这样的大型工程所需要的有些设备往往要在项目建设后期提供。由此，在项目建设的初期，甚至在合同谈判阶段4/15就把这些设备的价格确定下来并予以固定是具有风险的。影响工程设备远期价格的因素很多，在合同标的金额大、建设周期长的情况下，若硬性要求对方以固定价格形式报价，供货方处于自身利益的考量可能会夸大某些不确定的因素，并把它全部转移到固定价格中。一般而言，价格形式包括固定价格、浮动价格和期货价格。当我们对国际期货市场买卖尚缺乏经验时采用浮动价格形式不失为一种积极的、稳妥的方法。这样可以避免外商夸大原材料价格、工资等上涨因素，相对节约了项目投资。技术进步风险我们采购的货物，在采购合同订立之时可能是最先进或比较先进的设备。但经过一个漫长的生产周期，不断有新的技术和产品被开发出来，尤其是同类产品有了技术创新的突破，现有技术可能在很短时间内被淘汰，当我们得到采购的货物时，已经是老化的设备与技术，相当于非常严重的贬值。因此在采购技术进步比较快的货物，特别是计算机类产品时，要提前考虑到这种情况，在合同中订立相应的补充条款，当技术发生革命性的进步时需要对购买的产品进行更新。为了防范这种风险，需要对这个行业的技术水平有比较密切的关注，对各种技术变化所需的成本有一定估计，才能在签定补充条款时商定尽量好的价格。素质风险在开展采购谈判活动中，参与者的素质5/15水平低下会给谈判造成不必要的损失。实际上，采购谈判过程中的风险可分为非人员风险和人员风险，前者主要是由环境因素决定，后者主要是受人员素质影响的特征。例如，某企业进口大型设备谈判过程中，供应商是世界上鼎鼎有名的大公司，某位职位较高的经理因为凭借个人对该供应商的了解，认为某些限制供货商的条款没必要写在合同上，这也是中国采购人员的通病。也就是说，他虽然认识到了风险的存在，却低估了风险发生的机率，对风险的发生存在侥幸心理。在整个合同谈判过程中这些现象反映了采购活动参与者，包括谈判人员经验不足，不够严谨，管理水平、谈判水平亟待提高的事实，尤其是像中国这样的发展中国家的采购人员更是如此。因此，在商务活动中，我们要不断保持风险意识，积累实践经验，仔细观察，虚心严谨，从而降低风险的发生几率，提高风险控制水平。3采购合同执行过程的风险控制质量风险在合同执行过程中对于质量风险的防范是非常重要的环节。首先，严格把好货物验收关，包括工厂验收、出厂前的测试、到达现场安装完成后的投产验收以及质保期结束的最终验收等；其次，提前制定应急预案，灵活应对货物质量问题的意外情况，将质量问题减少到最小。我们应该转变工作作风，提高发现问题的敏锐度，在执行过程中不断积累对某一类产品供货商、产品参数、产6/15品可替代性以及市场用户分布情况的经验。欺诈风险货物原产地欺诈：尤其发生在制造相对简单的进口货物的采购合同中。许多国外生产商都在中国境内设有合资工厂，由于国内的原材料、人工等生产成本远低于国外，在国内合资工厂生产的货物，运到国外工厂所在地，贴上国外的标牌并有工厂出具的原产地证书，再被当成国外制造的产品引进国内。防范这种欺诈，需要我们密切和使用单位配合，从使用和技术角度对货物产地以及原产地证的真伪作出鉴别。交货欺骗：供货商为了避免迟交货罚款，便谎称货物备妥，由于不是每个项目买方都会派人员到工厂参加出厂验收，等货物到达现场发现货物尚未完成安装，以散件形式到货。这样严重影响使用单位的计划与工期，供货商却没有因此受到迟交货惩罚。另外，还有一种可能会碰到的更加恶劣的欺诈是供货商联合船公司，提交从表面上看起来完全符合要求的运输单据到银行骗取货款，提单、保险单和所有文件都无法从纸面上看出有问题，但实际提货时就会发现很多问题。货物可能未经允许被转运过，可能件数有问题，甚至可能完全不是我们要购买的货物等，如果发生这种问题，对方又不是有良好信誉的制造商和船公司，索赔会非常困难。意外风险7/15物资采购过程中由于自然、经济政策、人为疏忽等因素所造成的意外风险虽然发生的概率很小，但一旦发生便很难处理。XX年8月到10月一直严重影响休斯顿的飓风不但造成全城停水停电，工厂瘫痪，所有货物无法正常生产，港口的运作也完全停滞，还有船只在附近海域发生事故，整条航线完全取消。这场完全不可抗的自然灾害影响一直持续到年底，至今还有重大工程的紧急货物因此未能按期交货，还发现整船货物到达港口后严重破损到无法使用的情况。另外发生事故概率最高的公路运输，载有整车设备的货车出现交通事故也曾经发生过，不但设备灭失、工期受阻，还有难以避免的人员伤亡，损失巨大。对于这种无法预料和抗拒的意外风险，采购项目经理要随时有充足的心理准备和相应预案，在事件发生后冷静处理，将损失减小到最低。采购合同从开始到最终完成，是一个相当长的周期，在这个时期中，风险随时都存在，稍有疏忽，风险便会变成实际损失。加强自己识别和应对风险的能力，是每个采购项目经理长期的不能间断的重点工作。参考文献：1北京中交协物人力资源培训中心组织编译.采购过程与合同管理M.机械工业出版社，XX，05.2田昌奇.浅议物资采购合同的审查J.价值工程，8/15XX.3雷文辉.浅谈工程项目中采购过程管理J.价值工程，XX.采购合同管理与风险控制课程背景作为企业的采购人员，通常我们擅长于就商务条款进行细致地沟通与商谈，而将法律条款的草拟与谈判交给律师完成。但是，当我们不得不在合同谈判过程中做出迅速判断和决定时怎么办？作为采购合同的管理者，我们还要在合同执行过程中承担协调与沟通的任务，那么，如何在庞杂的执行过程中抓住关键点，并加以有效的控制？如何在合同变更过程中保护企业的利益？如何在双方产生争议时及时有效地寻找到解决途径？这些都是需要我们思考的问题，如何从总体上把握合同谈判和合同管理的重点？是否可以将法律和合同条款变成工作的助力？如果您有这样的期望，那么相信您必然会在学习完这门课程之后有相当的收益。培训对象采购经理，采购部门人员及采购合同管理协调人员课程大纲一合同的准备*选择不同的采购方式意味着适用不同的法律规则9/15*招投标简述*如何对供应商进行法律资格审查？*确认双方的履约能力*准备好你的合同文本：为你的合同谈判画蓝图*谁有权代表企业进行合同谈判？-代理与授权问题二采购合同的谈判与签订*什么是合同？合同的形式与订立的原则*从合同成立到合同生效合同成立：要约与承诺不同情况下的合同生效*合同的无效与撤销*合同通常必须具备哪些条款？*各类采购合同条款解析-分析常规物料采购：进一步了解框架合同-分析一次性设备采购-分析服务合同*采购合同签订时间的确定及采购合同签订地点的选择-合同倒签的法律风险与控制-如何确定合同签订的地点？合同签订地点对合同的执行到底有什么影响？10/15三采购合同的管理与执行*采购合同管理的一般方法*通过对采购规则与流程的设置控制采购风险*执行合同的原则与解释合同的一般顺序*避免在合同执行过程中随意地引发合同变更*适时运用不同的抗辩权*付款前的再次审查四合同谈判、签订与履行过程中的风险分析*针对授权的检查与确认-区分代理关系与买卖关系*合同还未签订，但是已经要求开始提供服务怎么办？*如何在供应商与内部客户中间游刃有余？*遇到对方违约怎么办？*我们不得不违约时应该如何补救？*当我们遭遇不可抗力时如何应对？*双方要变更合同时应如何操作？*必须关注的合同外包、合同转移、合同中止与终止时的风险五合同发生争议时的补救*发生争议后的补救措施*针对合同争议沟通与磋商时应遵循的原则11/15*如何取证以保证企业的关键利益？*签订补充协议或修改合同时的注意事项*诉讼/仲裁流程六总结、分享与答疑讲师介绍柳晴女士毕业于中国政法大学，现为上海律师事务所律师、合伙人。曾担任多家大型集团及合资企业的法律顾问，负责这些企业的对外项目合作法律事务及法律谈判；在欧洲最大的管理培训机构担任法律培训高级顾问，独立负责该公司全部法律培训课程的研发、制作与讲授，她本人开发与讲授的法律课程涵盖买卖合同培训、人力资源法律、项目合同培训、物流法律培训及公司法律及行政人员法律等。在多年的工作中，在企业法律应用领域积累了相当的经验，对公司运作、合同管理及人力资源法律事务等非常熟悉，并曾应政府、大型国有企业和外资企业的要求提供相关培训。授课风格培训风格清新自然，逻辑清晰，思路敏捷，同时，她的课程信息量大，强调实用性，通过现场答疑、以及许多实际生动的案例分析来帮助参加者解决工作的困惑，提高职业技能，其课程均受到学员的高度评价。服务企业曾服务的客户有：英国领事馆文化代表处、庞巴迪、12/15上海日立、法国欧尚集团、欧瑞康、百威啤酒、巴斯夫、国旅运通、大众汽车金融等。如何进行采购合同风险分析课程描述：通常，当供方原材料价格涨幅超出了公司承受范围价格调整、需方市场严重萎缩需数量调整或订单运输方式改变涉及费用分摊时，双方会发起合同修改的提议；当任一方要求合同终止、供货前置期超出了合同规定的最后日期或出现需方付款问题、供方质量问题时，常会有合同终止的提议。但不管是修改还是终止，倘若合同中存有漏洞，都会给双方的合作添加阻碍。但如何进行采购合同中的风险分析呢？本课程，我们将结合实战案例为您一一阐述！解决方案：他山之石，可以攻玉！虽然大家在进行采购合同风险分析时，都有不同的策略，但万变不离其宗！下面我们从实战经验中给大家总结一些方法流程，以便大家参考！要进行采购合同风险分析，我们必须得逐项对合同的：1.标题；2.称谓；13/153.正文内容；4.合同结尾进行风险分析。当我们对合同中的“称谓”进行分析时，一定要注意当事人确切的名称，防止双方当事人名称出现错字、别字的现象，同时要确定发生业务关系时当事人是否存在，防止合同签署者以一个子虚乌有的身份骗取合同，当然，还要注意签订合同时，对方是否已经更换名称，切忌签署对象与执行对象不一致的问题。此外，在称谓上，我们还要注意公司注册地和注册编号，查看对方公司注册的真实性、查看注册编号在合同中是否有编写错误，防止小问题，发生纠纷。在正文方面，我们先要注意查看合同上的1.需求说明是否全面正确，其中的货物名称、价格、数量、质量和交期是否有问题，比如货物名称是否是国际统一名称、货物名称是否正确；价格上，单价是否与谈判时相符、总金额是否正确；数量是否与需求相符、是否超出了供方的生产能力；双方采用的质量标准，供销双方是否明确以及供方生产过程中质量控制是否有严格的保证。我们按照需求进行合同分析后，可以再考虑双方2.质量方面的问题，查看合同中双方检验标准是否一致、双方检验方式是否统一、选择的第三方检验机构是否一致。14/153.要查看货款支付中双方的支付方式是否统一，比如用信用证、银行转账、支票还是承兑；支付途径的选择是否明确，是直接给卖房、存入卖方银行还是存入卖方账户；支付比例是否达