公文写作的基本原理

第三部分： 写作部分,公文写作的基本原理,第一节 公文写作的特点和基本要求,一、写作的基本分类 （一）、文学体（Literature Style）小说（novel）、戏剧(drama) 、诗歌(poesy)、散文(prose)红楼梦、雷雨、再别康桥、荷塘月色,（二）、新闻体（News Style）消息（news ）、通讯（message）、新闻评论（news comments ）、特写(feature )；,（ 四）、常用体,1.宣传类（propaganda）：讲话稿 （speech ）演讲稿（lecture ）、解说词（commentary )；,2.礼仪类（amenity）：请柬 （invitation ）贺词（congratulations ）、感谢信（thankful letter )、慰问信（consolatory）、讣告（obituary notice ）、介绍信（recommendation letter）；,（ 三）、学术体(Academic Style)：论文、著作；,3.书函类（correspondence）决心类 （determination ）、挑战书（challenge letters ）、慰问信（condoling letters ) ；,4.条据类（receipt ）便条 （ informal notes ）、假条（ leaving letters ）借条（ IOU,I own you ）；,5.公文体（official document）,(2).专用公文：(special ODR）合同（contract）；市场调查报告（market research report ）、技术鉴定报告（technology appraisal report ）、诉状（petition ）；,(1).通用公文：(all-purpose ODR ）公报（communique）、命令（command ）、指示（direction ）、决定（decision ）；,二.公文的基本含义公务文书 ，是党政机关、人民团体、企事业单位处理公务文书使用的书面材料,主体：党政机关、企业、事业单位；,用途：处理公务文书；,狭义和广义的理解：,广义：处理公务和企业事业单位的材料,狭义：通用公文（除了专用公文以外的公务文书）,（1）国务院办公厅国家行政机关公文处理办法，12类13种，2001年实施；有关规定；,（2）中共中央办公厅中国共产党机关公文处理条例14种，1996.5月发布；,狭义通用公文（除了专用公文以外的公务文书）,三、我国公文的产生和发展,1.我国公文的产生：（1）.殷朝：甲骨文，内容涉及世系、气候、食货、征伐、畋猎；,（2）.商朝：钟鼎文，尚书典、谟、诰、训、誓、命；,（3）.秦朝：统一国家（文字、度、量、衡），李斯等人 制定了“抬头”、“用印”；,（4）.汉朝：已逐渐形成了大致的上行和下行文的区分，表达 和结构也有相对固定的格式。,皇帝对下臣：诏、制、策、敕；,下臣对皇帝：章、奏、议；,（5）.三国魏晋南北朝：,（7）.民国：1912年南京国民政府制定中国近代第一个现代公文程式条例；,曹丕：典论.论文公文写作的理论专著；（“经国之大业，不朽之盛世”）,（6）.唐宋元明清：韩愈：论弗骨表；柳宗元：上枢密韩太尉书；欧阳修：朋党论；姚鼐：古文辞类纂。,（8）.中国：1951年政务院公文处理暂行办法,（9）.现代：办法 、条例,三、公文写作的特点和作用,（一）、公文写作的特点,1. 特点：,（1）.政策性（policy ）：观点鲜明、严肃郑重、具有权威性；,（2）.实用性（practicability ）：用来解决问题，不能形式主义， 文牍主义，简明；,（3）.真实可靠性（authenticity and credibility ）：涉及的事实、 引用的数据、材料，内容须准确、真实，不能虚构、想象、 添枝加叶、移花接木；,（5）.时效性（time limit ）：针对特定问题，在特定时间内制作， 写作、传递、办理应迅速及时,（6）.规范性（criterion）：公文种类、用途、文面、结构、用语 词句：规范、简洁、明确、易懂； 内容：严肃、得体、平实、准确；,（4）.定向性（directionality ）：法定作者：依法成立，并能以自己名义行使权利和承担义务的 组织，非个人，特定机关的代言“人”；法定读者：涉及到密级问题。,1.颁布法规行政机关公文：宪法、刑法、民法、诉讼法；党的机关公文：条例、章程、规定；,2.指挥管理主要是下行文，命令、决定、决议、指示等：公文的起草、定稿过程实质就是管理工作的实施过程；,3.交流信息,（二）、公文写作的作用,公文的行文方向下行文：公告、通告、公报、通知、通报；上行文：报告、请示；平行文：函；,4.宣传教育针对现实问题，摆事实、讲道理，明确应该做什么；关于建国以来若干历史问题的决议；,5.商洽协调：函地区间、单位间、团体间的相互协作；,6.凭证依据上行文：决策的依据；下行文：开展工作的依据；本单位：履行职责，开展工作的真实记录；,现在公文存在什么弊端？,公文文风四大弊病,第一弊病叫“摆长蛇阵”：流水帐 ；各顾各 第二弊病叫“作假失真”。第三弊病叫“虚张声势”。谈发展， “大举措”、“大行动”、“大发展”等等。谈具体问题， “特大项目”、“特大影响”、“特大收效”。总结工作成绩，采用“膨胀法”，“十大成果”、“八大变化”、“六大变革”、“创历史最高水平”、“开创了前所未有的好局面”、“出现历史性的转变”等 谈缺点，采用“障眼法”，如把“生产下降”叫做“负增长”，把上当受骗叫做“缴学费”，把行贿叫做“感情投资”，把游山玩水叫做“社会考察”。谈体会，动不动就是以“三论”(系统论、控制论、信息论)作指导、“提高认识是前提，加强领导是关键”、“思想工作是根本，发动群众是基础”、“管理是先导，建立制度是保证”。 第四弊病叫“南辕北辙”。“务必参加” 与“勿必参加” ；夫妻老婆店“该厂目前的生产困难，不大能很快出现转机”，“革命工作人员牺牲证明书，由省厅统一掌握，经行署、市批准的因公牺牲革命工作人员来厅领证。”,第二节 公文的作者,一、公文的作者的角色,（一）、代言人的角色：,1.整体上：公文没有作者自己的风格在内，非个性化写作，代表某个部门、单位团体的立场、观点；,2. 功能上：公文是办理事务，并非用于审美；,（二）、群体化写作结果：,1. 写作动机：机关领导和管理行为；,2. 公文内容：机关领导的共识，经过讨论后形成一致意见；,3. 写作过程：起草、修改、定稿需要经过多数人参与；,（三）、公文的法定作者,1.执笔人：起草者；一般为单位的文字秘书。,2.签发人：只是法定作者的代表。,3.真正的作者：公文末尾的印章是法定作者，可是一个或多个；,4.公文发生法律效率的过程：,议案,文本起草,集体领导认可,负责人签发,办公部门用印,发生法律效力,对象化思维：围绕作者想要处理的问题展开的思维；,二、公文作者的思维方式,1.对象化思维：（主体化思维）,主体化思维：围绕作者的主观因素展开的思维；,基本动力：对象化思维：外部，必须处理出现的问题；主体化思维：内部，从情感出发；,对象化思维与主体化思维的区别：,基本功能：对象化思维：辨识客观事物，以事物的形状、性质等为 思维结果；主体化思维：由主观情感获得有意味的形式，传达情感；,最终目的：对象化思维：认识事物，处理事件，解决问题，实用性；主体化思维：抒发情感，创造美的形式，审美性；,2.模式化思维：（创造性思维）,（1）.结构安排上：开头，行文的根据、目的或结论；主体，叙述基本事实，阐明性质、意义，或提出措施、要求等；结尾，执行要求、提出请求或希望等；,（2）.表达方式上：叙述，顺序、概叙多，倒叙、插叙少；议论，判断多，推理少；说明，,（3）.语言运用上：常用语，“来函收悉”、“希冀遵照”、“敬清批复”；,第三节 公文的主题,一、含义：行文机关通过全部文章内容所表达的中心意思。,所有公文都应该有主题；,公文具有一事一议论特点，所以主题是单一的、集中的；,公文是表现在思想观点、意见态度以及理性上的认识；,二、公文主题的作用：,（一）、决定公文的价值：正确：（基本要求）观点准确，符合客观规律；深刻：（较高要求）揭示事务的本质，反映事务的规律；,（二）、是公文的统帅和灵魂：,1.决定材料的取舍；,2.支配公文的布局谋篇；,3.制约公文的表达方式；,4.影响公文的遣词造句；,三、公文主题的提炼原则和方法：,1.深入的实践和丰富的材料；,2.挖掘事物的本质；“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”,3.时代的眼光；和时代精神结合起来，西部大开发，WTO，南水北调。,4.反复推敲：贾岛与韩愈。“鸟宿池边树，僧推月下门”,第四节 公文的材料,一、含义：用来提炼主题和表现主题的事实和观念。,1.事实性材料：客观存在的现实事物、人物、事件、现象、统计数字；,2. 观念性材料：科学原理、定义、名人名言；,个别性与综合性；现实性与历史性；正面与反面；直接与间接；,二、类型：,（一）、按照材料来源：,（二）、按照材料的性质：,三、积累材料的方法和途径：,1.观察(Observation)：总体、细节、比较、进程；,2.调查(Investigation)：普遍、重点、典型、抽样；,3.查阅资料(Reference)：新闻、总结、报告等；,四、材料的选择和使用：,1.真实、确凿（facticity）：事实、引文、数据、统计数字；,2.典型：（model）具有鲜明的个性特征：针对说明某个具体问题；具有明显的共性特征：普遍意义的问题；,3.新颖性：（novelty）事实性材料，新近发生的；观念性材料，和现实紧密结合；,第五节 公文的结构,二、公文的结构的要求：,一、含义：公文的组织和衔接，是公文内部联系和外部形式的统一。,1.公文的完整性：,（1）. 开头、主体、结尾都应该齐备；,（2）.各个部分应言之有物，不能空洞无物；,（3）.脉络畅通，贯穿首尾；,2.公文的连贯性：层次间、段落间保持连续性。,3.公文的严密性：前后逻辑关系严密，不能互相矛盾或内容不相干；,三、公文结构的主要环节：（四对八个环节）,（一）、层次和段落：,1.层次：“部分”、“逻辑段”，篇层次 =段落：,(1).层次的形式：并列式：不同侧面的考察、不同原因的分析，不同条文的陈述；,递进式：从原因到结果或相反；,(2).层次的标志：有明确的外部标志：法规类条文，“总则、第一章、第二章附则”；,无明确的外部标志：,2.段落：自然段。 层次=段落句子：,段落的注意事项：,（1）.除承上启下的段落以外，保持段意的一致性：,（2）.保持段意的完整性：,（3）.长短适中，无统一规定：,（二）、过渡和照应：,1.过渡：在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。,过渡的形式：,A.过渡段：前后内容差异较大；（过渡段不是独立的意义段）,B.过渡句：承上启下，上层段末，启下；下层段首，承上；,C.关联词：“因此”，“但是”，“然而”，“综上所述”；,2.照应：文章前后内容的关照和呼应。,照应的形式：,A.首尾照应：“为制定本规定” “本规定从*年*月*日起实施”；,B.序列照应：首先，其次，再次，复次，最后；第一、第二、.,C.注释性照应：前面出现的一些概念未做解释，可以在后面安排注释；监察机关实行回避制度暂行办法中对“近姻亲”、“三代以内的旁系血亲”以及“拟制血亲”的规定等。,（三）、主次和详略,1.主次：层次：篇幅：,（四）、开头和结尾,1.开头的要求：,2.开头的形式：,（1）.开门见山，直接提出要解决的问题；,（2）.文笔简练，一般只一自然段，不能太长，不可增减一字；,（1）.根据式开头：一般用“根据”、“遵照”、“按照”等介词,A上级文件；,B.领导指示；,C.有关法规；,D.现实情况；,（2）.叙述式开头：把公文指向的主要事件做一简要交代，然后在事实的基础上展开主体部分的表达；,（3）.结论式开头：开头提出对某一事件或问题的基本认识，以此为前提布置相关工作，提出展开工作的方法、措施和要求；,（4）.目的式开头：提出发布公文的动机、缘由、目的，如“为.” 、“为了.”；,3.结尾的写法：,A.总结式结尾；“总而言之”、“综上所述”,B.希望式结尾；“希望”,C.说明式结尾；“以上内容仅用于征求意见.”；,D.套语式结尾；“特此报告”、“请复”；,第六节 公文的语言,一、公文语言的基本特征：,1.实用性：practicability只表达词语的词典意义，人们在使用和接受它的时候，依靠平时养成的习惯，自动地认识它所指向的事物，而对语言本身则无太多的注意；如火灾、政府税收等；,2. 规范性：standardization（1）词语上，严格遵守词典意义；,（2）造句上，严格遵守语法规则；,（3）修辞上，只适当运用、比喻、排比等， 而对夸张、通感则等很少使用；,3. 模式性：pattern传统形成的模式化语句，有些公文用语甚至在关键处必须使用；,二、公文语言的基本要求：,1. 准确：veracity,（1）.认真辨析词义：物，仅有一名词是准确的；动作，仅有一动词是准确的；状态，仅有一形容词是准确的；,（2）.符合语法规则：Expression Rule,A.句子成要完整：主、谓、宾、补、定、状；,B.搭配得当：,C.讲究逻辑：,“这种精神之花充满了各个村庄，开遍了全乡的各个角落”,“他们加强了对团员和青年的思想教育。”,“把所有农产品都基本上纳入了计划的轨道”,（1）.尽量使用短句子； （2）.适当使用文言词语；“来函收悉”“来信收到，内容尽知”“你们的来信我们收到了，其中的内容经过阅读都已经明确了”,3.质朴：Modesty,（1）.不做作，不生造：语言应大方、庄重、朴实，切忌华丽、造作、卖弄；,（2）.不溢美，不虚饰：表扬艺术高明“当代华佗”；医生高尚“当代白求恩”“一把手亲自抓，县委书记人人抓，分管委员认真抓，主管部门直接抓，有关部门配合抓，村镇党委直接抓”,2.简练：Conciseness,第七节 公文的表达方式,一、公文常用的表达方式：叙述、议论和说明；,二、叙述：Narration,（一）、叙述的内容: Contents决议中提供的事实论据；报告中事件的前因后果汇报；通报中对先进事迹或错误事实的交代；调查报告和总结中对事件和现象的转述；,（二）、叙述的人称：Person第一人称：我，我们：第三人称：在下行文和调查报告中用；“辽宁省人民政府”,（三）、叙述的类型:1.概叙与细叙:顺序、倒叙、插叙、分叙；,（二）、叙述的要求：1.要素完备：时间、地点、人物、起因、经过、结果；,2.线索清楚：时间、空间、物体，时间居多，没有暗线；,3.详略得当：在叙述事实完整清楚的情况下，尽量简略；略较详困难；,二、议论：Disputation,（一）议论三要素： 论点 Contention、论据 Talking Point、论证 Reasoning；,（二）论证的基本方法：,精确性：2002年5月21日10时28分；东北大学青年公寓1-6-1-12,模糊性：最近、入冬以来；在华北地区；,2.驳论的基本方法：,四、说明：Explanation,1.态度客观:防止先入为主；,2.内容科学:能经得起推敲；,3.表达精确:,1.立论的基本方法：,A.例证法 Exemplification；B.引证法 Citation；C.对比法 Contrast；D.类比法 Analogy；E.因果推论法 Cause and Effect Deduction；,A.反驳论点；B.反驳论据；C.反驳论证；,第六章 行政公文和党的机关公文概述,一、 行政公文的主要文种：,国家行政机关公文处理办法规定的13种：,命令（令）,议案,决定,指示,公告,通知,通报,报告,请示,批复,函,会议纪要,通告,二、 党的机关公文的主要文种：中国共产党公文处理条例,决议,决定,指示,意见,通知,通报,公报,报告,请示,批复,条例,规定,函,会议纪要,三、 两类公文都有的文种：,指示,决定,通知,通报,报告,请示,批复,函,会议纪要,四、 两种公文的基本格式,（一）、 版头：,1.条例中称“ 版头”； 办法中为“发文机关”；也即通常说的“红头文件”。,2.位置：公文首页上部居中，套红大字，字号为公文中最大的，字体一般为宋体。,3.版头的组成：,（1）.一般由发文机关名称加“文件”两字组成：,（2）.也可只有发文机关名称，不加“文件”两字组成：,（3）.党的机关公文还可在发文机关名称后括号标明文种组成：,沈阳市人民政府文件；中华人民共和国公安全部；中国共产党中央委员会（决议）,3.发文机关名称的写法：,（1）.须用全称或规范化简称，不能出现所指不明或容易误解的情况：如中央（党中央、团中央）,（2）.几个机关联合发文：,A.行政公文：要把参与发文的机关都排列上；主办单位排列在前，其他机关依次在下方整齐对应排列；“文件”纵向居中：,沈阳市财政局沈阳市税务局 文件沈阳市电信局,B.党的机关公文：可与上相同，也可只列主办机关：,（3）.文字要求：一般应汉字，少数民族可用汉字和民族文字；,(二)、 份号：,1.含义：公文印刷份数的顺序号，用自动号码机印刷，每一份公文的份号都不一致。,2.份号的使用：,（1）.行政公文：要求“绝密”、“机密”的应当标明份号；,（2）.党的机关公文：凡“秘密”以上的均要求标明份号；,3.份号的位置：首页的左上角；,(三)、 密级：,1.秘密等级：绝密、机密、秘密。,2.秘密等级的使用：如无保密内容，不得标注此项，以免增加工作上的麻烦。,3.秘密等级时限：公文秘级后应标明时限，时限期满自动解密。,4.秘密等级的位置：份号的下面。,(四)、紧急程度：,1.紧急公文文件：,（1）.行政公文：特急、急件；（2）.党的机关公文：特急、加急；,2.紧急电报：,（1）.行政公文：特急、急件、平急；,3.紧急程度的位置：密级的下面。,（2）.党的机关公文：特提、特急、加急、平急；,(五)、发文字号：,1.发文字号的格式：,（1）.组成：“发文机关代字”+“年份（发文年度）”+“序号（发文顺序号）”,（2）.发文机关代字：发文机关的极度缩减，但还能识别出是哪个机关。如“国发”国务院机关；“中发”中共中央发；“国办发”国务院办公厅发；“陕政字”陕西省人民政府；“川府”四川省人民政府,（3）.年份：发文年度，用阿拉伯数字写全，不得缩写；如199999，200000，200303等；加角（方）括号“ ” 或,（4）.序号：A、不同于份号：机关公文的流水号，当年所发的第一份公文是1号，以此类推；B、除命令外，其他公文的序号前不必加“第”字；C、数字前也不必加“0”占位，如不能写成“001”、“002”等。,(六)、签发人：,1.签发人的资格（P82页）,（1）.一般应为本机关领导,（2）.重要的或涉及面广的公文，须为本机关的正职领导； 正职领导不在应由常务副职签署；,（3）.经授权，也可以由秘书长或办公厅（室）主任签发；,16项在间隔线之上，属于文头部分。,(七)、公文标题：,1.公文标题的组成形式：,（1）“发文机关名称”+“公文的重要内容”+“文种”；如国务院办公厅关于调整中国人民银行值币政策委员会组成人员的通知,（2）省略发文机关名称；关于调整国家公务员普通话培训的通知,2.公文标题的应注意的事项：,（1）应明确；关于尽快修复3号公路的请示,A.要求上级尽快修复3号公路的请示；,B.要求上级批准修复3号公路的请示；,C.要求上级出面干涉修复3号公路的请示；,（2）简练：*县人民政府在工业会议后为贯彻省政府关于开展增产节约运动的指示根据本县情况提出措施计划并增产指标向市政府的报告,（3）规范：A.标新立异，不可仿古。呈报扩建校舍由；,B.公文主要内容和文种为必备项，除书名号外不用标点符号。,(八)、主送机关：受理公文的机关,1.注意事项：（1）应用全称或规范化简称或同类机关的统称；（“各财政厅局”）,（2）下行文： 可以有若干，同类型用顿号，异类间用逗号，最后用冒号； 上行文： 一般只有一个，如需