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omnifocus 教程omnifocus 简介omnifocus 用于帮您保存您打算处理的所有对象，无论是办公桌上马上就截止的一叠文书工作，还是车库里您打算某年进行雕刻的大理石雕塑。当然，您也可以使用纸张或普通的文本编辑应用程序来制作一个冗长的列表。但是，omnifocus 会仔细巧妙地解读任务列表：它会为您显示眼下您需要注意的事项，以便让众多项目取得进展。它会记住您要推迟的项目、您认为重要却数周没有处理过的项目，以及如果不立即处理就可能会失败的项目。omnifocus 特别酷的地方在于：一旦您熟悉它，就可以非常信任这个系统，因为任何资料都不会漏掉。它给您带来的好处是，您现在所做的事情正是您眼下需要做的，您甚至根本就不需要做什么事情。快速教学课程教学课程 1：创建项目教学课程 2：添加动作教学课程 3：创建和分配上下文教学课程 4：动作状态教学课程 5：使用视图栏教学课程 6：将对象放入收件箱教学课程 7：检查项目1教学课程 1：创建项目omnifocus 的资源库中已经预先附带了几个项目。在本教学课程中，我们假设您已经看过并删除了这些项目，但是如果您愿意，也可以保留它们。请想出一些您正在做或想要开始做的、需要几个步骤才能完成的工作。在omnifocus 中，我们称之为项目。要创建项目，请点按蓝色工具条底部的加号按钮，并键入名称。您在工具条中创建的每个项目也会出现在主大纲中。您可以创建几个不同的项目，来继续进行教学课程。教学课程 2：添加动作在主大纲中选择一个项目，然后按下 return 键将动作添加到该项目。动作标题要尽量具体，应该可以一看到动作马上就准确地知道要做什么。连续按下 return 键并键入名称，即可添加多个动作。您不需要马上就添加从现在到项目完成所需的每一个动作，以后可以随时添加新动作。2教学课程 3：创建和分配上下文“上下文”主要集中于 omnifocus 帮助您找出下一步操作的方法：它们可表示完成某项内容所需的位置、工具或人员。omnifocus 中包含的上下文可以让您了解其中的含义：您所创建的任何项目都可能包含在因“日常事务”外出时要做的事情、“电话”通话、您“办公室”里要做的事情、要与“老板”交谈的事情，等等。通过点按工具栏中的“上下文”按钮切换到上下文模式：规划模式的蓝色工具条容纳的是项目，而上下文模式的紫色工具条容纳的是上下文。omnifocus 已为您创建好几种上下文。点按工具条下面的加号按钮可以添加新的上下文，连按现有的上下文名称可对其进行更改。您可以根据需要为执行工作的各种位置和模式添加多种上下文：家庭、办公室、mac、日常事务、电话，如此等等。以后在需要时还可以随时添加更多的上下文。现在，请通过点按工具栏中的“项目”图标返回到您的项目：打开每个“无上下文”动作的弹出式菜单，从您刚刚在上下文模式中看到的上下文中进行选择，为每个动作分配一种上下文。3教学课程 4：动作状态您可能已经注意到有些动作的颜色与其他动作不同。动作的样式取决于动作的状态，以便让您了解动作是否可用。每个项目中的下一个动作颜色为紫色。这表示继续项目必须执行的动作。在顺序项目（也就是需要按顺序完成动作的项目）中，只有下一个动作被视为可用。其余动作为灰色，表示这些动作在您完成下一个动作之前不可用。如果您点按项目名称右侧的双箭头，将该项目更改为平行，就会看到下一个动作后面的动作都会变为黑色。因为您无需按照任何特定顺序来执行这些动作，所以它们都变为可用状态。教学课程 6：将对象放入收件箱当有新工作需要处理时，您不必去查找正确的项目、添加动作并分配上下文。您可以暂时将新内容放入收件箱中。在工具栏中点按“收件箱”按钮。按下 return 键来创建新的收件箱项。为该项键入描述性尽可能强的标题以供暂时使用。连续按下 return 键来添加您想到的任何工作。就是这样。您可以根据需要在收件箱中添加多项信息，将收件箱用作一个资料容纳区域，用于存放那些尚未准备好完整添加到项目资源库中的内容。对于超快速的头脑风暴动作，可以尝试使用快速输入窗口。只要做好准备，就可以随时将这些项转换为适当的动作，为每个项分配项目和上下文，然后点按工具条中的“整理”按钮。这些项会移动到其所属位置。如果您想要将收件箱项转换为项目而不是动作，将其拖移到工具条中即可。4教学课程 7：检查项目您应该定期检查项目，以确保其处于良好状态。此示例假设您使用 omnifocus 已经有一段时间，时间长到足以让某些项目达到一周检查期。请从“透视”菜单选择“检查”（如果愿意，还有一个相应的按钮可供您添加到工具栏中）。在此视图中，剩余的项目会按照应进行检查的时间顺序进行分组。查看每个项目，确定其是否处于所需的状态。是否需要为其添加新动作？您是否仍计划执行该项目，还是应该将其状态更改为“暂停”？是否应放弃该项目，并将其状态更改为“已丢弃”？如果该项目已处于暂停状态，是否应该将其设置回“活跃”状态？如果您对所检查项目的状态感到满意，请从“编辑”菜单选择“标记为已检查”（也可以使用对应的工具条按钮），然后继续检查下一个项目。对每个项目进行定期评估会对您大有助益：规划做得好，工作才出色。5使用 omnifocus项目和动作：规划所需操作项目、动作和上下文的协作方式动作在 omnifocus 中，动作表示您需要做的事情。在理想的情况下，动作是明确的工作块，其描述名称以明确的动词开头。如此一来，工作不必着急开始，也更加容易完成：例如，“将邮箱删除到回收站”和“组装书架”这样的动作，通常比模糊的“完成移入”的动作更易于进行。当然，您应该找到最适合自己的明确程度。当您创建并四处移动动作时，omnifocus 会记录哪些动作可用、处于等待中或已完成。项目相关的动作会分组到项目中，项目表示具有共同目标的一组动作。只要您要完成的工作需要不只一个动作（如“完成移入”或“发布小说”），就适合成为项目。然后，项目会组织到文件夹中，以记录更广泛的工作区域。单个动作列表一些动作（如“理发”）并不真正适合任何特定项目，它们只是您需要做的个别琐事。您可以将此类动作保存在单个动作列表中。这些列表类似于项目，但是将其中包含的动作视为彼此无关。上下文将上下文分配给每一个动作是很有用的（甚至对于某些人相当重要）。您可以将上下文简单地看作执行给定任务所需的位置或模式：只有在“电话”旁边才能打电话，只有在因“日常事务”外出时才能购买食品，只有在使用“mac”时才能上网搞研究。仔细想想的话，几乎所有任务都需要处于特定的上下文才能完成。您可以使用“项目”视图和“上下文”视图来查看动作，了解其所属的项目或需要的上下文。创建项目无论何时，只要您发现需要执行的操作多于一个步骤，就应该创建项目。要创建项目：请确保您在项目模式中；通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式：点按工具条底部的加号按钮。为新项目键入标题。6无论处于哪种显示模式，您都可以通过以下方式创建新项目：在工具条中点按“添加项目”按钮，从“文件”菜单选择“添加项目”，或者按 command-shift-n。omnifocus 会自动切换到规划模式。将动作添加到项目如果您想到任何推动项目继续进行所需的动作，可以随时将其添加到项目。虽然大多时候您可能要使用收件箱或快速输入窗口来添加动作，但当然您也可以直接将其添加到项目。要将动作添加到项目：请确保您在项目模式中；通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式：在工具条或在主大纲中，通过点按项目名称旁边的索引卡片图标来选择项目。或者，选择项目中已有的动作。按下 return 键或在工具条中点按“添加动作”按钮，新动作会立即出现在所选项的旁边。为新动作键入名称。通过点按动作的项目符号并将其拖移到新位置，即可将动作在项目之间移动。通过将动作拖移到大纲或工具条的顶层，甚至可以将动作转换为项目。将文件和备注附加到动作和项目您可以使用动作或项目的备注区域来存储关于该项的额外信息或素材。在选择一个动作或项目之后，点按该行最右端的备注图标（或按下 command-）。您可以在此区域中键入、粘贴或拖放纯文本、多信息文本、链接、图像或其他文件。再次点按备注图标，即可隐藏备注和附件。将文件附加到项的另一种方式是：选择该项，然后从“编辑”菜单选择“附加文件”。根据预设，omnifocus 会创建附加文件的链接，而不会将文件添加到 omnifocus 数据库。这样即可防止数据库发生不必要的增长（对进行数据同步尤为重要），不过如果您删除文件或将其放入 omnifocus 找不到的地方，链接就会中断。要让 omnifocus 将文件拷贝到数据库进行安全保存，请在拖放文件时按住option 键，或在“附加文件”对话框中选择“将文件嵌入文稿”。如果怀疑数据库中有某些不需要的附件，请检查附件列表。带有备注或附件的项将始终显示备注图标，而其他项仅会在被选定或鼠标指针放在其上时才会显示该图标。记录每个项目的下一个动作任何处于活跃状态的项目都会记录您尚未完成的下一个动作，并会为其设置不同于其他动作的样式：根据预设，下一个动作为紫色。这有助于确定应该如何继续推进项目。当您仅将注意力集中于后续动作时，可以将其他动作都隐藏起来。通过点按工具条中的图标来显示视图栏，然后从动作过滤弹出式菜单选择“下一个动作”：7对于需要按顺序执行动作的顺序项目，只有执行下一个动作，才能让项目继续。对于可以按照任何顺序执行动作的平行项目，下一个动作只是列表中的第一个动作而已，它更像是一个提示，提醒您接下来您可能想要执行的动作。将项目设为顺序或平行某些项目中的动作可以按任何顺序完成，如在不同的商店中挑选物品，这种项目是平行项目。而有些项目则要求先完成一个动作之后再开始下一个动作，如构建“翼手龙纸模”，这种项目是顺序项目。在平行项目中，所有未完成动作都是可用的，“下一个动作”就是列表中的第一个动作。而在顺序项目中，只有下一个动作是可用的。无论项目为顺序还是平行，在大纲中都通过项目行右侧的箭头对显示。要切换到其他类型，只需点按该图标。您还可以从检查器选择类型。如果您发现自己经常使用某种类型，可以在数据预置中更改预设设置。使用组您可以分层组织项目中的动作。这样做有助于记录复杂的项目，还可以将动作划分为更小的动作而无需创建完全独立的项目。成组与项目一样分为平行或顺序。这意味着您可以将平行成组放在顺序项目的内部（反之亦然）以表示复杂的相关性。要为动作添加一些子动作，并借此将其转换为成组：选择一个动作充当新成组的父动作。从“编辑”“大纲”菜单选择“添加子项”，或按下 command-。要为一些已有的动作创建成组：选择您要归入成组的所有动作。从“编辑”“大纲”菜单选择“成组”，或按下 command-option-l。您也可以通过缩进动作，来使其成为大纲中其紧前方动作的子动作：选择您想要缩进的动作，确保大纲中有其他动作位于其前方。从“编辑”“大纲”菜单选择“缩进”，或按下 command-，也可以点按项的一个句柄向右拖移。创建成组时，父动作将采用粗体样式。在上下文模式下，成组父动作以粗体显示，而动作不以粗体显示，根据这一点可区分成组与动作。如果您将动作成组标记为完成，也会将其所有子动作标记为完成。您甚至可以将成组嵌套在其他成组中，但您很快就发现这样做很可笑。如果一个项目中存在两个以上的分层，您就应该考虑将所有内容分为独立的项目。将项目组织到文件夹使用文件夹可以方便地整理项目，具体方式与在 mac 上使用文件夹整理文件一样。例如，您可以为生活的方方面面创建文件夹：可以是“家庭”、“工作”、“健康”、“教育”、“娱乐”，甚至可以是“翼手龙纸模”。通过这种方式，当您集中精力处理某方面问题时，就可以在工具条中只展开该文件夹，或使用“聚焦”功能将其他文件夹完全隐藏起来。要创建文件夹：请确保您在项目模式中；通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式：8在工具条中，选择要在其上显示新文件夹的项。点按工具条下面的“添加文件夹”按钮。命名新文件夹。要将某些资料（某个项目或其他文件夹）放入您的文件夹中，只需在工具条中将其图标拖移到该文件夹上即可。只要您愿意，设置多少层文件夹都没有问题。设置开始日期和截止日期事项和计划可以有开始日期和截止日期。开始日期用于确定事项或计划何时可用，而截止日期则确定何时将事项或计划视为过期。您还可以使用“数据”偏好设置中的“日期和时间”部分，来设置应在截止日期前多长时间将项视为“即将截止”。在“数据”偏好设置中的“日期和时间”部分，您还可以选择当输入不带有时间的截止日期时使用的具体时间。预设为午夜 12 点，也就是一天的开始时间。例如您可以输入晚上 11:59，让新项在一天的最后一刻截止；也可以输入下午 5:00，让新项在工作时间结束时截止。开始和截止日期的输入位置既可以是主大纲（如果您已在视图菜单中启用日期栏），也可以是检查器。要依照开始或截止日期进行分组和排序，请使用视图栏中的分组和排序菜单。您可以创造各种日期输入方法，omnifocus 非常智能，能够猜测出您的意思。例如：2d、-3w、1h、1y1m，等等：相对日期和时间可将日期设为与现在相距一段时间的某个时间。负数代表过去的时间。2 days、-3 weeks、1 hour、1 year 1 month，等等：您也可以使用时间单位的全称。yesterday、tomorrow、next thursday、last month、this friday，等等：您可以使用常用词来表示相对日期。“this”、“next”和“last”都有具体含义：无论今天是周几，“this friday”总是指本周五，“nextfriday”总是指下周五，“last friday”总是指上一周的周五。其他单位的原理也一样。september、fri、2019，等等：如果您输入的是具体的时间段名称，则会将该时间段的起始时间视为该日期。因此，输入 september 即表示 9 月 1 日。5/23/08 10a、9.30.09 2:00 pm，等等：您可以使用国际系统预置中定义的短日期格式。2w sat、4d 5p、mon 6a、aug 6 tue 5p，等等：您可以随意混合使用任何可用的时间格式。now、9、14:00、tom，等等：omnifocus 会尽力猜测数字、时间和词语片段的输入内容的含义。如果您认为某种输入有可能好用，那就试试看吧。设置重复的动作和项目如果有些事情需要不只一次地去做，您可以将其设为重复的项。选择您要重复的项。从“检查器”菜单打开检查器，或点按工具条中的“检查器”按钮。从列表选择一个“重复”类型。可以在它完成后、其开始日期或截止日期后以指定的间隔让它重复。输入重复间隔。该间隔可以为表示分钟、小时、天数、月数或年数的数字。要在指定工作日计划动作，请以周增量输入重复间隔，然后从下面的按钮选择您希望重复项目的工作日。例如：9星期二下午 5 点开始，星期二晚上 10 点截止；每周重复一次：清空废纸篓。此方法会从开始日期起重复，因为不管您上次何时执行，都需要在每周的同一时间执行此动作。今天凌晨 0 点开始，今天下午 6 点截止；每 5 天重复一次：打扫厨房。此方法会从完成日期起重复，因为下一次执行的日期取决于您上一次执行的日期。当您将重复的项标记为完成时，系统会按照“重复”间隔的指示，创建项的下一个实例，并向后推算开始和截止日期。如果您想要使项停止重复，只需停用检查器的“重复”设置即可。估计动作持续时间如果愿意，您可以记录下预期的动作持续时间。然后，当寻找要做的事情时，您可以根据手头的时间长短进行选择。要在主大纲中显示估计时间栏，请选择“显示”“栏”“估计”。要分配估计时间，请在动作的估计栏中点按，然后键入持续时间。根据预设，您键入的数字会被解释为分钟，如 5m 等。您还可以键入更大的单位，如小时 (h) 和天 (d)。要依照估计时间进行分组和排序，请使用视图栏中的分组和排序菜单。将动作标记为完成完成某个动作后，只需点按其复选框，其状态就会更改为“已完成”。如果它是项目的下一个动作，而且接下来的动作是可用的，则接下来的动作就会变成下一个动作。将动作标记为完成的另一种方式是选择整行并按下空格键。也可以在任意数量的所选项上点按鼠标右键，然后从关联菜单选择“完成”或点按“完成”工具条按钮。如果将组标记为完成，那么其所有子动作也都会变为完成状态。如果您所标记的动作其实已经完成了一段时间，那么您可以调整完成日期，以确保记录的准确性。只需选择项，打开检查器，然后编辑“已完成”栏位即可。默认设置下，在您确定不再添加更多的动作并将项目标记为完成之前，项目和组将始终处于活跃状态，除非您已在项目检查器中另外指定。如果您要将项目或组默认标记为完成，点按数据偏好设置中的“当完成最后一个项时：将项目或组标记为完成”复选框。为项目和动作标记旗标在任何项目行或动作行的右端都有一个小旗标，您可以将其启用或停用。该旗标本身并不表示优先级或任何类似特定意义，因此您可以随意使用它。例如，您可以标记在中午之前要完成的所有事情、打算在会议期间提出的主题，或下次有机会需重新考虑的项目。这完全由您决定。要为项目或动作标记旗标，请在主大纲中点按项目行或动作行右侧的小旗标。您还可以选择任何数量的动作和项目，然后从“编辑”菜单中选择“设置旗标”，或点按“旗标”工具条按钮。如果为一个项目或操作组标记旗标，则其所有动作都会标记上隐含的“鬼魂”旗标，系统会将这些动作视为已有旗标。还可以单个标记旗标（如果您希望动作成组能够在移去所含项的旗标时保留旗标）。要想仅查看已有旗标的项，请使用视图栏中的“旗标状态”菜单。记录单个动作有时候，您需要执行的动作可能并不属于某个特定的项目。例如，“制作迷迭香柠檬水”或“购买新牛仔帽”可能不会对完成任何特定项目有所帮助。要记录此类动作，可以使用单个动作列表。要创建单个动作列表：请确保您在项目模式中；通过点按工具栏中的“项目”按钮可方便地进入项目模式：10 从工具条下面的“文件”菜单或动作菜单选择“添加单个动作列表”。为新列表输入名称，并将其拖移到您要保存它的位置。您可以保存任意数量的单个动作列表。 有些人喜欢为资源库中的每个顶层文件夹都制作这样一个列表。也有些人会制作“阅读”列表、“购物”列表等。单个动作列表与项目类似：您可以将其拖移到文件夹中，也可以从收件箱为其添加动作，等等。尽管如此，两者仍有以下几点不同之处：单个动作列表总是平行的，这些列表中的动作不会阻止彼此变为可用状态。由于每一个单个动作本身都类似于一个小项目，因此所有的单个动作都被视为“下一个动作”。单个动作会显示为独特的样式，预设为蓝色文本。上下文：工作的场所为动作、项目和组分配上下文除了通过分层法来整理动作，您还可以为每个动作、项目或组分配上下文。这指出完成项所需的位置或可用内容。一旦为项分配了上下文，您就可以选择性地依照上下文查看项，这样就可以只看到您在当前位置实际可用的项。要创建新的上下文：请确保您在上下文模式中；进入上下文模式的简易方式是点按工具栏中的“上下文”按钮：点按工具条底部的加号按钮。为新上下文键入标题。要在规划模式下将上下文分配给动作：在动作“上下文”栏中点按。键入要分配的上下文名称的一部分，omnifocus 会尝试将您键入的内容与已有的上下文名称匹配。如果看到想要的上下文，请将其选定。否则，请键入完整的上下文名称，然后按下 command-return 来以此名称创建新的上下文。要在规划模式下将上下文分配给项目或组：选择项目或动作。点按工具栏按钮或按下 command-i 来显示检查器。omnifocus 将自动显示您所选的相应检查器。使用上下文下拉式菜单将上下文添加到项目。系统会自动为所有添加到项目或组的动作分配父项的上下文。要在上下文模式下分配上下文，只需将项拖移到工具条的该上下文条目中即可。分层组织上下文您可以将一个上下文嵌套在其他上下文中，来创建任意深度的层次。只需在工具条中将上下文拖移到其他上下文中即可。11选择父上下文时，您可以看到该上下文内部或其任何派生项内部的所有动作。通过此方式，既可查看分配给较通用上下文（如“办公室”）的动作，也可查看分配给较具体上下文（如“办公室：mac”）的动作。您还可以在不同的父上下文中保存同名的上下文（如“办公室：mac”和“家庭：mac”）。依照上下文查看动作在办公室里准备完成某些工作时，您可能并不想看到需要在商店、家里或威斯康星州小别墅进行的动作。因此，选择性地只查看当前符合您的上下文的动作非常有用。要查看分配给特定上下文的项：请确保您在上下文模式中；进入上下文模式的简易方式是点按工具栏中的“上下文”按钮：在工具条中，点按您想要的上下文。选定之后，只有分配给该上下文的动作才会显示在主大纲中。如果愿意，您可以按住 command 键或 shift 键点按其他上下文，以便将其同时选定。当您发现总是频繁使用一组特定上下文、聚焦和视图栏过滤功能，那么可能要将其存储为透视。要重新看到主大纲中的所有项，请点按工具条的空白区域或按住 command 键点按所有选定的上下文，来取消选择所有上下文。使用暂停或“等待”上下文您可以使用检查器将上下文状态设为“暂停”，分配给暂停上下文的动作被视为不可用，而且这些动作会阻止顺序项目的进行。您可能要使用暂停上下文的情况主要有以下两种：第一，您可能会创建一个或多个“等待”上下文以记录您委托给他人的动作。实际上，在收到对方的回复之前，您无法执行任何操作，而只能等待动作完成，并时不时地进行催促。所以，“从 dennis 处得到带注释的翼手龙手册草稿”这样的动作可能会变为“等待：dennis”上下文。第二，您近期可能无法使用某些上下文。您在伦敦的时候可以将“法兰克福”上下文暂停，或在老板休假归来之前将“老板”上下文暂停，分配给他们的所有动作都会标记为不可用。如此有助于您了解哪些动作和项目在情况发生变化之前不会有进展。丢弃上下文如果您有任何不需要再用的上下文（比如，一间已离开的工作室，或一名调转到其他部门的员工），您可以丢弃该上下文。分配给该上下文的所有旧动作仍保持原状，但是该上下文不会出现在“剩余”上下文工具条中。分配给已丢弃上下文的任何剩余动作都将不再可用，并会移动到上下文模式工具条的“无上下文”成组中。收集出现的资料将资料添加到收件箱收件箱就像是您的大脑与 omnifocus 资源库之间的媒介区域。无论何时，如果您不想为某些重要资料搅乱思路，但又没有准备好正式将其归档到 omnifocus 中的正确位置，就可以将它放入收件箱中。在您稍后处理收件箱时，就可以决定每个项是新项目还是现有项目中的动作，以及其上下文等内容。要创建新的收件箱项，只需选择收件箱（在工具条或主大纲中；快速方式是使用“收件箱”工具条按钮），然后按下 return 键。键入您想到的任何内容，然后就可以暂时将它忘掉，继续您刚才正在进行的12工作！要进一步提高效率，您甚至不必切换到 omnifocus 来执行此操作，使用快速输入窗口或剪辑服务即可。如果您已经知道某些项会有子项，则可以使用“编辑”“大纲”菜单命令在收件箱中创建层次。稍后，您可以将这些成组添加到现有项目，或将其本身变成完备的项目。准备就绪之后，您可以通过为收件箱项分配项目和上下文，来处理收件箱项。使用快速输入窗口如此看来，收件箱是将信息从大脑中调离出来的快速方式。但是还有另外一种更快捷的方式：如果您正忙于处理其他一些事情，而且不想转换目前的思维模式，这时就需要使用快速输入窗口。在 omnifocus 预置中，可以设置快速输入键盘快捷键。这是一个按键组合，只要 omnifocus 处于打开状态，无论您同时在 mac 上进行何种其他操作，该按键组合都会呼出一个小窗口，供您向 omnifocus 发送信息。要在快速输入窗口中收集资料：按下您在预置中设置的快速输入键盘快捷键。预设为 control-option-空格键。此时会显示快速输入窗口。在快速输入窗口中键入，就好像您是在 omnifocus 收件箱中执行此操作一样。您可以创建任意具有任意层次的任意个项（如果要创建多个项，则需要按下 control-return，如果只按下 return 键会关闭该窗口。 您可以在“通用”预置中更改此设置）。您可以为每个项分配项目、上下文、日期、备注等等；点按带有操作图标的按钮来选择要显示的栏。操作完成之后，点按“存储”按钮或按下 command-s。项即会移到数据库中，您可以继续进行刚才的操作。如果您不想将项放入数据库，可以再次按下快速输入快捷键。 下次打开快速输入窗口时，项仍在那里。如果希望完全移去项，则可以点按“取消”按钮或按下 command-.。处理收件箱项您放入收件箱的项将一直保留到您为其分配项目或上下文为止（通过使用检查器或在“项目”栏和“上下文”栏中键入）。如果您同时分配了项目和上下文，那么项会归档到其所属位置。根据您在数据预置的“收件箱处理”部分的设置，如果收件箱项只分配了项目或上下文，可能会保留在收件箱中，也可能自动归档到其所属位置。收件箱项中具有“项目”栏和“上下文”栏。要分配项目或上下文，您可以点按相应单元格旁边的弹出式按钮，以查看包含所有可用项目或上下文的菜单。或者，您还可以在单元格中直接键入。omnifocus 将随着您键入的每一个字母猜测要指定的项目或上下文。大多数情况下，您仅需按几下键就可以找到正确的项目或上下文。例如，如果您在项目单元格中键入 aak 或 ado，omnifocus 将找到您的“adopt a kitten”项目。正确的项目或上下文呈现高亮显示时，您就可以离开单元格。如果您需要创建新的项目或上下文，只需在单元格中键入其名称，并按下 command-return 键，而不只是 return 键。omnifocus 将为您创建新的项目或上下文，并向其分配动作。要将收件箱项移动到您的资源库：若为单个动作，只需向其分配项目和上下文，然后使用“编辑”菜单中的“整理”命令或工具条上的“整理”按钮，将其移动到适当的位置。若为任何收件箱项（包括成组），您可以点按其句柄，将它拖移到想要放置的工具条或主大纲。将其拖放到项目内可将其添加到该项目中，而将它拖放到其他任何位置则会将其转换为项目。13 从其他应用程序剪辑素材对 于 某 些 电 子 邮 件 、web 页 面 、 新 闻 阅 读 器 文 章 或 其 他 一 些 零 碎 信 息 ， 您 可 能 会 希 望 将 其 转 换 为omnifocus 动作。过去，您可能会拿起鼠标，高亮显示文本后对其进行拷贝，然后再呼出 omnifocus 快速输入窗口进行粘贴。但是现在不用了。您可以使用“omnifocus 剪辑服务”。要从其他应用程序剪辑内容：在任何应用程序（即支持“ mac os x 服务”的任何应用程序，请注意，那应该包括当今的所有应用程序）中高亮显示某些文本。按下“剪辑”键盘快捷键（如果您已在 omnifocus 的“剪辑”预置中设置了键盘快捷键），或依次打开应用程序菜单和“服务”子菜单，然后选择“omnifocus：发送到收件箱”。此时会在快速输入窗口中出现一个以高亮显示的内容（多信息文本和嵌入式图像）作为备注的新项，以供您修改和存储。您可以使用 omnifocus 的“剪辑”预置来更改有关剪辑方式的某些详细信息。从“omnifocus”菜单选择“预置”，然后点按“剪辑”标签。要更改“剪辑快捷键”，请点按该栏位，然后键入按键组合。要清除快捷键，请点按 x 按钮。14通过“将剪辑拷贝到”设置，您可以选择是将素材剪辑到快速输入窗口中进行检查和修改，还是直接将其放入收件箱。omnifocus 会根据剪辑来源应用程序的不同，使用应用程序特定的插件对素材进行不同处理。例如，当您从 mac os x 10.5 中的 mail 剪辑内容时，新动作就会将邮件的主题行作为标题，其备注中还会有一个原始邮件的链接。您可以在插件列表中选择一个应用程序，以了解其处理剪辑内容的具体方式。您还可以停用不想使用的插件，或者您希望使用“任意应用程序”插件来取而代之的插件。omnifocus mail clip-o-tron 3000 这个小工具添加了在 mail 邮件列表中剪辑所选全部 mail 邮件的功能。要安装此工具，请打开“剪辑”预置，然后点按右下角的按钮。即使不安装该工具，您也可以在 mail邮件内容区域中剪辑高亮显示的内容。将 mail 邮件处理为动作如果不方便将数据直接置于 omnifocus 中（如您正在使用别人的电脑），您可以向自己发送一封特殊格式的电子邮件，omnifocus 将稍后对其进行处理。要设置此功能，请使用 omnifocus mail 预置面板。要启用 mail 处理，请选择“添加mail 规则以创建 omnifocus 动作”注记格。添加“ mail 规则”后，您可以告诉 omnifocus 要查找何种邮件。一种方式是查找目的地址中 符号前包含 +omnifocus 的邮件，例如 cornelius+。如果您的邮件服务已正确设置此种寻址，邮件会忽略加号和额外字词的存在而放入正确的邮箱，但是加号和额外字词要作为特殊处理的标志。另一种方式是查找主题行以特定字符开头的邮件，预设为 -。如果您想要将 omnifocus 处理的邮件保存在特定邮箱中，请选择“归档已处理邮件”，并选择邮箱。否则，这些邮件将被删除。“允许接收的地址”列表会自动填写“地址薄”中“我”卡片上的所有电子邮件地址。如果您希望从任何其他帐户向自己发送 omnifocus 动作，可以添加更多地址。邮件的处理提供许多选项，您对项格式的设置有很大的控制力：邮件的主题和正文将组合成单个文本块。首行和任何其他以 -（双连字符）开头的行将成为新的动作。其他行则成为前一个动作的备注。要指定项目，请在项目名称或缩写的前面使用 （大于号）或 :（双冒号）。冒号更适用于 iphone，因为冒号位于第一切换键盘，而不是不易敲击的数字键盘。项目字符串与在 omnifocus 的项目单元格中输入的内容完全一致。要指定上下文，请在上下文名称或缩写的前面使用“”符号。与项目名称一样，上下文名称也要与omnifocus 中的完全匹配。要输入开始或截止日期，请在部分日期表达式前面使用 # 符号。您也可以在邮件中使用 omnifocus 中使用的表达式（tomorrow、9-30-2008、2w 等）。如果只有一个日期，该日期即为截止日期。如果有两个日期（每个日期都有自己的 # 符号），则第一个日期是开始日期，第二个日期是截止日期。要输入估计时间，请在部分持续时间表达式（如 5m、1h 等）前面使用 $ 符号（时间就是金钱），您可以使用在 omnifocus 中使用的持续时间表达式。要对动作标记旗帜，可在动作标题的末尾使用 !（感叹号）。您还可以在同一行中添加备注作为动作标题，需使用/（双斜线）对其进行分隔。双斜线后面的内容都会被视为备注，但 url 中的双斜线除外，如 。这是一些您可以发送给自己的动作示例：15- action备注 备注 备注 备注 备注 啦啦啦备注 啦啦- another action project 2 context 3备注 哇塞塞塞我的备注中有空行好极了- action 3 project 1 context 1 / 如果您感兴趣，也可以使用同行备注- action 4 #friday / 星期五截止，因为我只输入了一个日期- action 5 #monday #friday / 星期一开始，星期五截止。- action 6 #monday # / 星期一开始，没有截止日期。- action 7 : project 3 / 在我的 iphone 上使用时，冒号可取代大于号。-aaction8p2c2#2d$5m/无需空格，也无需全名整理视图栏中的分组、排序和过滤设置可以控制数据库中的可见部分及其排列方式。例如，大多数时候您都不想看到已经完成的动作，所以可使用动作过滤功能只显示剩余动作。这样做当然很方便，但是您也不想让omnifocus 将您正在操作的资料移走吧。例如，如果您将一个动作标记为完成，但可能不想让它当时就消失，因为您可能还会改变主意而不选取这个动作，或者想要将其备注拷贝到电子邮件中，或者只是想再次确认所点按的对象正确。同样，您可能不希望收件箱项在您为它分配了上下文之后马上就消失。因此，omnifocus 具有一项名为“整理”的命令。通过点按“整理”工具栏按钮，或从“编辑”菜单选择“整理”可以手动进行整理。“整理”功能可将所有对象各归其位：不符合过滤设置的项会消失，可见项会移动到正确的成组中，收件箱项会移动到分配的项目中，诸如此类。在更改了某些项之后，您可以进行“整理”以确保显示最新视图。整理搜索、聚焦和检查聚焦特定项目或文件夹如果您意识到您在一段时间内会集中处理特定的项目、文件夹或项组合，则“聚焦”功能可以将其他所有内容都排除在外。要聚焦：在工具条中选择项目或文件夹（或项目和文件夹的任意组合）。点按“焦点”工具栏按钮，或从“显示”菜单中选择“聚焦（所选项）”。未选择的所有内容都会从工具条消失，并且窗口顶部的标题会更改为“聚焦（所选项）”。（也可在双击工具条中的项时按住选项。）16在规划模式中工作或切换到上下文模式时，omnifocus 会忽略焦点之外的任何项，就好像资源库中仅包含聚焦项。完成聚焦项之后，从“显示”菜单选择“显示所有项目”，或点按“显示全部”工具条按钮。资源库会恢复到原来的状态，就好像什么都没有发生过一样！当您发现总是频繁使用一组特定上下文、聚焦和视图栏过滤功能，那么可能要将其存储为透视。使用视图栏来过滤和安排项视图栏是窗口中过滤和重新安排项的有效方式。视图栏有一个可以控制工具条显示内容的弹出式菜单，还有五个可以控制主大纲显示内容的弹出式菜单。各种过滤功能可一起使用，因此您可以获得极具表现力的设置组合，例如，活跃项目的下一个动作（“已有旗标”、可在 15 分钟内完成并按截止日期排序）。当您发现总是频繁使用一组特定上下文、聚焦和视图栏过滤功能，那么可能要将其存储为透视。项目过滤此项会出现在规划模式中的工具条上，点按它可以选择在工具条中显示的项目类型。多数情况下，您可能希望其状态为“活跃”，以便只看到当前正在处理的项目。您也可以选择“剩余”（未完成或未丢弃的项目）、“延迟”（没有任何可用动作的项目）、“等待”（开始日期在将来的项目）、“挂起”、“丢弃”、“完成”（已使用这些状态进行标记的项目）、“全部”。上下文过滤此项会在上下文模式中的工具条上显示，点按它可以选择在工具条中显示的上下文类型。您可以选择“剩余”（尚未丢弃的上下文）、“活跃”（分配有动作的上下文）、“延迟”（没有任何动作的上下文）、“暂停”（您不允许其动作可用的上下文）、“已丢弃”（不再使用的上下文），或“全部”。分组点按该项可以选择如何分组“规划”视图大纲中的项目或“上下文”视图大纲中的动作。您可以将所有项目“取消组”，或依照以下各项进行分组：“文件夹”（这样可得到工具条中所显示的结构）、“截止”日期、“开始”日期、“已完成”日期、“下一次检查”日期、“已添加”日期或“已更改”日期。每个组在主大纲中都显示为可收缩条。请记住，在“规划”视图中，该分组会应用到整个项目，而不是项目中的单个动作。排序点按该项可以选择如何排序“规划”视图大纲中的项目或“上下文”视图大纲中的动作。如果已选择分组，那么排序会在组内部进行，但是组自身仍会保持相同的顺序。17在规划模式中，您可以使项目处于未排序状态，或依照以下各项进行排序：“名称”、是否“已有旗标”、其“截止”日期、“开始”日期、“已完成”日期、“下一次检查”日期、“已添加”日期或“已更改”日期，或其“持续时间”。在上下文模式中，您可以依照以下各项对单个动作进行排序：所属“项目”的顺序、所属“上下文” 、是否“已有旗标”、其“名称”、其“截止” 日期、“开始”日期、“已添加”日期、“已更改”日期、“已完成”日期，或其“持续时间”。可用性过滤点按该项可