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文档简介

间接采购项目中SOW的制定文/郭青松随着全球化的发展,越来越多的企业将公司的部分生产经营活动外包给专业的服务公司,从而使自己更加专注于自己的核心竞争力,最终获得总体上最优的资源配置和成本结构。例如美国宝洁公司在2003年将HR外包给IBM公司,戴尔公司很早就将自己的物流外包给Ryder公司。国内方面,业务外包也有不少参与者,如海尔将生产外包给台湾的声宝公司等等。在这种情况下,间接采购在现在的采购活动中越来越扮演更加重要的地位。因为它超越以前传统间接采购的MRO(maintenance, repair, office supply)的范围,变得和生产直接采购具有同等重要的战略地位。而在这种间接采购中,工作说明书SOW(statement of work)是采购活动中的核心内容。本文将以生产外包服务为例,谈谈SOW的相关问题,以期给相关的采购人员和CPM/CPSM的学员一些参考和借鉴。一、 SOW的定义及重要性关于SOW的定义,ISM给出的是:在采购服务时用来更加准确地定义约定的工作的文件。它包含有三个重要的要素:工作分解结构、里程碑和绩效评估因素。由上述定义可以看出,如同在生产材料的直接采购中的采购规范(specification)一样,SOW是服务类采购中的“采购规范”。它定义了要完成的工作内容,以及完成的时间与完成后的考核标准,也就是通常所说的WHAT,WHEN和HOW。SOW规定的内容决定了服务成本和买卖双方的交付,它也因此将成为买方规定要求和卖方核准报价的基础文件。以生产外包的SOW为例,SOW会指明生产过程中要作的测试,这将在很大程度上决定了供应商的价格。例如常见的老化测试,规定要老化多长时间,是否要建立专门的老化室,老化室的温度要求(如要保持多少度的范围),温度的均匀性如何(如室内最大温差不超过多少度),生产出的产品要全部老化还是可以抽样老化,如果是抽样老化,抽样比例是多少,等等。很明显,SOW中的测试要求不同,供应商的测试成本就不同,所以供应商一般都会详细了解SOW的内容,因为他们知道SOW对他们的成本的影响。同样的,对客户而言,这些测试要求直接决定了生产出的产品的质量水平,和公司能够承担的投入,所以也必须清楚地了解并决定其要求,最终反应在SOW上。二、 SOW的编写由于SOW的重要性,编写一个高质量的SOW就成为采购方的核心工作SOW的编写牵涉到诸多问题,下面分别进行说明。(一) SOW的内容同样以生产外包为例,对SOW的内容进行逐一阐述n 项目目标这是SOW的灵魂,是其它SOW内容的指导思想。通常它简练概括地交待服务采购的总体目标,总体要求,以及关键的时间节点和里程碑。同样以生产外包采购为例,SOW的项目目标通常会说明是什么产品要进行生产外包,该产品的应用环境,上市和量产时间表,以及由此产生的项目的总体指导原则,工作方法,资源配置等等。同时,它还会规定供应商的总体责任,关键的产品质量要求,项目进度,交付需求等内容。n 背景信息这个比较好理解,主要是说明项目的一些必要的基础性的信息。比如生产外包的SOW可能会对为何对生产外包进行简单的说明,还会交代该项目的规模、产品预计的销量、主要的目标市场,等等信息。n 工作范围这个是对SOW的项目目标的详细说明,它详细交待了买卖双方,特别是供应商一方的职责,它通常通过工作分解结构(work breakdown structure, WBS)的形式来说明。在生产外包的SOW中,这方面的内容可能规定外包方会提供给供应商的支持,如提供生产外包产品的应用环境,客户使用条件,后续可能出现的质量问题的信息,相应的测试审批,SOW的更新管理,对供应商的相关培训,等等。而对供应商的规定,除了概括地要求供应商按要求提供产品的生产服务外,通常会具体和详尽到每个细节。下面简单列举生产外包SOW中对供应商要求的一些常见内容:1、 生产外包产品从工程启动到正式量产的时间要求。2、 量产前各种认证测试的样品数量,交付时间,质量要求、规格等。3、 原材料来料检验、生产工艺过程中、以及最终产品交付前的测试,可另行规定详细专门的测试文件,规定测试条目,测试的机台设备,测试流程,测试通过的判定标准,测试的频率,抽样的标准,等等。可参照前面提到的老化测试的内容。4、 从小批量认证到正式量产的产能的扩展和规划,含时间安排,瓶颈工位的识别和管理,原材料的采购供应,生产线员工的需求和满足(招聘或者从其它生产线共用),生产线员工的培训,相关文档的建立(如员工作业指引WI,工艺程序文件等)、审批、维护管理等。5、 模具的内容,含公模和私模。如要求公模需由供应商免费提供,私模由买方购买并成为买方的财产。要求供应商提供详细的私模的信息,包括名称、数量、单价、寿命、产能、存贮、维护保养细节(时间安排,保养方法等),试模的时间安排,等等。6、 提供法律法规要求的有关环保、安全、进出口及其它相关的合规证明文件、测试报告、申明书等。如CCC证书、CE证书等。7、 物流安排,如产品的包装、交货地点、进出口安排、运输方式,是否建立寄售或供应商管理库存的模式,等等。8、 产品的质量要求,如产品的规范,质保期限,出现质量问题的响应时间、流程和赔付,召回的条件,甚至包括提供平时生产中的质量管理信息(如关键工位的控制图、合格率)、质量目标和持续改善的相关内容以及供应商的质量管理体系等等。9、 量产后的生命周期支持,如零配件的持续生产时间,支持停产部件的替代品的重新认证等。10、 相关的IT系统支持,如要求供应商能建立相应的EDI数据传输,电子在线支付,ERP系统的接口以进行相应的需求预测和交付承诺信息共享,等等。11、 其它,如文档的版本管理和获取控制,保密内容的规定和控制,等等。n 工作进度主要是项目的时间安排,例如什么时候项目启动,什么时候要进行供应商生产线的审核,什么时候进行试生产,什么时候开模和测试工,什么时候要进行正式量产,等等。通常和工作范围一起通过项目管理软件来表现。n 交付内容这里会规定供应商的所有交付的内容,含各种文档和各种硬件和软件的交付。同样以生产外包为例,交付内容包括各种测试报告、认证报告,人员配备报告,生产线的质量数据,操作指引WI,标准操作流程SOP,小试、中试和试量产的各种样品,试模的样品,标准样品(golden sample),项目管理的各种文件,会议纪要,等等。n 进度报告的期限这里规定的是项目管理中的沟通机制,即如何进行项目进度的回顾和检讨,如何管理项目中的各种偏离(特别是延误和交付不合格),买卖双方必须约定项目进度如何沟通,出现偏差如何采取补救措施甚至是处罚措施,以避免日后的争执。n 评审方法这个也是SOW中非常关键的内容,因为它规定供应商的交付达到怎样的标准才会被买方接受、批准,并最终被付款。如果评审标准不清楚,日后就容易产生分歧和争执。如果规定太严格,会产生不必要的成本,甚至会出现无法达成的情况。如果规定太松,则导致交付质量下降。所以在制定评审标准时必须要清楚具体,切合实际。同样以生产外包为例,针对交付的文档,如安规证书,可以规定必须是具有相应资质的机构出具、具有法律效应的证书。但没有必要规定必须由哪一家机构出具该证书。通常要求评审方法要写得清楚具体,尽量量化、文档化、标准化,这样可以减少日后的纠纷。(二) SOW编写的责任人从上述SOW的内容可以看出,复杂的SOW的编写涉及到各种职能部门,如生产外包的SOW就会涉及到采购、研发、生产、质量、审计、财务等等。因此让某一个部门来编写SOW是不现实的,通常是跨部门的合作来完成。但是整个SOW的编写还是会有安排一个负责人来安排和监督SOW的编写进度和整体内容的把握,这个负责人通常是整个项目的项目经理,也有的公司由公司管理层指定专门负责人员。(三) 供应商的参与这里需要指出的是,作为采购部门,应该充分发挥供应商在编写SOW以及后续工作的参与,这是供应商早期参与的内容之一。供应商的参与可以有多种方式,如供应商对部分SOW的内容、如评审方法进行商量修改,对项目工作进度给出自己的估计,对工作范围进行澄清,对买方的责任进行详细商讨并具体约定,等等。供应商甚至可以要求让买方委派技术人员对试模进行现场指导,或者提供以往买方内部生产的质量数据或者客户投诉情况,以避免外包后供应商再犯同样的失误。(四) 文字要求从上述内容可看出,复杂的间接采购会导致SOW也变得复杂,有些SOW可达几十页甚至几百页,由几人甚至数十人共同完成。因些对SOW的文字组织是必须要考虑的。通常认为,SOW的内容组织必须有条理,具有逻辑性,能真实反应买方的真正的要求,帮助实现项目的目标。除此之外,好的SOW还具有很好的可读性,能吸引人;同时可以考虑给供应商提供相应的模板和表格,方便供应商给出准确、标准的回复或者交付。三、 SOW的管理SOW的管理通常包括审批、更新和存档。SOW的审批普遍由公司上一级的管理层来进行,一般来说,管理层在审批时会要求具体的编写人员先达成一致,如果不能达成一致则需要在提交审批时指出不能达成一致的内容,并说明分歧的原因是什么,各自的立场是什么。然后管理层会进行跨部门的讨论并寻求达成共识。SOW并不是一成不变的,例如测试条件可能会发生变化,安规要求会有更新,等等,这些就会导致SOW的更新。如果SOW有更新,如何管理SOW的更新也就需要确定。例如,更新内容由谁批准,如何和供应商讨论确认更新,更新造成的额外成本如何核算确认,成本由谁承担,有没有影响工作进度,如果有,影响的工作进度如何补救,等等。这些都是需要和公司内部各部门以及供应商反复商讨确定的。另外,SOW更新的版本如何管理,在SOW的文件上如何反映等细节也需要规定。所以说,SOW的更新是SOW管理中最为复杂的内容,需要更多的时间和精力来处理。SOW的文档管理,和其它公司重要文档一样,需要作出具体的规定,如SOW会保存多久,如何保存,由谁保存,等等。四、 SOW的交付与接受SOW的交付和接受是服务采购的后期阶段,它直接影响买卖双方的付款和收款,多数的服务采购的纠纷也大多发生在这个阶段。SOW的交付和接受,其实是基于SOW的评审方法而来的。如前所述,只要SOW的评审方法要求写得具体清楚,能够量化、标准化、文档化,在交付和接受时就可以变得简单明了,可能的纠纷也是能避免的。因此在SOW评审方法无缺陷的情况下,供应商只要按照SOW中的要求,提供相应的交付文档、证明文件、相应的硬件产品,买方按照评审方法进行验收,签字证明接受,就算是完成签收手续。在实际工作中,交付和接受的分歧和纠纷随时都有可能出现。除了SOW的评审方法不够明确具体外,双方的理解偏差也会成为出现问题的原因,当然也不排除有恶意违约的情况。通常,只要不是恶意违约,出现分歧时,买卖双方都可以通过协商解决,如了解双方分歧的立场差别在哪里,原因是什么,立场差别对双方的利益影响是什么,如何避免和化解可能的利益影响,等等。因为项目已经进展到这一步,如果全部推

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