【毕业学位论文】（Word原稿）高校档案绩效评价体系构建研究——以LZ大学档案馆为例

位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 一、 绪论 （一）研究背景 和意义 20 世纪 70 年代末 80 年代初以来，由于受到经济全球化的猛烈冲击，在政府公共部门引入市场竞争机制，运用商业管理的理论、方法和技术，提高公共部门的管理水平和公共服务质量和绩效，成为全球共同的基本取向，绩效管理与绩效评估得到了极大的重视和推广。 90 年代末至今，绩效评估作为一种有效的管理工具已经为大多数政府部门所接受，一些部门和地方政府开始探索绩效评估体系的构建，其特征是采用系统的绩效评估指标体系对特定的评估对象进行定期评估。高校档案馆（室）作为一种特殊的非营利组织也可以借鉴 工商管理领域的相关成果，但又不能简单套用。 当前，我国档案工作已经有所发展，但 原有的管理模式已不能适应档案事业的发展需要， 所以就需要采用更科学的、并能起导向作用的评估体系，各地在对档案机构进行 评价 时，仍沿用传统的检查评比的方法，检查标准也因地因人而异。这种 评价 方式的激励作用微乎其微，同时由于 评价 内容的不明确，方法的陈旧，导致 评价 体系中的 评价 范畴不准确，档案部门往往不能正确地行使职能， 评价 的激励、鞭策作用也不明显。 档案馆要更好地生存与发展，就必须对传统的管理进行改革。绩效管理作为当今世界最先进的管理理论之一 ，其逻辑严谨、程序周密，将其引入档案工作中，为档案事业注入新鲜血液。实施档案工作绩效管理，客观、公平、合理地评定档案工作各级组织特别是员工的绩效，对提高档案人员自身素质和业务能力，有良好的促进作用，同时促进档案工作整体水平的提高。 在以人为本的科学发展观思想指导下，高等教育面临着 新的发展 ，高校档案事业也需要运用新的管理模式，由传统经验管理向现代科学管理方向转变。高校档案馆（室）作为一种特殊的非营利组织，也可以借鉴工商管理领域的相关成果，运用绩效管理，分析档案馆（室）的运行状况，发现档案馆（室）存在的问题，为 管理层科学决策提供大量的信息资料，可以引导和激励工作人员更好地工作，在很大程度上提升档案馆（室）的服务能力和服务水平。 档案馆可以通过规范的绩效管理程序来提高总体绩效。科学地、合理地运用绩效管理分析档案馆的运行状况，发现其存在的问题，对于有效推动档案馆工作、促进档案馆长远发展具有特别重要的意义。“以管理求效益，以绩效求发位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 展”，档案馆建立科学的绩效 评价 体系已经成为其培育核心竞争能力、获取持续竞争优势的必然选择。 目前，由于高校档案管理绩效评 价 体系尚未构建，程序不规范，机制不健全，理论研究比较薄弱等方面的原因， 客观上要求尽快加强这一方面的研究，探索和构建适应高校档案绩效管理的体系。 高校档案馆如果能够建立以绩效为导向的管理体系，用系统科学的观点将绩效管理具体化、制度化、标准化，使档案的收集、整理、保管、编研、陈列、展出等融为一体，盘活馆藏，就能更好地服务社会，凸现高校档案工作的地位。 （ 二 ） 研究 思路 及 方法 本文就高校档案绩效 评价 体系构建的问题，先介绍了问题研究的背景，给出了对此问题进行研究的重大意义， 通过 回顾当前国内高校档案绩效 评价 的现状，并结合 学档案馆绩效 评价 的具体案例， 用绩效管理的理论 分析了 高校档案绩效 评价 效果不佳的原因， 在此基础上 运用目标管理的理论 ，探讨了高校档案绩效 评价 体系构建的原则，提出了构建高校档案绩效 评价 体系的一些举措，并提出了在体系顺利运行应注意的一些问题，最后综述全文得出主要结论。 本文主要采取了以下研究方法： 1、 理论结合实践的方法 本文通过将绩效管理的理论和高校档案绩效 评价 实际情况相结合，从理论出发，结合实践 ，最终得出相对科学的结论。从而使研究既有理论依据，又有实际操作意义。 2、案例分析法 本文通过对 学档案馆绩效 评价 实施案例的研究， 分析了现有绩效 评价效果不佳的原因，运用目标管理理 论，对构建高校档案绩效 评价 体系提出了一些举措。 位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 二、 档案管理在绩效方面的相关研究综述 （一）国外研究和实践 加拿大透过绩效管理制度来建立档案管理系统，建立明确的档案管理策略目标，并根据策略目标来建构应有的执行手段。 美国的国家档案署透过较为宽松的绩效管理制度，取代以往繁琐的层级控制，他们采用绩效管理的手段分为以下几个层次：（ 1）塑造愿景，以最新的科技保证公民能够有接近政府资讯的权利；（ 2）在愿景之下规范任务、目标、价值；（ 3）根据以上标准设立了一个具体的多年绩效评估计划，主要涉及的是档案的信息化方面。 （ 二）国内研究与实践 目前我国档案事业虽然获得了前所未有的发展，但仍需要引进科学的管理模式。近年来，我国档案管理在绩效方面的也做了一些探索。 刘耿生在档案开发与利用教程的书中详细阐述了档案开发利用绩效评估的概念、必要性、特殊性，并给出了档案开发利用的绩效评估的具体操作方法，最后引申出档案开发利用绩效评估的重大意义：有利于坚定档案开发利用的正确方向；有助于发现档案信息资源开发过程中存在的问题，分析其原因并提出改进措施。 上海师范大学的吕元智老师在 2010年对我国公共档案馆服务绩效评价研究现状做了很好的分析， 研究表明对绩效的基本概念的准确理解是做好下一步研究的基础，我国研究界对“公共档案馆服务绩效评价”的理解是建立在“档案馆绩效”这一概念基础之上的。对于什么是档案馆绩效的问题，目前基本上形成了统一的认识。另外，对于绩效的原则，他认为可以遵循目的、可比性、导向原则。并在统一的、科学的标准下，采用平衡计分法、 360度绩效评估法等方法进行具体的实施。他认为我国档案馆绩效研究是一个复杂的难题，研究力量过于单一，而且原创性成果少，重复研究的现象严重，理论转化为实践的效果不好，建议，在具体研究方法建设方面，要善于借鉴其他学 科的一些专业研究方法，如公共管理学科中的社会调查法、经济学科中的投入 /产出分析法等。 潘积仁在论建立档案机构绩效评估体系一文中认为档案机构绩效评估应遵循统一性、科学性、准确性、开放性、可操作性的原则；并从档案资源建设、位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 档案管理和档案利用服务这三个档案馆职能方面给档案机构提出了绩效评估体系的建设构想；设计了资源建设、档案管理、档案利用、档案行政管理、发展潜力五个档案机构绩效评估指标体系的基本框架。高校档案管理可以遵循潘积仁提出的五个原则构建高校档案管理的体系，同时我们还可以根据高校档案馆所处的人文环境的特 点，依托高校丰富的资源，在档案利用和发展潜力等方面发挥高校档案馆的特点。 刘敏在档案馆绩效管理浅析中认为我国目前档案馆绩效管理中存在：把绩效考核等同于绩效管理；照抄照搬，盲目模仿；考核指标设计缺乏动态性；缺乏绩效考核后的沟通与反馈；忽视绩效考核结果的应用等的问题。并从绩效管理的五个实施环节构建了档案馆绩效管理的初步的体系。 颜克伟对高校档案工作的未来走向的定位是“高校档案工作经历了一个从粗放到集约化的历史进程，在新形势下，更应该抓住机遇，开拓创新，提高高校档案管理水平，促进高校档案工作的可持续发展，开创 高校档案工作的新局面。”必须做到“以为高校中心工作服务为中心，建立全新的管理体制和运行机制”。张燕认为提高高校档案馆管理效能的途径就是加强队伍建设，探索管理机制和模式的更新，推进制度化、规范化管理，强化目标管理为核心的绩效考评体系，以信息化带动管理效能的提升。张秀琴对档案工作目标管理的作用给出了自己的看法。她认为实行目标管理可以促进高校档案事业的平衡发展，促进工作人员素质的提高，使档案工作更加规范化、标准化。 童庄慧认为 高校档案管理绩效评估是运用定性和定量的方法，对档案管理各项工作和预定目标进行评价和测度。 高校档案管理的绩效评估应当包括两个方面：各项工作和预定目标的绩效评估 及 档案馆工作人员的工作绩效评估。 位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 三 、 相关理论综述 （ 一 ）绩效管理理论 的一般概念 绩效管理是一项实用性强、非常复杂的工作 , 它是通过对企业战略的建立、目标分解、业绩评价 , 并将绩效成绩用于企业日常管理活动中 , 以激励员工业绩持续改进并最终实现组织目标及战略的一种正式的管理模式。目前 , 企业中存在几种非常流行的员工绩效管理模式 , 如 : 目标管理 ( 导向的绩效管理、关键绩效指标 ( 、平衡计分卡 ( 等。每一种绩效管 理模式与方法都反映了一种具体的管理思想和原理 , 都有一定的科学性和合理性。 最初人们认为绩效评价就是绩效管理，将绩效评价系统化的说法等同于绩效管理，但是随着不断全球化的经济和信息化时代的到来，企业都想在激烈的市场竞争中占有一席之地，此时的绩效评价就显现出了不足和不适用。在这种大环境下，很多学者在对绩效评价的深入研究下，挖掘出了绩效的内涵并在上世纪 70 年达后期陆续提出了“绩效管理”的概念，并被广泛采用与多个管理领域。如今，很多学者都认为绩效管理是组织目标和个人目标共同实现的过程，是基于组织发展的战略目标，采用 双向沟通的方式，在确立了个人的绩效目标之后，采用公正科学的评价标准，用绩效考核结果激励个人发展，从而实现组织的目标，实现组织和个人的双绩效的一个过程。 绩效考核 是 绩效管理的一个重要的组成部分，绩效管理是由绩效考核发展延伸出来的。绩效考核在我国的历史可以上溯到三皇五帝时代。尚书尧典中写道“纳于大麓，暴风骤雨弗迷”，说的是尧舜时期实行禅让制时就有了绩效考核。而周礼 大司徒中有我国文献记录最早的制度性的绩效考核 乡里教化察举制度。而在西方，最早的制度性考核制度就是 19 世纪初的公务员制度。以现代管理学绩 效考核制度为标准，最原始的考核还不具备现代考核的特点，随着社会经济的不断发展，管理科学也随之发展，当人类逐步步入工业社会时代，管理的优越性逐步体现，人们对管理的社会作用也越来越重视。对管理学起重大推动作用的泰斗级学者当属泰勒，在管理学经历了数百年的发展后的今天，泰勒思想的影响依然存在。学者们通过不断的研究与实践发现，最合理、最有效的刺激、提高绩效的方式是改变雇佣员工的行为，单纯的通过考核增减员工并不能有效的提高考核的效率。改变员工的行为，首先要集中组织培训员工，培养员工的工作积极性与创新能力，注重员工之间的 团队意识，加强合作。基于早期管理学考核制度在实际应用中存在的问题，学者们利用行为科学的研位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 究成果，丰富了现有绩效的定义，并提出绩效管理的思想。进入 20 世纪 90 年代，绩效管理在生产实践中的突出作用逐步显现，被广泛应用于人力资源管理。因此，绩效管理的发展史看，绩效评估的发展起源于管理。 绩效管理理论是一个有机体。它不仅能体现企业的创造价值，又是企业实行分配所遵从的原则，既能满足企业员工的利益，又符合企业成长的需要，从而提高员工的工作效率，实现企业与个人利益的最大化。绩效管理是在现代企业管理不断实践的成果，它与组织 战略等因素相互制约，实现目标的总体战略。 绩效管理的实现主要有以下过程：（ 1）目标完成的绩效计划；（ 2）实施步骤与过程； (3)考核员工的工作效率； (4)将考核结果反馈并及时与被考核对象沟通；（ 5）将考核的结果应用于企业的管理当中。 最初的绩效管理方法是粗狂式的，并没有制定具体的实施计划与实施条件等。经过研究者们不断的努力与实践，形成了当代的绩效管理方法，并将其标准化，即制度化。而在绩效管理方法标准化的道路中，研究者们先后经历了从突出局部与重点的作用到注重绩效管理影响因素的多样性，因此，学者们提出，绩效管理应 从各个层面考核，即本节中提到的五个过程。这是绩效管理方法从只看树木走向面对整片森林的过程。而绩效管理要在实践中更好的发挥作用，需加强执行力度，以提高企业的竞争力。尽管研究分析了多种方法提高绩效管理的作用，但是，我们研究绩效管理的最终目的都是实现对组织及个人的管理。 绩效管理理论的形成并不是单一的，它借鉴了很多相关学科的思想，使得它更有张力、生命力。尽管如此，绩效管理理论还没有真正完整，仍在发展阶段。因此，从绩效理论的形成及影响绩效理论发展的角度，可将对其有影响的理论分为以下三个方面： 1控制论，系统论，信 息论，行为科学 （ 1）控制论和绩效管理最契合的方面即都为受控对象在施控对象（或外部激励）的作用下，达到预定目标的过程。控制论中研究系统的稳定性与鲁棒性，一般系统为闭环系统，映射到绩效管理系统中，即为系统中各变化因素是相互联系的，因为这两者之间的内在相似性，在绩效管理过程中，时时体现着控制论中所用到的方法。 (2)系统论的基本思想方法就是把研究和处理的对象当作一个系统 。 分析系统的结构和功能 、 研究系统、要素、环境三者的相互关系和变动的规律性。系统论对绩效管理的影响主要体现在为绩效管理的过程提供一种理念上的指导 ，使人们从战略角度对绩效管理进行全面研究 ， 帮助人们在研究绩效管理各个具体问题时注重研究它们之间的关系及其相互的影响。这是因为绩效管理涉及企业经营的各个部门和领域 ， 各部门和领域的绩效既相对独立 ， 又相互联系。显位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 然 ， 绩效管理系统作为企业或其他组织管理系统的子系统 ， 必定与其他子系统及其母系统之间存在着互动与适配关系。 (3)信息论是关于信息的本质和传输规律的科学理论 。 是研究信息的计量、发送、传递、交换 接收和储存的一门新兴学科。随着信息科学的研究和发展，信息观念被引入企业管理系统，逐渐形成管理信息系统的基本观念。信息 论的基本原理对绩效管理的形成、评价 指标的确定和取得以及绩效管理运行等方面的指导作用将是相当显著的， 而且还有助于在绩效管理中形成一种信息优势。因为绩效管理实质上就是对绩效信息的管理。 (4)行为科学从社会学、心理学的角度研究社会结构、环境条件、人与它们之间的相互关系以及人的动机及其所产生的行为对提高工作效率、发挥主观能动性的影响。行为科学的基本思想是把人视为 “ 社会人”而不是 “ 经济人”。认为管理应该由原来以 “ 事”为中心的 “监督”管理，发展为以“ 人”为中心的 “ 人性的激发”管理 ， 由 “ 独裁式”的管理发展为 “ 民主 参与式”的管理等等 。 行为科学的基本思想对绩效管理理论具有深刻的影响。如现代绩效管理强调对 “ 行为”和 “ 结果”的共同关注，强调 “ 参与”和 “ 沟通 ” ，这多是来自于行为科学的指导。 2目标管理论 目标管理 (y 念由彼得德鲁克于 19 世纪5O 年代首先提出。 单说就是根据目标进行管理 。 即围绕确定目标和实现目标开展一系列的管理活动。 关键不是 “ 目标”而是 “ 管理”。一切管理行为的开始是确定 “ 目标” ， 执行过程也是以 “ 目标 ” 为指针 ， 管理行为的结束则以 “ 目标” 的完成度来评价管理效果。 思想批判地吸收了古典管理理论和行为科学的优秀成果， 又是在总结了以往大量管理实践经验和教训提出来的。既注意了人与人的关系，又遵循了科学管理的原则 ， 通过目标把人和工作统一起来 。这种理论和方法正逐渐成为当代企业管理体系的最为重要组成部分之一， 甚至被称为 “ 管理中的管理”。现代绩效管理的核心流程与 如其说 绩效管理的理论基础 ， 毋宁说 身就是一种绩效管理方法。 3 管理控制理论 管理控制理论是以系统论 、 控制论思想对管理问题研究的新兴学科。开始主要在财务 、 会计 、 审计领域应用 ， 后来扩展到一般管理领域。近几年 ， 研究者 、 管理者越来越多地认同，它在复杂多变的管理情景下，对战略制导、战略实现具有重要作用。这一理论有两个研究思路 ： 一是广义管理控制( 认为管理控制是组织采取的引导员工实现组织目标的位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 所有方法和手段 ， 强调管理控制就是管理的控制职能 ， 其内涵就等于内部控制。二是狭义管理控制 ( 以控制论为理论基础研究管理控制问题 ， 认为管理控制是“经理人员为实现组织目标而确保资源使用和分配有效果和 有效率的过程 ”， 是为组织信息的寻找、收集、传输 、 处理和反馈而设计的系统 ， 目的在于确保组织适应外部环境的变化 ， 并使员工的工作行为根据一系列经营目标加以衡量 ， 以使二者的差异得以协调和纠正。它的目标是经营管理活动的效率和效果 ， 控制主体是管理层 ， 控制对象是战略执行过程。狭义说模型思路清晰，体系完善 ， 对绩效管理的研究具有直接的借鉴意义。目前的绩效管理理论部分地体现了它的思想 ， 但并不完善。 目前绩效管理理论的主流观点已形成 ， 并已构建了基本的框架和体系。但是 ， 由于主流理论过多地依赖于规范分析，缺乏对绩效管理的实证分析，缺 乏对绩效管理本质的深刻揭示 ， 致使其在理论和实践上存在两点”系统性缺陷”。这两方面的问题是我们研究者需要深思的。一方面，理论上没有清晰地定义绩效管理要素，因此，实践中绩效管理在与企业环境，战略、文化 、 组织特征等要素的连接上往往显得笼统而又脆弱。绩效管理的控制对象是组织或员工的绩效，绩效是行为和行为结果的函数，具有多因性、多维性 动态性，不能回避环境 、 目的及流程和模式选择。而且组织行为学已经揭示，组织文化与组织绩效有高度的相关性 ， 而且不同考核方法所花费的时间和费用又有很大的差异 ， 管理者的能力也直接影响绩效管理。 因此，考核方法的选择不仅要取决于组织管理的环境、战略等要素 ， 而且要取决于组织的文化特征，还要“取决 ” 于考核的目的和对象，考核的成本与前提条件和管理者的能力和态度。” 另一方面，系统设计上，主流的流程环环相扣、浑然一体，体现了绩效管理的动态性、目的性、应用性内涵，保证了绩效的持续改进机制的实现。但是它没能清晰地体现绩效管理控制变量、流程的自修复、优化功能。于系统的管理而言，有失完善。因为，绩效管理系统本质是一个管理控制系统，一个有效的控制系统不仅要保证系统变量不断修正、优化，而且要具备对系统核心流程本身的自修 复，优化功能。主流的流程尽管隐含着绩效指标修正的功能，却明显缺少核心流程的修复、优化功能。实际上，在笔者能查阅到的有关文献中仅述及绩效的反馈、改进，而对系统变量、系统流程自身的修复、优化鲜有涉及。可喜的是研究者付亚和、许玉林的绩效管理较明确地设计了绩效指标反馈、修正的功能，却依然没有设计核心流程的修复、优化功能。 绩效管理是一个系统性的过程，它针对的是组织战略目标的实现，绩效管理系统应该能够为组织战略目标服务，它的主要任务是促进组织绩效，而不仅仅是年度绩效评价和下一年度的绩效计划。 位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 一个科学、有效的战略 性绩效管理系统应该包括以下内容 : 三个目的 ： 战略目的、管理目的、开发目的；四个环节 ： 计划绩效、监控绩效、评价绩效、反馈绩效；五项关键决策 ： 评价内容、评价主体、评价周期、评价方法、结果应用。 计划绩效。“凡事预则立，不预则废”。没有具体的行动计划，目标只能是一个美好的愿望。在本阶段主要实现的是将本组织的战略目标和员工个人的工作目标相联系，为绩效评价提供依据。组织战略目标分解到各业务部门，各业务部门按照本部门的组织结构继续分解到团队，最后在每一个员工的身上实现具体化，形成双方同意并正式签署的绩效目标协议书的过程 。在这个过程中，管理者和被管理者要在制定目标的过程中加强沟通，使得被管理者能够参与和理解目标制定的过程，这样可以提高员工对所制定目标的认可，同时有助于组织目标的系统化。 监控绩效。此环节在绩效管理中不可或缺。员工在完成个人目标的过程中，组织要与员工实行双向沟通，要对过程进行监控，并对员工进行绩效监督和持续的绩效辅导，帮助员工解决在完成工作目标中所遇到的问题以及及时调整个人目标。 评价绩效。作为绩效管理过程中的第三个环节，评价绩效是指在绩效周期结束时，由不同的评价主体使用有效的评价方法和衡量技术，针对绩效目标 和绩效计划对员工进行绩效评价，查看在某一特定阶段内员工完成计划的程度，对员工的工作绩效进行判断的过程。 反馈绩效。反馈绩效是指在绩效周期结束时，管理者与被管理者就绩效评价进行面谈，使员工充分了解和接受绩效评价的结果，并由管理者对员工在下一周期该如何改进绩效进行指导，并最终形成正式的绩效改进计划数的过程。绩效反馈应该贯穿于整个绩效管理的始终。 绩效管理 （ 称 ， 是西方一种基于人力资源管理管理信息系统（ 先进管理理念， 是指各级管理者和员工为了达到组织 目标共同参与的 绩效计划 制定、绩效辅导沟通、绩效考核评价、绩效结果应用、 绩效目标 提升的持续循环过程，绩效管理的目的是持续提升个人、部门和组织的绩效 ，同时也是一种提高组织员工的绩效和开发团队、个体的潜能，使组织不断获得成功的管理思想和具有战略意 义的、整合的管理方法，包括：收集绩效信息 制定绩效目标和计划 执行绩效计划 进行绩效衡量和评估 绩效结果的反馈 绩效结果的应用和改进。 位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 绩效管理强调组织目标和个人目标的一致性，强调组织和个人同步成长，形成 “ 多赢 ” 局面；绩效管理体现着 “ 以人为本 ” 的思想，在绩效管理的各个环节中都需要管理者和员工的共同参与。 绩效管理的概念告诉我们：它是一个管理者和员工保持双向沟通的过程，在过程之初，管理者和员工通过认真平等的沟通，对未来一段时间（通常是一年）的工作目标和任务达成一致，确立员工未来一年的工作目标。 （ 二 ） 目标管理 对构建高校档案绩效评价体系的启示 目标管理的概念源于美国管理专家彼得德鲁克，在 1954 年出版的管理的实践一书中提出。其实在很早以前很多管理学的专家前辈就已经认识到组织目标的重要性，这其中包括了科学管理学派的泰勒、管理过程学派的法约尔、人际关系学派的福莱特、社会系统学派的巴纳德等。彼得德鲁克是站在前人理论的“肩膀”上，通过自己的分析，从而形成了新的管理理论。其理论的最大亮点是在目标管理中实现自我控制。目标管理是围绕确定目标和实现目标所开展的一系列管理活动，是目标指导行动的科学管理。并不是有了工作 才有目标，而是有了目标才能确定每个人的工作。目标管理是基于行为科学的管理原则，其理念结合了数量学派的绩效取向以及行为科学中的团队与个人概念。 目标管理的基本内容有：制定和分解目标、实施目标过程中的管理、目标成果评价。目标管理强调目标制定的双向过程（图 1而非传统上的单向决策（图 1目标管理强调参与，上层与基层共同参与目标的制定并就实现目标的方式达成一致 。 图 1目标制定过程 组织整体目标 中层目标 基层目标 个人目标 位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 图 1传统的目标制定过 程 目标管理的原则是：协调性原则，组织的各层次、各类别的目标之间不能互相矛盾，要保持高度的协调；由单一目标转变成多目标；目标要细化到各级各类人员和部门；管理者和被管理者都受制于目标；按目标实现的程度进行考核；强调自我控制，促使个人用积极的心态最大限度的发挥出创造性。 在实施目标过程中的管理要注重自我控制与调节，给下属一定的授权，及时地做好沟通，给予支援与协调，做到无为而治，使组织内的人员能够自觉地去达成目标。 目标成果的评价是对目标实现情况的检查，也是为下一阶段的目标管理做好准备。通过对以上三项基本内容的分 析，证明 人性化。 具体操作可分为以下步骤（图 1 最高管理层的目标 中层单位的目标 基层单位的目标 个人的目标 位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 持续不断的目标修正与绩效提升 图 1实施程序 目标管理在构建高校档案绩效评价体系中，为我们提供了 基于目标导向的绩效评价思路。 绩效目 标设定 确定目标达成的时间框架 实际绩效水平 设定新的绩效目标 1、明确组织战略，自上而下逐级分解组织目标 2、上下级共同确定各级绩效目标 3、上下级就绩效标准及如何测量达成共识 1、发现异常的绩效水平并分析产生的原因 2、上下级就绩效改进达成共 识 3、制定解决办法和矫正方案 4、为目标修正提供反馈信息 1、确定各项绩效目标的重要程度 2、确定各项绩效指标的重要程度 3、上下级就绩效目标完成的时间期限进行沟通并确认 1、根据组织战略及考核结果，调整绩效目标 2、为新一轮绩效循环设立绩效标准 3、上下级共同确定各层级绩效目标并就如何测量达成共识 位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 四 、 当前国内高校档案绩效 评价 的总体状况 （一） 国内 高校档案 绩效 管理 历史发展 伴随着我国经济的飞速发张，高等教育也得到了很好的发展，特别是信息技术的介入，高校的档案工作迎来了新的发展机遇，我们开始从深层次挖掘高校档案工作的外延和内涵 。目前，高等教育紧贴教育大国向教育强国转变的契机，开始注重质量和内涵，高校档案也应该重新审视传统管理模式，做好迎接新挑战的准备。为了跟上高等教育发展的步伐，高校档案工作应该在机构建设、档案工作制度建设、人才队伍建设、信息化建设等几个方面做到同步，在传承的基础上不断创新，从而促进高校档案工作持续良好发展 更好的服务学校和社会。 近些年高校档案事业也得到了良好的发展，档案工作管理体制逐步健全，形成了统一领导、分级负责的管理体制。档案法规和规章制度逐步建立完善，“依法治档”，做到有法可依，有章可循。档案设施不断完善 、更新等，一些先进的档案管理院校建成数字档案馆，在我国高校的发展建设中发挥了极其重要的作用。 高校档案是高校在教学、科研等各项管理工作中形成的具有参考价值和凭证价值的各种文字、影像、实物及图表等不同形式的历史记录，真实记录了高校在长期教学实践活动过程中形成的各种总结、经验、教训。高校档案记录了高校现有的知识成果，记录了高校优秀教学历年先进职工的事迹，从而形成具有特色的教学总结及参考资料，是高校教育事业发展及高校成长奋斗历程的沉淀的果实，能有效推动高校自身的形象及价值观发展。具有重要的参考价值和凭证价值，是高 校取长补短不断前进的重要条件，为高校今后的教学工作改革提供了一个重要的依据，有利于促进高校教学工作的发展。 经过六十多年的发展，我国高校档案管理工作取得了一些成果：建立了一套规范的档案管理体制，并开始规范地做好高校档案管理工作，很多高校档案管理的硬件设施和软件条件都得到了改善。 目前 我们的高校档案绩效管理现状主要表现如下： 1、 目前国内绝大多数高校档案绩效 评价 没有专业的评 价 标准 。 只是按照上级部门设计的考核表， 统一 从德、能、勤、绩这些方面进行评估，并且根据打分情况只区分出优秀、合格、不合格三个档，最后汇总到人事 部门。 大部分位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 教工把每年的考核工作看作是走形式，没有给予足够的重视，所以考核的结果也“皆大欢喜”，失去了考核的意义，更谈不上绩效 评估 。 2、高校档案工作的队伍专业少业余多。 高校档案馆一直被学校当成是安排闲散人员和关系人员的首选部门，档案部门在过去很长时期内都没有选留人员的主动权，只是被动的接受学校的安排，导致从业人员整体档案专业素质甚至基本工作协调能力的不高，无法适应档案管理工作的发展。 3、 岗位职责不明确。 档案馆内部各个岗位的职责是很明确的，但是全校的兼职档案员的岗位职责却是很不明确的。我们虽然建立了高校 档案管理人员网络，并根据工作需要，在每个处级单位都“确立”了兼职档案员，但是归档工作并没有完全被列入到一些兼职档案员的岗位职责里，这就造成了一个被动的局面，兼职档案员把归档工作当成了一个额外的工作，做与不做全靠自愿。即使没有及时归档甚至于多年不归档都不会影响到兼职档案员在本单位的考核，所以做与不做是没有区别的。 4、档案信息化建设还处于初级阶段。 目前国内综合型大学的档案部门基本上都构建了档案信息管理系统，都能做到文件级的目录检索， 查档效率和准确率提高了， 至于 档案 全文 数字化还需要一段时间 。 而相对比较“小”的高 校由于每年 形成的档案量少，经费严重不足等原因，到目前还没有实行档案信息化，仍停留在传统的档案管理层面。所以国内高校 档案的 信息化 仍然处于初级阶段，没有脱离对档案实体的依赖。 5、档案的提供利用还处于被动状态。 档案的最终归宿不是冰冷地躺在库房，而是要体现它的价值，发挥它的作用。高校档案管理到目前为止一直是被动的等待人们来查阅，我们应该采用一种推送服务，让档案能够很好的服务学校的教学一线，科研一线，管理一线。 （二）国内高校档案绩效 评价 主要成果 目前国内高校对什么是档案馆绩效的问题已经达成了一致，并且在不断地研究 中，提出了档案绩效评价体系构建的原则，并从资源建设、档案管理、档案利用、档案行政管理、发展潜力五个档案机构绩效评估指标体系的基本框架，并从绩效管理的五个实施环节构建了档案馆绩效管理的初步的体系。 位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 五 、 学档案馆绩效 评 价 的个案分析 （ 一 ） 学档案 馆 总体概况 学档案馆最早是校办下属的一个科室， 1988 年 3 月 成为独立的处级单位，但是 馆内 并未 设置科室，机构设置不完善，直到 1998 年学校才批准设置了两个科室，分别是业务指导室和综合管理室，就目前两个科室的岗位职责来看， 虽然囊括了档案的组织机构管理、保管 保护条件，基础业务建设、提供利用等方面，但是并未 具体明确 档案的开发方面的 职责。 学档案馆人员配备一直是 队伍发展的难题，目前档案馆人员编制是11 人，现有职工 11 人，处于满编的情况。具体的人员 管理 情况是：处级干部 3名，科级干部 3 名，基层管理干部 5 人 ；学历层次方面的基本情况是：硕士学位 3 人，本科 及以下 学历 8 人；职称评定方面： 图档系列 副高 2 人， 高教管理系列副高 2 人， 中职 4 人，初职 3 人 ；年龄构成方面： 50 岁以上 4 人、 40 人、 40 岁以下 2 人 。档案馆现有的人员编制与 学的发展规模是不匹配，远比不上其他 规模相当国内高校，例如上海交通大学和复旦大学，他们的档案馆人员编制平均在 25 人到 35 人，而且硕士以上学历人员占人员总比例的能够达到百分之四十以上，从而使整个档案队伍得到很大地提升。 在设备的配备方面，近 10 年来，档案馆的硬件设施得到了很大的 充实，现在档案馆的硬件配备基本情况：档案密集架 630 多 立方米，电脑 18 台，大型高速复印机 4 台，小型打印机 10 台，大型加湿机 4 台，臭氧发生机 2 台，防磁柜3 台，胶装机 1 台、切纸机 3 台、装裱机 1 台 ，扫描仪 3 台。以上硬件水平在甘肃省内排首位，但是在全国范围内只能处于中下的位置。 经过多年的发展， 学档案馆 的绩效管理已经取得了一些发展， 2008年重新修订档案馆的管理制度，在原有的制度基础上又新制定了 学印章档案管理暂行办法、 学档案馆档案借阅办法、 学档案馆档案利用办法、 学档案管理办法、 学档案鉴定销毁办法、 学已故人员人事档案管理办法等管理制度，同时还制定了 13 个 学档案馆内部管理制度。另外， 学档案馆也很注重档案管理的人员配备，努力避免成为闲散人员的“收容所”，及时根据档案管理发展的需要有针对性的选留人才。一方面可以提 高从业人员的整体素质，另一方面也可循序渐进地改变人员的结构。当然只做到这些的话，我们离档案的绩效管理是还有一段距离的，既然制定了制度就要严格按照制度规定严格执行，让绩效管理制度化、常态化。 位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 大学档案馆于 2007 年开始进行档案信息化建设，发展到现在，已经在学校绝大部分单位实现了网上归档和对档案员的业务知识培训 ，并且已经录入 28 万条文件的目录 。并于 2010 年被甘肃省档案局评为甘肃省特级档案馆。 （二） 学档案 馆绩 效 评 价 的 具体做法 学档案馆绩效评估是在学校下发的 学教职工绩效评价办法的基础上，集合 档案工作的特点和档案馆现阶段的发展状况，经过实践，最终形成的。 1 对工作人员的评价办法 这里所说的工作人员既包括了档案馆工作人员还包括全校的兼职档案员。对馆内工作人员的评价是依据学校行政人员考核办法，结合档案馆 内部管理制度和岗位职责 ，分别从德能勤绩四个方面进行评价 ，每年的评价结果直接体现于暑假和寒假的奖金发放。而对于兼职档案员的评价，我们有归档情况反馈机制，依据兰州大学档案管理规范，根据每位兼职档案员的归档情况，每年的年初给校内各单位主管归档工作的领导发放归档情况反馈表，表中会把兼职档案员的归档工 作分为优、良、合格、差四个等级，并且详细列出了每位兼职档案员归档 工作的不足的方面，另外每两年进行兼职档案员的评优工作，以表彰优秀，激励后进人员。 2 对档案实体管理工作的评价办法 我们依据高校档案管理实施办法，结合甘肃省档案局千分制的档案馆等级评估方案，从组织管理、保管保护条件、基础业务建设和档案利用服务四个方面，对档案实体管理工作给予评价，每年根据评价的结果，对下一年的工作给出指导性的意见 ，并制定新的工作计划。 （三） 学档案绩效 评价 面临的问题 以 校档案绩效 评价 归于高校行政绩 效管理中，虽然也已经实施了很多年，但是在具体的操作中还是有很多问题。主要有以下表现： 1、岗位职责过大、过全、太笼统 学校一直很重视岗位职责的建立，力求能尽量准确的确立每个部门的具体岗位职责。但是在制定每个岗位职责时必须对具体岗位有全面准确的分析，档案部门在制定岗位职责时太过笼统，只关注大而全的单位目标，而忽视每个不同岗位的具体的职责。绩效管理的基础就是岗位的分析和岗位职责的制定，如位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 果不能提供科学合理的依据，绩效管理就无从谈起。 2、绩效目标的制定不够准确 绩效目标包括了组织的总目标、部门目标和个人目标。在 制定单位的绩效目标前，应该自下而上提出目标，然后再认真的分析，通过沟通、讨论等方式制定出理想的目标。而在实际的管理过程中，往往都是由上层领导制定出一个总的目标，而这种目标往往只重视档案管理最基础的业务工作目标，而忽视了档案功能的拓展，难以让档案真正走近大众。 越来越多的接近大众，但是对档案实体的管理还存在很多问题。档案是档案馆的生命之源，在做好对档案实体的管理工作的同时，还需要开阔工作思路，努力让档案功能的得到最大的拓展。 3、高校档案管理工作缺乏量化指标 高校档案管理目前还没有一个量化的标准。在 是这个指标也只有在评级的时候才会用到，各个高校在实施档案管理时并未与这个指标挂钩。 然尽力做到严格要求档案的收集、整理、保管、利用，但是 没有量化，工作的好坏大多看个人对工作的责任心 ，反正忙忙碌碌年复一年的就过去了，总觉得没有十分明确具体的目标。 4、绩效考核的目的趋于走形式 很多教职工眼里，考核只是每年必走的一个形式。管理做得好的单位可能会依据考核的结果在业绩津 贴的分配上有所反映，但是大部分单位往往当成完成任务，甚至出现“优秀”轮流坐庄，或者通过协商把“优秀”给有职称、职务晋升需要的人。 5、缺乏对考核结果的运用和持续管理的理念 绩效管理的最大的效用就是要将绩效考核的结果应用到工作中，但是在学校的实际操作过程中，很多单位只是简单的求得一个结果，根本没考虑过这个结果会对将来的工作产生什么影响，或者利用这个结果来修订组织的整体目标和个人目标，真正实现绩效管理。 且评选出来的优秀人选也是大家公认的工作成绩最突出的人，但是连续四年的 优秀人选是同一个人，这在很大程度上说明了考核结果运用的乏力。如果在考核结果出来后，能紧密结合业绩津贴有所反映，同时认真地对考核结果进行分析，及时与大家进行沟通，针对工作不太突出的人员进行指导，帮助落后的位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 工作人员进步，保证组织的总目标得以实现。 （ 四 ） 学 档案 馆 绩效 评价 效果不佳的问题分析 1、高校档案管理意识较薄弱、管理手段落后 目前，很多高校领导对高校档案管理工作还不够重视，认为高校的任务是进行教学及科学研究，忽略了档案管理工作的重要性，对做好档案管理工作的意识并不强，不懂得档案管理工作的真正价值。因此 ，不少高校对档案管理工作存在一些误区，认为档案管理工作就是简单的文档收集、分类、整理、装订，即使给予档案管理工作一定的重视也不会给学校的教学科研一线工作带来多大的帮助，没有必要对档案管理投入太多的人力、物力、财力。 从目前我国高校档案管理工作现状来看 , 通过档案前辈的多年辛勤工作和呼吁，社会大众对我们档案工作的重要性认识比 10年前有了些提高 , 档案开始越来越多的走入大众的视线。但是还是有很多人认为档案就是故纸堆，是已经结束的公文资料，没有实用价值。正是这些对档案工作认识上的不足，导致学校自上而下的对档案工作的 忽视，最终的结果就是档案工作在很长时期内都是在生存的边沿挣扎。在人员、经费、设备等都得不到足够的配给的现实下，根本不敢奢望档案工作的长远发展目标，远远赶不上学校的发展，甚至会拖学校的后腿。曾经有位“老档案”打了一个很贴切的比喻，高校档案工作就像是五个手指中的小拇指，虽然小而且表面上看起来作用也不大，但却是不可或缺的一个部分。另外，高校档案队伍建设不够稳定，究其原因无外乎是很多学校都不太重视甚至忽视了档案干部的培养使用、职称、待遇等问题。这些现象的直接后果就是严重地影响了高校档案工作的发展和改革。所以 ,如果把 认识层面的问题解决好就给做好高校档案管理工作打下了坚实的思想基础。 目前，在众多的高校档案部门中，大多数高校缺少现代化的档案管理设备，仍然习惯采用传统的档案管理方法进行整理、查询和利用，档案管理模式比较落后，在查找资料时需要根据库房的手工检索工具逐一查找，工作效率低，费时费力。 2、 用绩效考核代替绩效管理 绩效管理是一个完整的系统工程，有一整套管理环节，而绩效考核只是其中的一个重要的环节，是对整个绩效目标的完成状况的检查，所以仅仅做到绩效考核是不能做好绩效管理的。现在高校的绩效管理正处于起步阶段，各种相关的 制度和基础正在建立，而高校档案工作是高校管理工作中的一项，所以必位论文 作者：陈艳 高校档案绩效评价体系构建研究 以 学档案馆为例 然是跟随着高校绩效管理的步伐，也是处于初级阶段，偏重于绩效考核而忽视了绩效管理。 3、 传统的人际关系成了绩效 评价 推行的绊脚石 中国人自古就看重人际关系，不管是平常的人际交往还是在工作和学习中都有体现，这便在无形中给绩效管理很大的阻力。在高校档案管理的实施过程中，也经常在人际关系中抉择，而不是根据绩效目标的需要去做决定。在很多时候大家都觉得一个人职务或职称的晋升不是能力的体现，而是“人际关系”的作用。这在很大程度上打击了大家的工作积极性，从而导致 消极的对待组织的绩效目标。从领导层面来看，要从学校长远发展出发，建立绩效管理的意识，要在工作中刚柔并济，对不合格的工作人员要果断的说“不”。 岗中心”的部门，是各单位“不合格”人员参加培训以待重新上岗的专业部门，但是由于在实际操作过程中，单位领导碍于人情和面子，对不合格的人员睁一只眼闭一只眼，导致这个部门名存实亡，所以学校不得不撤销了这个部门。个人觉得“转岗中心”对每个教职员工其实有一个很好的警示作用，它能时刻提醒每个人去不断地学习和进步。 4、 绩效目标的制定不力及沟通的缺乏 绩效目标的 制定 是 整个绩效管理的第一步，是整个绩效管理实施效果好坏的关键。目标的制定应该自下而上，先由基层人员提出目标，然后领导层再根据基层的目标来制定属于部门的目标。目标的制定应该是所 有 人员参与的，也要得到部门人员的认可，才能在日后的目标实施中更加顺利