企业行政管理制度汇编.doc

此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 有限公司有限公司 行政管理制度汇编行政管理制度汇编 有限公司 2008 年 9 月 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 目 录 第一章 行政管理制度总则第一章 行政管理制度总则 4 4 1 目的 4 2 主题内容与适用范围 4 3 业务涉及部 4 第二章 会议管理制度第二章 会议管理制度 5 5 1 会议的分类和召开周期 5 2 各种会议参会人员要求 5 3 会议内容 6 4 会议组织 6 5 会议出勤和会场纪律管理 6 6 会议记录和资料管理 7 7 会议保密管理 7 8 会议决议执行和监督管理 8 9 会议室使用管理 8 第三章 车辆管理制度第三章 车辆管理制度 9 9 1 管理部门 9 2 派车管理 9 3 车辆维护保养 9 4 违规与事故处理 10 第四章 食堂管理制度第四章 食堂管理制度 1111 1 膳食规定 11 2 安全卫生管理 11 3 账务管理规定 11 4 就餐秩序管理 11 5 监督检查 12 第五章 宿舍管理第五章 宿舍管理 1313 1 宿舍申请 13 2 宿舍分配 13 3 外宿 13 4 访客 13 5 宿舍安全管理 13 6 水 电 气分摊 14 7 退宿管理 14 第六章 文书管理制度第六章 文书管理制度 1515 1 文件编号管理 15 2 收发文件管理 15 3 档案管理 16 4 图书管理 21 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 张贴 宣传管理 22 第七章 合同管理制度第七章 合同管理制度 2323 1 合同的订立 23 2 合同的审查审批 24 3 合同的履行 25 4 合同的变更和解除 25 5 经济合同纠份的处理 26 6 合同档案管理 27 第八章 印章管理制度第八章 印章管理制度 2727 1 印章刻制和保管 27 2 印章使用 29 3 印章管理责任 30 第九章 证照管理制度第九章 证照管理制度 3131 1 证照定义 31 2 证照使用 31 第十章 证明函管理制度第十章 证明函管理制度 3232 1 证明函使用 32 2 证明函保管 32 第十一章 办公用品管理制度第十一章 办公用品管理制度 3333 1 办公用品分类 33 2 办公用品领用 33 3 办公用品申购 33 4 办公用品管理 33 第十二章 安全保卫制度第十二章 安全保卫制度 3535 1 门卫管理 35 2 安全管理 35 3 值勤规范 35 第十三章 网络通讯管理制度第十三章 网络通讯管理制度 3636 1 电脑使用管理 36 2 通讯补贴管理 36 3 固定电话管理 37 4 对讲机的管理 37 第十四章 员工行为规范第十四章 员工行为规范 3939 行为准则 39 工作纪律 39 第十五章第十五章 附录附录 4040 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 有限公司 第一章 行政管理制度总则第一章 行政管理制度总则 1 目的目的 为加强公司的行政管理 明确行政管理权限及工作程序 使公司行政管理工作有章 可循 特制定本制度 2 主题内容与适用范围 主题内容与适用范围 2 1本制度对公司的行政管理进行了详细描述 2 2本制度适用于公司全体员工 3 业务涉及部 业务涉及部 3 1 主要负责部门 行政部 3 2 主要参与部门 公司所有部门 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第二章 第二章 会议管理制度会议管理制度 1 1 会议的分类和召开周期 会议的分类和召开周期 1 1会议分类 1 1 1公司会议分为生产调度会议 行政例会 专题会议 部门工作会议 公司员工大会 部门员工大会 1 1 2其他临时性会议 1 2会议召开周期 1 2 1生产调度会议指每周对生产工作进行总结 沟通 安排的会议 每周 召开一次 定期于每周 时举行 1 2 2行政例会为公司级行政例会 每周举行一次 时间原则上为每周周一 下午 17 00 或由总经理临时确定 1 2 3专题会议指针对重大项目 临时协议 突发事件召开的会议 召开时 间为适时召开 1 2 4部门工作会议分为周会和晨会 部门周会每周举行一次 时间为 召 开 具体时间根据工作安排确定 部门晨会每天上班时进行 1 2 5公司员工大会每半年召开一次 部门员工大会原则上每月一次 可根 据实际情况调整 2 2 各种会议参会人员要求 各种会议参会人员要求 2 1公司生产调度会由各部门负责人及采购 库房 车间等相关人员参加 由生 产副总主持 生产制造部制造办信息统计员记录 2 2公司行政例会由总经理或总经理指定的人员主持 各部门主管级以上人员参 加 如需扩大参会人员资格 由总经理决定 由行政部行政主管记录 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 2 3部门内部周会由各部门负责人主持并确定参会人员 指定人员记录 晨会由 部门负责人或主管主持并确定参会人员 2 4专题会议由会议发起人主持并确定参会人员 指定人员记录 2 5公司员工大会由行政人事经理主持 行政主管记录 公司全体人员参加 3 3 会议内容 会议内容 3 1生产调度会由各部门负责人对本部门上周生产工作情况进行总结汇报 对出 现的问题点进行阐述 经讨论后 公司针对出现的问题确定解决的办法 并 对下一步生产工作作出安排 3 2行政例会主要对公司的管理情况进行总结 各部门对公司管理工作提出意见 和建议 公司对管理工作方向性问题作出明确 制定公司管理工作发展目标 3 3专题会议和部门会议根据实际需要由召集人确定会议内容 3 4公司员工大会由行政部下发资料需求 各部门提供对口资料 行政部根据部 门提供资料进行综合 完成会议材料准备工作 4 4 会议组织 会议组织 4 1公司生产调度会定在公司会议室召开 由生产制造部组织并准备会场 4 2行政例会定在公司会议室召开 由行政部组织并准备会场 4 3部门会议和专题会议由负责人确定会议地点并安排会场准备 4 4公司员工大会由行政部组织并根据实际情况确定会场和完成会场准备 4 5公司员工大会由行政部提前 5 天通知 5 5 会议出勤和会场纪律管理 会议出勤和会场纪律管理 5 1公司各种会议 原则上不允许缺席 如确有特殊情况须提前半天请假 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 5 2公司管理工作会请假由总经理批准 生产调度会请假由生产副总批准 部门 会议和专题会议请假由部门负责人批准 5 3会场内一律关闭手机 会议进行过程中发现铃声 罚款 20 元 5 4会议迟到者按每迟到一分钟罚款 1 元累计处罚 5 5会议期间可在吸烟区吸烟 严禁在会议室内吸烟 否则罚款 20 元 6 6 会议记录和资料管理 会议记录和资料管理 6 1公司各种会议 除部门晨会外 都必须整理会议记录 6 2公司生产调度会记录于完会后次日内整理完毕经生产制造部经理审核 报公 司分管领导审批后形成会议纪要下发各部门 报总经理 生产副总各 1 份 行政部两份 其中存档 1 份 6 3行政例会记录于完会后二日内整理完毕经行政部经理审核 报总经理审批后 形成会议纪要下发各部门 报总经理 副总各 1 份 行政部存档 1 份 6 4专题会议记录于完会后二日内整理完毕经召集人审核后发参会人员各 1 份 报总经理 副总各 1 份 行政部存档 1 份 6 5部门周会记录于完会后二日内整理完毕经部门负责人审核后各部门自行存档 行政部抽查监督 7 7 会议保密管理 会议保密管理 7 1 公司生产调度会议 公司行政例会 专题会议 部门周会等会议的参会人员必 须严格保守会议秘密 未经许可 严禁扩大知晓范围 不该说的坚决不说 严禁对会议上的不同意见 分岐进行传播 保持会上百花齐放 会后一个声 音 7 2 若因泄漏公司机密导致重大损失的 视情节给与 50 1000 元罚款 严重者给 与开除处理 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 8 8 会议决议执行和监督管理 会议决议执行和监督管理 对于生产调度会 公司管理工作会 专题会形成的决议事项 由行政部进行监督 考核 未按决议要求按质 按量完成事项 根据情节给予决议事项负责人 100 500 元之处罚 9 9 会议室使用管理 会议室使用管理 9 1 由行政部对会议室的清洁 办公物品 桌椅 进行统一管理 9 2 若其他部门要使用会议室 需提前半天通知行政部 由行政部统一安排 9 3 若出现同时需要使用会议室的情况 行政部根据先申请先使用原则进行协调安 排 若同时申请 根据重要性原则进行协调安排 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第三章 车辆管理制度第三章 车辆管理制度 1 1 管理部门 管理部门 公司物流部是公司车辆和驾驶员的管理职能部门 负责安排车辆的调度使用 维 修 各种证照的审验和保管 2 2 派车管理 派车管理 2 1公司领导用车自行安排 但如派遣公车驾驶员和使用公务车辆 公司领导应告 知物流部 由物流部统一安排 2 2公司各部门因公用车 先填写 出车命令 经物流部审批后交驾驶员按要求 出车 2 3物流部安排车辆的原则 一是先来后到 二是同时申请时根据事情的轻 重 缓 急统筹安排 2 4驾驶员严格按 出车命令 出车 严禁私自出车 2 5公司人员申请公车私用或非公司人员借用车辆 必须经公司总经理批准后 由 物流部安排 是否收取费用由总经理决定 2 6凡需向外租用车辆的事宜 由使用部门形成文字报告 经公司分管领导审核后 报公司总经理批准实施 2 7公司车辆实行定点加油 由当次加油驾驶员签字 行政部定期检查油耗情况 2 8公司车辆原则上实行定点停放 严禁驾驶员将车开回家或随意停放 违者停车 费用自理并处以 50 元 次罚款 特殊情况经批准者除外 违规停放发生被盗 事故 除去保险公司赔偿费用 超出部分由违规者全额承担 3 3 车辆维护保养 车辆维护保养 3 1公务车修理采取定点维修 修理费用凭修理发票经行政部经理审核 总经理批 准后按月和修理厂结帐 转帐或现金支付按财务规定办理 如车辆外地出差无 法到定点修理厂家确实需要修理的 通报设备科 并经公司分管领导批准后维 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 修 3 2外出购油及维修经设备科审核 总经理批准后 凭发票据实报销 3 3车辆维修 清洗 打腊的材料 维修等费用经核准后方可送修 特殊情况例外 3 4可自行修复的 由驾驶员报销购买材料和零件费用 3 5因驾驶员疏于车辆检查 保养 致使车辆损坏或发生机件故障 其所需修护费 依情节轻重 由驾驶员或车管责任人分别酌情负担 4 4 违规与事故处理 违规与事故处理 4 1为有利于熟悉车况 了解车辆机械性能 油路 底盘等情况 原则上公司定车 定人 一员一车 严禁无照驾驶 未经许可严禁将车借与他人驾驶 我方违反 交通规则发生事故 由驾驶员负担相应经济损失 并予适当处罚 4 2违反交通规则 其罚款由驾驶员负担 不属驾驶员责任 由指挥人负担 4 3在执行公务途中遇不可抗拒之事故发生 应先急救伤患人员 并向附近公安机 关报案 立即与物流部联络协助处理 如属小事故 可自行处理后向物流部报 告 4 4因意外事故造成车辆损坏 其损失在扣除保险金额后 视实际情况处理 4 5发生交通事故后 如需向受害当事人赔偿损失 经扣除保险金额后 其差额视 责任具体处理 5 5 大客车管理 大客车管理 公司接送员工上下班的大客车由行政部管理 具体细则参照以上规定执行 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第四章 食堂管理制度第四章 食堂管理制度 1 1 膳食规定 膳食规定 1 1实行食谱制度 行政部会同食堂承包人根据市场变化情况 合理进行营养调 配 于每周六制定下周食谱 下周一上午在食堂张贴公布 食堂承包人原则 上按食谱采购 确实无法完成采购任务时 可酌情调整 1 2开饭时间安排 中午 12 00 时至 13 00 时 食堂承包人在开饭的起始时间 必须完成饭菜的准备工作 所有员工须按时就餐 不允许提前 超过时间也 不再保留 2 2 安全卫生管理 安全卫生管理 2 1食堂承包人要讲究食品卫生 生熟菜品分开盛装 厨具在生熟使用转变前要 进行烫洗或分生熟类准备厨具 2 2食品采购要认真 细致 严禁购买变质 过期食品 若因采购过期 变质食 品引起食物中毒的 由食堂承包人承担全部责任 2 3保持食堂清洁卫生 做到每天小扫除一次 每周大扫除一次 3 3 费用管理规定 费用管理规定 3 1食堂采取承包管理模式 个人在食堂就餐的以现金与食堂承包人结算 3 2食堂所需的水 电费用由公司承担 气费由食堂承包人自行承担 食堂炊具 由承包人自行准备 场地 桌椅由公司提供 3 3每餐费用标准控制在 3 5 4 5 元范围内 由食堂承包人在制定菜谱时统筹把 握 4 4 就餐秩序管理 就餐秩序管理 4 1就餐时要排好队伍盛饭菜 禁止拥挤和无序就餐 4 2节约粮食 根据食量酌情盛餐 杜绝浪费 剩余饭菜不可随意扔弃 而应放 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 在规定的地方 4 3爱护公物 损坏各类用餐设备照价赔偿 5 5 监督检查 监督检查 5 1行政部是食堂的直接管理部门 行政部定期对食品卫生 食堂卫生 市场菜 品 食品行情等事项进行检查 5 2行政部经理不定期对食堂工作进行检查 5 3各部门管理人员对食堂进行全员监督管理 如有建议 意见或要求 直接向 行政部行政主管提出 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第五章 第五章 宿舍管理管理 1 1 宿舍申请 宿舍申请 1 1本公司正式任职员工 或试用期员工 1 2家住外地或上下班交通不方便者 1 3申请住宿的员工需填写 住宿申请单 并呈部门主管核准 最终由行政部根 据工作需要和宿舍住宿状况综合分析后安排 1 4行政主管根据批准后的住宿申请单办理住宿登记手续并分配房间 2 2 宿舍分配 宿舍分配 2 1宿舍房间统一分配 不得自行调换 若要调换需提出申请经行政部同意后方 可调换 3 3 访客访客 3 1 宿舍会客时间一律在下班时间内 3 2 会客一律在规定地点 3 3 本公司宿舍不得让访客任意留宿 若确因特殊情况需留宿的 需向行政部申 请 批准后方可留宿 4 4 宿舍安全管理 宿舍安全管理 4 1 不得携带易燃易爆物品及其他危险物品进入宿舍 4 2 不得再宿舍里喂养宠物 4 3 不得在宿舍从事非法活动 4 4 离开房间应关闭电器设备及门窗 4 5 发现抢劫 盗窃或者火灾 首先保证人身安全的前提下维护财产安全 并拨 打 110 或 119 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 5 5 水 电 气分摊 水 电 气分摊 5 1 宿舍电费由每间寝室所住人员共同分摊 水费按照住宿人数每人 10 元 月收 取 5 2 每月由设备科统计电的起止数 行政部统计每间宿舍人数交财务部 由财务 部统一缴纳和分摊计算并在员工工资中扣除 6 6 退宿管理 退宿管理 6 1 住宿员工离职 违反宿舍管理规定被勒令退宿者或其他必要事由应按规定完 善退宿手续 6 2 退宿时应填写 退宿申请单 6 3 住宿员工在退宿时应将住宿所在区域整理清洁 退还借用公司的物品设备 会同行政部清点查核无误 并在 退宿申请单 上签字 6 4 退宿申请单 需送行政部核查 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第六章 文书管理制度第六章 文书管理制度 1 1 文件编号管理 文件编号管理 1 1编号原则 本公司文件的分类编号管理分为五码 前两码为大写英文字母 后三码为阿拉伯数字 1 2第一码代表文件类别 A 代表外来文件 B 代表内部文件 1 3第二码代表部门 K 代表公司文件 X 代表行政部文件 C 代表财务部文件 W 代表物流场部文件 S 代表生产部文件 Z 代表质量部文件 J 代表技术部 文件 1 4第三码代表年份 如 2006 1 5第四码代表月份和日期 0308 三月八日 1 6第五码代表序号流水码 001 起 2 2 收发文件管理 收发文件管理 2 1权责单位 2 1 1行政部负责本办法制定 修改 废止的起草工作 2 1 2总经理负责本办法的制定 修改 废止的核准 2 1 3行政部设行政主管统筹并管理本公司公文之收发工作 2 2 对外收发文 2 2 1对外收文之启封 2 2 1 1收文者系公司名称者由行政部经理启封收文 2 2 1 2收文者系部门名称者由部门负责人启封收文 2 2 1 3收文者系私人名称者转交当事人启封收文 2 2 2对外发文 2 2 2 1对外行政发文 专业发文除外 原则上一律以公司名义行文 由行 政部统一发送 2 2 2 2如必须以部门名义行文时需由行政主管签办并转呈总经理核准后再 由行政部统一发送 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 2 2 3对外发文实行八码编码原则 如 重开发 年第 号 2 2 3 1第一码代表本公司 使用公司名称缩写 重开 来代表 有限公 司 2 2 3 2第二码代表发文是正式文件 2 2 3 3第三码代表发文之公历元年度 如 2008 年 2 2 3 4第四码代表发文编号 2 3对内收发文 2 3 1对内收文 包括文件 公告 通知等 由各部门指定经办人签收并存档 2 3 2对内发文 由各职能部门草拟后交行政部 由行政部召集各部门经理共同 评议通过后呈总经理审批 再由行政部统一签发 统一编号存档管理 2 3 3编号要求与对外公文编号规范一样相同 2 4存档管理 2 4 1对外 内 收发公文原则上由收发文单位自行存档 必要时可由收发文单 位 部门 拷贝予其他单位 部门 存档 作为凭证 2 4 2行政部应建立 对内 外 收发文登记簿 进行登记管理 追踪核查 3 3 档案管理 档案管理 本公司行政档案由行政部统一管理 对办理完毕并具有查找保存价值的文件 根 据其特征和相互联系 分门别类地组成一个个案卷 规范公司档案管理 3 1档案立卷分类方法 3 1 1不归档文件分类 3 1 1 1上级机关普发供参阅的文件材料 上级机关征求意见的未定稿文件 3 1 1 2 本单位重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般文件 的历次修改稿 未生效的文件 一般性的来信和无特殊保存价值的信 封 3 1 1 3内部互相抄送的文件 与本单位无关的文件或为参考目的而收集来的 文件 同级单位和非隶属单位的不需要办理的传送文件和一般来往文 书 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 3 1 1 4下属单位报送的不必备案文件 或需备案但属一般性的文件 不需要 办理的文件和简报 情况反映等 3 1 2归档文件分类方法 3 1 2 1党群工作文件材料 3 1 2 1 1 党务 指党的组织 宣传 国家政策 纪检等方面的文件 3 1 2 1 2 群众团体 指工会 各种协会 学会等群众团体工作中形成的 各种文件 3 1 2 2行政人事管理文件材料 3 1 2 2 1 指企业行政事务 人事管理 职工花名册 职工教育和培训 考核 奖惩文件 劳保福利 安全保卫 法律事务 医疗卫生 纠纷处理 信访 外事活动等方面的文件 3 1 2 3企业产权文件材料 3 1 2 3 1 有关部门或单位关于企业的建立和产权界定的批准文件 3 1 2 3 2 股权证明和清产核资工作中形成的各种文件材料 3 1 2 3 3 企业资产产权变动中形成的各种文件材料 3 1 2 4经营管理文件材料 3 1 2 4 1 经营决策 计划工作 经营总结 财务管理 产品销售 物资 管理 市场信息和预测 广告 商标及用户反映等 3 1 2 5生产技术管理文件材料 3 1 2 5 1 生产管理 生产计划及其实施纪录 安全操作规程 事故报告 及改进意见等 3 1 2 5 2 质量管理 质检报告 质量事故分析 获奖证书等 3 1 2 5 3 标准管理 计量管理 能源管理等方面形成的文件 3 1 2 5 4 工业卫生和环境保护形成的文件 3 1 2 6产品文件材料 3 1 2 6 1 产品设计 产品设计协议书 任务书 设计方案 实验数据 产品鉴定书 产品照片 说明书和底图 蓝图等 3 1 2 6 2 产品制造工艺 各种配方 技术诀窍 工艺流程 工装 操作 规程 工时和材料定额等 3 1 2 6 3 产品检测和管理过程中形成的文件 各种优 特产品及获奖产 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 品的有关文件 3 1 2 7科学技术研究文件材料 3 1 2 7 1 新开发项目的建议书 计划任务书 可行性研究方案 试验记 录 成果申报 总结 鉴定 推广应用 奖励证明 专利 技 术转让等文件 3 1 2 7 2 技术改造和革新文件 图纸 3 1 2 7 3 各种有参考价值的科研总结报告 3 1 2 7 4 经审定发表的学术论文或著作 3 1 2 8基本建设工程文件材料 3 1 2 8 1 工程项目的可行性研究 计划任务书 审批 勘测设计 施工 竣工验收 工程管理以及维修 改建 扩建等方面的文件和图 纸 3 1 2 8 2 有关房屋和土地使用方面的文件 3 1 2 9设备仪器文件材料 3 1 2 9 1 购置设备仪器的全套随机文件及开箱记录 安装调试 检查维 修记录以及改装 报废的文件 3 1 2 9 2 自制设备仪器的设计图纸 测定数据 性能鉴定材料 工艺工 装图纸 使用说明书及检查维修记录等 3 1 2 9 3 设备台帐 3 1 2 10会计核算文件材料 3 1 2 10 1会议凭证 原始凭证 记帐凭证 汇总凭证 银行存款 余额调节表等 3 1 2 10 2会议帐簿 日记帐 明细帐 总帐 固定财产卡片 辅助 帐簿 移交清单 保管清册 销毁清册 涉外帐簿等 3 1 2 10 3会计报表 财务指标快报 月 季度会计报表 年度会计 报表 决算 等 3 2案卷内文件排序方法 3 2 1文字材料的排序 3 2 1 1上级机关文件在前 本企业和下属单位形成的文件在后 3 2 1 2复文在前 来文在后 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 3 2 1 3正文在前 附件在后 3 2 1 4正文在前 原稿在后 3 2 1 5成果性 结论性文件在前 原始性 过程性文件在后 3 2 2图样材料的排序 3 2 2 1 图样形成时 已编制了图样目录的 按目录顺序排列 没有编制图样 目录的 机械产品和设备图样 一般按结构隶属关系排列 3 2 2 2基建工程图纸 一般按总体和局部关系结合专业排列 地形测量图纸 一般按比例尺或地区排列等 3 2 3图文混排 3 2 3 1 一般的排列顺序是文字在前 图样在后 3 2 3 2 若文字材料是对图纸作补充说明的 则排在图的后面 3 2 4会计文件组成的案卷 一般保持原来卷册内的顺序 3 2 5人事文件须经鉴别 分类 履历 鉴定 考察考核 学历和职称评聘 政 审 奖励 处分等 后 再先按形成时间或问题结合重要程度排列 3 3案卷编目顺序和方法 3 3 1页号编制 3 3 1 1卷内每一份文件重新统一编制顺序号 方便统计和利用 3 3 1 2若有多个文件 应从头到尾拉通编号 编号从阿拉伯数字 1 开始 正 面写在右下角 背面写在左下角 只对有文件内容的页面进行编号 若只有一卷文件且形成时已编有页号 且页号连贯 排列次序不变 不必另行编制 3 3 2案卷目录编制 3 3 2 1卷内文件目录相当于卷内文件的明细表 置于卷首 3 3 2 2目录项目一般包括 每份文件的排列序号 题名 全称的标题 编号 文件号或图号 责任者 直接编制部门或人员 编制日期 所在 页号和备注等 3 3 2 3编制卷内文件目录 应尽量利用文件形成时原有的目录 3 3 3填写备考表 3 3 3 1备考表说明卷内文件基本情况和变化情况 一般置于卷内文件尾页之 后 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 3 3 3 2主要内容包括 案卷情况说明 归档前案卷基本情况由文件形成者填 写 归档后案卷的变动情况由档案人员填写 立卷人 检查人 立卷 时间等 3 3 4填写案卷封面和脊背标签 3 3 4 1案卷封面 以一定的格式概要介绍卷内文件内容和形式特征 3 3 4 2封面项目有全宗名称 类目名称 案卷题名 编制单位 责任者 编 制日期 保管期限 密级 档号 由分类号和案卷排列顺序号组成 等 其中 案卷题名是封面的核心内容 处于封面的中心突出位置 3 3 4 3脊背标签主要项目包括案卷题名和档号 供管理和检索之用 3 3 4 4案卷封面和脊背标签的大小 格式由国家 行业和企业的有关标准给 予规定 3 3 5案卷装订 3 3 5 1案卷编目工作结束后 一般应予装订 3 3 5 2一般采用三孔一线装定法 去掉文件的金属物 纸张折叠整齐 大小 一致 3 3 5 3不便装订的文件 直接放在卷夹或卷盒内 3 3 5 4将装订好的一卷材料 或按卷内目录次序排列的未装订的一卷文件 放入卷盒或卷夹中 最终形成案卷 3 4档案借阅 3 4 1借阅档案必须填写 档案借阅登记簿 经存档部门经理批准后方可借阅 3 4 2档案借阅时间以两天为限 不得转借 拆卸 调换和复印 3 5档案保管期限 3 5 1永久保管 3 5 1 1 公司章程 3 5 1 2 股东名册 股东大会会议记录等 3 5 1 3 重要的政府机关许可证 认证书以及指示命令等文件 3 5 1 4 契约书等具有永久效力的文件 3 5 1 5 有关主要在职人员的资料和员工花名册 3 5 1 6 其他需永久保存的重要文件 账簿及统计资料 3 5 2十年保管 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 3 5 2 1预算 决算及有关会计的各种账簿 各种凭证 3 5 2 2干部会议等经营管理上重要的考察性文件 3 5 2 3人事工资方面的文件 3 5 2 4公司内部全体人员通告的文件 3 5 2 5市场调查的汇总统计报告 3 5 3五年保管 3 5 3 1期满或解约的契约书 合同 3 5 3 2重要的会议记录 3 5 3 3短期内需查考的文件 3 5 3 4人事文件 如 工资明细表 员工保险等 3 5 4三年保管 3 5 4 1其他各单位独立存放之资料 3 6档案销毁 3 6 1对无需保存的文件或保存年限届满的档案 应按规定请示并办理销毁手续 3 6 2销毁档案应于 目录卡 上备注栏注明销毁日期 4 4 图书管理 图书管理 4 1图书目录编制 4 1 1 本公司图书由行政部指定专人分类整理和编号 统一编制总目录册 写明 新 进图书日期 作者 出版社和价格等 供员工参阅 4 1 2 本公司图书分为三类 A 专业技术类 B 管理类 C 综合类 编号起止为 0001 9999 4 2图书购买 4 2 1图书购买应根据工作需要 由员工填写 图书申购单 经部门负责人批准 财务部审核 由行政部查明无重复购买后统一购买 待将图书编号登记入 册后再行借阅 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 4 3图书借阅 4 3 1凡本公司员工皆可借阅 4 3 2借阅书籍需填写 图书借阅单 4 3 3归还时承办人应查明无损坏 无污迹 并在 图书借阅单 上签字 4 3 3 1一般借阅单次不得超过两册 每次借期为两周以内 若因特殊原因 超时应补办续借手续 4 3 3 2借阅人应爱护书籍 不得任意划线 折角或撕毁 若书籍污损或遗 失 应于两周内赔偿新书 对已经绝版的书籍应赔偿原书两倍之金 额 4 4图书盘点 每年行政部应按图书目录册进行清点核对 清点期间停止外借 并要求已借者全部归还 待清点核对后再行借阅 张贴 宣传管理 张贴 宣传管理 5 1 张贴 宣传形式 企业宣传栏内容 对内 外宣传横幅的布置 重大会议的会场布置等 5 2 张贴 宣传内容 包括车间每天绩效的公布及各种需要进行宣传的活动 5 3 张贴 宣传的审查评价 所有宣传内容应报批行政部审查 评价 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第七章 合同管理制度第七章 合同管理制度 1 1 合同的订立 合同的订立 1 1合同签订必须遵守国家的法律 政策及有关规定 1 2除法定代表人外 必须是持有法人委托书的法人委托人 法人委托人必须对 本企业负责 对本职工作负责 在授权范围内行使签约权 超越代理权限和 非法人委托人均无对外签约权 但经总经理特别授权并发给委托证明书的例 外 1 3签约人在签订经济合同之前 必须认真了解对方当事人的情况 包括 对方 单位是否具有法人资格 有否经营权 有否履约能力及其资信情况 对方签 约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限 做到既要考虑本方的经济 效益 又要考虑对方的条件和实际能力 防止上当受骗 防止签订无效合同 确保所签合同有效 有利 1 4签订合同 必须坚持 平等互利 协商一致 等价有偿 和 价廉物美 择 优签约 的原则 1 5合同必须采用统一的经济合同文本 合同对方当事人权利 义务的规定必须 明确 具体 文字表达要清楚 准确 合同内容应注意的主要问题是 1 5 1部首部分 注意写明供需双方的全称 签约时间和签约地点 1 5 2正文部分 注意 产品名称应具体写明牌号 商标 生产厂家 型号 规 格 等级 花色 是否成套产品等 技术质量要求要明确 具体 涉及数 量的要明确计量单位 计量方法 正负尾差 合理称差及自然损耗率等 运输方式及运费负责应具体明确 交 提 货期限 地点及验收方法应明 确 价金必须执行现行的国家定价或国家指导价 市场调节价 违约责任 有法定违约金的按规定写明 法律没规定或规定不具体的 应具体写明约 定的违约金数额 比例及计算方法 1 5 3结尾部分 注意 双方都必须使用合格的印章 公章或合同专用章 不 得使用财务章或业务章等不合格印章 注明合同有效期限 1 5 4任何人对外签订合同 都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 旨 决不允许在签订经济合同时假公济私 损公肥私 谋取私利 违者依 法严惩 2 2 合同的审查审批 合同的审查审批 2 1合同在正式签订前 必须按规定上报领导 经审查批准后 方能正式签订 2 2合同由总经理审批 2 2 1 1 2 3经济合同审查的要点 2 3 1合同的合法性 包括 当事人有无签订 履行该合同的权利能力和行为能 力 合同内容是否符合国家法律 政策和本制度规定 当事人的意思 表达是否真实 一致 权利 义务是否平等 订约程序是否符合法律 规定 2 3 2合同的严密性 包括 合同应具备的条款是否齐全 当事人双方的权利 义务是否具体 明确 文字表述是否确切无误 2 3 3合同的可行性 包括 当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力 条件 预计取得的经济效益和可能承担的风险 合同非正常履行时可 能受到的经济损失 2 3 4根据法律规定或实际需要 经济合同还应当或可以呈报上级主管机关见证 批准 或报工商行政管理部门鉴证 或请公证处公证 2 4经济合同的审批程序 2 4 1申报 各企业的法人委托人在授权范围内对外签订合同 应事先填写 经 济合同签约申报表 一式二份 报本企业的领导审查批准 凡先经 领导口头同意签约的 签约后需补办手续 需报总经理审批的 应由 该企业领导签署意见 随同合同初稿及有关资料 附件等 一并上报 2 4 2审核 对送审的经济合同 应按本制度规定的审批权限 由主管人或有关 人认真审阅 必要时可进行调查研究 最后作出 批准 不批准 若 不批准 应通知申报单位补报材料或进一步谈判 应提出谈判的具体 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 要求和注意事项 2 4 3主管人在 申报表 上批写意见后 申报表 一份及合同初稿留底 另一 份 申报表 连同其他材料发还申报单位 由承办人按批准的意见办 理 2 4 4上述审批程序 一般为 1 2 天 特殊情况 经批准或授权的可不受审批程 序的约束 3 3 合同的履行 合同的履行 3 1经济合同依法成立 即具有法律约束力 一切与合同有关的部门 人员都必须 本着 重合同 守信誉 的原则 严格履行合同所规定的义务 确保合同的实 际履行或全面履行 3 2合同履行完毕的标准 应以合同条款或法律规定为准 没有合同条款或法律规 定的 一般应以物资交清 工程竣工并验收合格 价款结清 无遗留交涉手续 为准 3 3签约人应随时了解 掌握经济合同的履行情况 发现问题及时处理汇报 否则 造成经济合同不能履行 不能完全履行的 要追究有关人员的责任 4 4 合同的变更和解除 合同的变更和解除 4 1在经济合同履行过程中若碰到困难 首先应尽一切努力克服 尽力保障合同的 履行 4 2如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更 解除合同时 应在法 律规定或合理期限内与对方当事人进行协商 4 3对方当事人提出变更 解除合同的 应从维护本企业合法权益出发 从严控制 4 4变更 解除经济合同 必须符合 经济合同法 的规定 并应在公司内办理有 关手续 4 5变更 解除合同的手续 应按本制度规定的审批权限和程序执行 4 6经上级主管机关见证或工商行政管理机关鉴证的合同 在达成变更 解除协议 后 应报原机关备案 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 4 7经公证机关公证的合同 在达成变更 解除协议后 必须报公证机关重新公证 才具有法律效力 4 8变更 解除经济合同 一律必需采用书面形式 包括当事人双方的信件 函电 电传等 口头形式一律作废 4 9变更 解除经济合同的协议在未达成或未批准之前 原合同仍有效 仍应履行 但特殊情况经双方一致同意的例外 4 10 因变更 解除合同而使当事人的利益遭受损失的 除法律允许免负责任的以外 均应承担相应的责任 并在变更 解除合同的协议书中明确规定 4 11 以变更 解除合同为名 行以权谋私 假公济私之实 损公肥私的 一经发现 从严惩处 5 5 经济合同纠份的处理 经济合同纠份的处理 5 1合同在履行过程中如与对方当事人发生纠分的 应按 经济合同法 等有关法 规和本制度规定妥善处理 5 2提请处理合同纠纷的程序 5 2 1承办人填写 对外经济合同纠纷申报表 一式二分 按本制度相关规定 报批 5 2 2法律顾问对经过协商仍无法解决或认为有必要的合同纠纷 经主管领导同 意 可提交上级主管机关 仲裁部门或人民法院依法处理 5 2 3凡由法律顾问处理的经济合同纠纷 企业必须根据实际需要主动提供下列 证据材料 原件或影印件 5 2 3 1经济合同的文本 包括变更 解除合同的协议 以及与合同有关 的附件 文书 电报 图表等 5 2 3 2送货 提货 托运 验收 发票等有关凭证 5 2 3 3货款的承付 托收凭证 有关财务财目 5 2 3 4产品的质量标准 封样 样品或鉴定报告 5 2 3 5有关违约的证据材料 5 2 3 6其他与处理纠纷有关的材料 5 2 4对于经济合同纠纷经双方协商达成一致意见的 应签订书面协议 由双方 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 代表签字并加盖双方法人公章或合同专用章 5 2 5对纠纷双方已经签署的解决协议书 上级主管机关或仲裁机关的调解书 仲裁书 在正式生效后 应复印若干份 分别送予该纠纷处理及履行 有关的部门收执 5 2 6对于对方当事人在规定期限届满时没有执行上述有关规定的 承办人应及 时向主管领导和法律顾问汇报 由法律顾问配合各单位向人民法院申 请执行 5 2 7合同纠纷处理或执行完毕 应及时通知有关单位 并将有关资料汇总 归 档 以备查考 6 6 合同档案管理 合同档案管理 6 1公司所有合同由行政部归档管理 其他相关职能部门可以备份管理 6 2每一份合同都必须有一个编号 不得重复或遗漏 每一份合同包括合同正本 副本及附件 合同文本的签收记录 合同分批履行的情况记录 变更 解除合 同的协议 包括文书 电传等 均应妥善保管 详见档案管理规定 6 3建立合同管理台帐 行政部应根据合同的不同种类 建立经济合同的分类台帐 和总台帐 必须设一个总台帐 其主要内容包括 序号 合同号 经手人 签 约日期 合同标的 价格 对方单位 履行情况及备注等 台帐应逐日填写 做到准确 及时 完整 6 4各业务部门应当妥善保管尚未立卷的合同档案材料 严格保守商业秘密 非经 本单位负责人批准 不得私自出借合同档案材料 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第八章 印章管理制度第八章 印章管理制度 1 1 印章刻制和保管 印章刻制和保管 1 1印章刻制按公司业务需要由部门提出申请 公司领导批准后 由行政部统一 办理 印章刻好后由行政部办理印章登记手续 填写 印章管理登记表 备 案并留好印章样图 1 2总经理通过授权赋予一些部门对其部门 专业 印章的保管权和使用权 由 被授权人在行政部签字领取印章 指定专人保管 各部门在使用印章时应严 格遵守印章授权使用范围 期限等规定 1 3印章由指定保管人专人妥善保管 保管人对所负责的印章丢失或盗用 所引 起的经济损失和法律责任等负全部责任 1 4当印章管理人变动或印章在经公司领导审批同意调走时 应及时办理交接手 续 填写 印章管理登记表 1 5公司印章使用范围 保管人 使用印章审批人等规定见下表 序 号 印章 名称 使用范围 保管 部门 使用审批人使用规定备注 1公章 公司对外所有正 式文件 对内通知等正式 行文 财务副总 总经理 或授权人 2 财务 专用章 公司正式财务文 件 报告 证明 票据等 财务部财务副总 财务报表使用时 由财务副总理审批 除支票用印按照 财务管理制度 相关规定外 其余 均由主管副总经理 核准 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 3 合同 专用章 公司各类合同 相关业务 部门 分管副总或 总经理 参见 合 同管理规 定 财务合同需总经理 核准 4 法定代表 人印 支 票 支票总经理 见 财务制 度 有关规 定 见 财务 制度 有 关规定 5 法定代表 人印 除 支票外 公司正式的合同 财务报表文件 票据 总经理 总经理或授 权人 合同管 理规定 6行政部章 公司人事证 明 员工聘用 解聘等各类 通知 工资发放 调 整通知 对口单位函 件往来 行政部行政部经理 重大事项与外单位 人员出具证明 需 总经理审批 2 2 印章使用 印章使用 2 1每枚印章使用前要由经办人填写 印章借用 使用申请表 并经指定的审批 负责人进行审核 审批人要按公司有关规定审查要加盖印章的文本内容是否 在授权的范围内 审批通过后通知印章保管人员后 方可使用印章 审批人 对文本加盖印证后的一切经济损失和法律义务负主要责任 印章保管人须将 加盖印章的文本连同 印章借用 使用申请表 归档保存 2 2公司印章原则不允许携带外出 如确系特殊需要须经部门经理提出书面借用 申请 并经总经理批准签字后方可借走 借用时须填写 印章借用 使用申请 表 并必须两人以上一起办理借用手续 在借用登记表上签字 原则上借出 的印章当天归还 不得延误 印章外借期间的使用由部门负责人全权负责 2 3员工如需要公司出具有关证明 本人应先提出书面申请 部门负责人审核 总经办签字后方可盖章 2 4企业对外签订合同所加盖的印章 除公章外 一律使用合同专用章 其他印 章一律不准代替使用 否则 财务部门有权拒绝办理结算手续 由此所引起 的责任由有关人员承担 还可以予以处罚 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 2 5合同专用章由位统一刻制 编号和颁发 严禁任何人私自刻制 使用 2 6合同专用章应严格按授权的范围使用 不准混用 代用或借用 3 3 印章管理责任 印章管理责任 3 1印章使用责任人 签字人 对印章负有经济 行政 法律责任 监印人员对 违反规定的签印有权拒绝用章 印章保管人员不得私自动用印章 若非法使 用印章 一经查出根据事件的严重程度予严厉的行政处分或追究其经济 法 律责任 3 2若印章在使用 保管过程中不慎遗失 则追究责任人相应的行政 经济责任 给予严厉的处分 并赔偿所发生的一切费用 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第九章 证照管理制度第九章 证照管理制度 1 1 证照定义 证照定义 1 1证照是指由上级主管部门颁发的各类证书 批文等 如 营业执照 法人代码证 法定代表人证书 税务登记证 经营许可证等等 2 2 证照使用 证照使用 2 1证照的使用包括借用 复印等 2 2证照使用必须填写 证照使用申请单 2 3证照借用程序 借用人申请 部门负责人复核 主管副总经理审核 总经理核准 办理借用手续 归还借用完毕后 应在时限内归还证照管理人 2 4证照复印程序 借用人申请 部门负责人复核 主管副总经理核准 办理借用手续 归还 2 5如证照复印件未使用 应立即退还证照保管人 2 6如需使用原件 则须总经理核准 2 7证照复印件必须加盖 再复印无效章 2 8证照保管人必须做出登记 认真填写 证照使用登记表 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第十章 证明函管理制度第十章 证明函管理制度 1 1 证明函使用 证明函使用 1 1证明函的范围 包括 介绍信 法定代表人证明书 授权委托书等 1 2证明函的管理 1 2 1公司证明函由行政部指定专人统一管理 1 2 2使用证明函必须填写 证明函使用申请单 经部门经理核准后方可 1 2 3法定代表人证明书 授权委托书须经主管副总经理或总经理核准 1 2 4使用证明函必须做好登记 填写 证明函使用登记表 2 2 证明函保管 证明函保管 2 1严禁开出空白证明函或外借证明函 2 2证明函开出后 使用人应妥善保管 如发生遗失或被盗 应立即向主管领导 汇报 并迅速采取相应措施 避免造成损失 如证明函未使用 应立即退还 行政部 2 3行政部应妥善保管证明函存根 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 第十一章 办公用品管理第十一章 办公用品管理制度制度 1 1 办公用品分类 办公用品分类 1 1消耗品 铅笔 胶水 透明胶 大头针 图钉 回形针 笔记本 复写纸 卷 宗 标签 告示贴 便条纸 信纸 橡皮 夹子 圆珠笔 钉书钉等 1 2管理消耗品 钢笔 签字笔 白板笔 修正液 打 复 印纸等 1 3管理品 剪刀 美工刀 钉书机 打孔机 计算器 印泥 笔筒等 2 2 办公用品领用 办公用品领用 2 1办公用品分为个人领用与部门领用两种 个人领用 系个人使用保管用品 如圆珠笔 签字笔 直尺等 部门领用 系部门共同使用用品 如打孔机 大型钉书机等 2 2消耗品及管理消耗品每月 20 日申请一次 管理品每季度末的十日内申请一次 原则上不再另行申请 3 3 办公用品申购 办公用品申购 3 1各部门于每年的 1 月 20 日填报 部门年度固定资产 办公用品 申购单 交 行政部汇总 并会同财务部共同拟定 公司年度固定资产 办公用品 购置 计划 3 2办公用品原则上由物流部统一购买 若因特殊情况需购买的 需向行政部申请 财务部审核后方可购买 4 4 办公用品管理 办公用品管理 4 1原则上 每人每月发放圆珠笔芯或签字笔芯一支 便条纸及信纸各一本 每人 每季发胶水一瓶 大头针 回形针 钉书钉各一盒 笔记本一本 不够用者 可经部门主管批准后另行申请 4 2每人及每部门设立办公用品领用明细 由行政部统一保管 并控制办公用品的 此文档收集于网络 如有侵权 请联系网站删除 精品文档 领用状况 4 3物流部可向文