甲供材采购招投标管理流程.doc

机密甲供材采购招投标管理流程XX房地产开发有限公司2009年4月16日甲供材采购招投标管理流程1. 流程概述1.1. 流程目的及适用范围流程目的1. 确保采购材料（设备）100符合有关国家规范及标准；2. 确保采购材料（设备）严格按合同要求进场，保证工程按质按期完成；3. 严格按采购合同要求支付材料（设备）款，做到付款进度不超前于材料（设备）进场进度。适用范围1. 新建项目工程承包合同中所指定的甲供材料（设备）。1.2. 流程关系流程等级母流程子流程关联流程二级流程成本管理流程无采购招投标管理流程1.3. 定义定义1.4. 参与部门及职责部门名称本流程中承担的主要职责主办部门合约采购部1. 负责甲供材料（设备）的采购资料准备、采购实施、组织验收、检查采购材料（设备）是否按合同要求进场；2. 负责控制采购材料（设备）的付款方式以及付款进度；3. 工程管理部在库存保管和配合验收方面承担责任；4. 负责编制经济标书报价要求；5. 负责目标成本的预测或编制标底参考价格配合部门产品研发部1. 从建筑设计角度考虑，提出采购材料（设备）在美观及使用功能等方面的要求；2. 提供甲供料清单及验收规范。财务部1. 负责招标文件及合同内容中与财务有关条款的编写、审查；2. 参与评标。法律岗1. 负责招标文件及合同内容的法律审查；2. 参与评标。决策部门重大事项评审小组1. 供方入围资格评审、决策；2. 甲供材设采购计划评审、决策；3. 采购合同评审、决策。1.5. 输入及输出流程输入文件流程输出文件1. 采购计划（甲供材）2. 供方实地考察评价表（材料设备类）2. 流程图3. 流程操作指引3.1. 甲供材料（设备）采购工作程序3.1.1. 甲控、甲供材料、设备的采购由合约采购部负责；3.1.2. 空调、电梯、水泵、锅炉、配电箱柜等价值大、质量要求高、维护期长的设备必须全部由甲方供货；3.1.3. 对于质量要求高、客户敏感度高、批量大、易耗损的材料，应采取甲供或甲控方式进货，包括控制品牌、价格，如门窗、外墙装修材料、墙地砖、洁具、装饰性灯具、面板、屋面瓦、阳台栏杆、楼梯栏杆、防水材料、保温材料等；3.1.4. 施工图纸出齐后7天内，工程管理部主办工程师应要求施工单位上交材料设备使用计划，同时考虑生产周期，由工程管理部编制采购计划（甲供材），主管领导审批；3.1.5. 价格的确定应按招投标的规定、程序，采取招标投标的办法，同类同标准厂家选择应不少于3家，由合约采购部提供备选厂家，厂家的考察和市场调研工作由产品研发部、营销部、综合管理部共同完成；3.1.6. 供方入围资格由重大事项评审小组评审、决策；3.1.7. 甲供、甲控材料设备的有关招标文件编写、选定投标单位、签定订货合同由合约采购部进行；3.1.8. 财务部对甲供、甲控材料设备招标实施情况监督检查，相关部门进行复查；3.1.9. 招标时，主办工程师邀请经审批得到入围资格的投标单位参与公司招投标，并封样存至仓库，做好标识；3.1.10. 所有甲供料须在房屋预售前一个月签订合同，在签订合同之前须预留20天合同审批时间，20天招投标时间；3.1.11. 招投标完成后，合约采购部与供货厂商签订采购合同并报请审批，重大事项评审小组评审、决策。3.1.12. 合约采购部应建立材料设备信息库，系统归纳整理甲供、甲控材料信息，负责有关价格、品种信息的提供，及对已建物业用材料的分析、评估报告等；3.1.13. 投投标采购具体步骤管理详见采购招投标管理流程。3.2. 甲供材料（设备）进场管理工作程序3.2.1. 在甲供材料（设备）签约之前，合约采购部主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合合同和入围资格要求；3.2.2. 监理公司材料员、施工单位材料员检查以下项目：1) 进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及至保修期结束；2) 检查进场材料（设备）的品牌是否符合合同要求；3) 检查进场材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求；4) 检查进场材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求；5) 检查进场材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准；6) 检查进场材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确；7) 检查进场材料（设备）的产品保护措施是否到位；8) 检查进场材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理；9) 对关键材料（设备）的关键生产加工过程，主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督；10) 检查进场材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求；11) 检查进场材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求；3.2.3. 进场材料（设备）的检查、验收工作必须做到100，由合约采购主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行（必要时产品研发部也参加），验收合格后方可支付材料（设备）款；3.2.4. 如施工单位要求延时交货，应提交书面申请；3.2.5.