通讯工具及通讯费用管理办法.doc

通讯工具及通讯费用管理办法 （修改稿）1 总则1.1目的：为加强金源公司通讯工具及通讯费用的管理，充分发挥通讯工具的实效作用，更好的适应公司快速发展的需要，特制定本办法。1.2原则：总额控制，厉行节约，确保工作需要。1.3适用范围：本办法适用于金源公司办公固定电话、移动电话、私人移动电话通讯费用的管理。2 管理职责划分2.1企管部为金源公司通讯工具及通讯费用的归口管理部门。 2.2金源公司财务部对已经审批签字的话费报销凭证有监督、稽核权。2.3所有通讯费用报销必须严格执行审批程序，通讯费用经总经理签字，财务部门方能予以报销。3 固定电话的管理3.1办公固定电话3.1.1配置原则及审批程序3.1.1.1配置原则：遵循厉行节约的原则，以部门为单位，根据工作需要及业务性质核定办公固定电话的配置。3.1.1.2审批程序：各部门向企业部提出申请，企业部依配备标准及合理性进行审核，经总经理审批后配置。3.1.2费用控制3.1.2.1企业部每月对话费进行分析，对费用偏高现象进行调单抽查，发现违规电话给予相应处罚。处罚按部门领导负责、部门共同承担、个人加倍罚款的原则进行。3.1.2.2对新增办公固定电话系统，应先进行市场分析比较，综合考虑费用成本，选用最经济的电话网络系统。 4 移动通讯费用的管理4.1报销对象4.1.1公司科长（含）以上管理人员、营销人员（营销人员按原营销管理规定执行）。4.1.2工作需要或工作地点不固定的特殊岗位人员。4.2报销原则：4.2.1符合报销条件的人员限报一部移动电话费用。4.2.2符合报销条件的人员在报销标准之内实报，超出部分自理。4.2.3特殊情况超额报销的，按4.5.4“报销特批程序”执行。4.3报销标准4.3.1通讯费用等级表通讯费用等级一级二级三级四级五级六级通讯费（元）4.3.2各岗位对应标准4.3.2.1执行通讯费用一级的有：总经理、营销副总4.3.2.2执行通讯费用二级的有：运营副总、生产副总4.3.2.3执行通讯费用三级的有：行政副总、财务总监、工程部部长4.3.2.4执行通讯费用四级的有：生产部部长、技术部部长、市场部部长4.3.2.5执行通讯费用五级的有：企管部部长、主办会计、采供科科长、商务科科长4.3.2.6执行通讯费用六级的有：内勤科科长、人事科科长、行政科科长、出纳 4.3.3话费报销标准根据岗位沟通幅度、重要性和工作流动性确定。沟通幅度按照企业内部或外部联系发生频率确定；重要性按照其所在岗位的重要程度确定；工作流动性按照出差机率、流动性大小、户外工作时间与户内工作时间的比值大小确定。4.3.4综合考虑以上因素后，依工作岗位、工作性质和对外联络的业务量核定报销额度。若在实际工作中连续三个月实际话费与标准偏差较大，可依据话费清单和工作量重新核定标准。4.3.5其他不属于报销对象的员工因公出差离开本市的，可享受6元/天的报销标准。4.4报销标准的申请4.4.1公司新招聘的中、高级管理人员，在试用期内，因工作需要报销话费的，本人可提出申请，报企管部审核，经总经理审批后执行。4.4.2因岗位调动而出现的原标准与现任岗位标准不符的，由部门负责人提出申请，报企管部审核，经总经理审批后执行。4.4.3兼有数职的人员，申请标准采取所任岗位中标准最高的执行，不得累加。4.5移动电话费用报销程序4.5.1电话费由个人自行缴纳，凭报销凭证经企管部审核并登记备案后，报总经理批准，到财务部报销。4.5.2报销话费的单据必须是电脑打印且显示当月实际发生费用的正规凭证，在核定标准范围内按实际发生费用报销。4.5.3三、六、九、十二月份为通讯费用核报时间，具体核报日期以企管部通知为准。45.4因特殊工作需要话费超标者，由本人写出书面申请，持本人当月话费详细清单，经部门主管领导核定，由企管部审核，报总经理审批是否报销超标话费。4.5.5工作中途休假（病、事、产假等）超过15天的，应停止报销手机话费，确因工作需要报销话费的，参照4.5.4“报销特批程序”执行。5 通讯工具使用要求5.1移动通讯工具由个人自行配备，公司一律不提供担保办理手机业务。5.2凡公司报销通讯费用的人员，副总及以上人员、出差人员必须保证24小时开机；其他报销通讯费用的人员必须保证每天7：30到22：30开机。5.3通话要求简明扼要、厉行节约。5.4报销通讯费用人员，变更通讯号码应及时通知企管部以便及时调整电话号码表。5.5企管部应建立电话费用管理台帐，做好季度话费统计及汇总分析。企管部有权对各办公用固定电话进行随机抽单检查，对分析结果及抽查情况适时进行通报。 6 违规处罚6.1电话使用时不遵守节约要求，长时间打私人电话给公司造成严重浪费的，给予通报批评或取消报销资格。6.2无特殊情况，关机、换号不通知、不接电话，每月发生两次以上（含两次）联络不到本人的，视情节轻重，免报当月电话费或取消话费报销资格。6.3凡发现非正常工作职责内的电话，视情节轻重将追究使用部门负责人及当事人责任，并给予相应处罚。 7 附则7.1本办法针对营销人员、项目执行人员以外的其他工作人员，营销人