行政部工作岗位职责流程说明书

金钥世集团金钥世集团 行政办行政办 岗位职责说明书岗位职责说明书 主导部门 主导部门 金钥世集团行政办 编制 编制 行政部办公室行政部办公室 日期 日期 20122012年年2 2月月 审核 审核 日期 日期 批准 批准 日期 日期 发布日期 发布日期 20122012年年 月月 日日 实施日期 实施日期 20122012 年年 月月 日日 金钥匙投资控股集团 2 岗位职责说明书 行政部 重庆 金钥世投资控股集团 2012 2 制度名称 岗位职责说明书 责任部门 行政部 金钥世集团 责任编辑 张 恒 责任撰写 陈晋 兰恩露 陈芬 苏娜 等 责任校对 张 恒 陈 晋 开 本 210 297 毫米 A4 字 数 44616 字 页 数 98 页 责任范围 金钥世集团全体 制度颁布编目 CIP 数据 金钥匙投资控股集团 3 目目 录录 行政岗位一行政岗位一 1010 一 资产申购流程 一 资产申购流程 800 元以上 元以上 10 二 办公用品领用流程二 办公用品领用流程 11 行政岗位二行政岗位二 1212 三 档案收取流程三 档案收取流程 12 四 档案归档流程四 档案归档流程 12 五 档案借阅流程五 档案借阅流程 12 六 档案室例行工作流程六 档案室例行工作流程 13 行政岗位三行政岗位三 1414 七 费用报销流程七 费用报销流程 14 八 文件用印流程八 文件用印流程 14 九 车辆九 车辆 公交卡申请使用流程公交卡申请使用流程 15 十 文件审批流程十 文件审批流程 15 行政岗位四行政岗位四 1616 十一 十一 RTX 文件审批流程文件审批流程 16 十二 短信发送流程十二 短信发送流程 17 十三 后勤服务工作十三 后勤服务工作 17 行政岗位五行政岗位五 1818 十四 发文流程十四 发文流程 18 十五 考勤管理十五 考勤管理 18 十六 行政费用报销十六 行政费用报销 19 十七 档案审阅流程十七 档案审阅流程 19 行政岗位六行政岗位六 前台工作前台工作 2020 十八 前台接待流程 十八 前台接待流程 20 十九 书籍借阅流程十九 书籍借阅流程 20 二十 邮件分发流程二十 邮件分发流程 21 二十一 报刊管理流程二十一 报刊管理流程 21 二十二 行政司机出车流程二十二 行政司机出车流程 21 二十三 接待流程二十三 接待流程 21 一 信息收集 一 信息收集 21 二 人员分工安排 二 人员分工安排 22 金钥匙投资控股集团 4 规章制度制定程序管理规定规章制度制定程序管理规定 2323 第一章第一章 总总 则则 23 第二章第二章 制度计划的编制制度计划的编制 23 第三章第三章 制度草案的起草制度草案的起草 24 第四章第四章 制度草案的送审制度草案的送审 24 第五章第五章 制度草案的评审制度草案的评审 25 第六章第六章 生效制度的印发生效制度的印发 25 第七章第七章 制度修订与废止制度修订与废止 25 第八章第八章 附附 则则 26 会议管理办法会议管理办法 2727 第一章第一章 总总 则则 27 第二章第二章 会议类型会议类型 27 第三章第三章 会议准备 服务会议准备 服务 27 第四章第四章 会场管理会场管理 29 第五章第五章 会议纪律会议纪律 30 第六章第六章 附附 则则 30 工商登记事务管理规定工商登记事务管理规定 3131 经济纠纷处理规定经济纠纷处理规定 3333 第一章第一章 总总 则则 33 第二章第二章 处理程序处理程序 33 第三章第三章 奖奖 惩惩 33 第四章第四章 附附 则则 34 商标事务管理办法商标事务管理办法 3535 第一章第一章 总总 则则 35 第二章第二章 商标的设计商标的设计 35 第三章第三章 商标的注册商标的注册 35 第四章第四章 商标的使用商标的使用 36 第五章第五章 商标的保护商标的保护 36 第六章第六章 附附 则则 37 办公区域管理规定办公区域管理规定 3838 第一章第一章 总则总则 38 第二章第二章 办公区域管理范围办公区域管理范围 38 第三章第三章 办公区域环境管理要求办公区域环境管理要求 38 第四章第四章 办公区域安全管理要求办公区域安全管理要求 39 第五章第五章 附则附则 41 金钥匙投资控股集团 5 办公用品管理制度办公用品管理制度 4242 第一章第一章 总总 则则 42 第二章第二章 管理职责管理职责 42 第三章第三章 办公用品的购置办公用品的购置 42 第四章第四章 办公用品的使用和管理办公用品的使用和管理 43 第五章第五章 附附 则则 44 接待工作管理办法接待工作管理办法 4646 第一章第一章 总总 则则 46 第二章第二章 管理职责管理职责 46 第三章第三章 类型与标准类型与标准 46 第四章第四章 计划与准备计划与准备 48 第五章第五章 接待费用与信息反馈接待费用与信息反馈 50 第六章第六章 违规处罚违规处罚 51 第七章第七章 注意事项注意事项 51 第八章第八章 附附 则则 52 通讯管理办法通讯管理办法 5555 第一章第一章 总总 则则 55 第二章第二章 通讯工具的种类和配置范围通讯工具的种类和配置范围 55 第三章第三章 内部通讯录管理内部通讯录管理 57 第四章第四章 总机话务工作管理办法总机话务工作管理办法 58 第五章第五章 附则附则 59 车辆管理规定车辆管理规定 5959 第一章第一章 总总 则则 59 第二章第二章 车辆的使用管理车辆的使用管理 60 第三章第三章 车辆的保养维修车辆的保养维修 60 第四章第四章 专职驾驶员工作规则专职驾驶员工作规则 61 第五章第五章 附附 则则 62 信息管理制度信息管理制度 6666 第一章第一章 总总 则则 66 第二章第二章 内容与原则内容与原则 66 第三章第三章 采编与利用采编与利用 67 第四章第四章 附附 则则 69 公文处理办法公文处理办法 7070 第一章第一章 总总 则则 70 第二章第二章 公文种类公文种类 70 第三章第三章 公文格式公文格式 71 金钥匙投资控股集团 6 第四章第四章 排版 印刷格式排版 印刷格式 73 第五章第五章 行文规范行文规范 74 第六章第六章 发文办理发文办理 74 第七章第七章 收文办理收文办理 76 第八章第八章 公文归档公文归档 76 第九章第九章 公文管理公文管理 77 第十章第十章 附附 则则 77 印信管理办法印信管理办法 7878 第一章第一章 总则总则 78 第二章第二章 印信的种类和使用范围印信的种类和使用范围 78 第三章第三章 印信的管理印信的管理 78 第四章第四章 附附 则则 80 出差管理制度出差管理制度 8181 第一章第一章 总总 则则 81 第二章第二章 计划与申请计划与申请 81 第三章第三章 费用与标准费用与标准 81 第四章第四章 出差管理出差管理 82 第五章第五章 借支与报销借支与报销 83 第六章第六章 附则附则 83 报刊资料管理规定报刊资料管理规定 8585 保密管理制度保密管理制度 8787 第一章第一章 总总 则则 87 第二章第二章 保密范围和密级划分保密范围和密级划分 87 第三章保密措施第三章保密措施 88 第四章第四章 附则附则 89 档案管理办法档案管理办法 9090 第一章第一章 总总 则则 90 第二章第二章 档案类别档案类别 90 第三章第三章 文件的整理与归档文件的整理与归档 94 第四章第四章 归档 编号 立卷归档 编号 立卷 94 第五章第五章 档案的保管档案的保管 95 第六章第六章 档案的调阅与利用档案的调阅与利用 95 第七章第七章 档案的销毁档案的销毁 95 第八章第八章 附附 则则 96 金钥匙投资控股集团 7 第一部分 行政岗位流程第一部分 行政岗位流程 行政岗位一行政岗位一 一 资产申购流程 一 资产申购流程 800 元以上 元以上 1 填写申购审批单 由申购部门或申请人填写 2 申购部门确认 由申购部门负责人签字确认 3 资产部确认 由资产部门负责人审核后签署意见 调配或购买 4 行政部报批 由行政部负责审批流程的人员进行报批流程 袁主任 张总 王总 顾问 5 审批通过后 复印件由申购部门和行政部分别存档 原件由资产部存档 6 购买落实 由资产部对材设部落实申购事宜 7 资产验收 由资产部与申购部门共同验收货品 二 办公用品领用流程二 办公用品领用流程 1 各部门提交领用计划 填写 办公用品申领计划表 由部门负责人签字 确认 每月 18 号之前递交行政部 2 行政部汇总各部门领用计划 行政部编制 办公用品申领计划汇总表 并由行政部负责人签字确认后报领导审批 行政部报批交资产部对接采购 产品验收 申购部门确认资产部确认填写申购 审批单 金钥匙投资控股集团 8 3 领用计划审批单处理 原件入机要室 复印件行政部存档 扫描件或传 真件内交 701 行政人员 由 701 负责采购 4 办公用品领用 701 集中采购办公用品后通知行政部领取 5 办公用品入库 行政部办公用品管理员进行入库登记 6 办公用品发放 行政部通知各部门按计划领取 并进行签收 日常零散 办公用品统一于每周四上午 9 00 11 00 领取 行政岗位二行政岗位二 三 档案收取流程三 档案收取流程 1 档案收取 各版块及部门对存档资料进行初步整理后 行政部派机要员 于每周四到各版块收取 2 档案移交 由移交人和接收人双方清点并签字确认 由移交方负责人进 行监交并签字确认 3 档案审阅 交接完成后 机要员将档案资料分别报送给部门领导 袁主 任 公司领导 顾问 审阅复核 4 盖章 经各位领导审阅后 加盖入机要室专用章 已校对 请入机 要室 5 档案进入机要室 待整理 部门领导审阅加盖入机要室专用章 每周三通知 701 次日收档 案 每周四收取档案档案交接 双方签字 顾问审阅存档 到 701 领回办公用品 办公用品发放 办公用品入库 各部门提交计划 表 汇总各部门计划 领用计划传真 1 份到 701 1 份存 档 报领导审批 金钥匙投资控股集团 9 四 档案归档流程四 档案归档流程 1 按公司 年份 档案类别归类 2 按照年限 序列号 机构 类别的方式编号入档 3 扫描档案文件 4 备份电子档 五 档案借阅流程五 档案借阅流程 方式一 申请人填写 档案借阅申请表 领导签字 部门负责人 板块总 经理 递交行政部机要员 借出档案 复印件直接交付 原件机 需要员跟踪协办 方式二 申请在 RTX 提出档案借阅申请 领导 板块总经理 批示 申请 人截图打印 递交行政部机要员 借出档案 原件机要员跟踪协办 复印件直接交付 六 档案室例行工作流程六 档案室例行工作流程 1 档案收取 每周四到 701 702 收档案 2 档案整理 本周整理上周收回的档案 星期一 二 三扫描档案 星期四 五整理客户资料 3 档案借阅 按照规定流程 经领导审批同意后 协助各部门和各块板查 询 借阅 4 档案跟踪 对当天借出的档案原件进行跟踪 并及时归还档案室 5 档案催还 对长期借出的档案及时催还 对未按时归还的 要问清楚原 备份电子档案 档归类案 机构 年份 类别 编号 年限 序列号 机构 类别扫描档案 金钥匙投资控股集团 10 因 6 档案室防火 防潮等安全工作 行政岗位三行政岗位三 七 费用报销流程七 费用报销流程 1 报销人填写报销单据 本部门故责任签字确认 2 行政部流程人员报审 3 行政部根据费用走向 确定报销归属公司 进行分流将单据移交各公司 财务 4 财务部通知报销人领款 档案跟踪 档案收取 档案整理 档案借阅 档案催还 档案维护 701 702 收取 本周整理上周所收档案 周一二三扫描 周四五整理客户资料 详见五 跟踪档案原件 隔周催一次 防火防潮 报销人本部门负责人行政部 行政部负责人张总总经理 行政部财务部 金钥匙投资控股集团 11 八 文件用印流程八 文件用印流程 1 用印准备 由用印部门或用印人准备好用印文件 并由本部门负责人签 字确认后 将文件递交行政部进行用印审批流程 2 行政部审批 由行政分管领导袁主任审批 签字 签章 3 公司领导审批 由顾问审批 签字 签章 如顾问不在 可由王总或张 总代签 事后知会顾问 特别重要的紧急文件需电话或短信报告顾问后 方可用印 4 用印 由资产部负责人 或 701 印章保管人 盖章 5 返还文件 将用印后的文件返还给用印部门或用印人 流程 用印部门 用印部门负责人 行政部 行政分管领导 袁 顾 问 王总 张总 资产部负责人 或 701 用印部门 九 车辆九 车辆 公交卡申请使用流程公交卡申请使用流程 1 用车部门 人填写 用车申请单 电子文档 2 由申请部门负责人签字确认后发至 RTX 或办公 QQ 群 3 由行政部车辆负责人审核 4 由行政部车辆管理员调配车辆并做好记录 5 一般事务使用公交卡 紧急重要事务调派车辆 用章部门行政部用章部门负责人 行政部负责人 张总 总经理执印人行政部 金钥匙投资控股集团 12 十 文件审批流程十 文件审批流程 1 报审申请 报审部门或报审人填写相关文件的审批单 公司发文稿纸 公 文处理单 合同审批签 2 报审确认 报审部门负责人签字确认 3 报审流程 行政办公室进行报审流程 1 合同类 拟办部门负责人 合同部负责人 顾问 合同部分发 原则上全部使用合同管理系统进行申报 2 工程类 各版块 顾问 将审批内容抄告给申报部门或申报人 3 人事类 人资部 顾问 人资部 4 发文类 拟办部门负责人 张总 王总 顾问 发文 原件存档 复印件给拟稿部门 用电子档形式抄送给领导 本部门负责人申请部门 人车辆负责人车辆调度人员 拟办部门负责人 合同部负责人 行政部 张总总经理 行政部 合同部 合同类发文类 拟办部门负责人 行政部 王总 张总 总经理 行政部发文 工程类 各版块 合同部 行政部 总经理 行政部 合同部 抄告申报人 考勤类 各部门负责人 行政部 张总 行政部备案 人事类 人品部 总经理 行政部 人品部 金钥匙投资控股集团 13 行政岗位四行政岗位四 十一 十一 RTX 文件审批流程文件审批流程 1 查看 RTX 文件 选取需报审的文件 2 打印报审文件 3 对报审文件附 公文处理单 并做好登记 4 报顾问审批 5 根据顾问审批意见对文件报送部门或报送人回复 并抄告审批意见 十二 短信发送流程十二 短信发送流程 1 A B 项目短信宣传 短信收集 网络部 销售部 传行政部 周三 12 00 之前 顾问审批 每周二 四发送 发送数据统计 统 计反馈 2 鼎圣短信宣传 短信收集 鼎圣 传行政部 周三 12 00 之前 顾 问审批 每周二 四发送 发送数据统计 统计反馈 报顾问审批存 档 查看 RTX打印报审文件整理 登记 附公文处理 单 传达审批意见 报顾问审批 短信收集 周三 短信报顾问审批整理 登记 附公文处理 单 发送短信 周二 四 销售部 短信 鼎圣律 所 金钥匙投资控股集团 14 十三 后勤服务工作十三 后勤服务工作 基本后勤服务工作 出行安排 机票预定 酒店预定 各类信息收集 出行安排 机票预定 酒店预定 行政岗位五行政岗位五 十四 发文流程十四 发文流程 1 文件拟定 由发文部门负责拟定文件 报电子档与顾问审批 2 红头文件制作 审批同意后 拟文部门将文件电子档发至行政部 由行 政部统一编号 制作红头文件 短信通知领导预定的详细信息 时间 地点 我方预留的电话 常使用的酒店及场所可 签订合作协议 核实需要时间 地点查询所需场电话 并预定 留下联系姓氏 电话 按领导要求预定 将新信息补充至对 外联系表中 落实出行相关信息 时 间 地点 人物 事宜 所需安排 协调出行车辆接送安排 制定带队队长 并通知出 行人员相关信息 票务 住宿事宜安 排以及出行过程中 突发事件处理与应 对 与当事人核实订票 事宜 机票费用报销 核实当事人姓名 身份证 号码 出行时间 地点 联系订票中心并查询班次 并预定 电话由订票中心短信告知 当事人航班信息 订票中心送达的电 子机票 金钥匙投资控股集团 15 3 发文 将编制好的文件发至 RTX 群与两江共享群 各部门下载学习 十五 考勤管理十五 考勤管理 1 考勤周报 各部门每周五将考勤登记表交予行政部 考勤人员统计并上 报考勤情况 2 编制统一考勤用表及请假 加班登记表 3 各部门自行登记请假 加班情况并由按要求由领导签字确认 4 在每月一号统计考勤 并将各部门的考勤汇总完毕 经相关领导审核交 于人力资源部 十六 行政费用报销十六 行政费用报销 1 负责公司相关行政固定费用的缴纳 公司电话费当月缴纳进行相应的请 款和报销流程 物管费当月支付进行相应的报销流程 其它固定费用走报销 流程和支付缴纳流程 2 根据公司相关情况进行流动费用的请款和支付 3 统计每月所产生的固定费用以及登记行政费用 领导费用 每月 1 号导出指纹数据 核查当月出勤情况制表分部门及公司汇总 核查每日出勤与指纹打卡 日期是否相符 打印后送部门领导审批 修改 送分管领导审批送公司领导审 批 交人资部做工资 表 存档供年底查阅 拟定文件 并传送电 子档与顾问审核 QQ 群和 RTX 群共享 电子文档发文 制作发文文号 调整 格式 校对 审批同意后 发电子 档至行政部 金钥匙投资控股集团 16 4 查询落实每笔款项 十七 档案审阅流程十七 档案审阅流程 1 检查文件的文本及附件是否完整 如有短缺 立即追查 2 需审阅的文件进行初步分类 分别按公司 类别进行分类再呈送 3 检查文件的处理流程和报审意见是否同意入机要室 行政岗位六行政岗位六 前台工作前台工作 十八 前台接待流程 十八 前台接待流程 1 有来访人员 热情接待 并做好登记 2 安排来访人员在茶歇区就座等候 3 通知相关部门到茶歇区进行接待 4 若来访人员需进入办公区域 由访问部门安排人员前来引领 5 若来访人员需进入高管办公室 由行政办公室派专人负责引领 并提供 茶水服务 固定费用先进行报销流程 报销后进行支付 流动费用需请款则预先进行请款流程 支付后 进行行报销 固定费用当月结清 借款 当月结清 与合同部交接文件 按公司 文件类型进行分类流程员 公司领导审阅 查阅领导的批示意见 若同意则加盖入机要室章返 至合同部进行合同分发和整 理 送至机要室 若批示意见和建议则返至合 同部进行落实后再进行报送 档案审阅流程 金钥匙投资控股集团 17 6 如遇陌生人擅自闯入办公区域 应及时阻止 保障办公区域安全 十九 书籍借阅流程十九 书籍借阅流程 1 公司员工均可在前台选取书籍 2 选定书籍后 在前台办理书籍借阅登记 3 借阅时间为一周 前台书籍管理员负责催还 4 如需续订 可再到前台办理续借登记 可再借一周 5 书籍归还时 前台负责登记归还时间 二十 邮件分发流程二十 邮件分发流程 1 前台收到邮件后妥善存放 2 对收到的邮件做好记录 3 通知相关人员来前台领取 并签字确认 二十一 报刊管理流程二十一 报刊管理流程 1 收到当天报纸后 及时做好分类处理 2 每天分出存档文件 商报 1 份 时报 1 份 晨报 1 份 交档案室存档 安排就坐 来访人员登记通知相关部门接 待 如需进入办公区须带进 提供茶水 若需再借需办续借手续 选好需借书籍办理借阅登记一周未还需催还 归还时签字 交于本人 前台代签做好登记通知相关人员来领取 签字确认 金钥匙投资控股集团 18 3 每天更新报刊架报纸 时报 1 份 晨报 1 份 4 报刊到期之前 提前进行续订 二十二 行政司机出车流程二十二 行政司机出车流程 1 接受出车任务 接收车辆管理人员派遣指令 按要求出车 2 服务 保障工作 为领导做好私人助理工作 为同事做好服务以及安全 保障工作 3 信息收集 陪同出行各类餐饮 娱乐场合时记录相关信息 每月交由专 人统计 全方位收集 熟悉重庆各方面路况 旅游 饮食类信息 二十三 接待流程二十三 接待流程 一 信息收集 1 接待部门落实清楚接待信息 包括来访单位名称 领导姓名 职务 来 访具体时间 人数 来访的目的和要求 是否安排往返机票 餐饮 住宿等 2 行政办公室与接待部门充分沟通 明确主要接待部门 相关配合部门 接待人员分工及职责 出面接待的领导和陪同人员等 3 行政办公室与公司领导充分沟通 是否安排礼仪 是否需要准备公司宣 传资料 是否需要赠送礼品 是否需要邀请新闻媒体和草拟新闻通稿等 4 行政办公室拟定接待计划 协调相关部门落实接待任务 提供后勤保障 5 根据接待费用预算 申请接待费用 到期前续订 报纸分类存机要室各一份每天更新报刊架各一份 金钥匙投资控股集团 19 二 人员分工安排 1 预定机票 宾馆房间 2 安排接待车辆及司机 明确司机责任及负责工作内容 3 预定用餐地点 4 安排接待人员 明确接待地点 时间 流程 事项 5 安排陪同人员 包括嘉宾中途用餐完毕后引导其休息等事项 6 安排接待值班人员 7 安排具体休闲娱乐活动 8 安排送机人员 9 接待费用结算 10 总结接待活动 金钥匙投资控股集团 20 第二部分 行政管理制度第二部分 行政管理制度 规章制度制定程序管理规定规章制度制定程序管理规定 第一章第一章 总总 则则 第一条 为使公司各项规章制度的制定有据可依 根据国家法律 法规和公司实际 特制定本规定 第二条 本规定中的规章制度 是指由公司制定的 在公司内普遍适用的 具有约束 力和强制力的规范性文件 第三条 公司人资部负责组织起草并审核公司各类规章制度草案 负责组织修订各类 规章制度 各职能部门负责与本部门职能相关的管理制度草案的起草 第四条 制定公司规章制度必须以国家相关法律 法规为依据 并结合公司实际 不 得与国家法律 法规和公司 章程 相抵触 第五条 本制度适用于公司本部 其他关联板块参照执行 第二章第二章 制度计划的编制制度计划的编制 第六条 公司制定规章制度应编制 年度规章制度订立计划 金钥匙投资控股集团 21 第七条 公司各职能部门因工作需要制定制度的 应在每年年末订立计划并提交人 资部 人资部对各部门上报的计划进行汇总 编制年度规章制度制定计划的草案 逐级 上报 经公司领导审定后实施 第八条 承担制度起草任务的公司各职能部门必须按照年度计划要求完成起草任务 因特殊情况不能按时完成的 必须向人资部作出书面说明 第九条 因特殊情况需要调整年度计划的 由人资部再报经公司分管领导审定后组 织落实 第三章第三章 制度草案的起草制度草案的起草 第十条 规章制度的草案应当由提出计划的相关部门负责起草 内容涉及两个以上 部门的 应当由提出计划的部门会同相关职能部门共同起草 综合性的制度由人资 部组织有关部门起草 第十一条 规章制度的起草可以组织专门小组 也可指定专人 人资部对起草工作 及时进行指导 第十二条 各部门起草规章制度 必须符合下列要求 一 起草的规章制度不得与国家法律 法规和公司各 章程 相抵触 二 起草的规章制度必须符合公司实际和发展情况 切实可行 三 起草的规章制度应结构规范 条文清晰 逻辑严密 概念准确 语言精练 第十三条 制度起草过程中 起草部门应当充分征求相关部门的意见 做好沟通协调 工作 对意见分歧较大的内容 应在上报制度草案时予以说明 第十四条 制度草案拟定后 各起草部门应写出草案的起草说明 起草说明一般包括 以下内容 一 制定的必要性 主要说明某方面的管理现状 存在问题 制定这方面管理规 范所要达到的目的 二 制定的依据 主要说明所依据的法律 法规 政策及公司现行的相关制度 规范等 三 起草的过程 主要说明起草过程中征求意见 调查研究和沟通协调的情况 四 主要内容说明 金钥匙投资控股集团 22 五 相关部门意见 第十五条 各职能部门所起草的制度草案 须经本部门分管领导审阅后 交人资部 统一审核 合同资产部参与配合审核 第四章第四章 制度草案的送审制度草案的送审 第十六条 人资部收到制度草案后 应及时审核 修改并征求有关部门意见并报送领 导批阅 对不符合本规定要求的制度草案应予以退回 并要求其按规定重新起草 第十七条 对在意见征询中无原则性分歧意见的制度草案 经人资部经审核并协调后 仍未能取得一致意见的 人资部应提出审核意见的说明 报请公司领导审议后决定 第五章第五章 制度草案的评审制度草案的评审 第十八条 制度起草 修订须由起草部门负责人或起草人员作起草 修订说明 由人 资部经理或审核人员作审核意见的说明 第十九条 制度需由人资部报送公司领导审批 并组织由各部门领导参加的制度讨论 会 由起草部门按会议提出的要求进行修改 第二十条 制度草案经修改后逐级上报 经公司领导签发后生效 第六章第六章 生效制度的印发生效制度的印发 第二十一条 经评审通过 并经公司领导签发的规章制度 须由行政办公室印发 第二十二条 制度文本应根据制度的适用范围随公司通知性文件印发至年相关部门 和人员 文件的领导签发之日即为制度的正式印发之日 第二十三条 尚待进一步补充 完善的规章制度 可采用 暂行 或 试行 方式 印发 其效力与其他制度等同 第二十四条 制度的生效日期应在制度附则中予以明确 第七章第七章 制度修订与废止制度修订与废止 金钥匙投资控股集团 23 第二十五条 制度印发后 负责起草并组织实施的部门应当每年依照法律 法规 政 策以及公司实际情况进行一次清理 如与现行的规定不符 应提出修改或废止的意见并 报人资部 第二十六条 暂行 或 试行 制度印发后 负责起草并组织实施的部门应根据制 度实际运行情况 适时进行修订 第二十七条 规章制度的修订或废止应按制度制定程序办理 人资部应及时对各部门 修改的部分内容报批报审 并每年一次对公司增订和修订的规章制度进行综合汇编 第八章第八章 附附 则则 第二十八条 本规定由行政办公室负责解释和修订 第二十九条 本规定自印发之日起施行 金钥世集团行政办 2012 年 X 月 X 日 金钥匙投资控股集团 24 会议管理办法会议管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为规范公司会议的操作程序 确保各类会议有序 高效 圆满地举行 特制 订本办法 第二条 本办法中会议 是指公司领导及各部门举行得各类会议 本办法中会议室 是指公司专用的大 小会议室 行政办公室为会议管理的归口管理部门 其他相关职能 部门为协办部门 第三条 本办法适用于金钥世集团 其他公司板块可参照执行 第二章第二章 会议类型会议类型 第四条 一类会议 指由最高领导组织召开的重要会议或公司集大型会议 一 年会 二 员工大会 三 行政办公会 指公司召集各部门领导每周 每月 定期召开的行政办公例会 四 中高层培训会 指公司每周日定期举办的中高层培训会 包括内训和外训 五 其他重大会议 第五条 临时会议是指领导临时召集的相关会议 金钥匙投资控股集团 25 第六条 年会等各类员工大型会议由行政办公室和相关职能部门拟订会议方案 报分 管领导审核 总经理或以上领导审批后实施 并根据拟召开会议性质 重要程度确定并 进行相关安排 准备及服务 第三章第三章 会议准备 服务会议准备 服务 第七条 参会单位和部门应按会议要求进行相关准备 参加定期行政办公会议各部 门必须将周工作完成情况 工作计划以及会议议题分别在当周五前 以电子邮件的方式 发至公司行政办公室 由行政办公室统一汇编制作会议 PPT 第八条 行政办公室或相关职能部门应按照会议性质 标准 拟订具体实施方案 方案应包括以下内容 一 会议名称 时间 地点 主题 主持人及议程等 二 拟邀请嘉宾 三 用餐标准 四 交通工具安排 五 娱乐活动安排 六 会务人员 七 费用预算 八 其它根据会议性质须明确的事宜 第九条 行政办公室或相关职能部门根据领导审定的方案 做好以下准备工作 一 安排专人负责会务工作 二 拟发会议通知 确定会议人数 三 确定会议场地 四 准备会议资料 包括参加会议人员名单 议程安排及其他会议资料 五 会场布置 包括会场导引牌 领导席桌牌和话筒 员工席桌牌 演示板 纸笔 投影设备 鲜花以及签到册等相关用品的准备 六 用餐安排 包括确定用餐场地 桌数 标准 菜单及准备席笺等 七 娱乐活动安排 包括自办文艺演出或专业文艺演出以及其它休闲娱乐活动的安 排 由相关部门协办 八 邀请嘉宾 各相关部门配合 金钥匙投资控股集团 26 九 车辆安排 十 采购礼品或果品 十一 摄影 录音安排 十二 相关费用的申请 十三 其它根据会议性质需要安排的事宜 第十条 行政办公室应根据会议需求选择性地做好会议服务工作 一 安排专人负责签到 二 发放会议资料 三 安排人员车辆迎送嘉宾 四 安排用餐 五 安排娱乐活动 六 发放礼品和果品 七 根据要求 做好会议记录 第四章第四章 会场管理会场管理 第十一条 会议室的配置包括会议桌椅 演示板 书写笔 视听设备 话筒 空调 换气扇 烟缸及等 应根据具体会议的规格 性质和需要进行布置 主要包括会标 盆 栽植物 桌牌等 第十二条 管理人员职责 一 每天对会议室进行保洁 整理 二 每次会议后立即清扫 整理 三 每天对盆栽植物进行养护并定期更换 四 每天检查设施设备 发现问题立即酌情处理 五 每天检查物品的备用情况 根据需要随时补充 六 做好会议室的使用登记与安排 七 根据会议要求 做好会议室的布置工作 八 做好会议的保密工作 九 做好会议室的安全防范工作 第十三条 管理要求 金钥匙投资控股集团 27 一 场地和设施设备整洁 摆放有序 二 盆栽植物美观 养护得当 三 设施设备完好 有效 四 消耗性物品不短钝 五 会议室的安排合理有序 不冲突 六 会议室的布置快速 周到 规范 七 安全防范工作周密 细致 第十四条 行政办公室对会议室进行有效管理 各部门拟召开的重要会议应提前 1 天 将会议名称 规格 时间 人数及相关要求通知行政办公室 临时会议召开需提前 15 分 钟到公司前台处登记 第十五条 行政办公室根据各部门预约的会议时间 规格 人数等因素 视先后 轻 重 缓急进行统筹安排 合理调配 并将确定的会议室地点及时通知相关部门 第十六条 如遇会议时间 场地重叠 无法按照要求作出安排的 行政办公室应及时 与相关部门联系 以作出相应调整或另行安排 第十七条 使用会议室的部门及员工应正确使用并爱护会议室的设施设备 发生问 题应及时与行政办公室联系 同时应自觉保持会议室的整洁 不随意丢弃烟蒂 杂物等 第五章第五章 会议纪律会议纪律 第十八条 参加大会人员应按规定提前到达会场并签到 按指定区域有序入座 第十九条 参加大会人员应当将手机 呼机关闭或置于震动状态 并自觉维护会场 秩序 第二十条 应参加大会人员如因特殊情况不能到会或需中途离开的 须按规定向所 属部门及公司领导请假 第二十一条 参会人员应配合会议安排 参与会议各项环节 不得大声喧哗 扰乱 会场 第二十二条 会议结束后 行政办公室负责整理会议纪要 会议纪要应力求全面 客观 准确 经领导审批和签发 第二十三条 与会人员和工作人员 不得泄露有关会议内容或将会议材料外借 金钥匙投资控股集团 28 第二十四条 与会人员或相关部门应根据会议决议 严格落实工作 人资部负责督办 和反馈 第六章第六章 附附 则则 第二十五条 本办法由行政办公室负责解释和修订 第二十六条 本办法自印发之日起施行 金钥世集团行政办 2012 年 X 月 X 日 工商登记事务管理规定工商登记事务管理规定 第一条 为加强公司的工商登记事务管理 提高办事效率 本着 合法 快捷 有 效 的原则 结合公司实际 特制定本规定 第二条 本规定中的工商登记 是指公司在法定部门 经过法定程序 办理设立 变更 注销登记 第三条 行政办公室为公司工商登记事务的归口管理部门 负责公司工商登记的相 关事宜和关联板块工商登记的指导 监督和管理 第四条 公司的设立登记应依据公司股东会决议办理 一 公司设立登记时应注意以下几点 1 名称 公司的名称应由字号 或商号 行业和组织形式三部分要素组成 并冠 以所在地行政区划名称 2 经营范围 公司的经营范围为房地产的开发与经营 如有可能 应尽量扩大到房 地产开发的其他相关领域 如建筑材料的销售等 3 资质 在工商局合理登记时 公司的经营场所应是固定的自有或租用的房屋 场 地 在合理登记当地 有自有房的 应以自有房作为经营场所 无自有房的 可租赁场 地作为经营场所 金钥匙投资控股集团 29 5 注册资本 根据项目的开发经营需要 由股东会确定 二 公司设立登记时应提交的材料 1 公司董事会签署的设立登记申请书 2 全体股东指定代表或者共同委托代理人的证明 3 公司 章程 4 具有法定资格的验资机构出具的验资证明 5 股东的法人资格证明或者自然人身份证明 6 载明公司董事 监事 经理的姓名 住所的文件以及有关委派 选举或者聘用的 证明 7 公司法定代表人任职文件和身份证明 8 企业名称预先核准通知书 9 公司住所证明 1O 法律 法规规定公司设立登记必须报经审批的有关文件 三 公司设立登记应遵循的操作程序 l 向工商行政办公室门申请企业名称预核准 2 取得有效的验资报告 3 将以上材料报请当地工商行政管理局审批 4 补充相关材料 5 取得相关证照 四 各关联板块在设立登记完成后 应将在工商设立登记过程中所涉及到的所有资 料及营业执照原件报公司行政办公室进行存档 自行备份相应复印件 第五条 公司的变更登记应依据公司股东会 董事会决议办理 变更登记时应注意 一 变更登记应依法办理 二 各关联板块在变更登记前 应事先报公司股东会或董事会审核 并按规定程序 办理 三 各关联板块在变更登记完成后 应将在工商变更登记过程中涉及到的所有资料 及变更后有关证照的原件报公司行政办公室进行存档 自行备份相应复印件 第六条 公司的注销登记应依据公司 章程 股东会决议办理 注销登记时应注 意 一 注销登记应依法办理 金钥匙投资控股集团 30 二 各关联板块在注销登记完成后 应将在工商注销登记过程中涉及到的所有资料 报公司行政办公室进行存档 已注销公司的所有文件 档案资料均应移交公司行政办公 室统一归档处理 第七条 公司在办理工商登记后 相关的税务登记证 组织机构代码证 资质证 统计证 银行账户以及包括公司章 法人章 财务章 合同专用章在内的所有印章的刻 制 均应及时按规定手续办理 有关证照的年检手续 应按规定时间及程序办理 第八条 本制度适用于金钥世集团其它公司板块可参照执行 第九条 本规定由行政办公室负责解释和修订 第十条 本规定自印发之日起施行 金钥世集团行政办 2012 年 X 月 X 日 经济纠纷处理规定经济纠纷处理规定 第一章第一章 总总 则则 第一条 为公司的合法权益 规范经济纠纷的处理工作 本着 实事求是 公正合法 的原则 根据相关法律 法规 结合公司实际 特制定本规定 第二条 本规定中的经济纠纷 是指公司在经营活动中 与合作方或经营业务相关当 事人在合作 合同履行过程中发生的意见争执 第三条 合同资产部为公司经济纠纷处理的归口管理部门 负责公司经济纠纷的处理 负责律师的委托和手续办理 负责指导 协助各分 子公司经济纠纷的处理工作 第四条 本规定适用于金钥世集团 其他公司板块可参照执行 第二章第二章 处理程序处理程序 第五条 各职能部门发生经济纠纷时 应及时将经济纠纷的详情向部门领导及分管领 导汇报 并将事情经过 初步处理意见及 金钥匙投资控股集团 31 相关的证据 资料报公司资产合同部汇总 第六条 资产合同部应及时对上报材料进行初审 提出初步处理意见报领导审定 第七条 资产合同部应根据审定意见 进行纠纷的处理工作 并随时汇报纠纷处理的 进展情况 第八条 在协商无效的情况下 应做好仲裁或诉讼的准备 在进入仲裁或诉讼阶段前 必须向最高领导汇报 根据领导的指示 在尊重事实 遵守法律的前提下 有理有据地 开展仲裁或诉讼工作 第九条 纠纷处理结束后 具体经办部门应写出纠纷处理报告 说明纠纷产生的原因 处理经过 最终结果及经验教训 报公司最高层领导人审阅后 交公司行政办公室统一 归档管理 第三章第三章 奖奖 惩惩 第十条 纠纷处理过程中 因员工责任心原因而使公司财产及声誉受到损失的 公司 应追究当事人的经济及行政责任 为谋取私利而与对方当事人恶意串通 使公司遭受重 大损失的 公司在追究当事人经济及行政责任的同时 应提请司法部门追究其刑事责任 第十一条 凡在经济纠纷处理过程中表现出色 为公司挽回或减少各类损失的员工 公司应给予精神或物质 方面的奖励 第四章第四章 附附 则则 第十二条 本规定由行政办公室负责解释和修订 第十三条 本规定自印发之日起施行 金钥世集团行政办 2012 年 X 月 X 日 金钥匙投资控股集团 32 商标事务管理办法商标事务管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为充分发挥金钥世集团 以下简称公司 的品牌优势 维护公司权益 规范公 司商标管理工作 根据 商标法 等相关法律 法规 结合公司实际 特制定本办法 第二条 本办法中的商标 是指能够将自然人 法人或其他组织生产 制造 加工 拣选 经销的商品或提供的服务区别开的可视性标志 包括文字 图形 字母 数字 三维标志和颜色组合 以及上述要素的组合 第三条 金钥世集团行政办为公司商标注册 使用 变更 续展 转让以及商标保护 等事宜的归口管理部门 第四条 本办法适用于金钥世集团 其他公司板块可参照执行 第二章第二章 商标的设计商标的设计 金钥匙投资控股集团 33 第五条 公司行政办公室负责联系商标设计公司 按商标设计要求拟定商标设计方案 在规定的时限内组织设计 并附设计说明 第六条 商标设计的原则是 以公司现有注册商标为基础 充分体现公司的企业文化 经营理念 价值标准及行业特征 最大限度利用商标组成要素 使之美观 大方 寓意 醒目 第七条 商标设计方案完成后 行政办公室应组织公司各部门 及时落实商标设计方 案的评审事宜 第八条 评审后的商标设计方案须报经公司相关领导审定 第三章第三章 商标的注册商标的注册 第九条 设计的商标经审定后 由行政办公室负责办理注册事宜 行政办公室可委托 具有商标代理资格的代理机构 具体办理商标注册手续 并负责提供注册所需的相关资 料 第十条 公司所属其他板块也可根据本板块实际 申请注册其特有的商标 其商标的设计方案须报领导审查 由对其有效性和可行性提出意见 审定后的商标可由 行政办公室协助办理注册手续 第十一条 商标注册的主要范围 房地产及相关行业 领域 公司计划涉足 的行业 领域 对目前各类已注册商标的保护性注册等 第四章第四章 商标的使用商标的使用 第十二条 商标使用的范围 一 金钥世集团及其他板块的房产品和其他相关产品 二 金钥世集团及其他板块提供的服务项目 三 金钥世集团及其他板块对外广告宣传活动及相关宣传用品 四 金钥世集团及其他板块资产 包括房屋 车辆 办谷用具等 第十三条 金钥世集团及其他板块均应使用公司已注册的商标系列及其它经批准使用 的商标 并根据本办法规定的商标使用范围和公司统一要求 准确标注或印翻公司商标 金钥匙投资控股集团 34 第十四条 所有使用公司商标的各单位 部门 应遵章守法 在充分 合理 有效使用 的同时 应维护公司商标形象 如有损害公司商标形象的情况发生 公司将视情节轻重 追究有关部门或人员相应的责任 第五章第五章 商标的保护商标的保护 第十六条 公司所有员工均有义务关注公司商标的使用情况 发现有其他单 位未经允许擅自使用公司已注册商标的 应立即向金钥世集团行政办和有关领导报告 并协助调查解决 第十七条 公司所有员工均应履行对公司尚未注册商标的保密义务 如有泄露公司商 标注册秘密的 公司将视情节轻重 予以处分 第十八条 金钥世集团行政办应根据商标的使用情况 及时组织参与省内著名和国家 驰名商标的评选活动 第六章第六章 附附 则则 第十九条 本办法由行政办公室负责解释和修订 第二十条 本办法自印发之日起施行 金钥世集团行政办 2012 年 X 月 X 日 金钥匙投资控股集团 35 办公环境与秩序管理规定办公环境与秩序管理规定 第一章第一章 总则总则 第一条 为了维护公司正常的办公秩序 使全体员工有一个良好的办公环境 树立 企业整体形象 培养运作规范 文明高效的工作作风 确保日常业务和公务活动正常进 行 特制定本制度 第二条 本办法适用于金钥世集团 其他公司板块可参照执行 第二章第二章 办公区域环境管理要求办公区域环境管理要求 第三条 环境管理的要求 1 清洁人员应在员工上班前和下班后做好日常保洁工作 金钥匙投资控股集团 36 2 地面 地毯 保持整洁 无污迹 3 天花板 墙面 墙角保持无灰尘 无蛛网 4 会议室保持整齐 洁净 茶具充足 并及时清洗 消毒 做到无污渍 5 洗手间保持空气清新 无异味 场地整洁 卫生用品齐全 不断档 6 门窗 走廊 楼梯 踢脚线 空调送风口等部位保持无灰尘 无污迹 7 窗帘 垃圾筒 灯具 电源开头及插座等设施保持无破损 无尘垢 8 办公设施设备摆放整齐 无灰尘 无污迹 9 各办公室的茶具按时清倒 无遗漏 10 绿化植物无灰尘 花盆内无茶叶 烟蒂等杂物 11 办公垃圾和洗手间垃圾及时收集 做到无积压 二 绿化管理的要求 1 观花 观果 观叶植物相结合 2 高 中 低档植物相结合 3 大 中 小型植物相结合 4 常青类与季节类植物相结合 5 根据工作需要和区域要求进行布置 6 绿化植物无灰尘 无异味 无虫害 无枯败叶 修剪美观 7 费用适当 第四条 绿化管理可根据实际需要采用自管型或租摆型的方式 一 自管型绿化管理需自行采购绿化植物及相关用品 并对绿化植物进行日常养 护和定期更换 二 租摆型绿化管理则聘请绿化公司进行绿化布置 养护和更换 行政办公室应 对绿化租摆合同的履行进行监督 确保租摆植物的品种 数量 质量 养护 更换周期 符合合同的要求 第五条 由行政办公室统一管理环境管理用品 用品领用应根据工作需要填写领用单 本着合理 节约的原则 经后行政办公室审核后领取 第六条 各部门员工应协助做好环境管理工作 自觉保持办公场地清洁 爱护绿化 植物 主动进行节日卫生大扫除 第七条 行政办公室对清洁工作进行不定期检查 发现问题及时整改 第三章第三章 办公区域安全管理要求办公区域安全管理要求 金钥匙投资控股集团 37 第八条 消防安全管理 一 行政办公室应定期组织消防安全学习 开展多种形式的消防安全宣传教育 二 行政办公室应按照消防法规的要求 对消防设施设备的配置情况进行检查 发现问题立即整改 三 行政办公室应对消防设施设备的性能情况经常进行检查 确保消防监控系统 消防栓 灭火器具等完好 有效 消防通道畅通 消防标识清晰 准确 四 办公区域严禁存放易燃易爆物品 五 发生事故应立即采取相应措施 第九条 防盗安全管理 一 财务部 计算机房 档案室等重要部门应安装防盗门窗 出入口及其他重要 部位应安装闭路电视安全监控系统或其他安全报警设施 二 公司员工不得在办公室存放私人贵重物品或大笔现今 离开办公室 室内无 人 应随即锁门 三 会议室应有专人负责管理 无会议时应锁门 四 财务人员外出存取大额现金时 应不少于二人 财务管理部门在保险柜存放 过夜的现金应控制在规定范围内 五 公司印信须存放在保险柜内或其他安全的地方 财务专用章和法人代表人印 章应分开存放 六 公司车辆使用人在停放车辆时应关窗锁门 车内