管理信息系统的系统分析流程图PPT课件.ppt

1 第六章管理信息系统的系统分析 教学目的介绍MIS的系统分析全过程 教学重点可行性分析 管理业务调查 数据流程调查 数据字典 系统分析报告 2 在系统分析阶段 系统分析人员首先要在详细调查 充分认识现有系统的不足和用户需求的基础上 进行结构化分析 确定新系统的功能需求和性能需求 提出新系统的逻辑模型 最后编写系统分析报告 定义新系统应该 做什么 的问题 无论采用何种开发方法 系统分析都是必要而且十分重要环节 3 1 可行性分析的任务和内容任务 明确应用项目开发的必要性和可行性 必要性 应用项目开发的迫切性 可行性 实现应用项目的资源和条件是否满足 内容 管理上的可行性 管理人员的态度 管理条件 技术上的可行性 当前软硬件技术 开发人员能力 经济上的可行性 投入产出比 直接效益 间接效益 一 可行性分析和详细调查 4 2 可行性分析的报告 分析的结果 可行性分析报告 内容包括 系统简述 企业概况 当前IS状况 项目目标 系统范围和边界 主要功能 规模所需资源 预算和期望效益 新系统的初步方案 对几个方案的分析比较 对项目可行性的结论 可立即开发 改进原系统 目前不可行 或者推迟到某些条件具体再进行 可行性报告必须取得管理人员一致认识和领导批准之后 才可以进行详细调查 5 3 详细调查 详细调查是指集中一段时间和人力 对现行系统做全面 充分和详细的调查 弄清现行系统的边界 组织机构 人员分工 业务流程 各种计划 单据和报表的格式 种类及处理过程 企业资源及约束情况等 为系统开发做好原始资料的准备工作 6 召开座谈会 注意明确目的 有效地解决问题 避免频繁召集会议 浪费时间问卷调查法 调查系统普遍性问题 难点在于问卷设计 走访面谈 集中调查 事先准备调查提纲 让其进行准备调查人员直接参加业务实践 亲身了解 搜集试验数据 查阅企业的有关资料 个别访问 管理人员向开发者介绍 专家调查等 总的原则是 以了解清楚现状为最终目标 详细调查的方法 7 组织结构调查功能需求调查性能需求调查业务流程调查数据流程调查各种信息载体的收集 二 管理业务调查 8 某出版社系统调查表 9 某出版社系统调查表 10 组织机构分析主要是根据系统调查的结果 给出企业的组织结构图 据此分析各部门间的内在联系 判断各部门的职能是否明确 是否真正发挥作用 根据同类型企业的国际国内先进管理经验 对组织结构设置的合理性进行分析 找出存在的问题 根据计算机管理的要求 为决策者提供调整机构设置的参考意见 1 组织结构调查 11 某企业的组织结构图 12 组织结构的调查内容 弄清组织内部的部门划分 各部门之间的领导与被领导关系 信息资料的传递关系 物资流动关系与资金流动关系 还应详细了解各级部门存在问题及对新系统要求 13 组织结构的调查内容 除组织结构图外 还必须对部门进行职责说明 14 为了实现系统的目标 系统必须具有各种功能 每个组织都是许多功能的集合体 以组织结构图为背景分析各部门的功能后 分层次将其归纳整理 形成各层次的功能结构图 然后自上而下逐层归纳和整理 形成以系统目标为核心的整个系统的功能结构图 2 管理功能调查 15 某企业的销售管理功能图 16 业务流程分析的主要任务是分析各环节的管理业务活动 掌握管理业务内容 作用及信息的输入 输出 数据存储和信息的处理方法及过程等 发现原系统流程的不合理部分 并提出优化方案 此基础上 画出业务流程图 3 管理业务流程调查 17 业务流程图 TransactionFlowDiagram TFD TFD是一种描述系统内各部门 人员之间的业务关系 作业顺序和管理信息流向的图表 可以帮助分析人员找出业务流程中不合理的流向 TFD基本符号和画法尚未统一 但同一系统内应统一 必须准确 易于阅读 18 某企业物料管理业务流程图 19 某企业物资管理业务流程图 20 表示系统各种单据和报告与哪些部门发生关系 表格分配图 21 虽然业务流程图也形象表达信息的流动和存储过程 但没有完全脱离一些物质要素 人员 设备 货物 产品等 为利用计算机进行信息管理 必须舍去业务流程的物质要素 只关注数据在系统中的处理 流动和存储情况 三 数据流程调查 22 数据流程图DFD DFD 是一种能全面地描述信息系统逻辑模型的主要工具 它用少数几种符号 脱离系统中物质因素 如组织机构 存储介质等 综合地描述数据在系统中的流动 处理和存储情况 DFD是结构化分析的核心部分 23 DFD的基本图例 外部实体 存储文件 24 画DFD的步骤 1 先画出顶层DFD 加工编号为P0 编号为DFD 02 根据业务处理过程对顶层图中0号加工进行分解 得到第一层DFD 编号为DFD 1 加工编号为P1 P2 3 如果第一层仍很复杂需对其继续分解 得到第二层DFD 编号DFD 2 加工编号分别为P1 1 P1 2 P2 1 P2 2 直到分到都是基本加工为止 4 对草图进行检查和合理布局 是否有遗漏 重复 冲突 5 装配数据流图总图 25 DFD的分层表示 26 顶层DFD 顶层DFD只有一张 说明系统总的处理功能 输入 输出 顶层的加工名就是整个系统的名字 某库存管理系统的顶层数据流程图 27 分解顶层DFD 库存管理系统的数据流程图 28 示例 学籍管理系统DFD分析 学籍管理要记录学生从入学到毕业整个在校期间的情况 把整个系统看成一个处理功能 系统的轮廓 范围 涉及的外部实体和数据流如下 图0 学籍管理系统顶层DFD 29 示例 学籍管理系统DFD分析 还有一些外部实体 数据流没有画出来 随着数据流图的逐层展开 会逐渐增加的 这样做的好处是突出主要矛盾 系统轮廓更加清晰 图0是进一步分析的出发点 进一步地 学籍管理包括 学习成绩管理 学生奖惩管理 学生异动管理 由此 顶层数据流图的展开如下 值得注意的是还要增加新的数据流和外部实体 得到图1 30 图1 31 以 成绩管理 为例的流图分解 某校实行校 教务处教学管理科 系 教学秘书 两级学生成绩管理 任课老师把学生成绩单一式两份分别送系教学秘书和教学管理科 系教学秘书负责登录成绩 发成绩单 根据学籍管理规定 确定每个学生的升级 补考 留级 退学等情况 教务科根据各系汇总数据 进行成绩统计与管理 将报表报关领导 补考成绩也类似处理 32 图2 33 以 成绩管理 为例的流图分解 分析图2 也有不合理的部分 学籍表结构是一样的 系里存一份 教务科也存一份 工作重复 出现数据冗余问题 但现实情况就是如此 这里应如实反映 至于新系统应如何改进 则是要在对现行系统系统分析的基础上 提出新逻辑模型时再考虑 业务流程改进 图2中的一些处理 比如P2 1框 登记期末成绩 还需要进一步展开 把每个学生的各科成绩登录在所在班的 学习成绩一览表 中 根据成绩表 进行学籍表处理 根据成绩表平奖学金 确定升降级 发成绩单等 34 图2 1 登记期末成绩 框的展开 35 以 成绩管理 为例的流图分解 分析图2 1 除P2 1 5框 确定异常情况 外 其它各框所表示的处理都已十分明确 不需要再分解 P2 1 5框 确定异常情况 处理还比较复杂 需要近一分解 期末结束 根据学习成绩和其他情况 学生的异常变动分四种情况 升级 所有科目都及格的学生升级 补考 个别科目不及格的学生 可以补考 升级 留级 一学期有四门不及格的学生 考试作弊者 没有补考资格 留级 退学 连续留级两次 替考者等退学 36 37 画DFD举例 画出储蓄所储蓄业务的DFD经调查 该储蓄所处理系统能完成储户的存 取款要求处理 如果是存款 如果是新储户 则将该储户数据记入存款帐文件 如果是老储户 则按储户编号在存款帐中查找该记录 填写存款额并修改余额 如果是取款 先检查是否超支 存 取款后应修改存款帐和储户存折 将存折交给储户 38 顶层DFD Step1画出顶层DFD 39 DFD 1 40 DFD 2 41 DFD 2 42 画DFD指导原则 分解时必须保持父图的输入输出数据流和子图输入输出数据流相同 1 分解守恒 父图 子图平衡 43 画DFD指导原则 2 分解的深度与宽度DFD深度和宽度没有绝对标准 视系统复杂程度而定每个加工分解最好不要超过7 2个子加工 44 画DFD应注意的问题 3 对于加工表示对数据进行操作 如 处理选课单 生成发票 加工编号 说明这个加工在层次分解中的位置 分层DFD 加工的命名加工名应当简洁 动宾结构 但不能使用空洞的动词 检验领料单 录入凭证 处理 计算 加工不应该只有输入或只有输出 通常既有输入又有输出 45 对于加工 无意义加工名 较好的命名 46 画DFD应注意的问题 47 画DFD应注意的问题 4 数据流表示数据和数据流向 由一组固定成分的数据组成 选课单 由 学号 姓名 课程编号 课程名 等组成 可在加工间 加工与数据存储或外部项间流动 两个加工之间可有多股数据流 数据流的命名 用名词 不要使用意义空洞的名词 尽量使用现实系统已有名字 同一DFD中不能有重名的数据流 48 画DFD应注意的问题 流入数据流和流出的不一样 否则加工没有起作用 命名应合理 数据流不能直接连接两个外部实体 两个数据文件及数据存储与外部实体 数据流的一端至少应为加工 49 画DFD应注意的问题 数据流有时含义很明显 这时可省略 不需描述数据流 流向或流出数据存储的数据流不用命名 50 画DFD应注意的问题 顶层图集中反映系统主要的 正常的逻辑功能和与之有关的数据变换 不反映出错和例外处理 尽量避免交叉线 所有元素的命名应当对客户有意义 且与业务相关 51 使用数据流程图符号规则小结 52 DFD练习 某校准备开发一个学生成绩管理系统 在该系统中 教务人员录入学生信息 课程信息和成绩信息 学生可以随时查询自己所选课程的成绩 但必须经过检验符合条件之后方可查询 53 练习 图书管理系统 购入新书读者借书读者还书查询统计 系统功能要求 54 功能描述 1 购入新书写入图书目录文件 2 读者借书填借书单 检查读者号有效性 无效 拒借 读者号有效 检查借书是否超数 已达5本 拒绝借 未超 可借 写回借书文件中 55 功能描述 3 读者还书从借书文件中读出该书记录 查明借书日期 计算借书时间 如超期则计算罚款额并罚款 然后写回借书文件 无则直接写回借书文件 4 查询统计查询某读者情况 读者文件 查询某图书借阅情况统计图书借阅情况 56 查询要求 查询结果 罚款单 读者 读者 借书单还书单 采购人员 入库单 57 数据流图总结 DFD是结构化分析的主要工具 描述了信息流和数据转换 通过自顶向下逐层分解加工而得到 58 四 数据字典 1 数据字典概述数据流图描述了系统各个组成部分及其联系 但没有说明系统中各个成分的具体含义 比如 读者信息表 应包含哪些内容呢 修改书库 处理如何做呢 只有数据流图中的每一个成分都给出定义 才能准确 完整地描述一个系统 这要借助于数据字典 59 数据字典 数据字典 DD 是对数据流程图中所有数据流 数据处理 数据存储以及外部项进行详细定义的文件 数据字典的内容 主要是对数据流程图中的数据结构 数据项 数据流 处理逻辑 数据存储和外部实体等6个方面进行具体的定义 60 1 数据项的定义 又称数据元素 是系统中最基本的数据单位 定义数据的静态特性 包括 数据项名称 编号 别名 简述 数据项的类型 宽度 数据项的取值范围 例子 61 2 数据结构的定义 数据结构描述某些数据项之间的关系 一个数据结构可以由若干个数据项组成 也可以由若干个数据结构组成 还可以由若干个数据项和数据结构组成 数据结构仍可用表格或卡片式定义 62 3 数据流的定义 数据流由一个或一组固定的数据项组成 定义数据流时 不仅要说明数流的名称 组成等 还应指明它的来源 去向和数据流量等 出库单组成的定义应使用数据项和数据结构的编号 前面数据项定义举例中没有列出来的使用了 日期 制单人 等名称 63 4 数据处理的定义 数据处理的定义仅对数据流程图中最底层的处理逻辑加以说明 对数据处理的定义 仍可以采用表格式 这里采用卡片式举一例 数据处理编号 P2数据处理名称 入库记账简述 根据入库单更新库存总账 输入数据流 入库流水账中尚未登账的入库单数据处理逻辑 尚未登账的入库单按商品编号分类汇总 在总帐中找到对应品种对应月份 修改本月合计购入数 修改结存数 入库单作已记帐标记 输出数据流 汇总后的数据写入库存台账处理频率 可以对每张入库单处理一次或多张入库单一次性处理 64 5 数据存储的定义 在数据字典中只描述数据的逻辑存储结构 而不涉及它的物理组织 出库流水账的定义 数据存储编号 F3数据存储名称 出库流水账简述 存放出入库单信息数据存储组成 出库单编号 日期 制单人 S01 数量 单价 金额 S02关键字 出库单编号相关联的处理 P2 P4 P7 65 6 外部实体的定义 要定义外部实体编号 名称 简述及有关数据流的输入和输出等 66 五 描述处理逻辑的工具 数据流程图中比较简单的处理逻辑可以在数据字典中作出定义 但还有不少逻辑上的比较复杂的处理 若仅仅用文字表达 不仅十分繁琐 而且难以理解 因此 有必要运用一些描述处理逻辑的工具来加以说明 以便清晰地表达逻辑关系 67 结构化语言表示法 这是一种模仿计算机语言的处理逻辑描述方法 下面是某商业企业的销售打折方案的结构化英语表示法示例 IF一次性货款 5万元IF欠款天数 3个月7折ELSEIF老客户8折ELSE9折ENDIFENDIFELSE不打折ENDIF 68 判断树 判断树是用树形分叉图表示处理逻辑的一种工具 它由两部分组成 左侧用分叉表示条件 右侧表示采取的行动 处理方案 采用判断树 形象直观 简单明了 不易产生逻辑上的混乱 特别适合于条件组合不太多的情况 当条件组合较多 相应的决策方案也较多的情形下用判断树来描述时 树的结构比较复杂 69 判定树 决策树 DecisionTree 对于加工逻辑选择条件较多 运用结构化语言表达比较麻烦 可采用判定树 用树枝一样的图形方法进行描述 直观 易于理解判定树结构分为三个部分 左端为树根 要描述的处理中间为条件或条件组合右端要执行的动作 策略 行动 70 示例 某商业公司销售策略规定 不同的购货量 不同的顾客享受不同的优惠政策 具体的办法 年购货额在 万元以上且最近三个月无欠款的顾客可享受 折 若近三个月有欠款 若是本公司十年以上老顾客 可享受 折 若不是老顾客 只有 折 年购货额不超 万元 含 万元 者无折扣 判定树绘制步骤第一步 提取问题中的条件 年购货额 最近三个月有无欠款和老顾客 第二步 对条件按题意组合 第三步 为条件组合确定目标动作 第四步 绘制判定树 71 判断树 72 判定表 判定表 用表格的形式来表达加工逻辑 在判断条件较多时 用判断表来描述更为合适 判定表结构 73 绘制判定表的步骤 第一步 提取条件 第二步 标示每个条件的取值 为便于绘制 可用符号代替条件的取值 74 绘制判定表的步骤 第三步 计算所有条件的组合数NN m1 m2 m3 2 2 2 8第四步 提取目标动作不打折 打85折 打90折 打95折第五步 绘制判定表 75 绘制判定表的步骤 76 绘制判定表的步骤 77 判断表 在判断条件较多时 用判断表来描述更为合适 采用判断表可以清晰地表达条件 决策规则和处理方案之间的逻辑关系 将复杂的决策问题简洁 明确地描述出来 容易为管理人员接受 判断表是描述条件比较多的决策问题的有效工具 78 作业 某厂人事部门职工调配的政策如下所示 若年龄不满18岁 文化程度是小学的 脱产学习 文化程度是中学充当电工 若年龄满18岁但不满40岁 文化程度是小学或中学 若是男性 则当钳工 若是女性 则当车工 若年龄满40岁及以上者 文化程度是小学或中学的 则当材料员 凡大学毕业生 都当技术员 画出判定表和判定树 79 例子