合同管理培训课件PPT课件.ppt

合同管理业务流程分析参考872 890版本 U8呼叫中心 南昌曾文明 227 1 业务流程详解 3 相关报表分析 4 实例问题分析 2 872 890新增功能 基本业务流程 注意 关于生效和结案 1 单据只有经过生效 才是有效单据 才能进入下一流程 被其他单据参照或被其他功能 其他系统使用 2 在单据卡片界面进行生效 失效 也可以在单据列表界面进行生效 失效 其中合同 合同结算单可以批量生效 失效 3 以下单据不可失效 已执行的单据 已结案的合同 有下游单据生成 或被其他系统使用的单据 除非将生成的下游单据删除 或取消其他系统的相关操作 4 要结案的合同必须是有效合同 即已生效合同 要弃结的合同必须是已结案的 弃结合同的状态为结案前的状态 5 已结案的合同不能变更 执行 不能收付款 年结时不能结转到下年的年度账中 6 以下情况合同不能结案 存在未生效的合同变更单 存在未生效的执行单据 如合同结算单 已生效的合同结算单的本币和原币有余额 1 对于应收 付类的期初合同 合同金额即为总金额 包含执行 未执行 对目前已执行部分可通过填制期初合同执行单 合同结算单体现 对于已执行且已收 付款核销的部分可录入结算明细 表明目前完成的明细状况 对于已执行 结算但未核销部分 可在应收 付款管理的期初中通过 引入 功能将应收 付的余额引入作为期初 2 对于采购 销售类的期初合同 合同金额即为总金额 包含执行 未执行 对目前已执行部分在录入时通过 执行数量 执行金额 体现 参照此合同生成的采购 销售订单时 参照数量 金额即为剩余未执行数量 金额 注意 期初合同保存后即生效 生效的期初合同可以修改 删除 结案 弃结 业务流程 期初业务 期初合同在基础设置中的期初设置中进行录入 录入完成后在左上角有期初合同标志 需要在选项中启用合同执行单 业务流程 期初业务 注意 合同执行单可以关闭 如果关闭了 那么合同结算单是参照不到执行单 注意 期初合同结算单引入到应收或者应付中后 期初结算单自动审核 业务流程 期初业务 注意 虽然在结算单上的金额是9000元 但是在合同收付明细中录入的收付款中的金额是7000元 造成期初余额中的本币余额是2000元 业务流程 期初业务 业务流程 应收 付合同 业务流程 应收 付合同 注意 在建立合同类型的时候要注意选择合同的性质 并且注意收付计划方向中的收或者付 2 在选项中启用合同执行单 如果不勾选的话 应收和应付类合同不需要经过合同执行单过程 业务流程 应收 付合同 业务流程 应收 付合同 合同结案如何操作 合同结案可以在合同导航中选中合同右键进行结案和弃案 在日常操作中批量结案 弃案中进行操作 注意 以下情况合同不能结案 存在未生效的合同变更单 存在未生效的执行单据 如合同结算单 已生效的合同结算单的本币和原币有余额 如果合同结算单生效了 但是没有在应收应付中进行审核的话那么该合同结算单没有形成应收应付款那么不存在余额可以进行结案 如果审核了 而存在余额没有与收款或者付款核销掉的话那么是不允许结案的 业务流程 应收 付合同质保金 自动生成质保金结算单 默认为不选择 则表示合同执行单生成合同结算单时 会按照合同执行单表体的质保金比例自动生成质保金的合同结算单 业务流程 合同质保金 注意 如果质保金计算方式为 总额质保金的话 那么在进行执行结算的时候对于结算单生效的时候不会自动生成质保金结算单 除非在结算单的表体手工输入质保金额 因为总额质保的计算方式将质保金考虑在合同的总额金额中 业务流程 合同质保金 注意 如果质保金计算方式为 标的质保金的话 那么在进行执行结算的时候对于结算单生效的时候会自动生成质保金结算单 并且这张质保金结算单是未生效的状态 需要对质保金进行生效才会传递到应收或应付中 业务流程 应收 付合同质保金 质保结算单 质保金结算单与普通的结算单的后续操作是一样的 只是不能删除 如果要删除需要将合同结算单失效即可 同时查询的话 可以在结算单列表中进行查询 业务流程 采购销售类合同 注意 合同的执行信息是通过销售订单和采购订单进行回写到合同上的 而并不是通过订单所对应的发票上数量来回写到合同上的 注意 建立合同类型的时候要注意选择采购类合同性质 不生效的合同不能执行下游单据的参照 业务流程 采购销售类合同 这两个选项可以对于合同时是否被执行完或者金额控制的合同将其显示出来 再次被订单再次拷贝生成下游单据 业务流程 采购销售类合同 合同 采购订单 到货单 采购入库单 采购发票 因为没有进行将发票和付款单进行核销 故而在这张表中是不显示其相关的付款信息 业务流程 采购销售类合同 采购合同只有在付款单与发票做了相关的核销后才能在合同履行跟踪表中显示出来 在合同收付分析表中显示了收付金额和收付核销情况 业务流程 采购销售类合同 业务流程 采购销售类合同 业务流程 销售类合同 如果勾选了 采购销售类合同对应的发票形成了应付应收款了 那么如果没有与之对应的付款单和收款单进行核销 或有余额 那么将不能对合同进行结案 注意 结案的合同将不结转到下年度 不管是否执行完毕 合同执行数量达到后 能否设置不能再生成结算单 是可以 设置达到合同数量自动结案 相关设置就是在这个地方进行设置 872版本新增功能 合同分期收款 解决按合同不同阶段执行情况 开票情况 收款情况进行统计查询 及时按照各个阶段业务对相应人员进行预警 催款 考核 注意 1 系统选项中必须使用 启用合同执行单 选项 如果不使用 则无法进行合同阶段 2 录入阶段及阶段组 3 录入应收类合同 启用合同阶段 4 按合同的执行情况 录入每个阶段的合同执行单 5 按合同的结算情况 相应生成每个阶段的合同结算单 6 按每个阶段进行收款 应用举例 如 电梯安装的工程 如果签定应付合同 一般分3个阶段 第一阶段为设计阶段 第二阶段为发货阶段 第三阶段为安装调试阶段 每完成一个阶段需要确认一部分应收款 其业务流程如下图所示 872版本新增功能 销售类合同分期收款 具体操作流程 1 系统选项中必须使用 启用合同执行单 选项 如果不使用 则无法进行合同阶段 2 录入阶段及阶段组 3 录入销售类合同 启用合同阶段 4 按合同的执行情况 录入每个阶段的合同执行单 其中发货阶段可以参照销售出库单生成合同执行单 5 按合同的结算情况 在销售系统中开具销售发票 并与合同执行单进行 合同结算 确定合同各阶段的结算情况 6 对销售发票进行收款核销 并回写各阶段的回款金额 应用举例 如 电梯安装的工程 如果签定销售合同 一般分3个阶段 第一阶段为设计阶段 第二阶段为发货阶段 第三阶段为安装调试阶段 每完成一个阶段需要确认一部分应收款 其业务流程如下图所示 注意 1 销售合同 采用按阶段进行收款 其执行情况不再来源于销售订单 而来源于合同执行单 2 合同结算 是指合同执行单和销售发票的勾对 必须在应收核销前完成合同结算 否则不能核销 注意事项 1 参照销售订单或发货单生成的发票 其订单或发货单上要有合同号 并且合同上是启用阶段的 否则合同结算按钮不可用 2 参照销售订单或发货单开票后必须在应收系统进行核销操作前进行合同结算 否则核销操作无法继续 3 结算 您可点击 全选 或 全消 按钮 进行选择单据 并可选择单据后 点击 分摊 按钮 自动匹配对应的合同执行单 4 取消结算时 同一记录无论做过几次结算 只能全部取消 不允许部分取消结算 销售合同按阶段进行收款 在销售管理开票后 需要和合同执行单进行勾兑 这个勾兑的过程就是合同结算 销售合同结算 具体操作流程 1 参照销售订单生成销售发票后保存之后 点击 合同结算 按钮 2 进入合同结算界面 选择需要结算的发票记录和合同执行单记录 3 分别确定发票及合同执行单的本次结算金额 当发票和合同执行单的本次结算金额相等时 点击 结算 按钮 结算完成 4 如发现结算结果有误 需要取消结算 需在 显示已结算完单据 前打 选中要取消的记录 进行取消结算操作 基础设置收付款协议 收付款协议档案立账基准增加阶段完成时间 质保金阶段 合同阶段档案中增加质保金阶段的标识 合同录入启用合同阶段的合同 收付计划控制必录 且收付计划合计为100 合同执行增加采购合同执行单入库单 到货单推式生成采购合同执行单采购合同执行单拉式生单合同开票参照采购合同执行单生成采购发票采购合同结算质保金业务的处理合同收付参照合同执行单生成收款单 付款申请单 付款单 890版本新增功能 采购类合同分期收款 890版本新增功能 采购类合同分期收款 合同基础设置 以此计算合同执行单的到期日 提前付款会提示 合同基础设置 合同执行 增加采购合同执行单支持采购到货单 采购入库单推式拉式生成合同执行单 增加采购合同执行单 合同某阶段的执行金额和执行数量按照对应阶段的收付比例进行确认 到货单推式生成采购合同执行单 参照阶段时 可看到该阶段的额执行情况 如果某阶段已执行过 会提示 采购合同执行单拉式生单 合同结算 参照采购合同执行单生成采购发票 增加采购合同结算 对合同执行单和发票进行勾兑 参照采购合同执行单生成采购发票 采购合同结算 报表分析 合同统计表 合同汇总统计表 合同明细统计表 执行 预付与付款信息 报表分析 合同执行表 结算单在应收 付系统核销后 可以查到收付信息 预付款单参照合同生成并审核后就可以体现预付金额 按单个合同查询执行明细 且只能查询到第一级执行的单据 结算单 订单 合同执行汇总表 合同执行明细表 报表分析 合同履行跟踪报表 合同标的数量及金额合同总金额为5000元 按合同标的展开 执行到采购发票的付款信息但需注意 付款单 500元 支持的是整个发票 900元 而未区分支持的是哪个存货 所以也不会区分支付的是哪个合同标的 此处按标的区分了付款是不准确的 按标的展开的跟踪表 未按标的展开的跟踪表 设置跟踪表的金额为原币或本币 是否含税 发票核算后才显示付款信息 1 销售类合同 录入 合同标的 时 含税单价 含税金额 是灰色的不可录入 为什么 答 是根据销售管理选项中的报价是否含税来决定的 实例问题分析 2 一张销售的合同 标的存货数量100个 已经生效 并且做了销售订单 此时针对此合同进行标的数量的变更 数量变更为80 可以进行操作吗 如果数量变更为120个 可以进行操作吗 此变更操作不进行生效 再次针对此合同进行变更时 还可以进行后续的操作吗 答 可以变更为80个 也能生效 但是后续 参照这个销售合同再做销售订单的时候 数量是 20个 并且不能保存 参照时 需要将显示数量已达到执行上限的记录和显示金额已达到执行上限的记录 金额控制型合同 两个选项勾上 才能过滤出 变更数量变小的合同 变更为120个 是可以的 实例问题分析 此变更操作不进行生效 再次针对此合同进行变更时 不可以进行后续的操作 增加按钮是灰色的 实例问题分析 3 增加一个新的合同 为什么在合同工作台的界面收付信息 合同调款 大事记 附件等都是灰色的 不能录入 答 不能录入的主要原因是在增加合同类型的时候在合同使用页签中没有勾选合同条款 大事记 附件 注意 一旦合同类型被引用填制相关的合同后 除了类型名称和所属分类可以修改外 其他的都试灰色的 不能进行修改 修改后之前的合同使用的类型不发生变化 实例问题分析 合同选项中 折扣率选择正扣和反扣有什么区别 以折扣为80 进行测试答 折扣率为正扣时 无税原币金额 无税原币单价 数量 折扣率 折扣为反扣时 无税原币金额 无税原币单价 数量 1 折扣率 实例问题分析 正扣 反扣 合同类型设