如何提高公文写作能力(更新版) PPT课件

1 公文写作知识培训 2015年11月 2 一 公文是什么 定义 公文是党政机关处理公务 履行职能 实施领导意图的一种上传下达的文书形式 是公务办理规范化的重要工具 公文 红头文件 具有严肃性 法律性 庄重性 3 页面设置 上边距37mm 下边距35mm 左边距28mm 右边距26mm 版心尺寸156mm 225mm 不含页码 行数和字数 一般每面22行 每行排28个字 并撑满版心 行距为固定值28磅 4 二 公文的构成要素及标准化格式 公文格式各要素划分为版头 主体 版记三部分 公文首页红色分隔线以上的部分称为版头 公文首页红色分隔线 不含 以下 公文末页首条分隔线 不含 以上的部分称为主体 公文末页首条分隔线以下 末条分隔线以上的部分称为版记 页码位于版心外 版头 6个要素 份号 密级和保密期限 紧急程度 发文机关标志 发文字号 签发人主体 9个要素 标题 主送机关 正文 附件说明 发文机关署名 成文日期 印章 附注 附件附件 3个要素 抄送机关 印发机关和印发日期版心外要素 页码 5 公文的各要素分为版头 主体 版记三部分 6 份号 编制份号一般采用6位3号阿拉伯数字 不应编为 1 01 密级和保密期限 秘密等级分为 绝密 机密 秘密 三种 用 号黑体字 一般秘级和保密期限之间用 分隔 紧急程度 根据紧急程度 紧急公文应当分别标注 特急 加急 一般用 号黑体字 发文机关标志 发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离统一为35mm 单一发文机关是在发文全称或规范化简称后面 文件二字组成 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 也可不带 文件 二字 7 发文字号 年份为四位年代号 不应简化 用六角括号 括入 发文顺序号不编虚位 即 不编 不加 第 字 签发人 只有上行文才会出现签发人 由 签发人 三字加全角冒号和签发人姓名组成 平行排列于发文字号右侧 居右空 字 编排在发文机关标志下空二行位置 签发人 三字用 号仿宋体字 签发人姓名用 号楷体字 8 主体部分 标题 一般由发文机关名称 事由和文种组成 公文标题的三个要件一般要写全 公文标题用 号小标宋体字 排布于红色分隔线下空 行的位置 可分一行或多行居中排布 回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 标题排列应当使用梯形或菱形 9 主送机关 用 号仿宋体字 最后一个主送机关名称后标全角冒号 正文 用 号仿宋体字 回行时要保证数字 年份的完整 公文文中结构层次 一般不超过四层 第一层一般用黑体字 第二层一般用楷体字 第三层和第四层一般用仿宋体字标注 文中结构层次序数依次可以用 一 一 1 1 10 附件说明 在正文下空 行左空 字用 号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和附件名称 附件如有序号使用阿拉伯数码后加圆点而不是顿号 回行时对齐 应与上行附件名称的首字对齐 附件名称后不加标点符号 11 发文机关署名 应与发文机关标志 标题中发文机关名称相一致 成文日期 署发文机关负责人签发的日期 联合行文时 署最后签发机关负责人签发的日期 数字统一使用阿拉伯数字 印章 公文中有发文机关署名的 应当加盖发文机关印章 并与署名机关相符 上行文 一定要加盖印章 纪要一般不加盖印章 12 联合行文的编排格式 成文日期的编排格式与单一机关行文一致 仍然在正文 或附件说明 后下空若干行 用阿拉伯数字居右空4字编排 发文机关署名按照发文机关的顺序排列 每排最多排3个印章 确保两印章间不相切或相交 署名的左右排列顺序与发文机关标志中的排列顺序应一致 同时保证首排印章的顶端距离正文也不能超过1行 最后1个印章端正居中下压发文机关署名和成文日期 13 附件 首页首先要在版记左上角第一行顶格编排 附件 二字 三号黑体字 如果有多个附件 后面必须紧跟附件顺序号 顺序号后无需加冒号 附件序号和附件标题必须与附件说明中的内容完全一样 14 版记部分 抄送机关 应按照一定顺序排列 首先是上级机关在前 其次为同级机关 再次为下级机关 使用4号仿宋体字 左右各空1字 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下 行位置 用4号仿宋体字 印发机关左空 字 印发日期右空 字 印发机关不是公文的发文机关 是指公文的印制主管部门 15 纪要格式 16 常用公文的写作 公文的分类 按性质分 按来源分 收文 发文 按时限要求 按机密程度 我们主要从行文方向上来说一下 按行文方向 可分为 上行文 下行文 平行文 上行文 是指下级机关向上级机关报送的公文 如请示 报告等 下行文 是指上级机关向所属下级机关的行文 如决定 指示 公告 通知 通报等 平行文 指同级机关或不同隶属机关之间的行文 如函等 通知 会议纪要有时也可作为平行文 17 公文的种类 不同的文种反映着公文不同的内容与作用 各单位在拟制公文时 必须从实际需要出发 根据本单位的职权范围 所处地位与发文目的 正确使用文种 常用的文种 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 18 三 提