幻灯片制作的基本原则和技巧ppt课件.ppt

幻灯片制作的基本原则和技巧 2020 4 9 1 目录 幻灯片布局的基本原则幻灯片演示的注意事项幻灯片制作的基础技巧 2020 4 9 2 幻灯片 的基本概念 PPT 就是PowerPoint的简称 中文译作 幻灯片 PowerPoint是微软公司出品的office软件系列重要组件之一 还有Excel Word等 是一种演示文稿图形程序 是功能强大的演示文稿制作软件 利用PowerPoint制作的文稿 一般使用显示器 投影仪播放 还可以将演示文稿使用互联网络或电子存储设备进行分发 并可在幻灯片放映过程中同步播放音频或视频 2020 4 9 3 幻灯片的核心功能 在企业办公的幻灯片幻灯片应用中 首要与核心的功能 是用于演讲者在演讲的时候同步进行演示 制作幻灯片时 永远应当铭记 你的幻灯片是为在场的听众服务 目的是说服听众接受你的观点 所以在设计的时候 一定不要以自我为中心 一部好的幻灯片 不在于色彩多么绚丽 也不在于内容多么丰富 而是应该有效地辅助演讲者实现其演讲目的与效果 借助幻灯片的演示进行讲解 去吸引 打动并最终说服听众 2020 4 9 4 幻灯片布局的基本原则 2020 4 9 5 原则一 风格简明观点突出 1 幻灯片首要的布局原则是 简明 尽量少的文字 尽量多的图表 尽量突出想要说明的核心问题 而最大的忌讳就是只能对着幻灯片照本宣科的念上面的文字 2 不要试图用幻灯片去阐述复杂概念 记住幻灯片只用于介绍清晰 简明的事物 如果非要用幻灯片来讲述复杂概念 那么受众手中要有详细的 带有备注的配套教材 2020 4 9 6 原则二 逻辑清晰条理分明 1 幻灯片的内容要有清晰分明的逻辑顺序 所以 一般最好就用 并列 或 递进 两类逻辑关系 2 一定要通过不同层次的标题来表明整个幻灯片的逻辑关系 这样也便于逻辑顺序转换时的自然过渡 举例 业务启动会仪报告 回顾与总结 下阶段目标 行动部署 支持方案项目推动措施宣导 现状分析 拟采用措施的效应预估 实施步骤 2020 4 9 7 原则三 格式统一搭配协调 1 整部幻灯片应采用统一的文本格式 文字 图像的位置以及幻灯片内容的配色应保持协调 2 整部幻灯片的主要色彩一般不宜超过三种颜色 且建议多采用同一个色调的颜色 而且要因时因地制宜 例如夏季的色彩倾向于冷色调 冬季采用暖色调 但当为了突出某个想要引起关注的概念 则采用强烈的对比色 3 留白天地宽 所以幻灯片母版切忌用占用篇幅较大或组合较多的图片 有足够的空白部分以凸显出文字和图表 2020 4 9 8 原则四 设计新颖动静结合 1 幻灯片制作应注重文本 图像 图表 多媒体等元素有机结合 但元素不能过于复杂 以免冲淡想要描述的核心主题 2 学会借鉴优秀幻灯片的风格 布局和颜色 从报告中找报告 2020 4 9 9 原则五 形象生动便于记忆 1 描述方式应形象生动 便于观众记忆 切忌生硬呆板 2 建立并不断丰富自己的幻灯片素材库 总之 好的思路和好的设计是决定幻灯片演示成功的前提 2020 4 9 10 目录 幻灯片布局的主要原则幻灯片演示的注意事项幻灯片制作的基本技巧 2020 4 9 11 明确演示任务 在企业工作中的幻灯片应用 最核心的作用就是 用演示来说服别人 而制作幻灯片的过程 就是通过所进行的分析 研究 从而得到在演示中给观众提出的建议的过程 而在此之前 幻灯片的制作者必须回答以下几个问题 为什么要做这次演示 我在这干嘛 那又如何 演示需要多长时间 发资料不能解决问题吗 2020 4 9 12 为什么要做这次演示 想通过演示去说服谁 演示需要用多长时间 2020 4 9 13 为什么要进行演示 定义本次演示的目标 也就是明确告诉听众 你想要听众在听了你的演示之后该做什么或者思考什么 1 将演示内容限定为一句话 如果它超过一句话 那就说明你自己对目标尚不清楚 你的演示可能会有几个混淆不清的目的 2 建立切实可行的目标 企图只通过一次演示就做出不切实际的决定 这是根本做不到的 3 确保演示发挥应有的作用 也就是你想要你的听众做什么 一个定义清晰的演示目标具有巨大的价值 这一目标可以帮助你判断是否真正需要进行演示 能帮助听众集中注意力 带领你从考虑 我应该要听众听什么 看什么 转移到 为了实现这一目标 我的听众应该听什么和看什么 能否实现你的目标是检验你的演示能否取得成功的唯一标准 2020 4 9 14 你想要说服谁 一个有经验的演示者 必须了解听众的想法 学会分析你的听众 1 谁是决策人 集中精力关注 突出那些决策者最需要听到的和看到的内容 从而让他们赞同你的目标 2 听众对演示材料的熟悉程度如何 尊重 服从听众的理解水平 从而让他们的理解可以跟上演示 3 听众的兴趣如何 尽可能快地激发听众对于演示主题的兴趣 紧紧抓住他们的注意力 4 演示主题对听众有什么利害关系 不能仅仅基于对现实的分析 就去做你想要做的事情 建议付诸实施后会带来其他方面的哪些负面影响 这是你必须为你的听众考虑的 2020 4 9 15 演示需要多长时间 通常情况下你是被动的无权做决定的 但如果你有决定权 那么占用时间一定要做到严格掌控 按时开始 按时结束 1 演示时的用时尽量在演示前告知的预定时间内结束 但如果比预定的时间稍短 听众更喜欢这样的结果 但如果预计在演示安排的时间段内不能达到预期目的 那就设计好演示段落以及你打算出示的材料重点 决定必须演示的内容与可以忽视 省略的内容 2 如果听众不准时 仍可以按时开始演示 你有义务为大多数到场较早的听众按时开始 但如果听众中有决策者迟到 在未得到明确的延后命令的情况下 仍然按时开始 在迟到者到场时 可以总结一下刚才讲过的内容 告诉迟到者你讲到了哪里 其实按时到场的观众并不是很在意这种演示的不连续 而是更在乎演示能否按时开始 2020 4 9 16 目录 幻灯片布局的主要原则幻灯片演示的注意事项幻灯片制作的基本技巧 2020 4 9 17 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 18 技巧1 页面设置 进入 文件 页面设置 菜单 2020 4 9 19 技巧1 页面设置 调整幻灯片大小 或页面的高度和宽度 以适应投影仪屏幕或打印纸类型 调整幻灯片方向 横纵向 适应某些特殊的显示或打印要求 2020 4 9 20 技巧1 页面设置 例如我们选择 幻灯片大小 为A4纸 方向 为纵向 可以使我们的打印文稿制作更加快捷 比WORD文档的制作功能更加丰富 快捷 2020 4 9 21 技巧1 页面设置 如果幻灯片编号起始值为0 那么在插入显示幻灯片编号 页码时 幻灯片的第一页 封面页码为0 第二页正文开始的页码为1 2020 4 9 22 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 23 技巧2 打印设置 进入 文件 打印 菜单 2020 4 9 24 技巧2 打印设置 一张打印纸打印多张幻灯片 则 打印内容 显示为 讲义 2020 4 9 25 技巧2 打印设置 选择每页纸打印的幻灯片数 然后点击 预览 2020 4 9 26 技巧2 打印设置 如果是预览显示的每页幻灯片数4页或页 则 纵向 显示的打印效果不美观 应该为 横向 显示 2020 4 9 27 技巧2 打印设置 如果是预览显示的幻灯片版面偏小 则则可 根据纸张调整大小 使版面加大 2020 4 9 28 技巧2 打印设置 还可以取消幻灯片版面的加框 2020 4 9 29 技巧2 打印设置 选择每页打印3张 则可让听众在打印出的幻灯片讲义上填写笔记 2020 4 9 30 技巧2 打印设置 如果仍然觉得每页打印出的幻灯片版面太小 则点击 属性 2020 4 9 31 技巧2 打印设置 在 完成 选项中设置 每张打印页数 2020 4 9 32 技巧2 打印设置 并且调整横纵方向 打印出的幻灯片版面更大 更美观 2020 4 9 33 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 34 技巧3 视图类型 通常程序默认为 普通 视图 选择 幻灯片浏览 视图 则可快速预览全部的幻灯片 特别是查看布局逻辑是否合理 幻灯片右下角也可以进行 普通视图 浏览视图 全频放映视图 的快速切换 2020 4 9 35 技巧3 视图类型 在 全频放映 时 让演讲者在屏幕上 添加墨迹 可使用 指针 2020 4 9 36 技巧3 视图类型 采用 备注页 视图时 可为每张幻灯片添加讲解备注 打印内容选择 备注页 可将幻灯片内容和备注页内容同时打印出来 便于讲解幻灯片的配套知识深入传承 2020 4 9 37 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 38 进入 幻灯片母版 时 使得每张幻灯片的底版显示出相同的文字 色彩 图形 还可以对母版中的文字 色彩 图形进行修改 例如将这个圆形删除 或者将公司的LOGO图标添加进去 一部幻灯片建议只使用一个母版 多余的母版可以删除 使整部幻灯片母版同一 关闭母版视图 完成修改 技巧4 母版设置 2020 4 9 39 进入 网格和参考线 时 可以帮助图片 文本框 表格等幻灯片元素的精确页面定位 技巧5 显示网格 勾选 屏幕上显示网格 和 屏幕上显示绘图参考线 每一个元素可以定位到精确的位置 例如横向的正中央或纵向的正中央 或同一个元素在不同幻灯片中定位在同一位置 彰显幻灯片的整齐 美观 2020 4 9 40 进入 显示比例 时 可以调整幻灯片左侧标题栏和幻灯片编辑正文的显示大小 技巧6 显示比例 例如这种感觉不正常的显示比例 将鼠标光标定在左侧标题栏或幻灯片编辑正文并点击一下 然后调整显示比例 可在 常用 栏中的 显示比例 进行快捷调整 左侧标题栏或幻灯片编辑正文先后经过显示比例调整后 恢复到正常的显示比例 2020 4 9 41 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 42 进入 插入 图片 时 可插入电脑中存储的图片文件 OFFICE程序自有的 自选图形 组织架构图 和 艺术字 技巧7 插入图片 幻灯片左下角也有 自选图形 的快捷菜单 有各种非常丰富的自选图形类型 包括各种标注 箭头 线条 星号 形状等 组织架构图 菜单可以设置组织中的的下属 同事 助手等多种形式的排列模式 2020 4 9 43 插入艺术字 有多种样式可供选择 如果要有正式 庄严的标题效果 请选择第三行第一个样式 技巧7 插入图片 选择样式后编辑文字问容和字体 字号 是否加粗 是否斜体 对于已完成的艺术字 点击右键 显示艺术字工具栏 菜单 2020 4 9 44 艺术字工具栏 可对艺术字的文字内容 样式 形状 横竖排列 字符间距进行逐一调整 技巧7 插入图片 艺术字格式 的 颜色与线条 菜单中 可对艺术字的填充显色 透明度 艺术字边框的线条颜色 线条粗细等进行调整 黑体或隶书字体 红色填充色 边框线条白色且1 25磅粗细 是公认的比较美观的艺术字标题 艺术字可以 另存为图片 后重新粘贴 保存特殊字体 2020 4 9 45 技巧7 插入图片 如何编辑已经插入或粘贴到幻灯片中的图片 例如将这张图片的上半截删除 鼠标光标定在图片上 点击右键 选择 显示图片工具栏 选择 图片工具栏 中的 裁剪 可进行向下 向上 向右 向左 向左右下 向左下 向右上 向左上的各方向直线裁剪 2020 4 9 46 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 47 技巧8 插入文本 插入文本框可选择 水平 或 垂直 格式 标题栏之下的 格式栏 中有多项菜单可以编辑文本框中的文字格式 文本框字体应选用OFFICE自带的字体 一般不要使用后来安装在字体库中的其他特殊字体 2020 4 9 48 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 49 技巧9 插入影音 插入的视频 音频文件 首先一定要是WINDOS系统自带程序可直接支持播放的文件 从电脑中查找到存储的影音文件并确定 注意 一定要将影音文件和幻灯片存放在同一个文件夹内 否则幻灯片移动存储位置后 这种影音的链接将会失效 转移到可移动磁盘时 幻灯片与影音文件需放在同一文件内同时拷贝 2020 4 9 50 技巧9 插入影音 对于已插入的影音文件 可在光标定位到影音文件后 点击鼠标右键 选择 自定义动画 定义其播放方式 在右侧的 自定义动画 栏中 选择播放触发方式 可以在幻灯片全频放映到这一页时自动开始播放 或者鼠标点击硬件文件链接后开始播放 在效果选项中还可调整播放音量大小 2020 4 9 51 对于插入的音频文件 还可在 自定义动画 效果选项 中调整音频的其他播放效果 例如播放的持续性 可以设置播放音乐的总时间 可以设置播放音乐的循环次数 还可以设置从当前幻灯片开始 持续到第若干张幻灯片之后结束 技巧9 插入影音 2020 4 9 52 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 53 技巧10 粘贴图表 插入的图标后可进行图标的编辑 在此要注意不同图表的适用类型 一般建议在EXCEL制作好图表或表格后 再粘贴到幻灯片上 2020 4 9 54 在EXCEL上复制选定好的表格或图表内容 粘贴后建议选择 Excel表格 完整工作簿 则原有表格上较为美观的格式可以保存在幻灯片上 技巧10 粘贴图表 2020 4 9 55 还可在幻灯片上打开EXCEL表 对表格的内容 格式再次进行编辑 技巧10 粘贴图表 2020 4 9 56 除了表格外 在EXCEL上做好的图表 也采用 完整工作簿 粘贴到幻灯片上 也可以用EXCEL进行较为美化的编辑 技巧10 粘贴图表 2020 4 9 57 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 58 技巧11 粘贴图表 通过 插入对象 由文件创建 浏览 可以将完整的PPT WORD EXCEL等文件链接在幻灯片上 还可更改所链接文件的图标名字 双击链接图标可打开完整的插入对象文件 2020 4 9 59 幻灯片制作的简单技巧 处理文件 设置视图 插入元素 调整格式 设置放映 1 页面设置2 打印设置 3 视图类型4 母版设置5 显示网格6 显示比例 7 插入图片8 插入文本9 插入影音10 粘贴图表11 插入对象 12 文本框格式13 幻灯片背景 14 自定义动画15 幻灯片切换 2020 4 9 60 技巧12 文本框格式 在格式菜单中 对于文本框 自选图形框中的文字格式及排版格式 可进行多项调整 2020 4 9 61 技巧12 文本框格式 请关注 行距 菜单 可调整段内行距 段前行距与段后行距 合理调整文本框内的文字所占用空间 2020 4 9 62 技巧13 幻灯片背景 如果幻灯片母版已经设置了背景 请注意忽略 同时要注意是否 全部应用 选择颜色或填充效果 只有在本张幻灯片与其他幻灯片需要表达