基于WORD“样式”与“域”的毕业论文排版技巧

引言 1 目 录 基于基于 WORD WORD 样式样式 与与 域域 的毕业论文的毕业论文 排版技巧排版技巧 1 1 张梁平 引言引言 毕业论文是大学生完成学业的重要组成部分 论文的质量关系着大学生能否 顺利毕业 论文质量包括两个层次的含义 内容与表现 内容是指表达思想的文 字 图片 表格 公式及整个文章的章节段落结构等 表现则是指论文页面 边 距 字体 字号 段落 目录 页眉 页脚等排版格式 论文的排版 是一个非常费时费力的工作 如果在写论文之时 能规范 科 学的排版 对论文质量的提高会起到事半功倍的效果 否则 会给你带来无穷无 尽的痛苦与烦恼 目前 MS Office 软件的组件 Word 是广为使用的论文撰写 排版平台 本文将以 Word 的 样式 为重点 介绍相关的排版技巧 希望能起 到抛砖引玉的作用 一 一 规范样式规范样式 众所周知 Word 在文字的排版方面具有卓越的功能 但是 很多人不知道 Word 诸多功能的实现 必须以 样式规范 为基础条件 否则数千字 上万字 乃至于更多文字的长文档排版就难以实现 因此 正确认识样式 灵活应用样式 对于毕业论文撰写有着重要的意义 一一 样式的概念样式的概念 有人说 样式对于排版 主要指长文档 犹如夏天的空调 冬天的暖气 没 用过的人 觉得没有空调暖气也能过日子 一旦用了 则会生出相见恨晚之感慨 可以说 不懂样式 不会用样式 就不能算懂 Word 更不能享用 Word 排版的 乐趣 那么 什么是样式呢 样式的概念源于格式 它是 Word 文档的文本 表格 列表的一套格式特征 属于同一样式的文本 意即其字体设置 段落格式等是完 全一致的 用户可以将一种样式应用于某个段落 或者选定的字符上 比如 本 1 本文由 高效办公系列讲座 相关通识课 现代数字化办公 办公软件应用 MS Office 组件精讲 等部分内容整理而来 规范样式 2 段文字就属于 正文样式 的一种 其具体的格式特征可以通过点击 格式 显示格式 察看 五号宋体 两端对齐 首行缩进 2 字符 以及节 版式 页边距等具体设置 而本段标题 一 样式的概念 则是标题样式与列表样 式的组合体 一篇文档内 样式往往很多 Word 的排版原则是 对于相同排版表现的内 容一定要坚持使用统一的样式 这样做能大大减少排版的工作量和出错机会 如 要一次性改变某个样式的所有文字的格式时 只需修改该样式即可 比如 要将 本文的所有 二级标题 即 引言 样式规范 的字体变为黑体 则可以 将鼠标点向属于 二级标题 的任一文字 再鼠标右键单击则会弹出 操作选项 的对话框 最下端有 选择格式相同的文本 S 选项 光标移到该处 左键确 定 文中所有 二级标题 即被全部选定 然后 再将光标移到 格式 工具 在 字体 下拉列表框中选择 黑体 二级标题 的字体即全部调整为了黑体 可见 使用样式能减少许多重复的操作 在短时间内排出高质量的文档 样式之于文档 犹如温度之于物体 不存在 有无温度 的说法 是否适宜 而已 也不存在 有无样式 的说法 是否规范而已 这是样式的重要概念 二二 样式的类型样式的类型 按不同的标准 样式有不同的提法 从 格式的角度 可以分为字符样式和段落样式 从应用的角度 可分为标题样式 正文样式 列表样式 从来源的角度 可分为内置样式 和自定义样式 Word 本身自带了许多样式 称为内置样式 见左图 有时候内置样式不 能满足用户要求 这时可以创建新的样式 称为自定义样式 自定义样式可删除 内置 样式不能删除 用户可以创建或应用下列类型的样式 1 标题样式 页面视图下 应用了标题样式的段落前有方形小黑点标志 标题样式可以分为 9 级 如标题 1 标题 2 标题 3 标题 9 它是实现 文档 结构图 大纲视图 提取目录 的基础 2 正文样式 可以是字符或图表等 大纲视图下 正文样式所在的段落 前面有空心的方形小白点 正文样式 尽可能简化 同一性质的文字 尽可能同 一样式 3 列表样式 是实现文档有序排版的重要手段 在序号与文字间 往往 有制表符浅灰色的 出现 更新列表样式一般是通过 格式 项目符号 和编号 来实现 当把 规范样式 移到 页眉页脚 后 则其序号将自动由 规范样式 3 一 调整为 三 标题样式 正文样式 同一段文字只可能是其中之一 但两者可以分别与列 表样式结合 例如 本文的二级标题的 一 二 就是列表样式与标题 样式的结合体 三三 样式的应用样式的应用 样式应用的对象可以是文本 也可以是段落 基于文本的应用 往往是正 文样式 基于段落的应用 可以是正文样式 也可以是标题样式 应用样式首先 需要选定对象 通常有三种方式 即 1 光标定位于段落任一位置 2 直 接选中段落文字 3 选中特定的文本 选中对象后 再按如下步骤操作 1 鼠标单击 格式 工具栏中 样式 列表框 注 在字体设置之前 在下拉列表框中选取合适的样式名 所选的文字或 段落就会应用该样式而重排文字或段落版式 2 默认情况下 可用如下快捷键来应用其相应的样式 按 Ctrl Alt 1 键应用标题 1按 Ctrl Alt 2 键应用标题 2 按 Ctrl Alt 3 键应用标题 3按 Ctrl Shift N 键应用正文 3 应用标题样式后 段落前端就会有黑色小方点 同时会出现 字体加 粗 行距加大 的现象 可以在全文相应级别的标题均应用同一标题样式后 再 在大纲视图下 进行后期调整 比如 本小节的标题 样式的应用 是 标题 3 样式 通过 段落 对话框可以得知 其段前段后均为 13 磅 行距为 1 73 倍 如果这不符合论文规定的格式要求 再选中标题文字 重新设置字体及段落 格式 然后 可以通过格式刷的方式 将该标题格式应用于其他相应级别的标题 上 比如 四 视图与目录 四四 目录与视图目录与视图 Word 文本处理过程中 页面视图 普通人用得最多 其实只知道 或只 会用页面视图 这是很不够的 甚至可以说是很初级的 无疑 页面视图 提 供了 所见即所得 的最佳效果 是最接近传统纸质文稿撰写方式的 Word 视图 但是 Word 还提供了诸如 目录的超链接 左眼目录 右眼正文的文档结构 图 化繁为简的大纲视图 等功能 当然 这些功能的实现必须以 规范的 样式 文本为基础 1 提取目录 标题样式为基础提取目录 标题样式为基础 毕业论文要求有目录 但不少人因为不懂标题样式的应用 目录只得简单地 由论文里各级标题拷贝 粘贴而来 页码也是后期手工添加 在论文撰写过程中 规范样式 4 由于反复修改 标题与内容都会有所调整 目录往往需要繁琐 重复地提取 至 于页码就更容易出错了 如果论文应用了规范的样式 则目录的提取将非常简单 与轻松 目录的提取可分两步进行 1 应用标题样式 如前所述 比如本节小标题 提取目录 标题样式为基 础 根据统筹考虑 宜应用为 标题 4 通常内置标题样式不符合论文格式 要求 需要手动修改字体 段落 制表位和编号等 调整方式很多 可在菜单栏 上点 格式 样式 列表下拉框中选 所有样式 点击相应的标 题样式 然后点 更改 特别注意 论文的题目可以考虑应用 标题 1 一级标题使用 标题 2 样式 二级标题使用 标题 3 三级标题使用 标题 4 依次类推 2 提取标题目录 目录一般在封面之后 正文之前 单独成节 具体做法 为 首先在正文前插入一新页 先将光标移到文首 快捷键 Ctrl Home 然后 插入一个分节符 再将光标移到新页首行 此时最好在该行按 Ctrl Shift N 快 捷键 将该段文本设为正文样式 输入 目录 二字 回车 Enter 另起一段 再 插入 引用 索引和目录 点 目录 选项卡 如果需要 提取至 标题 4 的所有标题为目录 则修改 显示级别 为 4 级 其他不用设 置 点击确定按钮 Word 就会在光标所在位置自动生成目录 含页码 若有关 章节标题不在目录中 肯定是未使用相应的标题样式或应用不当 并非 Word 的 目录生成操作有问题 请检查相关章节的样式设置 此后若章节标题发生改变 或页码有变化 只需将光标移到目录处 目录底纹变灰 再鼠标右键 或按 F9 就可以按照提示 更新目录即可 注 目录生成后有时目录文字会有灰色的底纹 这是 Word 的域底纹 打印 时是不会打印出来的 2 撰写论文 宜用文档结构图撰写论文 宜用文档结构图 论文的撰写 一般都是先列提纲 后写正文 如果首先把提纲分别应用为不 同级别的标题样式 再点击常用工具栏的 文档结构图 图标 就会看到文档分 为两个部分 左边为标题 右边的全文 效果见下 页面设置 5 如此 就可在全局视角下 随意编辑文字内容 将光标移到左边标题处 点 击一下就可以到指定的内容 从而实现 既见树木 又见森林 的撰写模式 3 修改论文 大纲视图更灵活修改论文 大纲视图更灵活 Word 2003 版本提供了五个视图模图 即 页面 普通 大纲 WEB 阅读 等 Word 是使用层次结构 标题 正文 来组织文档的 在修改论文时 比如段 落调整 大纲视图的便捷性是其他视图无法替代的 假如需要将本文第一部分内容 页面设置 移到第三部分 页眉页脚 后 页面视图下的操作比较麻烦 得用光标加 Shift 键 艰难地选定第一部分的全部 内容 剪切后 再将光标移到指定位置 粘贴 在大纲视图下 操作就非常容易 只要点击大纲视图工具栏 显示级别 2 Word 文档就会只显示 标题 2 及以 上级别标题的内容 其他下级标题及正文则会隐藏起来 然后只需选中 页面设 置 行拖到 页眉页脚 后 调整目的就实现了 可以说 灵活地应用大纲视图 可以有效地实现 纲举目张 的效果 二 二 页面页面设置设置 Word 的功能强大 对于文字的排版 基本上达到 随心所欲 的境地 只 要能想到的排版效果 一般可以实现 文档的页面设置是排版的基础 一般首先 要进行页边距 纸张 版式的设置 其中 版式 设置有一些特殊的功能容易 忽略 比如 奇偶页不同 首页不同 应用于插入点后 后 应注意试试其功能 页面设置 6 论文的版面 一般是由封面 目录 正文组成 封面不需要页码 目录单独 编页码 要实现这一要求 需要进行页面的控制与设置 此处不论及一些特殊的 高难度的要求及操作 拟介绍分节 分页 分段 分行的操作及作用 灵活 正 确使用 四分 可以更有效地实现排版要求 一一 分节分节 首先 必须引入 节 概念 这里的 节 不同于论文里的章节 但概念上 是相似的 节是一段连续的文档块 同节的页面拥有同样的边距 纸型或方向 打印机纸张来源 页面边框 垂直对齐方式 页眉和页脚 分栏 页码编排 行 号及脚注和尾注等 分节操作详见下图 如果没有插入分节符 Word 默认一个文档只有一个节 所有页面都属于这个节 若想对页面设置不同的页眉页脚 必须将文档分为多个节 二二 分页分页 Ctrl Enter 顾名思义 分页符是用来分页的 分页符后的文字将另起一页 论文中各章 的标题要求新起一页 放在新页的第一行 这时就可以使用分页符 在前一章的 最后放置一个分页符 这样不管前一章的版面有什么变化 后一章的标题总是出 现在新的一页上 显然不应用敲多个回车的方法来把章标题推到新页 这样做的 缺点是显而易见的 三三 分段 分段 Enter 段落是 Word 样式应用及排版的基础 是独立的信息单位 具有自身的格式 特征 如对齐方式 间距和样式 每个段落的结尾处都有段落标记 一个灰色的 拐弯箭头 敲 Enter 键有两个作用 一是在光标位置插入一个段落标记 表示 一个段落的结束 二是另起一行 需要注意的是 在中文排版中 必须注意在 段落 中点击 首行缩进 2 字符 的操作 切勿简单地将光标移到段前 再按 下 2 个空格 这是很不规范的 同时也容易出错 四四 分行分行 Shift Enter 换行 在 Word 中 一般称之为 人工换行 分行符和敲 Enter 键不同 换行符的前一行和后一行仍然属于同一个段落 共享相同的段落格式 比如 论 文的标题如果太长 需要跨行 如果是直接回车 排版固然美观了 但在后期提 页眉页脚 7 取标题时就会发现 生成了两个标题 用换行方式 则只会显示为一个标题 在 从网络上直接拷贝下来的文字 往往存在较多的 换行符 删掉这些 换行符 的方法较多 一种较为彻底处理的方式是使用 查找 替换 的高级操作 需要输入 l L 的小写 替换为段落标志 则输入 p 即可简单实现目的 三 三 页眉页脚页眉页脚 论文排版中 页眉 页脚往往有特殊的要求 比如 说同一章的页面往往采 用章标题作为页眉 不同章页眉不同 要实现这一要求 要求首先分节 然后插 入域 一 分节断开 1 分节 先将光标移到一章的末尾 再 插入 分隔符 分节 符 类型选 下一页 不要选 连续 若有 奇偶页 不一致的要求 可根 据情况选 奇数页 或 偶数页 2 断开 光标移到下一节 就可以看到前后两节页眉是相同的 然后再双 击页眉 在弹出的 页眉页脚工具栏 上可以看到一个 链接到前一个 的 断 开 按钮 图像按钮 不是文字 这个按钮按下表示本节页眉与前一节相同 如果各章页眉要求互相独立 就点击该按钮为 弹起 状态 二 域与变化 节与节的页眉要求不同 比如 要使本文每一页的页眉均显示当前 标题 2 的文字 规范做法就是插入 域 一次性设置好所有页眉内容 自动采用该 节的标题 具体操作为 首先光标定位到页眉中 从菜单选择 插入 域 命令 弹出 域 对话框 在 域名 中选择 StyleRef 域 并在 样式名 中选择 标题二 样式 表示引用 标题二 样式中的文字 单击 确定 按钮 后 本节 标题二 样式对应的文字就被插入页眉 在 页眉和页脚 工具栏连 续单击 显示下一项 按钮 显示其他节的首页 偶数页和奇数页页眉 页脚的制作方法相对比较简单 论文页面的页脚只有页码 要求从正文开始 进行编号 但是 在正文前还有扉页 授权声明 中英文摘要和目录 这些页面 是不需要编页码的 首先 确认正文的第一部分和目录不属于同一节 然后 光 标移到第一部分 点击 视图 页眉和页脚 弹出页眉页脚工具栏 切 换到页脚 确保 链接到前一个 按钮处于弹起状态 插入页码 这样正文前的 页面都没有页码 页码从第一部分开始编号 四 四 尾注脚注尾注脚注 参考文献的标注及编号的实现 Word 也可以自动维护 首先将光标放在引 用参考文献的地方 进行 插入 脚注和尾注 操作 在弹出的对话框 其他技巧 8 中选择 尾注 点击 选项 按钮 修改编号格式为阿拉伯数字 位置为 文 档结尾 确定后 Word 就会在光标的地方插入了参考文献的编号 并自动跳到 文档尾部相应编号处 请你键入参考文献的说明 在文档中需要多次引用同一文献时 第一次引用此文献时 需要制作尾注 再次引用此文献时点 插入 交叉引用 引用类型 选 尾注 引用 内容为 尾注编号 带格式 然后选择相应的文献 插入即可 图 表 公式 的编号改变时 文档中的引用有时不会自动更新 可以鼠标 右击引用文字 在弹出的菜单中选 更新域 五 五 其他技巧其他技巧 一一 居中对齐居中对齐 显然 规范的排版 特别强调 居中与对齐 实现的方式很多 比如标尺 制表位 对齐方式和段落缩进等 但是普通用户往往了解不够 做得不好 1 正文文本对齐 文字的对齐有 居中 左对齐 右对齐 分散对齐 等 格式 切勿用插入空格的方法来把章节标题推到页面中间 这种操作是不规范 因为只有英文单词间才会有空格 中文文档没有空格 点击格式工具栏上的居中 按钮 或 Ctrl E 才是正确的操作 当然 如是完全居中 则该段应取消首行 缩进或悬挂缩进格式 2 表格对齐方式 表格的对齐较为复杂 共九种方式 如右图 在表格的排版中 切忌通过增加行或空格的方式来 对齐 3 制表符对齐 制表符 是指水平标尺上的位置 它指 定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置 使用户能够向 左 向右或居中对齐文本行 或者将文本与小数字符或竖线字符对齐 用户可以 在制表符前自动插入特定字符 如句号或划线等 默认情况下 按一次 Tab 键 Word 将在文档中插入一个制表符 其间隔为 0 74 厘米 有时候 按 Tab 键后文 档会产生一个灰色箭头 这实际上是制表符的格式标记 格式标记还有段落标记 拐弯的箭头 空格 灰色圆点 等 格式标记在打印文档时不会显示出来的 二二 绘图工具绘图工具 论文中会用到很多图表 强烈建议论文撰写者分清论文中的图形和表格 表 格可以使用 Word 提供的工具进行编写 很简单 这里就不再赘述了 框图和流 程图的编辑 请认真琢磨一下绘图工具栏与图片工具栏 多试试两者所提供的工 具 熟练掌握使用技巧 对于图形及图片的正确处理 有着 事半功倍 的效果 结语 9 三