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文档简介

档案管理系统需求分析档案管理系统需求分析 小组成员 屈姝颖 马成铭 顾华欣 赵雷东 指导教师 林老师 杨老师 学校所在地 大连东软信息学院 1 1 引言引言 1 1 编写目的 在完成了针对 档案管理系统 软件市场的前期调查 同时与多位软件使用者 开发人员进行了全面深入地探讨和分析的基础上 提出了这份软件需求规格说 明书 此需求规格说明书对 档案管理系统 软件做了全面细致的用户需求分析 明 确所要开发的软件应具有的功能 性能与界面 使系统分析人员及软件开发人 员能清楚地了解用户的需求 并在此基础上进一步提出概要设计说明书和完成 后续设计与开发工作 本说明书的预期读者为客户 业务或需求分析人员 测 试人员 用户文档编写者 项目管理人员 1 2 项目背景 由于文件多 种类多 文件创建者多 创建时间为不定期 要保护好一些公司 重要的文件极为不便 同时由于人员的流动 对原有的文件的再现 显得力不 从心 有时查找与重新整理文件要浪费许多的人力 物力 而且近年来 由于 竞争的激烈程度不断的加深 档案的管理不当会严重到导致公司的面临着亏损 甚至破产的局面 于是人们不断地在探索希望能找到解决的方法 为了解决以上的问题 让企事业单位能够有效的掌握 有效的共享文件资源 保护好文件 及促进档案管理的信息化 规范化和集成化 本人多方听取意见 追加和完善大量实用功能 进而了解文件管理的流程 同时结合各部门 各行 业与企业文件管理的方法 开发出一套适合于档案多而复杂的管理系统 1 3 定义 缩写词和符号 需求 用户解决问题或达到目标所需的条件或功能 系统或系统部件要满足合 同 标准 规范或其它正式规定文档所需具有的条件或权能 2 12 1 目标目标 2 1 1 开发目标 在当今世界电脑普及的时刻 人们已经习惯用电脑办公 结果自然会产生大量 的电子文件 这些文件有宝贵的历史价值 但我们如果将更多的时间花费在寻 找这些文件上 即费时又费力 本软件根据此需求进行开发的 2 1 2 应用目标 让企事业单位能够有效的掌握 有效的共享文件资源 保护好文件 及促进档 案管理的信息化 规范化和集成化 实现计算机的智能化管理 以提高工作效 率和经济效益 3 3 档案管理系统的功能要求档案管理系统的功能要求 3 1 档案管理系统的总目标是 在计算机网络 数据库和先进的开发平台上 利用现有的软件 配置一定的硬 件 开发一个具有开放体系结构的 易扩充的 易维护的 具有良好人机交互 界面的档案管理系统 实现机关 企业 事业等单位档案的自动化的计算机管 理系统 为各单位的提供准确 精细 迅速的档案信息 登录数据流图 2 档案管理 3 档案查询 用户名及密码 身份验证 登录失败 登录成功 错 对 登录表 选择查询项目 查询条件 查询 显示 选择操作 添加修改 删除 3 2 各个子系统的功能需求 1 单位信息的设置 本系统要求同时管理多个单位的档案信息 因此设置本单位基本信息及其 下属或者相关单位信息是本系统最基本的信息 这部分要求对输入数据比较少 操作频度小 供使用者了解管理单位基本信息外 更重要的是当本系统数据被 档案局采集后能进行按单位识别和掌握该单位基本信息 2 目录分类 不同单位的档案类别不尽相同 但相同行业目录却基本相似 所以 系统 应根据行业设置当量的默认档案分类 档案管理员根据自己行业的默认分类结 合本单位具体情况进行修改 生成自己单位的档案目录系统 以在各个分类目 录中存放相应的档案文件 这部分是整个系统进行后续操作的基础 3 档案录入整理 将本单位收录的所有档案按目录分类进行录入存储 4 借阅管理 借阅的登记查询与核销 5 报表生成和打印 把已存储的档案信息等生成报表并打印出来 6 上报和发布 把本单位档案信息按档案局的要求进行上报 并通过局域网或者 Internet 发布 不同用户根据自己权限进行查看 3 33 3 各个功能模块各个功能模块 档案管理 1 档案目录管理 只限于一般用户和管理员操作 而且不同的用户级别所操作的档案类型是有限 制的 用户可以向里面添加 修改和删除档案类型 也可设置档案类型的级 别 以加强它们的保密性 2 档案仓库 限于全体操作员工 一般浏览者只能查看档案 不能对档案做任何的修改 而 且不同的用户级别所看到的档案是有限制的 一般用户可向里面添加 修 改和删除档案 也可设置档案级别 以加强它们的保密性 查询管理 1 查询单条档案记录 主要是适合于全体操作员工的 在窗体上 输入关键 字名 按查询即可 2 查询全部档案 是给管理员用的 是为了方便管理员查找档案 也有关键 字搜索和模糊搜索 查到记录后 即可显示详细信息 3 查询操作员工 是给管理员用的 因为操作员工的信息是保密的 所以只 限管理员使用 系统配置 1 配置公司信息 只限管理员配置 主要是配置公司的基本信息 一般用户和 浏览者均可查看 3 数据库保存路径 仅限管理员使用 用于打开数据库 系统维护 1 数据备份 用户可以通过选择保存的路径把数据库保存在硬盘中 也可保 存在软盘中 2 数据恢复 用户可以通过选择路径把数据恢复 3 操作员工管理 仅限管理员 其中可以添加 修改 删除操作员工 设置 他们的权限 级别及密码 4 系统整理信息 显示距离管理员整理系统的时间 帮助 1 帮助信息 显示系统的详细帮助信息 2 关于系统 主要是显示系统的一些信息 4 4 档案管理系统的性能需求档案管理系统的性能需求 为了保证系统能够长期 安全 稳定 可靠 高效的运行 档案管理系统应 该满足以下的性能需求 1 系统处理的准确性和及时性 系统处理的准确性和及时性是系统的必要性能 在系统设计和开发过程 中 要充分考虑系统当前和将来可能承受的工作量 使系统的处理能力 和响应时间能够满足企业对信息处理的需求 由于档案管理系统的数据 录入功能对于整个系统的功能和性能完成举足轻重 作为系统的很多数 据来源 而档案的采集录入又影响企业的决策活动 其准确性很大程度 上决定了查询与决策的成败 在系统开发过程中 必须采用一定的方法 保证系统的准确性 2 系统的开放性和系统的可扩充性 档案管理系统在开发过程中 应该充分考虑以后的可扩充性 例如 用户查询的需求也会不断的更新和完善 所有这些 都要求系统提供足 够的手段进行功能的调整和扩充 而要实现这一点 应通过系统的开放 性来完成 既系统应是一个开放系统 只要符合一定的规范 可以简单 的加入和减少系统的模块 配置系统的硬件 通过软件的修补 替换完 成系统的升级和更新换代 3 系统的易用性和易维护性 档案管理系统是直接面对使用人员的 而使用人员往往对计算机并 不时非常熟悉 这就要求系统能够提供良好的用户接口 易用的人机交 互界面 要实现这一点 就要求系统应该尽量使用用户熟悉的术语和中 文信息的界面 针对用户可能出现的使用问题 要提供足够的在线帮助 缩短用户对系统熟悉的过程 档案管理系统中涉及到的数据是相当重要的信息 系统要提供方便 的手段供系统维护人员进行数据的备份 日常的安全管理 系统意外崩 溃时数据的恢复等工作 4 系统的标准性 系统在设计开发使用过程中都要涉及到很多计算机硬件 软件 所有这 些都要符合主流国际 国家和行业标准 例如在开发中使用的操作系统 网络系统 开发工具都必须符合通用标准 如规范的数据库操纵界面 作为业界标准的 TCP IP 网络协议档案文档管理制度标准所要求的质量规 范等 同时 在自主开发本系统时 要进行良好的设计工作 制订行之 有效的软件工程规范 保证代码的易读性 可操作性和可移植性 5 系统的响应速度 档案管理系统系统在日常处理中的响应速度为秒级 达到实时要求 以及时 反馈信息 在进行统计分析时 根据所需数据量的不同而从秒级到分 钟级 原则是保证操作人员不会因为速度问题而影响工作效率 4 2 运行需求 1 用户界面 超越 Java 的界面 全新感觉 操作简便 一目了然 视图优美等特点 并且采 用菜单界面驱动方式 给操作用户带来了极大的便利 对用户友好 对鼠标和 键盘单独支持 2 硬件接口 本软件不需要特定的硬件或硬件接口进行支撑 486 以上 PC 机均可运行此软件 3 软件接口 运行于 Wins7 及更高版本 5 5 档案管理系统的数据需求档案管理系统的数据需求 档案管理系统的数据需求包括如下几点 1 数据录入和处理的准确性和实时性 数据的输入是否准确是数据处理的前提 错误的输入会导致系统输 出的不正确和不可用 从而使系统的工作失去意义 数据的输入来源是 手工输入 手工输入要通过系统界面上的安排系统具有容错性 并且对 操作人员要进行系统的培训 在系统中 数据的输入往往是大量的 因 此系统要有一定的处理能力 以保证迅速的处理数据 2 数据的一致性与完整性 由于系统的数据是共享的 在不同的客户端中 档案文件是共享数 据 所以如何保证这些数据的一致性 是系统必须解决的问题 要解决 这一问题 要有一定的人员维护数据的一致性 在数据录入处控制数据 的去向 并且要求对数据库的数据完整性进行严格的约束 对于输入的 数据 要为其定义完整性规则 如果不能符合完整性约束 系统应该拒 绝该数据 3 数据的共享与独立性 整个档案管理系统的数据是共享的 然而 从系统开发的角度上看 共享会给设计和调试带来困难 因此 应该提供灵活的配置 使各个分 系统能够独立运行 而通过人工干预的手段进行系统数据的交换 这样 也能提供系统的强壮性 6 6 档案管理系统的逻辑模型档案管理系统的逻辑模型 档案管理系统的逻辑模型如下图所示 1 N 1 N 7 7 档案管理系统的运行要求档案管理系统的运行要求 档案管理系统中的各个模块软件配置如下 1 开发工具瀑布开发 螺旋 迭代 敏捷开发 JAVA Groovy G 2 数据库 PostgreSQL MongoDB 3 测试 JUnit in Grails 自动化测试及工具 Selenium 硒 性能测试 L

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