青银高速公路行政管理制度文件

i 目 录 办 公 室 篇 文件制度 重大事件和紧急情况报告制度 1 河北省高速公路 青银 管理处突发事件应急预案 4 青银处档案综合管理办法（试行） 13 档案管理规章制度 16 事项报告程序制度 24 青银处车辆和驾 驶员管理规定 26 青银处车辆和驾驶员管理补充规定 33 青银处非专职驾驶员规定 34 电子阅览室管理规定 35 处属各单位设备设施日常维护维修管理办法 （ 试行 ） 36 摄像机、照相机使用管理规定 43 办公资 产管理制度 44 管理处机关定置化 管理 制度 47 公文及印章管理办法 50 政务信息和对外宣传工作管理办法 58 关于青银网站稿费发放标准（暂行）规定 64 青银网站管理办法（暂行） 66 公文网上发布与接收 办法 70 新闻报告制度 71 青银处红旗食堂评选实施办法 72 食堂管理规定 74 兄弟单位考察交流活动接待制度 81 路产运营保险工作管理办法 83 Y/职工通勤班车管理规定 85 河北省高速公路青银管理处库房管理规定 89 青银管理处信息宣传工作年度千分考评制度 94 青银处厉行节约较少浪费管理制度 96 河北省高速公路青银管理处视觉识别系统（ 用办法 100 青银处升国旗规定 102 青 银处宣传工作奖励办法补充规 定 105 食堂燃气安全使用管理规 定 106 关于车辆管理和职工通勤班车管理的补充规定 109 相关记录 档案借阅通知单 111 档案借阅登记表 112 档案利用效果登记表 113 档案清查记录表 114 档案保管情况检查记录表 115 过期档案销毁申请表 116 机关文书档案归档范围及保管期限表 117 机关 文件材料 归档范围及保管期限表 125 机关会计档案归档范围及保管期限表 131 办公资产考核表 132 定置管理 考评 表 133 收文登记表 134 来文阅办笺 135 发文笺 136 发文登记表 137 加盖公章登记表 138 Y/青银处文件催办通知单存根 139 情况报告 140 青银处红旗食堂考核表 141 处属各单位设备设施日常维护维修报修单 143 处属各单位设 备设施日常维护维修完成情况统计表 144 路产保险报案登记表 145 保险赔付登记表 146 物资申请计划单 147 物资采购计划单 148 物资验收登记单 149 物资入库登记单 150 物资出库登记单 151 物资季度汇总表 152 青银管理处信息宣传工作年度千分考核细则 153 青 银处节约检查考核评分表 157 青 银处获奖作品奖励审批表 160 青银处食堂燃气安全使用检查考核表 161 流程图 处机关上年度文书档案归档流程 162 处机关综合档案室接收财务、科技、声像、实物档案流程 163 处机关文书档案 164 处机关科技档案 165 处机关会计档案 166 处机关综合档案借阅流程 167 处机关综合档案借阅流程 外单位借阅流程 168 新车购置流程图 169 Y/车辆维修、保养 、装具流程图 170 车辆报废流程图 171 办公资产采购流程图 172 办公资产调拨 工作 流程图 173 办公资产维修 工作 流程图 174 办公资产报废 工作 流程图 175 青银处内部函件批办流程图 176 青银处外部单位及所属单位来文办理流程 177 1 重大事件和紧急情况报告制度 （ 为切实做好青银高速重大事件、紧急情况报告工作，及时准确掌握和向上级反馈发生在青银高速公路上的重大事件和紧急情况，确保政令和信息渠道畅通，定期研究分析重大事件、紧急情况发生的原因，增强对重大事件和紧急情况的预警能力，有效控制事态，妥善处理和化解矛盾，维护社会稳定，促进青银高速和谐发展，特制定本制度。 一、 重大事件和紧急情况的内涵 根据上级要求和管理处实际，重大事件和紧急情况主要包括以下几个方面： 1、发生在青银路上阻断交通影响极坏的突发事件； 2、发生在青银路及办公驻地的盗抢、劫持等恶性刑事案 件； 3、爆炸、火灾、翻车、撞车等造成重大伤亡或影响较大的安全生产事故和交通事故； 4、重大自然灾害雨雪雾或严重疫情及其他事件； 5、由于各种原因造成的严重堵车问题； 6、其它给国家财产和人民生产生活、生命安全造成重大影响的事件等。 7、发生在青银各单位与职工有关的冲突、伤亡及有悖文明服务宗旨造成恶劣影响事件。 8、收费站出现严重违纪违规贪污作弊事件。 9、本单位职工发生交通安全事故及人员伤亡事件。 10、对于上级领导到青银路视察、新闻记者到青银路采访、 社会各界对青银路的重大反映等，以及各单位认为重大或紧 急的其它问题，也要做为重要情况上报。 二、 报告的具体内容 1、事件发生的时间、地点，涉及到的单位、人员和具体内容。 2、事件发生的原因、发展进程和产生的后果。 2 3、在自己权限内和力所能及条件下采取的对策及所做的工作。 4、是否报告了当地有关部门并协同有关部门开展工作。 三、报告的受理部门及其职责 （一） 管理处调度监控中心为管理处重大事件和紧急情况报告的受理部门；信息科科长为受理报告的第一责任人。 （二） 受理部门的职责 1、接到各单位关于重大事件和紧急情况报告后，按时限要求上报管理处领导和上级部门。 2、根据 管理处领导和上级部门的指示，做好追踪续报和交办、督办工作。 3、对各单位重大事件和紧急情况报告工作及承办单位办理承办事宜进行督办。 四、重大事件紧急情况报告及督办、承办工作必须坚持的原则 1、时效性。对于发生的重大事件和紧急情况，必须按要求在第一时间内上报，不得以任何理由迟报和漏报。 2、准确性。报告内容要客观准确，说实话，讲真情，不得瞒报和虚报。 3、必须按规定流程报告。为便于管理处有关部门及时了解情况，在报送管理处监控中心的同时，可抄送管理处有关部门。对虽已报送有关部门但未首先报告监控中心的，视为迟报。 4、各单位负责人高度重视，教育本单位职工重视重大事件和紧急情况报告制度及流程。对承办的重大事件和紧急情况，必须采取积极措施开展工作，并按时限要求向调度监控中心反馈，不得迟报、漏报、瞒报。 5、重大事件和紧急情况工作实行首接负责制，调度监控中心值班员立即报告信息科科长。 五、 报告的程序和方式 （一） 报告的程序 1、对重大事件和紧急情况，各单位事发现场负责人或其他在场人员第一时间 3 报本单位值班领导，保护现场控制事态发展并积极采取应对措施；单位值班领导10 分钟内报管理处调度监控中心值班员（可先电话通知，随后填写重大 事件和紧急情况报告卡补报）。 2、调度监控中心接报后，应立即上报信息科科长。 3、信息科科长接报后，提出处理建议，立即上报管理处分管处长和处长，并经处长批准后报省高管局、交通运输厅办公室。 4、管理处领导对重大事件和紧急情况作出指示后，信息中心主任做好后续工作的落实情况的反馈。 5、有关部门（单位）在事件处理完毕第一时间以文字形式报调度监控中心；调度监控中心接到有关部门（单位）处理结果的书面报告后，应立即电话报管理处主管处长和处长。 （二）报告格式 1、重大事件和紧急情况，一般采用报告卡的格式报告。 2、情况特别紧急的，可先用电话报告主要情况，随后以报告卡格式补报。 六、报告工作的考核 1、在管理处季度综合绩效考核体系中增加 “ 重大事件和紧急情况报告工作 ”指标。 2、调度监控中心每季度末填写重大事件和紧急情况报告工作统计表，汇总本季度的重大事件和紧急情况报告及督办、承办工作情况，交信息科作为指标评分资料和依据。 3、对迟报、漏报、瞒报、虚报的，管理处要进行通报批评；因此造成不良后果的，要追究有关单位领导和责任人的责任。 七、本制度执行中的具体事宜，由管理处办公室负责解释。 4 河北省高速公路青银管理 处突发事件应急预案 （ 一、总则 （一）目的和依据 为积极应对青银高速公路（河北段）可能发生的突发事件，及时有效地开展事故应急救援，最大限度地减少突发事件及自然灾害造成的损失，保障人民生命财产安全，维护正常的社会秩序和工作秩序，根据中华人民共和国安全生产法、河北省人民政府突发公共事件总体预案、河北省特大安全事故应急救援预案、河北省安全生产条例、河北省高速公路管理局突发事件应急预案（试行），结合我处工作实际，制订本预案。 （二）适用范围 本预案适用于青银高速公路（河 北段）突发事件的应急救援工作。 （三）事件分类 1、自然灾害：如地震、洪涝、泥石流、雪灾、冰雹等。 2、事故灾难：如危险品泄露、爆炸、火灾、重大交通事故、重大工程事故等。 3、突发公共事件：如疫情、食物中毒、群体性上访事件等。 二、组织机构与职责 （一）应急领导机构与职责 1、青银处成立突发事件应急救援领导小组。 组 长： 处长 成 员： 分管副处长 2、职责： （ 1）统一领导青银高速公路（河北段）突发事件的应急救援工作； （ 2）决定事故的预警； （ 3）决定启动本预案； （ 4）协调解决应急工作中出现的重大问 题。 5 （二）应急指挥机构 1、青银处成立突发事件应急指挥部。 指挥长： 主管安全 副处长 副指挥长：相关主管处领导（按事件类型分） 成 员：管理处办公室负责人、相关科室负责人、相关处属单位负责人（按事件类型、发生地分） 2、应急指挥部办公室设在管理处办公室。 主 任： 办公室主任 副主任：相关处属单位负责人（按事件类型、发生地分） 成 员：处相关科室人员、安全办人员 管理处总值班室电话、传真： 031124 小时） 3、职责： （ 1）统一领导协调重、特大突发事件的应急救援工作； （ 2）负 责在青银处内紧急调用事故应急救援所急需人员、物资、设备，协调场地占用等事宜： （ 3）根据事故发生的情况，统一部署本预案的实施工作，及时解决应急救援工作中出现的重大问题； （ 4）负责组织指导、检查处属各单位突发事件应急救援体系的建设； （ 5）负责突发事件信息的发布，保持社会秩序的稳定； （ 6）负责事故救援中的公共关系工作。 4、处属各单位要成立应急救援相应机构，在处应急指挥部领导下，负责组织指挥各单位的应急救援工作。 （三）成立应急救援专业组 全处应急突发事件救援工作要本着高效、专业、快捷、就近的原则，进行有效处治，成立应急救援专业组。 6 1、综合协调组 职责： （ 1）根据事故发生地点、性质、危险程度协调相关部门与单位进行救援与协调； （ 2）传达领导小组指挥部的指示精神及要求，按突发事件情况指定相应小组对应急预案进行实施； （ 3）对其他小组预案实施过程进行督办。 办公地点：管理处办公室 联系人： 办公室主任 电 话： 工作电话或手机 传 真： 0311 89668722 2、养护组 职 责： （ 1）负责桥梁、涵洞等养护期间突发事件应急预案的制订与实施； （ 2）负责雨、雪、地震等自然灾害和防汛应急预案的制订与实 施。 （ 3）负责与工程问题相关的群体性事件的应对与处理； （ 4）负责建设施工工程突发事件应急预案的制订与实施。 办公地点：管理处养护科 联系人： 养护科科长 电 话： 工作电话或手机 传 真： 0311 89668722 3、收费管理组： 职责： （ 1）负责处收费系统突发事件应急保畅预案的制订与实施； （ 2）负责由其他原因造成的收费站长时间拥堵的应急预案的实施。 办公地点：管理处收费科 7 联系人： 收费科科长 电 话： 工作电话或手机 传 真： 0311 89668722 4、指挥调度组 职责： （ 1）负责全处应 急指挥的信息通信保障工作； （ 2）负责处理全处高速公路机电工程系统在运行管理维护中出现的突发事件； （ 3）负责信息指挥调度系统突发事件应急预案的制订。 办公地点：管理处信息 科 联 系 人： 信息科科长 电 话： 工作电话或手机 传 真： 0311 89668722 5、突发公共与社会安全事件协调处理组： 职责： （ 1）负责编制管理处突发公共事件与社会安全事件的应急处置预案 ； （ 2）做好突发公共事件与社会安全事件的预防、预控减灾、预警和预报工作 ； （ 3）协助、配合上级突发公共事件领导小组处置指定的各 类突发公共事件与社会安全事件 ;处置发生在本职责范围内的一般突发公共事件。 办公地点：管理处安全科 联系人： 安全科科长 电 话： 工作电话或手机 传 真： 0311 89668770 三、处理原则 （一）坚持“属地管理，条块结合”的原则。对重大突发事件的处理，由高管处统一指挥协调，保证对突发事件的有效控制和快速处置。 8 （二）坚持“平战结合，以平备战”的原则。将事前预防与事后应急处理有机结合，按照战时的要求，把应急管理的各项工作落实在日常管理之中，提高防范能力。 （三）坚持“依法管理，分级控制”的原则。严格执行 国家有关法律法规，根据突发事件发生的具体情况实行三级预警，对重大突发事件的报告、控制实施依法管理和处置。 （四）坚持“系统联动，资源整合”的原则。处理重大突发事件，要充分利用和发挥现有资源作用，对已有的各类应急指挥机构、人员、设备、物资、信息、工作方式进行资源整合，保证实现统一指挥和调度。 （五）坚持“快速反应，科学应对”的原则。各单位建立预警和处置突发事件的快速反应机制，保证人力、物力、财力的储备，一旦出现突发事件，确保发现、报告、指挥、处置等环节的紧密衔接，及时有效应对。 四、事故的预警 （一）事故预警 的等级 等级划分： 一级事故：一公里内的道路拥堵；在两个小时内可以处理的路面积水、积雪等造成的封路情况； 5 人以下的食物中毒；因自然灾害造成的无人员伤亡事故；财产损失在一万元以下的一般性事故等。 二级事故： 2 5 公里的道路拥堵； 5 人以上的食物中毒；危险化学品大面积泄露；较大火灾事故；较大自然灾害；护坡、桥梁、函洞等小面积坍塌；施工、养护过程中出现的人员致伤事故。 三级事故： 5 公里以上长时间的道路拥堵；道路、桥梁、涵洞等坍塌；对人身安全、财产安全造成重大损失的火灾、化学品泄露；高裂度地震、泥石流、洪水等造成的人 员伤亡与财产重大损失等。 一级事故预警，由管理处在全线内部发布； 二级事故预警，由管理处在全线内部发布，报高管局应急救援指挥部； 9 三级事故的预警，由高管局发布。 （二）预警决定的执行 进入预警状态后，有关部门和单位要按照预案的规定，迅速做好应急准备，有关应急救援队伍要进入待命状态，直至预警状态结束。 （三）预警状态结束 当确认预警的危险已经消除，按照“谁预警谁结束”的原则，由预警机构决定并宣布结束预警状态。 五、加强值班和报告制度 （一）值班制度 加强值班管理，做到值班人员 24 小时在岗；加强信息报送工作，对 发生的紧急事故要及时、准确、完整地上报并做好对下属单位的应急工作安排。 （二）报告制度 现场的有关工作人员发现事故即将发生或已经发生，要立即报告本单位负责人。单位负责人接到报告后，要迅速采取自救措施，并向上级主管部门报告。同时通过 110、 120、 119、 122 等报警。（具体办法详见重大事件和紧急情况报告制度） 六、应急响应及处置 （一）事故报告 管理处及各部门接到事故报告后，在立即组织救援的同时，根据事故等级向上级部门及时报告。报告内容包括：发生事故的单位、时问、地点、报告人、联系电话、事故的简要情况、 伤亡人数、直接经济损失的初步估计、已经采取的救援措施等。 （二）预案启动 一级事故，启动管理处应急救援预案； 二级事故，启动管理处及相关部门的应急救援预案； 三级事故，启动全局系统应急救援预案。 10 （三）单位自救 事故发生后，事故单位在迅速上报事故情况的同时，必须立即启动本单位的应急预案，采取一切有效措施，控制危险源，抢救受伤人员，积极组织自救。 （四）当地政府支援 事故发生后，根据事故情况，经请示上级机关，通过当地政府携手做好事故的救援与处理。 （五）社会救助 在事故应急救援过程中，必要时可通过高管局和省厅 请求政府征调社会力量参与应急救援。 有关单位和个人经处突发事件应急救援领导小组同意，可参加事故的应急救援。 （六）现场保护 事故发生后，事故单位、救援单位及其有关人员，必须严格保护事故现场。因抢救伤员、疏通救援道路、防止事故扩大等原因需要现场物品时，必须做出标示、拍照、详细记录和绘制事故现场图，并妥善保存现场的重要痕迹及其他物证等。 （七）应急结束 当事故危险源的危害性消除，伤亡人员得到了妥善救护和安置时，按照“谁启动谁结束”的原则，经突发事件应急救援领导小组同意，宣布现场应急工作结束，救援人员撤离救援现场 。突发事件应急救援领导小组对整个应急救援情况进行总结。 七、善后处置工作 （一）总结经验教训 1、一般事故：经验教训总结； 2、重大事故：经验总结、教训分析、预案完善； 3、特大事故：经验总结、教训分析、预案完善，机制调整。 11 （二）查明事实真相，写出专题报告 （三）恢复正常工作秩序 八、宣传培训和演练 （一）处应急指挥部办公室负责在处系统就本预案有关事故预防、紧急避险、自救互救等方面的知识及相关法律法规、规章制度进行宣传。 （二）处属各单位应急指挥办公室负责对本单位的应急救援人员进行业务培训。 （三）处属各 单位每年至少组织一次本级预案的演练。 九、应急物资装备保障 （一）通讯保障：对讲机等。 （二）车辆保障：工程救援专用车、养护救援专用车、机动车辆等。 （三）防汛物资保障：水泵、铁锹、镐头、大锤、雨衣、雨鞋、木桩、钢材、水泥、砂石料、发电机、运输车辆、装载机等。 （四）除雪物资保障：除雪车、推雪铲、融雪洒布机、融雪剂等 。 （五）消防物资保障：灭火器、消防栓、消防沙、消防桶、消防锹、石棉被、水带等 。 （六）防盗物资保障：保险柜、防盗门、防盗窗、报警器等。 （七）各单位要做好装备的日常管理和保养，使之处于良好 状态，并及时更新补充。 十、附则 （一）本预案是青银处针对自身及所属各单位可能发生的突发事件，组织实施应急救援工作的指导性文件。本预案在实施工程中，青银处应急指挥部可根据实际情况对预案做必要的调整，处属各单位也要根据实际情况的发展变化及时对预案进行修改、补充、完善，并将本单位预案报处应急指挥部办公室。 （二）各单位要组织有关人员进行学习、培训和定期演练，确保预案科学、 12 实用、有效并能在必要时顺利实施。 （三）本预案自发布之日起实施。原河北省青银高速公路管理处突发事件应急预案（试行）同时 废止。 13 青银处档案综合管理办法（试行） （ 第一章 总 则 第一条 为加强青银处档案管理水平，制定本办法。 第二条 管理处综合档案是指在管理处工作运转中直接形成的，对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。 第二章 档案管理分工、职责 第三条 管理处档案综合管理工作由管理处副处长主抓，由办公室主任分管，各专业档案管理由有关各科室分管。 第四条 具体分工 （一）管理处人事劳动科负责管理处人事档案，财务审计科负责管理处会计档案，办公 室负责管理处工程技术档案、文书档案及声像档案管理。 （二）机关各科室、处属各单位必须明确一名负责人分管档案工作，设置档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、立卷和移交工作，要保持档案工作人员的相对稳定。 第五条 档案管理工作职责 （一）管理处办公室作为管理处综合档案室的主管部门，统一管理我处档案工作 , 由专人负责档案管理工作，其主要职责： 1、对各科室、各单位的档案工作进行监督和指导； 2、负责完成管理处工程技术档案、机关文书档案及声像档案的接收、分类、保管、统计、鉴定等工作，编制检索工具，积极提供档案 信息； 3、保护档案的安全，做好防护工作； 4、遵守保密制度，不得泄露档案机密； 5、会同本单位有关部门对已超过保管期限的档案进行鉴定； 6、参加工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文件材料验收工作； 14 7、组织完成上级档案部门交办的档案业务工作。 （二）管理处各科室及处属各单位档案管理工作职责： 1、及时收集、整理本单位工作中形成的各种文件、材料。按规定及时对本单位文件资料进行登记、立卷和移交、归档； 2、办理档案借阅登记，积极开展档案利用工作； 3、确保档案完整安全，做到防水、防盗、防虫、防鼠、 防尘、防潮、防高温、防光、防磁； 4、办理领导交办的其它档案业务工作。 第三章 文件材料的归档 第六条 承办人员要按工作程序、文件材料的自然形成规律和便于利用的要求系统整理组卷，编写页号或件号，填写卷内目录、卷内说明、案卷题名，注明密级和保管期限。有关工作人员不得以任何借口拒绝向档案室移交。 第七条 归档文件材料应格式统一，质地优良，书写工整，声像清晰，符合归档范围和标准，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水等字迹不牢固的工具书写。 第八条 档案承办部门应当将归档案卷按照不同门类、载体和不同保管期限分别排列。 一般按保管期限 第九条 文书档案一般应在第二年上半年立卷归档；科技档案应按不同类别及专业特点进行归档；声像档案一般在年终立卷归档；会议形成的声像档案在会议结束后两个月内由会议主办单位负责归档。 第四章 档案的管理 第十条 档案人员每月应对库存档案和设备进行检查，及时修补或复制破损、字迹模糊或变质的档案； 第十一条 档案人员要及时对接收和移出的档案进行登记。按要求准确编制本单位档案工作基本情况统计年报，于次年 2 月底报送管理处综合档案室。 第十二条 综合档案室应按保管期限对 档案进行鉴定。文书档案的鉴定应在 15 分管领导或管理处办公室主任领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行；科技档案的鉴定要在管理处主管处长的领导下，由档案人员和科技人员共同进行。 第十三条 鉴定工作结束后，应由档案存放部门编写档案销毁清册，经主管领导及综合档案室主管领导签字后，方予销毁。销毁档案实行两人监制，监销人应在档案销毁清册上签字。 第五章 档案的利用 第十四条 各单位应积极开展档案利用工作，编制适用的检索工具和统计资料，为管理处各项工作提供服务。 第十五条 要严格履行档案借阅手续。外单 位查阅本单位文书档案时，须持有单位介绍信，经主管领导、档案形成部门负责人和办公室主任批准后方可查阅。档案原则上不外借，因特殊情况确需外借的，必须经管理处主要领导或单位负责人批准。 第十六条 本单位工作人员借用本单位档案的期限：文书档案为 5 天，科技档案为 15 天，声像及其不同载体档案借阅期为 7 天。 第十七条 因借用档案解决重大问题，并产生较大的经济效益和社会效益的，应填写档案利用效果登记表。 第十八条 借用档案的人员，对所借档案要负安全、保密之责，不得损毁、丢失和抽取、拆散，不得自行转借、翻印，严禁在文 件上涂改和作任何文字标记。 第六章 附 则 第十九条 本办法由管理处办公室负责解释。 第二十条 本办法自发布之日起执行。 16 档 案 管 理 制 度 （ 一、档案库房管理制度 档案库房是保护档案最基本的物质条件，只有做好库房管理工作，才能为整个档案工作的进行创造必要的条件。 （一）档案库房必须坚固，安装铁门、双保险锁，库房通风良好，要和办公室、阅览室分开。 （二）档案库房实行专人负责管理，借阅者和非管理人员需经库房人员许可才能入内。 （三）档案库房应备有防火、防盗、防光、防高 温、防潮、防有害生物、防尘、防水设备和安全措施。 （四）档案库房应保持适宜的温度即 14，相对湿度 45 60，库房备有温湿度计。 （五）保持库房内整洁，库房内严禁烟火，不准将易燃、易爆、易腐蚀以及可食物品和雨具等杂物带入库房。 （六）下班前档案室人员对库房的门、窗、电源等进行检查，关窗锁门，防患于未然。 （七）定期对库存档案进行安全检查，并认真做好档案安全检查记录。 二、档案借阅利用制度 （一）借阅文书档案 1、各科室人员只能查阅本科室形成的文书档案 ， 查阅其它科室形成的文书档案，需经办公室主任同意。 2、外单位人员利用文书档案，需持该单位介绍信，经主管领导、档案形成部门负责人和办公室主任批准后方可查阅。 3、利用文书档案需办理登记手续后在档案室查阅，如工作需要，经档案主管领导和办公室主任、科室负责人批准后办理借阅手续方可借出，期限为 5 天。 17 （二）借阅会计档案 1、会计档案利用对象是单位领导和财务审计人员，查阅者需经财务审计科负责人同意；非上述人员借阅、复制会计档案时，必须通过档案主管领导和财务审计科负责人批准，并有财务人员陪同，由档案人员负责监阅。 2、利用会计档案只能在阅览室查阅，如确因 工作需要借出档案原件，须经档案主管领导、办公室主任和财务审计科负责人批准。 （三）借阅科技档案 1、科技档案一般只限业务部门查阅，业务科室查阅科技档案需经本科室负责人同意。其它科室查阅科技档案需经业务科室和办公室主任同意后方可查阅。 2、外单位查阅科技档案，需凭该单位介绍信，经主管领导、业务科室负责人和办公室主任批准后方可查阅。 3、利用科技档案只能在阅览室查阅，业务科室如确因需要借出档案原件，需经档案主管领导、办公室主任和业务科室负责人批准后办理借阅手续方可借出，期限为 15 天。 （四）借阅档 案室各类档案，要严格手续，一律详细填写档案借阅登记表。认真填写档案利用效果登记表，及时反馈利用档案的信息。 （五）借阅档案必须遵守保密制度，爱护档案，不准转借、损毁、污染、勾抹、涂改等，保证档案完整无损。 三、档案安全保密制度 （一）档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。 （二）凡利用档案人员，均要根据档案不同的密级，由不同范围的人员使用，不得擅自扩大范围。 （三）维护档案的实体和机密的完整安全，防止丢失和损坏。 （四）查阅机密档案材料应经主管领导同意，严格借阅手续。 （五）本单位人员外出需 借秘密文件的，先填好申请单要经主管领导签字批准，并要有安全措施。 18 （六）摘抄和复制秘密档案材料必须经主管领导批准，在指定的地方复制或摘抄，并标明份数，对摘抄或复制的文件要同正式文件一样，按机要档案管理制度进行管理。 （七）外单位需查阅档案，必须持介绍信，要经主管领导批准方可查阅，不得抄、录、照等。 （八）外单位由于工作需要摘录者，必须将摘录内容经主管档案的领导审查批准，原件一律不得外借。 （九）对违反本制度，造成失密、泄密者，视情节轻重给予批评教育或行政处分，触犯法律、造成严重损失的，依法追究其法律责任。 四、档案保管制度 （一）档案室负责集中统一管理本单位文书、科技、会计、实物、声像等档案。 （二）严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其系统、完整和安全。 （三）档案实行专库、专柜存放，专人管理，切实做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水工作。 （四）档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。 （ 五 ） 借出的档案须按时还，利用后的档案应随即放回原处。 （六）对已破损、字迹褪化的档案，要及时修补、复制，最大限度地延长档案的寿命。 （七）档案人员工作变动时，必须在离职前将所管档案进行清点，并办理交接手续。 （八）做好库房温湿度的监控和登记工作。 （九）每年对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。 19 五、档案鉴定销毁制度 （一）档案鉴定工作必须纳入机关档案管理制度中，使档案的鉴定工作按照标准和时间要求正常进行。 （二）成立档案鉴定销毁领导小组，由主管领导负责，档案管理部门牵头，有关部门兼职档案员组成，共同对所鉴定的材料进行审核和监销。 （三）认真填写档案鉴定表，并由鉴定领导逐一审核，确认无误后，签署意见。 （ 四 ） 鉴定工作完成后， 由档案管理和鉴定领导小组对所要销毁的档案写出鉴定小结和报告，请求主管领导批准后同档案部门一同销毁。 （五）派专人进行销毁，并委派监销人员。确认销毁后，在销毁清册上分别签名，留底备查。 （六）鉴定表、销毁清单、销毁报告等有关文件材料应归档保管。 （七）未经审批，任何人不得私自销毁档案材料。 五、档案人员岗位责任制 （一）主管领导 1、负责组织编写批准档案工作目标的确定及长远规划。 2、负责将档案工作列入本单位长远规划。 3、对档案主管部门的工作进行指导、监督、检查。 4、协调管理处各部门档案工作。 （二）档案 室负责人 1、负责档案管理的日常工作。 2、负责各种档案材料的移交和接收工作。 3、负责起草和修改本单位执行的各项档案规章制度。 4、负责定期向主管领导汇报档案工作情况。 （三）档案专职人员职责 1、认真贯彻执行档案工作的方针政策，完善各项规章制度。 20 2、集中统一管理本单位形成的全部档案，对各门类档案负责接收、分类、编目、鉴定、统计、保管、利用工作。 3、查找档案迅速准确，做好各种记录统计。 4、熟悉室藏档案内容，编制必要的档案检索工具，积极主动地搞好档案的编研、利用工作。 5、对所管单位的档案工作进行指导 、监督和检查；积极、主动接受上级档案行政管理部门的指导、监督和检查，不断改进工作。 6、按规定及时准确的销毁过期档案。 （四）档案兼职人员职责 1、认真贯彻执行我单位的档案管理制度。 2、熟悉掌握本部门的文件材料归档范围，做好各种文件、材料的形成、积累、整理、归档工作并接受档案专职人员的业务指导。 3、在次年二季度，将上年度的需归档的文件材料按要求进行分类整理立卷，移交档案室。 4、负责记录每月发生的大事要事报档案室，以便汇总编写大事记。 六、 档案统计制度 （一）充分认识档案统计工作的重要性，档案人员必须以 认真负责的工作态度，实事求是的工作作风进行统计，做到及时、准确、连续。 （二）确定专人负责，及时做好对各门类档案的收进、移出、借阅、利用、销毁等情况的登记、统计工作 （三）按规定向上级主管部门报送档案工作基本情况统计表。 （四）做好档案的借阅、利用、登记和利用效果反馈登记。 （五）对统计数字进行综合分析，找出存在的问题，提出改进措施，进一步提高档案管理水平。 （六）遵守保密纪律，注意保守机密，一切统计数字未经领导批准，不得擅自对外提供。 21 七、档案收集整理制度 （一）凡是本单位工作活动中形成的，具有保存价值的 文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的属于归档范围的材料均需及时归档。 （二）档案整理的原则是：遵循形成的自然规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 （三）归档的文件材料及相应的电子档案均应齐全完整；每份文件的正件与附件、印件与定稿、转发文件与被转发文等必须分别作为一件进行归档，不得分开。 （四）业务档案由业务处理人员按要求整理归档，并于次年一季度前移交档案室。 （五）会计、统计工作所形成的报表、帐簿、凭证由会计、统计人员装订成册，在有关人员处保存一年后移交档案室统一管理 。 （六） 科技档案由经办人员按要求将形成的文件、图纸、资料等收集、整理后移交档案室统一管理。 （七）声像档案由经办人将在工作中形成的重要活动的照片、录音、录象等按要求收集、整理后移交档案室统一管理。 （八）文书档案分类整理采用保管期限 组织机构的方法进行。 八、档案人员 “ 四参加 ” 制度 （一）档案人员参加本单位重大活动和有关会议，及时掌握文件材料的形成、积累情况。 （二）档案人员参加基建工程项目竣工验收会，审查工程管理、施工、竣工各阶段形成材料，并提出审查意见和归档要求。 （三） 档案人员参加重要设备到货开箱验收 ，督促文件材料及时整理归档。 （四） 单位各部门重大活动或科研成果鉴定验收、基建工程竣工验收、重要设备开箱验收及时通知档案人员参加，掌握文件材料形成整理情况，以便及时归档。 22 九、电子档案管理制度 （一）电子档案从形成到归档的管理过程，由各科室和档案部门负责。 （二）电子档案应按制度严格要求，妥善保管，确保不散失、不损毁、不失真，从而保证电子档案的完整、真实和有效利用。 （三）电子档案实行集中统一管理，档案部门配备相应的计算机系统，使归档的电子文件能有效地机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能 ，积极主动提供服务，充分发挥电子档案的作用。 （四）电子档案要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号，每份机读文件的位置、保管期限、硬件软件环境等著录内容，应符合国家档案著录规则基本要求。 （五）档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作，以及档案检查、接收和验收后的统一保管利用。做到外观完好整洁无损确保上机无病毒和百分之百的准确率。 （六）入库的档案每两年要机读抽查一次，发现问题进行及时补救。保存电子档案的装具要有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，温度控制在 14 ，相对湿度 控制在 45% （七）封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。 （八）销毁电子档案须有本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。 十、档案库房定期检查制度 为了加强对各类档案的保管和管理，及时发现和解决档案管理中出现的不安全因素，保证档案资料的安全和完整，特制定以下制度 : （一）档案人员负责检查档案室库房四角，档案柜的四个角，档案柜内所装档案资料的数量、排架次序、损害情况及其库房安全、防火、防虫、防潮等工作。除平时不定期抽查 外，每年度必须进行一次全面大检查。 23 （二）重大节日、雷雨季节前，档案室统一检查，还应做不定期检查。 （三）对检查中所发现的问题应及时整改，需要力量时，报告处领导进行整改。 （四）每次将档案库房的检查情况由档案室负责，做好检查情况记录和整改记录。 （五）档案室组织检查出的问题，主管负责人员应及时整改，因不整改或整改不力，导致档案库房不安全和库内案卷资料事故，按职责追究管理人员责任。 24 事项报告程序制度 （ 为进一步规范青银处申请程序，强化管理，理顺关系，提高办事效率 ,现对申请程 序作如下规范： 一、情况报告范围 凡是动用管理处人力、物力、财力资源的，需提出文字申请，应以情况报告的形式上报管理处。 （一）人力方面： 1、组织大型活动 ; 2、召开重大会议 ; 3、人员外出、调动、借用等。 （二）物力方面： 1、借出我处资产和设备； 2、大规模调动资产和设备； 3、资产设备损坏或丢失，且金额较大。 （三）财力方面：需要经费开支的所有事项。 （四）需要请领导批示的其它事项。 二、情况报告格式： 见附表 三、情况报告要求： （一）情况报告要一事一报，阐明申请事项和理由，情况报告 的报送要保证一个 “ 进口 ” ，必须报管理处办公室按公文程序运转； （二）需要经费的事项要注明预算的数量、单价、总价，如果项目多、预算金额大，需附预算明细表； （三）预算经费数额要认真调查和计算，与实施结果基本接近； （四）情况报告落款要加盖请示单位或部门公章，主要负责人必须签字； 四、 经领导批示同意的情况报告的实施，按照我处的相关规定和程序办 25 理（如采购比选工作程序、采购询价工作程序和合同管理工作程序等）。 五、 签订合同或报销时要附有经处领导批示同意的本事项情况报告。 六、 对紧急情况，遵 循急事急办的原则，电话报告处长同意后办理，并同时（三天内）补办文字手续。 附件：情况报告 26 青银管理处车辆和驾驶员管理规定 （ 为加强管理处车辆和驾驶员管理，规范车辆配置、使用和驾驶员奖惩等各个环节，给乘车人员提供安全舒适的乘车环境，保障管理处办公、生产运营和后勤服务的顺利开展，特制定本规定。本规定在全管理处范围内