绍兴支行_郑卫科_浅谈库房管理.docx

浅谈银行库房管理系统 银行库房管理是银行日常运作庞大系统下一个不可分割的组成部分,业务经营过程中的会计凭证、会计账簿、会计报表等会计档案都存放在其中。会计档案的管理工作过程也相当的复杂,需要日积月累的认真经营，包括会计档案的登记、交接、分类、入库、上架、借阅、销毁。由于会计档案的种类繁多，保密性、重要性高，会计凭证保管期限不同，使得传统的库房管理方式成本较高，需要库房管理员的素质极高，工作量大。精益化的现代管理理念目前正越来越被各个现代企业所接受，实现对库房的全方位、全时间的系统化控制，将使得库房管理的效率和精细化程度得到提高，降低库房管理成本，而一个好的软件系统又是不可或缺的。试想下，如果可以掌控每一册由不同机构、不同行员、不同时期生成会计凭证的准确位置，可以知道有多少凭证已经到了可以销毁的时间，盘库只要用激光枪扫描条形码就能将浩如烟海的会计档案盘点的一清二楚，这该是库房管理员的福音。市面上的库房管理软件不少，但是都没有专门为银行开发的，与银行实际操作过程中的要求差距较大，下面是笔者对银行库房管理软件的看法。 会计档案的生命周期应该为会计档案生成、会计档案交接入库、会计档案盘库移交、会计档案调阅、会计档案销毁，库房管理软件的作用就在于控制档案生命周期，实现对会计档案全流程的管理。一、 会计档案生成。传统的会计档案管理模式下，会计档案生成人员根据会计档案的内容手工制作会计档案封面，随后装订会计档案，尔后通过会计档案交接登记簿，将会计档案交与会计档案管理人员，在管理软件下，会计档案生成人员可以在公用的软件平台中录入，在软件中输入档案日期，档案生成日期，并在已有的数据库中查找相应的档案名称，保管期限根据档案名称自动填写，如此提交后产生一个带有员工号的识别码，自动生成档案封面，根据设计好的档案要求，打印不同规格的档案封面，这样形成了统一的会计档案命名规则避免了不同人对相同档案命名不同、对到期日的理解等不一致，也克服了制作出的会计封面格式也相互不同的弊端，实现标准化。二、 会计档案交接。会计档案交接过程是会计档案生成人员，统一交与档案库房管理人员。会计档案交接入库应为会计档案生成人员发起，会计档案库房管理人员通过查阅会计档案生成人员准备交接的会计档案是否符合所提交的要求是否符合会计档案管理要求，如果符合则可以点击接受，如果不符合则可以通过拒绝交易将其所提交的请求，要求其进行改正，也可以打印出纸质登记簿，留存纸质签名。档案移交后档案不再属于档案生成人员，而是由档案管理员负责，档案管理人员应及时将档案入库，保证档案资料的保密和安全。三、 会计档案入库。会计档案入库，是会计档案保管人员，根据会计档案生成机构、种类、到期日的不同等将会计档案放置相应位置，并进行登记。会计档案库管理员将手中管理的暂未入库的档案准备入库时，应同时生成挂签，挂签内容应对应相应的凭证档案封面内容，并生成相应的条形码。四、 会计档案盘点与移交。会计档案的盘点是会计档案管理人员或检查人员为核对会计档案数量是否有缺失。传统的会计档案盘点工作量十分浩大，且不说机构档案中有成千上万份档案，光是确认数量的工作量就让人望而却步，这样会增加库房管理的难度，库房管理人员或者检查人员也会因为难度降低质量的可能，无法达到目的，而库房管理软件正好解决了这个问题，通过这样的好处是避免在将来的盘库时将档案一份份拿出，而只需要用激光枪扫描档案凭证相应条形码就可以（一般条形码即可，也可做成二维码）。将激光枪所扫描的数据导入至软件中与数据库进行比对，查看是否有缺失损坏的档案。会计档案管理人员因为岗位轮换，或者工作变动等等原因，需要将手中档案移交时通过档案管理系统也可以很有效率的达到目的。五、 会计档案的调阅。会计档案的调阅是有关部门在得到相关手续获准时需要查看、复制相应档案。传统会计档案管理方法就需要会计档案管理人员，查阅手工登记簿，或者是进入库房凭借自己的工作经验查找凭证，这样查找费时费力。利用会计档案管理软件可以建立搜索功能，通过会计凭证类型、归档时间、档案生成人员等就可以迅速的达到查找的目的，如果开发成网页式的，可以跨机构查找相应档案，实现资源共享，管理部门能统一管理监测、考核；同时通过录入界面登记档案借阅记录，包括借阅部门、人员时间、事由、批准通知书号等内容。达到对每一份档案借阅记录的管理，可以对手工登记的借阅登记簿起到补充作用。六、 会计档案的销毁。会计档案的销毁是指会计档案到了保管期限可以予以销毁。传统会计档案销毁的难度在于档案过多，查找到相应到期销毁档案的难度过大，导致不能及时准确地销毁应销毁的档案。会计档案管理系统，可以每日检索会计档案是是否到期，如果到期则将档案状态从正常转变为到期，并提示库房管理员，到销毁日库房管理人员，将所提示到期的档案通过到期登记簿所提示的档案位置与档案拿出销毁，并在登记页面登记，内容应包括所销毁的时间、批次、批准号、销毁人员等，作为手工销毁登记簿的补充。同时系统将该档案状态转为销毁，不再参加今后的盘点与移交。 档案如实反映了一个社会机构的发展历程, 会计档案的生命周期短则3年，长则永久保管，是银行所有表内、表外业务的如实记录。中国银行监督管理委员会在关于加强银行档案工作的意见中指出，“银行档案工作作为银行经营管理活动中不可分割的重要