外审注意事项.doc

外审时的注意事项一. 公司认证目的： 搞认证，不是简单为拿到一张证书，而是做到真正运行质量体系，提高企业管理绩效，增强市场竞争力，使市场认同，达到顾客满意，为公司带来效益。二、接受认证审核时，每一位员工必须要做到：1. 知道应做什么事； 2. 知道如何做事； 3. 知道做事的依据； 4. 用记录证实所做的事； 5. 任何事都应形成循环（即PDCA模式：计划、实施、检查、改进）。 三. 接受审核时应有的正常心态：1. 不怕出现不合格，发挥出最佳水平； 2. 尽可能减少不合格； 3. 尽快纠正不合格，审核老师提出不合格应当即纠正，在审核老师离开之前完成纠正和改进措施。 四. 受审核人员在审核中的角色：1. 20%听问题，听懂了才能回答对，没听懂就问审核老师，审核老师一般会换一个角度询问，一定搞清楚所问的问题；2. 80%回答问题，回答时要谨慎。 五. 接受审核时回答问题的基本原则是： 1. 以公司质量体系文件为基础回答问题； 2.以工作的实际情况回答问题，以质量记录为依据来证明； 3. 紧紧围绕提问的问题，不要扯太远，语言简单明了； 4. 不要假设审核员不懂技术问题，审核员的视点是整个质量管理体系。 六. 回答问题时注意技巧： 1. 只说自己的事，不说别人的事； 2. 只说该说的事； 3. 用证据说明问题； 4. 自信而又不失谦虚，多解释，不争论； 5. 有误解时把解释权让给更明白的人（最好是上司）。 七. 回答问题时应避免出现： 1. 不懂装懂； 2. 说别人的事； 3. 所说的不符合事实，拿不出证据证明事实； 八. 在正式审核到来之前，怎样做一下突击改善： 1. 对现场进行卫生整顿等清理工作； 2. 保证现场使用的文件为有效版本； 3. 每个部门进行自查自改； 4. 每位员工对照文件，熟悉工作职责； 九 对审核前的准备工作应如何开展： 1. 全体员工清醒地、主动地、轻松自如的迎接审核； 2. 从各个方面体现一种与ISO9000族国际标准精神一致的管理水平；3. 努力体现一种真诚追求提高管理水平，不单纯为了取证的思想境界； 4. 应坚决防止在审核中推卸责任、转移责任和不礼貌行为； 十. 对文件进行清理和准备： 1. 各部门管理和使用的文件应该整理，收起全部作废、不使用或与质量体系无关的文件或记录； 2. 使所有文件和保存的记录按程序文件要求放到应到的位置； 十一. 在审核进行过程中如何做： 1. 力争在审核组离开前纠正不合格； 2. 当天提出，尽可能当天纠正； 3. 自己提方案，自己纠正； 4. 经审核员确认可以接受。 十二. 在审核前对部门领导的要求： 1. 了解质量方针、质量目标； 2. 熟悉本部门的质量职责和相关的质量文件； 3. 熟悉本部门与相关部门的工作接口； 4. 熟悉对下属的工作要求和安排； 5. 熟悉本部门的质量工作情况。 十三. 在审核前对文件管理人员的要求： 1. 熟悉所管理的文件的范围； 2. 熟悉文件管理程序； 3. 熟悉文件修改情况； 4. 熟悉文件的归档； 5. 随时拿出所需的文件。 十四. 在审核前对工作人员的基本要求： 1. 熟悉本岗岗位职责； 2. 熟悉规范、程序等从事工作所依据的文件； 3. 熟悉工作中需要作的质量记录； 4. 熟悉工作接口； 5. 熟悉本组织的质量方针和目标； 6. 熟悉实施ISO国际标准的目的及ISO9000标准的基本知识。 十五. 正式审核时审核员经常询问的问题： 1.开始正式审核前，一般情况会让您先介绍部门的职责（注：此时已经开始正式审核，只是以另外方式探路）2. 提问过程中一般情况很少用是否字眼提问，通常以开放式提问问题：如您是如何；请问当产生不合格品时您如何处理？或请问您何时填写顾客投诉处理单？ 或请问您何时开展管理评审？等等，即遵循5W（谁Who何时When何地Where为什么Why要做什么事What）1H（如何做How）,方便其搜集证据3. 审核过程中审核员不会告诉您做的效果如何即不会做任何评价。在找资料时，审核员要什么，就找什么给他，不要一下把一整本文件都给他，这样会让审核员发现很多的问题,正确的方法是要什么就拿什么，然后先递给本公司陪