思雷特写字楼物业管理软件30版使用手册.doc

系统概述1.1. 系统的安装、启动、退出本节主要讲述写字楼物业管理软件的系统组成、运行环境、安装方法及系统的启动。1.1.1. 系统的组成：写字楼管理软件系统由安装程序、用户手册、产品保证书等组成。 硬件平台： 工作站：PC 586/PENTIUM, 内存32M以上，硬盘2.1G以上，光驱、鼠标、 显示模式800*600； 服务器：PII350，128M内存，6.4G硬盘 以上；软件平台： 工作站：Window 9x或Windows NT或Windows 2000 中文版 Microsoft Office 97/2000 中文版 服务器：Windows NT Server 4.0 中文版 或 Windows 2000 Server 中文版Microsoft SQL Server 7.01.1.2. 系统安装启动WINDOWS95/98，进入资源管理器，将本系统安装光盘插入光驱，用鼠标双击SETUP.EXE安装程序，按照提示，逐步安装；或直接进入（运行）窗口，键入SETUP.EXE并指明路径，进行安装。1.1.3. 系统的启动启动WINDOWS95/98； 执行“写字楼管理系统”程序组中的各程序模块；1.2. 基本操作模块启动后进入员工登录窗口，界面如下：图1.1员工登陆为了系统安全，在开始工作之前，系统将检查你的身份是否合法，如上图所示，正确的输入你的用户名和密码，确定后即可进入管理信息子系统。如果没有属于你的用户名，请向系统管理员申请。由于不同的员工或操作员可能被允许有不同的使用权限，所以请向系统管理员申请您所操作的模块的使用权限，否则将不能进行正确的操作。本系统各功能模块使用统一的Window95的资源管理器的风格界面，各子系统主界面均提供菜单、快捷按钮、弹出菜单；各功能基本都可通过菜单来实现，也可以通过弹出菜单来实现。弹出式菜单如下： 图1. 2 弹出菜单界面另外，只要拥有相应的权限，所有信息均可以做修改、删除、插入等操作。说明：l 系统支持软件包括：Office97/2000、SQL Server 7.0；l 软件要求系统时间格式设置为：HH:mm:ss; 日期格式设置为：yyyy.MM.dd; 显示属性要求颜色 16位色、屏幕区域：800*600象素；l 操作本物业信息系统软件之前应能熟练应用WINDOWS95；l 操作时注意屏幕提示，看清屏幕提示后，再进行操作，以免造成操作上的失误。系统维护2.1 概述本章主要介绍系统维护模块的功能及操作方法。运行各功能模块之前首先要进行系统维的设置及初始化工作。进入系统维护子系统，界面如下：图2.1 系统维护主界面2.2 功能简介及操作方法本子系统有四个菜单项：安全、日志、设置、帮助。2.2.1. 安全主要为本系统设置用户及权限组，以及为用户分配系统的使用权限，比如为某用户设置只读或修改的权限。操作方法：用户和权限的设置与WINDOWS NT的使用方法非常相似,是以组为单位进行权限设置。操作步骤如下：(1) 单击安全菜单，选择新建工作组，输入工作组名称及详细信息。界面如图2.2：图2.2设置工作组(2) 单击安全菜单，选择新建用户，输入用户名称及密码等详细信息。如图2.3:图2.3设置用户（3） 为用户选择工作组，选中用户，在安全中选择打开，点击工作组，正确选择后确定即可。如图2.4:图2.4为用户选择工作组（4） 为工作组或用户分配权限。以给工作组分配权限为例。单击安全菜单，选择权限设置，界面如图2.5：图2.5权限设置在左边的对话框选择工作组，如上图系统管理，其相应的可做权限控制的信息显示在右边的对话框中，如系统维护、资源管理等。我们如要设置资源管理的部分权限给此工作组，那么只要选中功能前面的小方框即可。权限设置完毕后，我们必须单击确定按钮，设置才会生效。同样我们可以继续其他模块的相应信息的权限设置。这样一个工作组的权限设置基本完成，属于该工作组的用户也就拥有了相应的权限。同样，我们也可以针对不同的用户设置相应的权限。操作方法同上，在此不在详述。2.2.2 日志日志菜单包括当前连机用户、用户使用记录、系统运行日志三个功能。通过此功能我们可以看到当前使用本系统的用户有那些，以及检查用户使用本系统的记录情况，以便查询用户是否进行过非法操作以及对本系统进行过破坏。通过查看系统运行日志可以明确了解到用户对数据库的详细操作，包括数据的增加、修改、删除等。2.2.3 设置 主要进行系统的初始化设置。包括界面设置和财务设置。界面设置包括：显示设置和代码维护。财务设置则包括：币种设置、财务科目设置、收费项目设置、 消费站点设置以及应收费用审核设置。下面将讲述它们的具体操作方法。2.2.3.1 界面设置2.2.3.1.1 显示设置显示设置可以为不同的信息界面设置或减少字段以及字段内容。如：单元信息。我们在录入房间信息时，事先设置了一定数量的字段内容，如单元、建筑面积、使用面积等，实际操作时可以根据用户的需要再增加某些字段。以给单元信息增加户型字段为例。操作方法：首先，在设置菜单中的界面设置里面选择显示设置。出现界面如图：2.6:图2.6显示设置界面其次，双击进入单元信息的界面，点击设置，在它的下拉菜单中选中新增项目，出现界面如图2.7:图2.7 单元信息设置正确输入项目名称（户型）、项目编码，选择数据类型，比如户型的数据类型应为字符型。 如有代码维护项目，正确选择，如上图选择户型，确定。新增字段后，应对该字段在此界面上所处的位置进行编辑。根据个人爱好，运用菜单上的编辑即可。最后，点击设置中的保存设置，保存新增的结果。如需修改字段，则选中该字段，点击设置中的重命名就可以对所选字段进行重新命名。2.2.3.1.2 代码维护代码维护能够对系统数据字典进行设置和维护，数据字典的建立使客户在录入工作中更加方便、快捷。操作方法：在左边的维护项目中选择一项，如选择户型，在右边对话框中点击新增代码，输入户型类别即可（一个或多个）。我们也可以对任何代码进行修改（重命名）和删除操作。值得注意的是：左边的维护项目在程序中是不可删除的，我们可以根据需要增加项目或重命名项目，但是不允许做删除操作。代码设置完成后，在显示设置中选择需维护字段，如图2.7单元信息设置中，在代码维护项目中选择户型。代码维护界面如图2.8: 图2.8维护代码设置2.2.3.2 财务设置2.2.3.2.1 币种设置币种设置界面如图2.9：图2.9 币种设置操作方法：如新增一种货币，只要点击新增币种按钮，正确输入新增币种即可。另外，我们可以对已有币种进行修改或删除操作。2.2.3.2.2 财务科目设置 财务科目设置主要是为了与应用财务软件接口而设计的。物业公司可以根据自身的情况来设置不同的财务科目。操作方法：用户只需根据需要对财务科目进行增加、修改和删除即可。界面如图2.10:（见下页）图2.10财务科目设置2.2.3.2.3 收费项目设置收费项目设置主要是对物业公司的费用进行初步设置。比如租金、管理费、清洁费等相关费用的设置。物业公司只要根据自己的实际需求设置收费项目，系统会根据你设置的收费项目计算收费。操作方法：首先，在设置菜单中的财务设置里面选择收费项目设置，然后在跳出的界面中点击新增按钮，出现界面如图2.11：图2.11收费项目设置正确输入新增收费项目名称，选择计算方式、费用归属等，并按照实际工作，输入缴费期限、滞纳金费率、滞纳金起算日期等信息。输入完毕后，确定即可。同样，我们也可以对任何收费项目进行修改和删除操作。2.2.3.2.4 消费站点设置该站点主要是对物业管理公司发生的临时性费用进行设置。包括商务中心费用、车场管理所发生的费用以及临时发生的清洁费和租线费等。如图2.12：图 2.12临时消费站点操作方法：首先设置收费站点，点击左边对话框中的增加站点，在跳出的对话框中输入站点名称，选择费用类别，确定即可。然后选中设置好的收费站点，在右边的对话框中点击增加项目，同样，在跳出的对话框中依次输入项目编号、项目名称、计量单位、单价就可以了。根据需要，输入要建立的收费站点和收费项目。注意：临时消费站点设置的收费项目必须是一次性的、非计划性的各种临时费用。2.2.3.2.5 应收费用审核设置 应收费用审核设置主要是对所有费用是否审核，费用审核的级别以及费用审核的权限来进行设置。在本软件中，我们把费用审核的级别分为3级，3级为最高级。在费用审核的权限设置中，我们可以指定审核人和该指定人的审核级别。物业公司可以根据自身的实际情况来进行设置。应收费用审核设置主界面如图2.13:（见下页） 图2.13应收费用审核设置操作方法：如果物业公司对所有的费用进行审核，首先，我们先设置好费用审核级别（1级，2级或者3级），其次，设置费用审核权限，点击新增，出现界面如图2.14: 选择审核人，并确定该审核人拥有哪个级别的权限，确定即可。如果物业公司对所有的费用不进行审核，只要把对所有费用进行审核前面的对勾去掉就行。 图2.14费用权限设置2.3 操作应注意事项系统维护模块，在整个系统运行之前应初始化。即设置所有应设置的项目。至于是否设置准确，对以后的模块的运行没有影响。在其他模块运行时，发现有某些选择项设置不够准确，则可以再次回到系统维护模块，修改准确即可。系统维护模块可在任何时刻进行维护修改，但一般只允许系统管理员来做。经营管理经营管理包括：物业档案、客户档案、合同档案、费用审核和业务报表五个子模块。主要是对物业公司的各种资源（例如：单元、客户、合同等）进行记录、修改、删除、查询、统计和维护。储存比较完整的房产、客户及各种合同的详细信息、房屋产权产籍资料和物业公司经营管理资料，以及相关费用项目的建立。经营管理系统主界面，如图 3.1 所示：图3.1 经营管理主界面3. 1 功能简介及操作方法 3.1.1 物业档案物业档案我们可以通过设置不同的“节点”分为若干个层次（注：最多层次为六层）。现在我们以设置四个节点为例，来详细说明一下具体的操作方法。这四个节点含义即为物业、楼宇、楼层、单元（房间）。我们必须依次建立。物业档案中的物业指的是该写字楼的物业名称。物业档案中的楼宇，指的是对大厦的基本信息（例如写字楼名称、地理位置、交通情况、所属地区等所有与物业有关的信息）进行维护。物业档案中的楼层，指的对楼层的基本信息（例如楼层编号、结构、装修等级等所有与楼层有关的信息）进行维护。物业档案中的单元（房间），指的是对单元的基本信息（例如单元编号、类别、户型等所有与房间有关的信息）进行维护。在以上的四个界面中，如果系统缺省提供信息字段不能满足用户物业管理的需要，可以在系统维护中设置所需要的信息项目，具体操作详见系统维护中的显示设置。系统提供了功能强大的查询功能，可以以任意方式查询任何想要得到的信息，而且可以将查询结果打印出来，或存于硬盘的某个位置。以方便以后的统计、核对。3.1.1.1 操作方法 物业档案管理主要是对诸如物业、楼宇、楼层、单元等详细信息进行维护和管理。具体操作包括新增、修改、删除、查询、统计等。3.1.1.1.1 新增首先，介绍一下新建的三种方法：1. 在相应的菜单项中点击新建；2. 在相应的界面中点击新建快捷键；3. 在相应的界面中按鼠标右键，然后，在跳出的菜单中选择新建。现在，我们将以物业、楼宇、楼层、单元四个层次为例，依次建立整个物业档案。1. 选中物业档案，在档案菜单中点击新建节点，出现界面如图3.2:图3.2新建物业信息界面正确输入物业名称，点击文件菜单中的确定；2. 选中第一步建立的物业信息，新建楼宇。在档案菜单中点击新建节点，在跳出的界面中录入楼宇名称，确定；如图3.3:图3.3新建楼宇信息界面3. 选中第二步建立的楼宇，新建楼层。在档案菜单中点击新建节点，在跳出的界面中录入楼层名称，确定；如图3.4:图3.4新建楼层信息界面4. 选中第三步建立的楼层，在档案菜单中点击新建单元，出现界面如图3.5:图3.5新建单元信息界面在图3.5的界面中录入真实有效的数据，保存退出。到此为止，物业档案的基本操作方法介绍完毕。根据物业公司的实际情况，依照上面的操作方法，就可以依次建立一套完整的物业档案资料。注意：在录入过程中，系统提供了快速录入的方法：a. 单元复制 例如：101和102房间的基本构造相同，在输入完101房间的信息并保存后或打开101房间的信息，修改102房间一些其特有的信息（如:单元编号修改为102），然后在“文件”菜单中选择“另存为”子菜单，则系统将立即生成102房间的信息，这样可以提高操作人员的录入工作，减少繁琐的劳动。b.楼层复制 例如：1层和2层房间的基本构造相同，在输入完1层的所有房间信息后保存。在档案菜单中点击复制，进入复制楼层的界面，这时我们只要根据实际需要进行编辑即可。如图3.6：首先，选择自定义新楼层单元编号，再确定单元编号的构成，比如是否填零，取值范围等。复制预览后，全部选定，复制即可。图3.6复制楼层界面3.1.1.1.2 修改 介绍一种最简单的方法，找到相应的需要进行修改的界面，比如单元，此时单元信息处于浏览修改的状态。数据修改完毕后，点击文件菜单中的保存并关闭或者直接点击保存并关闭的快捷键，保存修改后的数据即可。3.1.1.1.3 删除删除的方法有多种。首先，找到将要进行删除的信息，比如单元，在档案菜单中点击删除；或者直接点击删除的快捷键；或者按鼠标右键，在下拉菜单中选择删除。不管采用哪一种方法，系统都会询问是否删除？如图3.7: 图3.7 删除单元选择“确定”将删除该信息；选择“取消”将放弃删除操作。3.1.1.2 单元相关信息在物业档案模块中，我们可以很方便访问到单元的相关信息。如住户、业主以及合同的详细信息。选中单元，按鼠标右键弹出下拉菜单可获得该单元的相关信息。如图3.8所示：图 3.8单元相关信息用户可以根据需要切换到不同界面了解所需信息。3.1.1.3 单元状态图对于物业公司来说，怎样在最短的时间之内了解单元的租赁情况尤为重要。简单的说就是如何用最好的方法来体现单元（房间）状态的变化。本套软件采用图形和文字两种方法很巧妙的解决了这个问题。就图形来说，我们采用的是大家比较熟悉的交通红绿灯图，其中红灯亮代表的是租用房，如图3.5中的房间都是租用房；绿灯亮代表的是空房；黄灯亮代表的是预定房；如果什么灯都不亮的话，代表的则是自用房，即发展商或物业准备自己用的房间。至于文字的方法更好理解，不再详述。为了更好的反映当前单元的租赁情况，本套系统按楼宇的不同设计了一张非常形象的平面示意图。在这张图表上，我们用不同的颜色代表不同的房间状态，物业公司既可以对每个楼宇的房间租赁情况一目了然，又能看出目前该楼已出租面积、可出租面积、以及物业公司最关心的出租率等等。而且，如果鼠标放在任意单元的图标上1秒钟，该房间的一些基本信息就会显示出来。另外，按鼠标右键，我们还可以切换到不同界面进行相应的操作。最方便的是，这张图表是系统自动生成的，不需要人为的天天去维护。操作方法：在“图表”菜单中点击平面示意图，出现界面如图3.9：图3.9大厦平面示意图3.1.1.4 查询查询主要是为了方便用户进行统计分析而设置的。操作方法很简单，点击菜单中的查询，出现界面如图3.10：图3.10查询界面在图3.10查询界面中选择相应的查询条件后，按开始查询按钮即可查询出符合条件的所有记录信息。并可以将查询结果打印出来。如图3.11：图3.11查询结果3.1.1.5 报表物业档案提供了各种形式报表，用户可以根据自己的需求进行选择。3.1.2 客户档案客户档案主要是对业主、租户、预定客户以及其他客户的基本信息（例如：姓名、工作单位、联系人等）进行维护和管理。3.1.2.1 操作方法 客户档案的操作方法主要包括新增、修改、删除三个方面。修改和删除的方法在物业档案中已经做过介绍，方法雷同，不再详述。在这里，主要介绍怎样建立和维护客户档案。客户档案的建立有三种方法：a. 选中客户档案，在菜单选项中点击 档案新建客户；b. 在客户档案界面，单击新建快捷按钮；c. 在客户档案界面，单击鼠标右键在弹出菜单中选择新建即可。新建客户界面如图3.12:图3.12新建客户界面此界面主要除了包括客户、负责人、紧急联系人基本信息三个方面外，还可以将客户员工信息、开业审核信息记录下来。在录入详细信息后，保存，退出即可。同时，我们还可以对它进行修改和删除的操作。注意：在未签定任何合同之前，所建立的客户信息都放在其他客户里进行维护。3.1.2.2 查询同样，在客户档案的界面中，系统也提供了查询的统计功能，操作方法在物业档案中做过简单介绍，在此不再详述。3.1.2.3 报表 客户档案模块中，系统提供了各种报表，这对物业公司进行预算应该有一定的帮助。比如到期租户报表、租户类别和租赁面积对比图等。用户可以根据自己的需要进行选择。3.1.3 合同档案合同档案管理主要对业主委托合同、客户看房记录、临时合同、正式租赁合同进行维护和管理，同时也对签署合同后的各项跟进操作进行记录管理。3.1.3.1 操作方法合同档案的操作方法主要包括新增、修改、删除三个方面。修改和删除的方法在物业档案中已经做过介绍，方法雷同，不再详述。在这里，主要介绍怎样建立和维护合同档案。由于物业公司受业主的委托对物业进行租赁。所以，我们首先应该签定业主委托合同。在这里，以签定业主委托合同为例，详细的介绍一下合同的签定方法。1. 选中合同档案，在档案菜单中点击新建业主委托合同；这时，系统会跳出一个对话框，如图3.13：图3.13选择客户双击客户或选中客户，按打开进入委托管理合同的主界面，如图3.14：图3.14业主委托管理合同从上面的界面中可以看出，业主委托合同由合同详细信息、客户信息、单元信息、收费项目、费用明细五部分组成。正确输入合同编号、名称等信息，确定合同开始日期和终止日期后，保存。2. 合同信息保存后，在单元菜单中点击新增单元。出现界面如图3.15:图3.15新增单元根据实际情况，选择业主委托出租的单元，确定。注意：单元添加完毕后，一定要在单元菜单中点击全部委托出租，如果只出租单个单元，选中它，点击委托出租就可以了。3. 在费用菜单中新增收费项目，出现界面如图3.16: 图3.16合同费用设置首先，我们判断费用类别，如上图选择的是周期性费用，然后点击费用名称后面的选择键，系统会出现一个选择费用项目的对话框，如图3.17:图3.17选择费用项目选中需要新增的费用，如上图3.17中的物业管理费，确定。该费用名称和计算方法就会显示在相对应的位置。如图3.16。然后，根据书面合同，输入单价，选择正确的单位（如上图3.16中的/平米/月）、币种、收款方式、缴费期限后，再根据物业公司的实际情况判断该项费用的收费时间（一般为当月），接着确定交费客户是合同所有者还是其它客户，最后，根据合同确定收费周期，费用是否取齐，取齐时每日单价的计算方式，逾期是否计算滞纳金等。设置完毕后，确定。注意：合同费用设置界面上的起始时间和终止时间是缺省显示的，与合同上的起始和终止时间一致。在收费项目基本信息里面，当我们选择单位为/平米/月时，与单位为/平米/天或/天有关的信息就会变为阴影。如图3.16。反之亦然。同时，当收款方式设置成按客户时，下面的单元信息就会变成阴影，不能选择。另外，费用计算不取齐时，与取齐有关的信息也会变成阴影，不能操作。按照以上的方法，陆续建立跟业主委托合同有关的费用。4. 新增收费项目后，点击费用中的计算费用。完毕后，在费用明细项目中查看费用计算结果。到此为止，一个完整的业主委托合同基本建立完毕。按照此方法，我们也可以建立看房记录、临时合同、正式租赁合同。必须注意的是：正式租赁合同和临时合同在添加单元后，不能像业主委托合同一样委托出租或全部委托出租。在添加单元时确定就可以了。注意：随着各种合同的建立，房间状态也会随着发生变化。例如：签定正式租赁合同后，该房间的状态由空房变成租用房。图标也会变成租用房的符号。而且，我们可以随时对合同进行修改和删除。同样，合同档案界面中，我们也设置了查询和报表的功能。用户只需根据自己的需求进行操作就可以了。3.1.4 费用审核 费用审核主要是对经营管理模块中发生的所有非临时性费用进行审核。当然，如果物业公司对所发生的费用不进行审核，则只要在系统维护中的应收费用审核设置界面中去掉审核标志就可以了。3.1.4.1 操作方法点击经营管理主界面中的费用审核，系统会跳出一个界面，如图3.18： 图3.18应收费用审核级别选择界面用户根据自己的审核权限，选择应收费用审核级别（1级、2级或者3级）后，确定。进入费用审核界面。如图3.19：图3.19费用审核首先，选择费用期间，如上图费用期间为2001年12月，这时，该月没有进行审核的费用就会显示在下面的界面中，如图3.19。如果我们要对12月所有的费用进行审核，单独选择或全部选中，通过审核即可；如果我们要对某个客户或者某项费用单独进行审核，只需点击客户名称或费用类别前面的方框，在后面的方框中输入客户名称或直接选择收费类别，刷新，这时，该客户或者该收费类别的所有费用就会显示在下面的界面中。单独选择或全部选中，通过审核即可。最后，点击打印，我们可以将审核后的结果打印出来。收费管理4.1 功能简介收费管理是系统的核心部分，它的主要功能是解决写字楼物业十分复杂的收费问题。对费用进行分类录入，统一审核，统一汇总，发放收费凭证和缴费催款通知书，总结和统计各类报表。它主要有以下功能：1. 对各种合同、协议中规定的周期性费用和一次性费用进行审核，缴费；2. 对各消费站点(商务中心、工程维修、清洁管理等)发生的临时费用进行审核，缴费；3. 针对特殊费用，设置收费组，并进行计算、审核和缴费；4. 对电话费进行审核、缴费；5. 对水电气三费进行设置、审核、缴费；6. 出缴费通知书、催款通知书；7. 客户缴费；8. 出各种收费报表。收费管理主界面如图4.1所示：图4.1收费管理主界面4.2 操作方法 首先，简单介绍一下费用的处理流程：设置收费项目（在系统维护中）各种费用录入（合同费用、挂帐费用、表数录入、电话费等）【由各负责部门录入】费用计算费用审核（1级、2级或者3级）设置汇率费用汇总发放缴费通知书住户、业主或其它客户缴费发放催款通知书费用返还打印各种报表注意：除了水电气三表的费用在收费管理中进行设置和计算外，其它费用都在对应的模块中进行设置和计算。比如电话费在通讯管理模块中进行录入和计算。但是，对于一些消费站点所发生的临时费用，也可以在收费管理模块中直接进行站点收费。另外，费用审核设计得比较灵活，用户只要依据自己的审核权限进行相应的操作就行。因此，各个模块都会有费用审核的存在。因为前三步或前四步在各相应模块中已完成操作，所以，在收费管理中，我将从费用审核开始，逐步介绍费用处理流程中的其它步骤。为了使大家更好的了解费用是怎么产生的，在开始之前，先介绍一下水电气三表的费用设置和计算以及在收费管理中怎样进行站点收费。4.2.1 水电气三表费用设置和计算1. 在费用的菜单中点击计量表设置，出现界面如图4.2:图4.2计量表设置在图4.2上面的界面中可以任意增加或修改计量表的类别，如：水表、电表、煤气表等。点击界面右边的增加类别，出现界面如图4.3：图4.3计量表类别设置输入费用名称、单价、缺省最大偏移用量和最小偏移用量。如上图中的电表等，选择费用类别、币种和类型，确定。同时，我们可以增加或修改任意类别的计量表，操作很简单，只需点击增加/修改类别，正确输入即可。注意：图4.3中的单价、单价2、单价3是针对峰谷平表而设置的。当费用表类型是峰谷平表时，单价、单价2、单价3就会自动变成峰值单价、谷值单价和平值单价。2设置好计量表类型后，选中该类型，点击图4.2中的增加计量表，出现界面如图4.4:图4.3计量表设置输入计量表详细信息后，点击图4.3中的增加，出现界面如图4.4:图4.4计量表设置首先，选择计量表所对应的单元（点击对应单元后面的选择键即可。），然后，判断该计量表所发生的费用由谁支付，付款客户可以是一个或多个。如果是多个客户共用一个计量表，我们还可以在上图中设置每一个客户承担计量表发生费用的比例。3. 设置好计量表后，在费用菜单中点击计量表读数录入，出现界面如图4.5:图4.5计量表读数录入在计量表种类中选择要录入读数的表，如上图电表（一般表），录入本月读数后，系统会自动计算出本月所发生的电费。读数录入完毕后，保存。我们也可以根据需要将界面上的所有数据打印出来。另外，我们可以对新近入住的客户进行初始化表底的操作或者对即将迁出的客户进行迁出读取的操作。到此为止，水电气三表费用设置和计算完毕。同样我们可以随时对水电气三表费用进行修改和删除操作。4.2.2 站点收费1. 在费用菜单中点击站点收费，出现界面如图4.6:图4.6选择收费站点选择收费站点后，确定。系统会跳出一个界面如图4.7：图4.7收费站点首先，选择代码，如图snqj，这时，该代码所代表的名称和单位就会显示出来。如图室内清洁和次，输入数量、折扣，点击符号+，则该项费用就反映在图4.9上面的界面中，然后，我们选择结算方式，如果是现金结算，直接点击现金结帐或按F1，再按结帐就可以了；如果是客户挂帐，点击客户挂帐后，出现界面如图4.8:图4.8客户挂帐在图4.8中选中待挂帐的客户，双击或点击打开，再按结帐就可以了。这时，这项费用就转移到该客户的应收帐款中去了。到此为止，站点收费介绍完毕。4.2.3 应收费用调整应收费用调整主要是针对物业公司的旧欠费用的处理而设计的。操作方法：在费用菜单中点击应收费用调整，在跳出的界面中点击增加，出现界面如图4.9:图4.9应收费用调整选择欠费客户后，详细输入该客户所欠费用的名称、币种、滞纳金等等信息后，确定即可。注意：客户旧欠费用设置完毕后，我们可以根据费用归属、客户名称、收费项目等条件进行查询，并可将查询结果打印出来。此外，我们可以按照收费项目和付款客户进行排序。4.2.4 操作步骤 各种费用的录入和计算在各相关模块介绍得比较详尽，请分别参阅，此处不再介绍。1. 费用审核：写字楼物业管理系统中，如果物业公司规定，对所有的应收费用进行审核。我们在系统维护中设置完毕后，在收费管理中对用户费用的收取，必须在费用审核之后才能完成。在本套系统中，财务部拥有最高审核权限。所以，在财务部进行审核之前，必须在其它各部门费用审核完毕之后的情况下才能做。具体操作方法请参阅经营管理中介绍的费用审核。 2. 设置汇率：如果在费用设置以及收取的过程中涉及到外币，则在费用汇总之前必须设置汇率。具体做法是：在费用的菜单中点击设置汇率，出现界面如图4.10：图4.10汇率设置选择需要增加汇率的币种，如图4.10中的美元，点击界面右侧的增加，在跳出的界面上选择汇率期间，正确录入即可。同时，我们也可以对汇率进行修改和删除操作。3. 汇率换算（费用月审）：费用月审的主要作用是进行汇率换算和生成每一个客户的缴费通知书。操作方法很简单，在费用菜单中点击费用汇总，出现界面如图4.11:图4.11费用月审选择好汇率期间和月审年月后，点击开始，即可完成。4. 缴费通知书：客户缴费之前，根据规定物业公司要向租户和业主发放缴费通知书。具体做法是：在费用的菜单中点击打印通知书，出现界面如图4.12：图4.12打印通知书首先，选择客户类别和统计年月，如上图中的租户和2001年12月，点击欠款客户，这时，2001年12月所有欠款客户就会统计在界面上，如上图所示。选中要发放缴费通知书的客户，如上图中的北京天诺物业管理有限公司，最后，点击打印，出现界面如图4.13:图4.13缴费通知书上半部分图4.13缴费通知书下半部分根据上面的方法，依次给所有欠款客户发放缴费通知书。另外，此类缴费通知书的格式可以根据不同的物业公司的要求来设计，比较灵活。5. 缴费：包括租户、业主和其它客户缴费。操作方法基本一致。在这里，以租户缴费为例，详细介绍一下整个缴费过程。首先，在费用菜单中点击租户缴费，出现界面如图4.14:图4.14客户缴费界面在4.14的界面中我们首先点击选择客户，出现界面如图4.15:图4.15选择客户选中需要缴费的客户，如图北京天诺物业管理有限公司，双击或点击打开，则该客户该月的所有未缴的应收费用就显示在图4.14中的界面中，如图4.16: 注意，客户缴费的时候，如果我们直接找到该客户所租赁的房间，按鼠标右键，在弹出的菜单中点击租户缴费，则不用选择客户，直接进入如同4.16的界面。图4.16客户缴费注意：这时，如果客户是在滞纳金起算日期之前来缴费，则不用计算滞纳金；如果客户是在滞纳金起算日期之后来缴费，物业公司应该按照规定对应该收取滞纳金的费用进行滞纳金的计算。操作方法：点击4.16界面中的计算滞纳金，出现界面如图4.17:图4.17计算滞纳金如果继续进行，点击确定就行了。在图4.16的界面中，我们可以对一项或多项费用进行收缴。当我们对某一项或多项费用进行缴费时，用鼠标选中一项或按Ctrl键连选多项，点击符号，出现界面如图4.18:图4.18实际付款我们在实收金额里面输入客户实际缴纳的费用（大于或小于应收），点击确定，这时，图4.16界面变成如图4.19所示：图4.19客户缴费首先，按照客户缴纳费用的真实情况，我们选择支付方式，如上图所示有现金、支票、抵押金冲抵、预付款冲抵等，选择币种，录入金额后，点击符号。客户所缴费用就会显示在下面的界面中。如果客户需要打印收据，则在打印收据前面的方框内打上对勾，反之，去掉对勾。最后，点击缴费，这时，如果客户所缴费用大于应收费用，系统会出现一个提示框，如图4.20:图4.20系统提示点击确定则多余的金额将转为预付款。下次缴费，将可以实现预付款冲转；相反， 如果客户所缴费用小于应收费用，则所欠金额直接转入下月应收帐款。同时，对于特殊的情况，还可以实现费用减免、滞纳金减免等。具体操作直接点击图4.19上的减免费用、减免滞纳金，出现界面如图4.21:图4.21减免费用输入折扣率，点击确定，该项费用的折扣值和实际应收费用就显示在相应的项目中。6. 催款通知书：催款通知书主要是对那些逾期还不缴费的客户进行发放。我们不仅可以根据规定对那些逾期还不缴费的客户收取滞纳金，而且还可以进行相应的处罚。这在不同的催款通知书上都可以体现出来。物业公司可以根据实际情况，向欠款客户发放第一封、第二封甚至第三封催款通知书。具体操作与缴费通知书基本一样，只是从通知单类型中选择催款通知书。打印出来即可。同时，催款通知书的格式可以根据不同的物业公司的要求而设计不同的样式，比较灵活。7. 费用返还：包括费用返还业主和费用返还代收公司两个方面。具体操作是：在费用菜单中点击费用返还业主或费用返还代收公司，出现界面如图4.22:8. 报表：收费管理中系统提供了多种报表，用户可以根据自己需要在报表里面选择。4.3 查询收费管理中查询分为简单查询和查询统计。4.3.1 简单查询简单查询主要包括查询单元信息、电表信息、委托公司信息。在这里，以查询单元为例，介绍一下操作方法。在简单查询菜单中点击单元信息，出现界面如图4.23:图4.23简单查询选择查询条件，确定之后，点击开始查找，相应查询结果就会显示在下面，如图4.24：图4.24简单查询结果我们可以将查询结果输出到Excel上打印出来。4.3.2 查询统计通讯管理5.1 功能简介通讯管理模块主要功能及作用是建立电话档案资料。基础资料录入到系统后，即可被其他模块引用；而且也可输入电话费用，进行费用计算；电话信息的查询以及报表的打印。它包括电话档案、电话申请、话费录入、临时收费和费用审核五个子模块。本系统主要是对整个写字楼电话信息资料进行管理（录入信息、修改信息、查询、打印报表等）。通过本系统模块还可方便快速地切入到其他模块，如物业档案、住户档案、业主档案、车位档案等相关模块，方便整个系统的操作。 5.2 操作方法及步骤基本操作流程：进入通讯管理主界面新建电话信息新建电话申请合同话费录入费用计算费用审核查询报表打印5.2.1 进入通讯管理主界面 通讯管理主界面如图5.1:图5.1通讯管理主界面5.2.2 新建电话信息图5.1中，在电话菜单中点击新建电话信息，出现界面如图5.2：图5.2新建电话信息界面在电话号码输入框中填上内容，并选择类别和业主。选择业主时，单击输入框右边按钮，这时，将出现界面如图5.3：图5.3选择业主界面选中业主，双击或点击打开。则回到图5.2界面，保存。即可完成本次操作。依次新建所有需要录入的电话信息。注意：本模块也提供了快速录入功能，由于许多电话档案信息除了电话号码、单元、租用人外，有许多相同之处，所以系统特设了另存为快速录入功能。操作方法在前面章节已有介绍，不在重复。快速录入可以减轻录入人员的工作量，提高工作效率。5.2.3 新建电话申请合同在电话申请菜单中点击新建，出现界面如图5.4：图5.4选择租户选中要签定电话申请的租户，双击或点击打开，这时，出现界面如图5.5:图5.5电话申请合同此界面之中的客户名称即为刚才所选客户，在输入合同编号等基本信息后，保存。这时，我们应该为该客户选择所需要的电话信息。在电话菜单中点击选择电话，出现界面如图5.6：图5.6选择电话点击电话号码输入框右侧的选择键，出现界面如图5.7:图5.7选择电话选中该租户所租的电话，双击或点击确定，则该电话申请合同建立完毕。按照此方法，依次选择多部电话或签定多个电话协议。电话申请签订之后，如果物业公司规定该申请有合同费用，那我们就要跟据相关规定进行收费项目的设置，即给此合同增加一次性或周期性费用。以增加周期性费用（租线费）为例。在费用的菜单下点击新增收费项目，出现界面如图5.8：首先，我们选择周期性费用，点击费用名称输入框右侧的选择键，在跳出的界面中选中租线费，此时该费用名称和计算方法就缺省显示在相应的对话框中。如图5.8。接下来，我们选择单位，如图为/月，这时，与/天相关的一些信息就变为阴影。我们确定币种为美元，收款方式为按单元，并且该项费用在第一个月时取齐。另外，我们也可以设定，如果租户超过缴费期限还未缴费，该项费用将按照千分之五的费率来计算滞纳金。如下图所示。图5.8设置周期性费用图5.8设置完毕后，点击确定。则该项费用新增成功。一次性费用的操作同周期性费用基本一样，不同的只是前者是一次性发生，不会循环出现这笔费用，它只有一个发生时间，不像周期性费用，有起始时间、终止时间和收费周期。在这里就不再叙述了。最后，计算费用。在费用的菜单中点击计算费用就可以了。计算完毕后，我们就可以从费用明细里看到相关费用。如图5.9：图5.9费用明细5.2.4 话费录入 在图5.1主界面中点击话费录入或在话费菜单中点击话费录入，系统提示选择话费录入月份，如图5.10:图5.10选择话费录入月份正确选择月份后，点击确定，进入录入话费的界面，如图5.11:图 5.11话费录入在相应的电话号码后输入真实的电话费用，确定。5.2.5 话费计算话费录入完毕后，我们需要计算电话费，在话费菜单下点击话费计算，系统提示话费计算月份，如图5.12:图5.12选择话费计算月份正确选择月份后，点击确定。系统就开始计算费用了。5.2.6 临时费用临时费用主要是解决在通讯管理中所发生的一些临时的、非计划性的费用的收取。具体操作方法在收费管理中做过详细介绍，在此不在重复。5.2.7 费用审核 费用审核主要是用户根据自己的审核权限，对通讯管理发生的所有费用进行审核。其操作方法在收费管理中做过介绍，不再重复。5.2.8 查询通讯管理模块中同样也有两种查询方法：电话查找和查询统计。其操作方法类似收费管理中的查询，在此不再详述。5.2.9 报表单击报表菜单，则显示电话信息一览表，如图5.13：图5.13电话信息一览表车场管理6.1 功能简介车场管理主要针对写字楼的车场、车位进行统一管理，记录所有的车位信息，给特定的车位签订协议，并且可以对车位进行临时收费。主要业务包括对车位进行录入，即新建车位信息；以及对车位信息的查询等操作。车位信息包括车位名称、坐落、承租人及其他信息。车位管理模块主要功能及作用是建立车位档案资料，基础资料录入到系统后，即可被其他模块引用。它包括车位档案、车位申请、临时费用、费用审核四个子模块。车场管理的主界面如图6.1： 图6.1车场管理主界面6.2 操作方法及步骤新建车位档案新建车位申请合同临时费用费用审核6.2.1. 新建车位档案 1. 新建停车场 打开车场管理，选中相对应的物业，在档案菜单中点击新建停车场，出现界面如图6.2:图 6.2新建停车场 在相应的对话框中正确输入信息后，保存。2. 新建车场区/层 选择相对应的停车场，在档案菜单中点击新建车场区/层，出现界面类似图6.2。正确输入后保存。3. 新建车位 选择相对应的车场区/层，在档案菜单中点击新建车位信息，出现界面如图6.3：图6.3新建车位信息在车位编号、面积信息框中输入相应内容，保存。依次录入所有需要录入的车位信息。注意：本模块也提供了简单快速录入功能，由于许多车位档案信息除了车位编号外，有许多相同之处，所以系统特设了另存为快速录入功能。具体操作是：在车场档案中选择任意一个车位记录，双击或执行档案菜单中的打开按钮，我们更改车位编号或其它信息后，单击另存为快捷按钮，系统提示“ 已另存为新的车位信息”，确定即可。如图6.4:图6.4系统提示确定后，此时仍显示打开的车位界面。继续更改车位编号或其它信息后，单击另存为按钮。依此方法，数秒之内即可录入许多条车位档案信息。大大减轻录入人员的工作量，提高工作效率。6.2.2 新建车位申请合同打开车位申请，然后在档案菜单中点击申请车位，此时，出现选择客户的界面如图6.5:图6.5选择客户选中需要签定车位申请合同的客户，双击或点击打开，出现车位申请界面，如图6.6：图6.6车位申请界面车位申请合同包括车位申请信息、收费项目、费用明细。车位申请信息界面之中的客户信息即为刚才所选客户的基本信息。详细录入车位申请信息后，保存。这时，在车位菜单中点击新增车位或选中图6.6中的新增车位图标，出现界面如图6.7:图6.7新增车位在图6.7的界面中点击车位输入框右侧