文件格式样本.doc

公文格式规范及注意事项公文各要素划分为：眉首、主体、版记。一、眉首(文头，红色反线以上部分）包括：印制份数序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。（一）公文份数顺序号7位数版心左上角顶格第1行，机密、绝密件才标注。（二）密级和保密期限（秘密、机密、绝密*30年）秘密件指内容涉及国家一般秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定损害的公文。机密件指内容涉及国家重要秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文。绝密件指内容涉及国家核心秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受重大损害的公文。（三）紧急程度急件、特急；电报：特提、特急、加急、平急3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字间空1字；如同时标识密级和紧急程度，密级在第1行，紧急程序在第2行。（四）发文机关标识（小标宋体字，红色）卫生系统所有单位的发文机关标识字号应小于吉林市卫生局文件。（五）发文字号发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布。联合行文只标主办机关的发文字号。发文机关代字（吉市卫发）+年份2011+序号年份外括号为六角方括号“”，不得用四角方括号“”或“【】”。序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。（六）签发人只有上行文才标注。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字。“签发人”用3号仿宋字，加全角冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。签发人应为主要负责人或主持工作的负责人。二、主体（红色反线下方，主题词上方）包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注。（一）标题位于红色反线空两行之下，2号小标宋体字，居中。三要素：发文机关事由（关于XXX的）文种要求：切题、简明、醒目、得体。党的机关印发规章类公文时，公文的标题中经常使用书名号等标点符号，行政机关公文标题中除法规、规章和书籍名称加书名号外，一般不用标点符号（转发文件时一般也不得用书名号或引号引入原文件名）。介词不可残缺或重复。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。文件标题应使用标准文种，行政机关只有13个文种，不得自创文种，将“请示”写作“申请”，将“通知”写作“方案”，将“报告”写作“汇报”。如果文件经过几层转发，再使用标准式标题，就会出现介词和文种大量重复，短语结构层次复杂、语意互相纠缠的问题。例如：XX市卫生局转发XX省卫生厅转发国家卫生部关于XXXXXX的通知的通知的通知，可直接拟为：XX市卫生局转发国家卫生部关于XXXXXX的通知。如若上级在转发它的上级文件时，均结合实际提出了具体落实意见，则可将上级的转发意见连同最上一级文件作为“附件”附在正文之后，主题词之前；当上级转发最上一级文件时，没有提出具体意见，则不必将中间级转发文件附上，可在导语中说明，也可不提及。（二）主送机关左侧顶格用3号仿宋体字标识。全称或规范化简称、统称。不可以为主送单位的领导人或内设部门，不可多头行文，不得越级。注：公告、通告等属周知性的公文，没有主送单位。下行文的主送机关可以有若干个，排列时，同类型、相并列的机关之间用顿号间隔，不同类型、非并列关系的机关之间用逗号间隔，最后用冒号。（三）公文正文主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。领导姓名、数字、年份不能回行。首页必须显示正文（联合行文机关过多，也必须保证公文首页显示正文）。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。同一份文件里对同事项的阿拉伯数字保留小数位应统一。独立成段的小标题一般句尾不加标点。小标题后面的正文不另起一段而顺接小标题行文的时候，或者说小标题没有单独成段的时候，其后可加标点符号。“二、三十个”，属于相邻的两个数字并列连用表示概数，中间不应用顿号隔开。间隔号“”不得写为点号“.”。如使用书名号，其内应写全称。例如：执业医师法，如用书名号就写全称中华人民共和国执业医师法，如用“执业医师法”，则不应加书名号。凡文中使用连接号的应使用“”，而不使用“”或者“”。如：“2008年3月4月”。公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1.”、第四层为“（1）”、第五层为“”、第六层为“a.”；党的机关公文结构层次序号的第一层为“一、”、第二层为“（一）”、第三层为“1、”、第四层为“（1）”。序号标点的正确使用原则：1.“第一”、“第二”、“首先”、“其次”等后面应用逗号“，”。2.“一”、“二”、“三”等后面应用顿号“、”。3.“1”、“2”、“3”和“A”、“B”、“C”等后面应用齐线墨点（“.”），而不用顿号（“、”）或其它。4.序号如加括号，如（一）（二）（三），（1）（2）（3）等后面不加标点符号。“XX单位关于印发XXXX方案的通知”，该方案亦为正文，不作附件。于公文生效标识后另起一页，其后印刷版记。向上级机关报告事项，应用上行文格式；须有主送单位，注明签发人姓名；报告不得夹带请示事项。呈请性公文期复规范性的请求用语有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等等，以上述语言加句号（不可用感叹号）结束公文。公文中多次出现某名称时，应当首先引用其全称，同时标注其规范简称，然后均使用规范简称。（四）附件附件是正文内容的组成部分，与公文正文具有同等效力。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。党的机关公文的附件说明和附件的数字有时用汉字标识，例如“附件一”，而行政机关公文的附件说明和附件的数字用阿拉伯数字标识，例如“附件1”。因字数过多而回行时与冒号后的文字对齐。公文附件如果是表格，仍标识为“附件”，而不能将所附表格标识为“附表”或“表”。附件不得与正文印在同一页，但是与正文统一编排页码。（五）成文日期党的机关公文的成文日期的数字使用阿拉伯数码，居右空2字，例如：“2003年10月26日”；行政机关公文的成文日期必须使用汉字，居右空4字，例如：“二三年十月二十六日”，不得将其中的“”写作“O”或“零”，如“二OO三年十月二十六日”；成文时间一般在正文下方空四行。成文日期确定的原则：（1）会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；（2）领导签发的，以签发日期为准；（3）联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；（4）法规性文件以文件批准日期为准。（六）公文生效标识公文除会议纪要和以电报形式发出外，均要盖印章。行政机关单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期和盖章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整正文最后一两页的行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。在此种情况下正文最后一两页可不受每页22行、每行28个字的排版规范限制。党的机关公文遇到无正文的页面习惯标注“此页无正文”。联合行文，上行文只盖主办机关的章；下行文各主办机关均要盖章。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。（七）附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。“请示”、作为上行文的“意见”、“函”需在此处标明联系人姓名、电话，用圆括号括入。三、版记（一）主题词用3号黑体字，居左顶格标识；词目用3号小标宋体；词目之间空1字。类别词类属词文种例：某医院关于加强重点专科建设的意见卫生医院专科建设意见除类别词外，最多可选5个，公文主题词表以外的词加标注。（二）抄送机关指主送机关外需要执行或知晓公文的机关，不得为本单位的内设部门和领导。“抄报”和“抄送”已统一为“抄送”。抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。按照公文处理工作有关规定，公文发送给一个单位后，由收文单位的办公室负责分发给该单位的相关领导人和业务主管部门，发文单位不应再多头抄送给收文单位的领导人或内设机构。（三）印发机关和印发日期位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占l行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关一般为发文单位的办公室。特别需要注意的是：双面印制的公文，版记应装订在最后一面，即位于偶数页码。版记最后一个要素应当置于版面最后一行。其他规范一、页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号“”字线，“”字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。公文最后一面版记位置无正文不印页码。二、公文中表格公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。三、公文用纸规范公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2-80g/m的胶纸印刷纸或复写纸。纸张白度为85%90%，横向耐折度15次，不透明度85%，PH值为7.5-9.5。1.公文用纸幅面尺寸公文用纸张采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见GB/T148。（党的机关公文使用16开、B5型纸）2.公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）四、公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。五、排版规格与印装要求（一）排版规格正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字（党的机关公文，发文字号及签发人姓名、抄送单位、印发机关名称和印发日期、印发份数等内容多用小三号仿宋或楷体字，正文的一级标题用黑体字，二级标题用楷体字），一般每面排22行，每行排28个字（党的机关公文每页20行，每行25字）。（二）制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。（三）印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100，红色油墨应达到色谱所标Y80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。（四）装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差4mm。平订钉锯与书间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，针脚平伏牢固；后脊不可散页明订。裁切成品尺寸误差1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。图示请参照百度文库：公文要素标识格式式样，网址如下，参照时请区别好党委和行政机关文件式样。http:/wenku.baidu.co