03合同管理规定.doc

03合同管理规定 广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-03作业指导书版本/状态号C/0受控文件广州服装集团有限公司作业指导书合同管理规定文件编号FGSWI03编制部门贯标办制/修订日期xx.1.1版本/版次C/O受控状态修订记录修改日期提出修改部门修订内容摘要审核批准编制审核批准贯标办王珏黎志杰PDF文件使用pd fFac t or y Pr o试用版本创建.f i n epri nt.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/01广州服装集团有限公司合同管理规定1.目的加强、规范对集团公司合同行为和合同的管理，预防纠纷，减少损失，提高效益，确保合同的评审、签订、执行和关闭在受控状态下按规范程序进行，使顾客利益得到关注和保障。 2.适用范围凡以集团公司、子公司、分公司、职能部门的名义，或公司指定的代理人，按授权范围依法与公司外法人、非法人组织或自然人进行的各类经济活动所签的各种合同、协议、章程等，适用于本规定。 3.职责3.1集团公司实行“按统一规范实施、按业务归口负责、按层次分级管理”的合同管理原则。 具体职责为各类生产经营合同、经销代理合同、商铺租赁合同、许可经营合同由进出口分公司及生产分厂（华阳公司）和蒙乐丝分公司及生产分厂对口负责按规定实施及保管，基建、物业租赁合同由物业分公司负责按规定实施及保管（集团公司另行指定的除外），劳动合同由人力资源部负责按规定实施和保管，贷款、借款合同由财务部负责按规定实施及保管，其它合同由行政企管部统一负责按规定实施及保管。 凡评定关闭后的合同必须按职责范围进行管理归档。 3.2行政企管部为集团的合同综合管理部门，负责合同统计、合同履约率的统计汇总和抽查合同的规范执行情况。 3.3行政企管部会同财务部及企业常任法律顾问制订格式合同，对固定合同或经修改后的格式合同进行审批。 3.4各单位的负责人对其管辖范围内所产生的合同必须按本“规定”的程序规范操作负责。 3.5集团公司财务部负责合同履行过程中的监督、检查工作。 4.程序4.1合同的洽谈、草拟。 4.1.1合同签署前必须认真做好市场商情信息的研究，了解顾客需求，积极向顾客提供产品信息，有的放矢开展产品的市场营销，并在满足适用法规要求前提下，根据顾客意向，协商条款草拟合同。 4.1.2原则上使用统一的格式合同，如在实践中需对格式合同作固定性的相应的修改，必须按程序经集团公司审批。 4.1.3集团公司所属单位采用统一的合同编号（编号说明附后）。 4.2合同评审4.2.1基本方法是按授权范围根据权限审批，并根据不同的标的额和业务类型由授权人员组合进行评审（或会签）。 4.2.2合同审批权限一览表。 PDF文件使用pd fFac tor yPr o试用版本创建.f i n epri nt.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/02审批权限项目序号摘要分公司经理或部门负责人集团分管领导总经理董事长110万美元以下210-20万美元330万美元以下4授权范围以外510万元以下610-30万元出口销售合同750万元以下850万元以上910万元以下1020万元以下1130万元以下1230万元以上130.5万元以下142万元以下155万元以下165万元以上17年总额5万元以下18年总额30万元以下19年总额50万元以下20年总额50万元以上21年总额20万元以下22年总额40万元以下23年总额60万元以下24年总额60万元以上国内销售合同加工合同维修工程合同由资产项目审核小组审核物业租赁合同（年租金额计算）商铺租赁合同贷款、借款合同21不论金额大小22一般职工及管理人员23中层以上高级管理人员2410万元以下2520万元以下2650万元以下2750万元以上285万元以下295万元以上审核审核劳动合同采购合同资产处置、转让合同由资产项目审核小组审核注1.如因需要对个别层次人员需扩大审批权限的，由法定代表人另行特别授权。 2.涉及属于重大经济合同范围的合同，均需经呈报纺织工贸集团批准后方可执行。 PDF文件使用pd fFac tor yPr o试用版本创建.f i n epri nt.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/04.2.3评审内容3 （1）是否使用公司统一的格式合同，内容是否完整、规范、条款是否明确，是否符合法律法规和国际惯例，对合同签订方的资信是否进行了评定。 （2）产品要求（包括顾客的要求和本公司自行确定的附加要求）是否得到规定。 （3）金额、价格、支付条件、交货期等要求是否可行。 （4）交付能力是否满足合同要求。 （5）经济效益是否可行。 4.2.4使用经公司评审的常规格式合同及协议的代理出口业务，且经营的商品是在公司的经营范围之内的，有委托方的营业执照等相关资料，由分公司经理负责合同评审。 4.2.5因业务需要使用非统一的格式合同时，分公司按特殊产品合同性质填好“合同评审表”，由分公司经理、职能部门负责人组织相关人员对合同进行评审。 4.3合同的签订和实施4.3.1分公司、职能部门按不同的受理权限逐级审核合同后签署。 4.3.2在以下情况，经授权的人员可签订合同 （1）因业务需要出guo； （2）在各种展销会、交易会上； （3）其他经事先授权而又无法在本单位内签署的情况。 合同原本一经签字即表示合同已经评审并生效，有关人员回公司后必须按规定健全有关审批手续。 4.3.3合同经顾客签署和法人代表授权的代表人签字，盖上公司、分公司的合同专用章即生效。 4.3.4凡进入履行的合同必须是书面合同，所有口头约定必须转化为书面合同方可履行。 4.3.5合同签署后必须指定责任人或部门对合同的实施过程负责，记录合同的执行情况，并根据需要及时将有关信息反馈给顾客及有关部门。 分公司经理对合同执行全过程实施监控。 4.4合同的修改和变更4.4.1适用于已签署生效的合同。 （1）顾客对合同提出的修改要求； （2）本公司向顾客提出的修改要求； （3）对于 （1）种情况，要确定顾客要求是否合理，按审批权限进行修改；对于 （2）种情况，必须经顾客同意才能修改合同。 4.4.2凡涉及货期、价格、付款条件、商品数量的合同修改，需填写合同变更评审表，按4.2合同评审的有关规定履行审批程序，并将修改的信息及时通知到相关部门和顾客。 4.4.3所有执行中的合同出现条款变更时，均需填写合同变更评审表。 4.5合同的中止、终止和解除4.5.1应遵守法律、法规和合同本身的规定，采取书面的形式。 4.5.2对于顾客提出的合同的中止、终止和解除要求应及时作出答复和处理。 4.5.3因出现不可抗力原因影响合同的履行，责任人要在合同的合理有效期内向顾客发出PDF文件使用pd fFac tor yPr o试用版本创建.f i n epri nt.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/04通知。 4.5.4合同的中止、终止或解除按合同的审批权限行使决定权，同时需保留有关凭证。 4.5.5合同中止履行的原因消除后，应及时恢复履行。 4.5.6合同有下列情况终止 （1）履行完毕； （2）双方协议终止； （3）因不可抗力、情势变更导致全部不能履行； （4）合同被顾客撤消； （5）顾客方消失； （6）法院判决、裁定不再履行； （7）原合同已被其它合同取代。 4.5.7责任人需将合同的中止、终止或解除及时传递到与合同履行相关的部门和人员。 4.6合同的统计与管理4.6.1各分公司、职能部门必须设立专（兼）职人员管理和统计合同，并需每季对在执行中的各类合同的执行情况进行检查统计，发现变动因素及时书面告知相关主管人员办理有关变更评审及相关变更手续。 4.6.2按公司合同管理要求，做好合同文件的保存、发送、归档等工作（后附合同、文件执行流程图）。 4.6.3合同管理要求 （1）签订正式合同一般为一式二份，客户一份，分公司或职能部门一份，责任人存合同复印件，正本放在所在单位指定的合同管理员保管；以集团公司名义签订的经济合同，合同履行评定关闭后，所在单位将正本交到集团公司档案室进行保管。 （2）监管部门有需要时，可要求签约部门提供合同的复印件及合同履行情况资料备查。 4.6.4各分公司须每季填写合同履行情况统计表，于每季的第一个月10号前报集团公司行政企管部。 4.6.5重大合同的审查、备案管理4.6.5.1重大合同是指单位在分立、合并、破产、解散、投（融）资、担保、租赁、产权转让、招（投）标及改制等重大经济活动中所签订的合同。 重大合同主要有企业购并合同、联营合同，独家代理协议、重大技术改进或技术引进合同、涉及担保的合同、房地产开发与交易合同；每单合同标的金额为人民币300万元以上（含300万）或者对企业集团经营有重大影响的合同为重大合同。 4.6.5.2在签署重大合同时，除执行相关的法律、法规、规章制度、市纺织工贸企业集团有限公司国有资产产权管理和资产处置暂行办法（穗纺工贸xx72号文）和对外投资、担保及抵押管理暂行办法（穗纺工贸xx73号文）之外，还必须有单位主管负责人、财务部经理（总会计师）、常年法律顾问、行政企管部等参加审核，并签署意见。 合同承办部门（单位），应在合同签订后五日内，将已经签订的合同直接送到行政企管部备案。 PDF文件使用pd fFac tor yPr o试用版本创建.f i n epri nt.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/054.6.5.3对重大合同按广州纺织工贸企业集团有限公司合同管理制度（试行）的通知要求办理 （1）非进出口合同每单标的金额为人民币300万元以上（含300万），由行政企管部转报工贸集团法律事务部备案；每单标的金额为人民币500万元以上（含500万），由行政企管部转报工贸集团法律事务部审查,审批同意后才能签订合同。 （2）进出口合同及相关购销合同每单标的金额为美元150-200万元的（含150万元），由行政企管部转报工贸集团法律事务部备案；每单标的金额为美元200万元以上的（含200万），由行政企管部报工贸集团法律事务部审查,审批同意后才能签订合同。 4.7合同的关闭4.7.1进出口合同的关闭是在收妥外汇后十个工作日。 4.7.2内销合同的关闭是在收齐货款后十个工作日。 4.7.3租赁合同的关闭是在合同到期之后十个工作日。 4.7.4合同必需经过评定，并有评定记录才能关闭，并需对合同卷宗进行关闭，责任人要将关闭的合同卷宗交给指定合同管理员统一保管。 5.各分公司合同编号和使用办法。 规范的编码为 （1） （2） （3） （4） （5）其中 （1）部门代码一个大写字母（见规定）； （2）年份代码由两个阿拉伯数字组成，即合同发生的当年年份； （3）部门合同种类代码一个英文小写字母，由各部门自行确定后列表报行政企管部备案； （4）部门合同人员编号由两个阿拉伯数字组成，由各部门自行确定后列表后行政企管部备案； （5）部门合同编码由三个阿拉伯数字组成，由各部门自行按合同发生顺序编排。 部门代码规定行政企管部H人力资源部R财务部C华阳制衣有限公司-F进出口分公司J蒙乐丝分公司M物业分公司W政务工作部Z技术质监部S熊猫分公司X产品研发中心Y例J05a01001PDF文件使用pd fFac tor yPr o试用版本创建.f i n epri nt.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/06J05a01001（部门代码）（年份）（部门合同种类代码）（部门合同人员编号）（部门合同编号）附件 （1）合同、文件执行流程图 （2）合同履行情况统计表 （3）合同变更评审表 （4）采购合同评审表 （5）加工合同评审表 （6）出口合同评审表 （7）租赁合同（评审）表 （8）合同评定记录表PDF文件使用pdf Fac tor yPr o试用版本创建.f i n epri nt.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/07附件一合同、文件执行流程图合同草拟合同评审使用格式合同产品要求价格、金额、收付条件交付能力经济效益制作正式合同、双方签署（签字、盖章）采用统一合同编号按授权范围签署前期资料建（归）档合同履行发生修改情况合同台帐交财务部及有关部门发生终止情况发生中止情况填写合同变更评审表合同完成原因分析原因分析按规定审批后通知相关人员和部门合同评定关闭按规定审批后通知相关人员和部门填写合同变更评审表按规定审批后恢复履行，通知相关人员和部门资料交管理员归档PDF文件使用pd fFac tor yPr o试用版本创建.f i n eprint.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/0附件二8年季合同履行情况统计表单位序号序号项目份数签订合同数合同号金额备注常规合同其中特殊合同出口合同采购合同加工合同租赁合同其他合同1.合同签订其中旧合同补充新条款已履行完毕在履行中不履行自身违约对方违约其中外因造成2.合同履行履行率变更修改合同依法变更变更不规范发生合同纠纷解决发生合同纠纷待解决3.合同变更情况其中对方违约合同条款不清质量条款不清履行期、方式条款不清交货地条款不清4.合同执行抽查情况责任条款不清填表人日期年月日PDF文件使用pd fFac tor yPr o试用版本创建.f in eprint.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/0附件三9合同变更评审表时间合同号 一、变更内容 二、原合同内容 三、变更原因 四、评审意见业务员负责人PDF文件使用pd fFac tor yPr o试用版本创建.f in eprint.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/0附件四10采购合同评审表日期年月日供方名称合同号外销合同号产品名称合同金额付款方式换汇成本是否合格供方样品验收标准收货方式、地点产品交付期合同变更情况经办人负责人审批人其他说明比例财务审核预付货款金额公司领导审批PDF文件使用pd fFac tor yPr o试用版本创建.f in eprint.c n广州服装集团有限公司文件编号FGS-WI-05作业指导书版本/状态号C/0附件五11加工合同评审表日期年月日加工单位名称合同号生产单号产品名称合同金额商标货号数量产品交付期成本单价成