XX0320合同档案日常管理办法.doc

XX0320合同档案日常管理办法 分发号秦皇岛秦冶重工有限公司合同档案日常管理办法规章编号QY-03/BG-09版本编号A/0发布日期xx.03.20生效日期xx.03.20受控状态受控拟制审核批准曦兮解万东陈晓光秦皇岛秦冶重工有限公司合同档案日常管理办法第一章总则第一条为了加强合同档案的日常管理，确保合同资料的完整，充分发挥合同档案在经营、法律等方面的作用，根据公司档案管理暂行办法（QY-03/BG-06）的规定，制定本办法。 第二条本办法所指的合同包括销售合同、物资采购合同、外协外委合同、基建合同等公司对外签订的具有法律效力的文本。 日常管理包括对档案的收集、履行、归档、查阅等。 第三条合同档案的保存期限为永久，由各合同签署部门负责归档前的日常管理，公司档案室负责归档后的统一保管和借阅。 第四条本办法适用于秦皇岛秦冶重工有限公司，所属子公司参照执行。 第二章合同档案管理职责第五条办公室档案室是合同归档的归口管理部门，其主要职责是（一）组织制订、执行公司合同档案归档管理工作制度；（二）负责公司合同档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督指导；（三）负责公司合同档案接收、检查、督导工作。 第六条各合同签署部门均是合同档案日常管理的责任单位，其主要职责是（一）合同签署部门要有专人负责本部门合同的、收集、移交，实现部门合同档案集中管理。 （二）合同签署部门要将本部门合同管理人员名单报办公室档案室备案。 （三）按照办公室档案室要求建立健全合同档案信息，包括电子版、纸质版信息和目录。 （四）按照规定时间，将好的合同档案交办公室档案室保管，交接手续齐全。 第三章合同档案日常管理要求第七条合同履行完毕后，应将全部合同资料交部门负责合同档案管理人员进行组卷。 合同资料包括（一）合同原件、技术协议、招投标文件；（二）合同签订前、履行中、完成后围绕合同发生的书面或电子信息；（三）其他附属于合同的资料。 第八条合同由合同签订部门的档案管理人员进行短期的保管（当年），特殊的保密级合同、暂未执行或作废的合同可由部门档案管理人员长期保管，不需要移交档案室。 第九条合同以原件或正本归档。 特殊情况不能留存原件或正本的，应将有效的复印件或副本归档。 第十条合同归档应完整、准确，关于合同来往的传真、邮件、合同附件或合同变更等与合同相关联的纸质和电子版信息都要一并归档。 第十一条每个合同档案都要独立成卷，卷内要求有目录。 并配有电子文档，电子文档信息按合同签订的时间先后顺序排列。 第十二条各单位向档案室移交归档合同时，要认真填写（附件一），移交的电子目录（附件二）、纸质档案都要齐全、准确。 第十三条档案室人员接受归档合同时要认真核对，履行签字手续，一式两份，交接双方各一份备查。 第十四条合同档案由合同签订部门向档案室移交，每年11-12月移交上一年度档案，如xx年12月份移交xx年合同档案。 第十五条档案室接收各部门合同档案后要按地区、年度和合同号进行排列装盒管理，以便查找利用。 合同的审批单、附件以及与合同有关的材料，应与合同一并保存，保持其内在的联系。 第十六条其他文件归档时间按照档案管理暂行办法第十八条文档材料的归档时间进行归档。 第四章合同档案利用第十七条根据工作情况，合同档案由查阅人提出申请，经部门负责人批准后，到档案室办理借阅手续。 第十八条借阅档案原则上应在档案室查阅，不得带出档案室。 确有必要借带出档案室的要填写“借（查）阅档案审批单”（附件三），应经主管领导批准后，方可带出。 第十九条查阅合同档案时禁止对合同档案进行复印带出，履行借阅手续后带出的合同档案严禁转借他人。 第二十条在各部门档案管理人员处未移交的特殊档案要根据实际情况，征得主管领导同意后对其进行移交或销毁。 第五章附则第二十一条合同档案日常管理工作责任追究办法，有下列行为之一的单位或个人，根据情节轻重，给予处罚（一）对合同文件材料收集不齐全、不标准、内容不完整的单位和个人，责令其改正；对拒不改正的相关责任人，罚款500元并给予批评处分。 （二）对拖延移交归档时间或不按期归还借阅合同档案的部门领导，罚款500元。 （三）借阅档案丢失的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予适当罚款处罚。 （四）因泄露合同条款、价格造成经济损失的，按照经济损失额的50%给予处罚；情节严重构成犯罪的，移送司法机关。 第二十二条本办法由总经理办公室负责解释，办公室将不定期对各合同签署部门的合同日常管理情况进行检查。 第二十三条本办法属于公司三级管理制度，由经理办公会批准，总经理签发。 第二十四条本办法自发布之日内开始执行。 附件一档案交接登记表移交部门移交时间序号文号或图号题名年度页数保管期限备注移交部门领导签字移交人签字接收部门领导签字接收人签字附件二卷内文件目录年卷件号责任者题名合同编号日期页次保管期