工程建设档案管理办法

1 中国移动通信集团公司工程建设档案管理办法中国移动通信集团公司工程建设档案管理办法 第一章第一章 总则总则 一一一为了加强集团公司工程建设档案管理 充分发挥工 程建设档案在工程建设 生产经营 设施维护和改建扩建中的 作用 根据 中华人民共和国档案法 及相关规定 按照 中国移 动通信集团公司档案管理办法 中的具体要求 结合工程建设 的实际情况 特对 中国移动通信集团公司工程建设档案管理 办法 中移综 2003 52 号 进行修订 一一一本办法适用于中国移动通信集团公司 以下简称 集 团公司 中国移动通信有限公司 以下简称 有限公司 国际 信息港建设中心 研究院 管理学院 各省 自治区 直辖市公 司 设计院可参照实行 第二章第二章 归归档范档范围围 一一一本办法所指工程建设档案 包含 土建阶段所形成的 文件材料 通信设备及软件安装阶段所形成的文件材料 通信 线路建设阶段所形成的文件材料 一一一土建阶段所形成的文件材料包含 工程准备期文件 监理文件 施工文件 竣工图 验收文件 审计文件 一 准备期文件 项目审批文件 建设用地 征地 拆迁文 2 件 勘察 测绘 设计文件 招投标文件 技术协议或补充协议 委托代理协议 通知书 意向书 代理授权书 合同文本及附件 施工单位资质认证等 二 监理文件 监理规划 监理月报 监理会议纪要 监理 大纲 监理细则 监理竣工移交证书 监理合同 监理工作总结 等 三 施工文件 土建建筑与结构工程 电气 给排水沟 消 防 采暖 通风 空调 燃气 建筑智能化 电梯工程 室外工程 设计变更洽商文件等 四 竣工图 综合图 专业竣工图等 五 验收文件 验收记录 初验 终验报告及批复 声像 电子文件材料等 六 审计文件 财务报表 审计报告及证书等 一一一通信设备及软件安装阶段所形成的文件材料包括 计划选购期文件 监理文件 开箱验收文件 安装调试文件 验 收文件 审计文件 一 计划选购期文件 项目申请及可行性研究报告审批文 件 设计文件 招投标文件 技术协议或补充协议 委托代理协 议 通知书 意向书 代理授权书 合同文本及附件 谈判备忘录 附录 重要来往函件 电文 施工单位资质认证等 二 监理文件 监理规划 监理月报 监理会议纪要 监理大 纲 监理细则 监理竣工移交证书 监理合同 监理工作总结等 三 开箱验收文件 进口设备入境的各种单据及证明等 装 箱单 开箱验货报告 软件使用许可证 进口设备的商检及索赔 3 文件等 四 安装调试文件 施工组织计划 安全技术措施 开工报 告 停 复工报告 设计变更洽商文件 已安装的设备 主材明细 表 安装交验或交工报告 系统测试报告 工程质量整改通知单 工程质量事故报告单等 五 验收文件 初验 终验报告及批复等 六 审计文件 财务报表 审计报告及证书等 一一一通信线路建设阶段所形成的文件材料 其归档范围 参照土建阶段 第三章第三章 工作工作职责职责 一一一在工程建设过程中 计划部门 建设部门 财务部门 审计部门按照职责 分别负责与工程建设项目相关的各类文件 材料的收集 整理工作 即 计划部门负责收集 整理土建阶段 的工程准备期文件和通信设备及软件安装阶段的计划选购期文 件 建设部门负责收集 整理土建阶段的监理文件 施工文件 竣工图 竣工文件和通信设备及软件安装阶段的监理文件 开 箱验收文件 安装调试文件 验收文件 财务部门负责配合审计 部门收集各项财务报表 审计部门负责收集 整理审计文件 一一一计划部门在招投标过程结束后 按照档案管理要求 负责整理招投标文件 移交档案管理部门 并办理移交手续 一一一建设部门应明确参建单位 包括勘察 设计 施工 监 理等 工程建设档案交验要求 将工程建设文件材料的归档要 求纳入到合同中 4 一一一建设部门在工程建设项目竣工验收后 按照档案管 理要求 负责牵头相关部门向档案管理部门移交档案 不含招 投标文件和审计文件 并分别与档案管理部门办理移交手续 一一一一审计部门按照档案管理要求 负责整理审计文件 移交档案管理部门 并办理移交手续 一一一一 档案管理部门负责档案业务指导 档案接收 保 管 并提供利用工作 第四章第四章 质质量要求量要求 一一一一工程建设档案的案卷质量标准为国家技术监督局 颁布的 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 89 归档材料应统一使用 A4 纸或按 A4 297mm X 210mm 规格折 叠 字迹清晰 图面整齐 不得使用易褪色的书面材料书写 绘 制 一一一一案卷内的文件材料必须准确反映工程建设项目的 真实情况 竣工图要按国家建委 关于编制基本建设工程竣工 图的几项规定 82 建发施字 50 号 的要求编制 并加盖竣工 图章 竣工图章的基本内容应包括 XXX 竣工图 字样 编制 人 审核人 技术负责人 编制单位 编制日期等 一一一一工程建设档案中的各类图纸要装订成册 其厚度 不得超过 60mm 一一一一工程建设档案应遵循工程建设项目的形成规律 保持卷内文件的有机联系 以便于利用 5 第五章第五章 整理整理规则规则 一一一一工程建设档案按全宗划分 分为 以集团公司名 义立项工程所形成的工程建设档案 属于集团公司档案全宗 全宗号为 02 以有限公司名义立项工程所形成的工程建设档 案 属于有限公司档案全宗 全宗号为 04 一一一一 项目编码 是建设项目在立项后产生的编码标识 是用字母和阿拉伯数字组合生成的序列号 一一一一 件号 是以阿拉伯数字排列的卷内文件材料的顺 序号 一一一一工程建设档案以项目编码为分类原则 以件为管 理单位 装订成册的材料 其每册作为 1 件 一一一一一档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和 反映档案排列顺序的一组代码 工程建设档案的档号标识为 全宗号 项目编码 件号 一一一一一档号要以加盖归档章形式 见附件 标识在每件 工程建设档案的右上角空白处 一一一一一工程建设文件材料在整理立卷时 须著录件标题 一一一一一工程建设档案必须为各类文件材料的原件 一一一一一工程建设档案中的招投标文件在整理时 须填写 项目名称 并加注项目编码 确保本工程建设档案间的有机联 系 一一一一一工程建设档案中的协议及合同文本等 按照 中 6 国移动通信集团公司合同档案管理办法 中移综发 2010 8 号 进行整理 归入合同档案类 在填写项目名称时加注项目编码 确保与工程建设档案间的有机联系 如果合同文本是以集中采 购形式签署的 必须要注明与之相应的入围框架协议的合同编 号 以确保该合同文本与入围框架协议的有机联系 一一一一一工程建设档案中的审计文件 按照 中国移动通 信集团公司审计档案管理办法 中移综 2010 253 号 进行整理 归入审计档案类 在填写案卷标题时加注项目编码 确保与工 程建设档案间的有机联系 第六章第六章 保管期限划分保管期限划分 一一一一一依据 中国移动通信集团公司档案管理办法 中 移综 2001 769 号 中档案保管期限的规定 工程建设档案保管 期限分为永久 长期 短期三种 永久为 50 年以上 长期为 16 50 年 短期为 15 年及以下 一一一一一土建项目的工程建设档案 保管期限定为永久 代 号为 1 设备安装方面的工程建设档案 其设备使用寿命在 16 年以上的 保管期限定为长期 代号为 2 其它设备 软件 等方面的保管期限均为短期 代号为 3 第七章第七章 附附则则 一一一一工程建设中产生的电子档案应符合中华人民共和 国建设部颁布的 建设电子文件与电子档案管理规范 7 CJJ T117 2007 的有关规定 确保工