业务管理系统流程确认-V1.1.doc

XXXXXXXX业务管理系统流程确认1、 引言1.1、 编写目的本报告主要对XXXXXXXXXXXX的业务管理的需求进行整理归纳，以指导后继的系统开发、测试和系统实施工作。1.2、 功能范围系统主要对公司的业务经营过程进行管理，包括GSP流程、采购入库流程，销售出库流程、财务结算流程、仓库流程等。1.3、 需求来源说明在需求沟通过程中，南京比硕科技有限公司实施人员与XXXXXXXXXXXX相关业务部门主要业务人员进行了现场交流，就业务管理中的流程进行了梳理，对业务细节进行了讨论，演示了时空流通企业资源计划管理系统-供应链系统（ST-CCERP V8.3 SCM ）的标准流程，并将之与XXXXXXXXXXXX的实际情况结合，整理出以下需求。软件以此验收，仍然响应其他需求变化，但以双方协商结果为准。2、 详细流程及需求2.1、质量管理 2.1.1、首营企业管理 业务流程图： 流程及功能说明：1) 首营企业登记：由采购人员收集相关资质文件，按模块的要求将数据录入进系统。2) 审核：采购主管、质量管理人员、经理对录入的首营企业的资料进行审核，如果审核不通过，该数据资料则直接返回到登记处进行修改。3) 所有审核完成后，系统自动生成首营企业记录，并按录入的资料依据往来客商的分类方案对该单位进行编码。4) 对于首营企业资料发生变动的，相关人员可以直接提取已完成审核的首营企业记录进行修改，修改后，自动更新首营企业记录和供应商档案。5) 对于直接将企业资料初装进系统的，可以将该单位的数据提取出来进行首营企业流程（主要是为了完善首营企业记录）。2.1.2、首营单位管理 业务流程图： 流程及功能描述：1) 首营单位登记：由销售人员收集相关资质文件，按模块的要求将数据录入进系统。2) 审核：销售主管、质量管理人员、经理对录入的首营企业的资料进行审核，如果审核不通过，该数据资料则直接返回到登记处进行修改。3) 所有审核完成后，系统自动生成首营单位记录，并按录入的资料依据往来客商的分类方案对该单位进行编码。4) 对于首营单位资料发生变动的，相关人员可以直接提取已完成审核的首营单位记录进行修改，修改后，自动更新首营单位记录和供应商档案。5) 对于直接将单位资料初装进系统的，可以将该单位的数据提取出来进行首营单位流程（主要是为了完善首营单位记录）。2.1.3、首营品种管理 业务流程图：流程及功能描述：1) 首营品种登记：由销售人员收集相关资质文件，按模块的要求将数据录入进系统。2) 审核：采购主管、质量管理人员、经理对录入的首营品种的资料进行审核，如果审核不通过，该数据资料则直接返回到登记处进行修改。3) 所有审核完成后，系统自动生成首营品种记录，并按录入的资料依据商品的分类方案对该品种进行编码。4) 对于首营品种资料发生变动的，相关人员可以直接提取已完成审核的首营品种记录进行修改，修改后，自动更新首营品种记录和商品档案。5) 对于直接将品种资料初装进系统的，可以将该品种的数据提取出来进行首营品种流程（主要是为了完善首营品种记录）。2.2、采购管理 采购入库流程：流程及功能描述：1) 采购计划分析：作用：根据库存、销售业务人员的要求制定采购计划。描述：根据库存的上下限、合理库存、一段时间（时间可选）的销售情况，平均销售量（时间段可选）；界面上显示在途数量（已做订单未到货）和业务人员的要货数量；在生成计划前使用过滤条件决定要计划的品种，过滤条件包括供货商、参考标识、生成计划的方式（低于下限补足上限，补足合理补存、补足指定时间段内的销售等）。采购人员对系统生成的计划数据进行审定和修改，并将修改后的数据保存为采购计划（也可以手工制作采购计划的功能）。采购人员可根据制定好的计划向供应商要货。2) 采购员可以将采购计划直接转换为采购合同（采购合同连号），也可以手工制定采购合同。确定购进的付款方式及账期。3) 收货入库严格执行采购合同：仓储部门收货人员收到供应商送达的货物后，必须先检查系统内有无送货单位、送货品种的采购合同，如果没有，则必须通知采购部制定采合同；若系统内存在对应的采购合同，则收货数量不得超出合同数量，否则必须修改合同或补一张采购合同。4) 仓储部门收货人员对送达货物的数量、批号、有效期等进行记录并录入采购入库通知单并打印，质管人员收到打印的采购入库通知单后对药品进行质量验收（包括可见异物检查），质量检查通过后，方可通知仓库管理员将货物进行上架操作，仓库管理员完成上架操作后，通知业务部门进行入库操作，增加商品的库存和对应单位的应付款。采购退出流程流程及功能描述：1) 该流程主要用于将货物退回至供应商、客户拒付货款（有货物退回）和超期限退货并且该损失由供应商承担等情况下适用。2) 在进行采购退出开票时，按以下步骤操作：l 确定要退货品种的供货商l 选定要退货的品种l 检索退货品种对应的购进入库单据并选择l 录入退货数量3) 采购退出开票后，该单据可由对应的采购管理人员或主管进行审核（该步骤可省略）。4) 执行采购退出开票单，减少对应品种的库存和减少相应供货商的应付款。采购退补价流程：流程及功能描述：1) 该流程用于采购价格调整、客户拒付货款（没有货物退回）并且该损失由供应商承担时适用。2) 在进行退补价执行时，按以下步骤操作：l 确定要退补价的供应商l 选择要进行退补价的品种l 检索退补价品种对应的购进入库单据并选择l 录入差价或新价格3) 执行采购退补价时，增减相应供货商的应付款。4) 考虑到两种情况：l 仅增减供应商应付款l 即增减供应商应付款、又重新核算销售成本针对以上情况，在采购退补价中，仅增减供应商应付款，而重新核算销售成本的功能将通过采购退补的类型进行控制。 采购业务结算流程： 流程及功能描述：1) 供应商开具发票并送达公司后，财务或采购管理人员将发票与该单位发生的采购业务（购进入库、购进退出、采购退补价）进行对应，并在系统内进行勾兑，即在系统将发票与购进业务的单据建立关联并记录相关信息（发票号码、发票金额、发票开具日期等）。2) 在对供应商进行付款结算时，操作人员选定相应的单据、录入对应的付款金额进行结算，勾兑时，提供两种勾兑方式：l 按单据勾兑：针对采购业务单据进行结算（购进入库、购进退出、购进退补价）l 按明细勾兑：针对采购业务单据的明细商品进行结算3) 在进行采购结算时，可使用登记的预付款来冲减该单位的应付款4) 2.3、销售管理流程及功能描述：1) 在销售业务中，销售客户预先支付的货款可以在系统中进行登记，在后续的业务过程中，均可查看到该预付款。2) 首先在软件中登记销售合同，确定合同数量和单价。3) 销售开票员提取销售合同开具销售单，也可以选择单位对合同进行过滤，选择单位的时候需要对该单位的证照效期进行色标显示，红色为有证照已经过期，蓝色为1个月内即将过期；销售单中，开具单据时选择品种的批号信息，然后填写批号的数量。4) 仓库按货物清单进行发货。5) 仓库将货物发出后，复核人员对该笔货物进行复核并记录发货人员和货物件数，以备以后的工作量考核统计。6) 在税控机上开具发票后，须在系统中对该张发票对应的销售业务进行勾兑，登记内容包括：发票号码、发票金额、开具发票日期。7) 客户支付货款后，需要进行销售结算，销售结算时，系统提供自动勾兑、按单据、单据明细三种方式来进行结算；在结算时，界面上显示对应单位的预收款余额，可以使用预收款进行结算。销售退回1） 销售退回通知单：销售员根据销售单位、历史销售记录登记退货品种、批次、数量，填写退货原因。2） 销售退回审核：销售经理或采购经理对需要退回的申请进行审核3） 销售退回（GSP验收）：质量部对退回的货物进行质量验收4） 销售退回开票：销售开票部门对验收后的记录进行开票登记5） 销售退回入库：仓库对退回的商品进行入库销售退补价流程及功能描述：1) 该流程通过调整开票的价格来增减客户的应收款2) 在进行退补价执行时，按以下步骤操作：l 确定要退补价的客户l 选择要进行退补价的品种l 检索退补价品种对应的购进入库单据并选择l 录入差价或新价格3) 执行销售退补价时，增减相应客户的应收款。销售结算业务流程流程及功能描述：1) 对下游客户开完发票后，在软件中进行登记，把发票和对应的销售单据对应起来。2) 在收回客户的款项后，操作人员在结算勾兑中选定相应的单据、录入对应的付款金额进行结算，勾兑时，提供三种勾兑方式：l 自动勾兑：系统自动的根据日期的先后顺序进行勾兑。l 按单据勾兑：针对采购业务单据进行结算（购进入库、购进退出、购进退补价）l 按明细勾兑：针对采购业务单据的明细商品进行结算2.4、财务管理财务管理主要涉及到采购、销售结算，具体的流程在采购入库和和销售流程中描述。2.5、仓储管理2.5.1、每个商品在系统中维护一个货架位号，表示该商品在仓库中的的存放位置，。系统提供架位号维护功能，在购进入库时，也提供更新商品的架位号的功能。2.5.2、库存盘点流程 盘点流程如下：准备盘点表：停止所有与库存相关的业务操作，将系统内的出入库操作完成后再生成仓库的静态库存表，打印后到仓库进行实际盘点录入实盘数据：根据仓库实际盘点数据录入到系统中盘点审核：对录入的盘点数据进行审核盘点记账：根据盘点数据，增减对应商品的库存数量 临时盘点：是系统保留的一步盘点功能，通过一步操作直接增减库存，适用于动销盘点操作。2.5.3损溢流程报损报溢开票申请：仓库填写损溢数据报损报溢审核：储运部根据仓库的损溢申请进行审核报损报溢GSP检查：质量部对仓库填写的报损溢申请进行审核报损报溢执行：提取上一步骤损溢数据，增减库存2.5.4货位间商品调拨 货位间商品调拨主要用于企业内部的货位之间进行调货即把货物从一个货位移到另一个货位上去，可以通过此功能把合格品上的货物移到不合格品库或者退货库上，接着执行另外的操作。2.5.5、在库养护流程流程及功能说明：1) 每个月初确定系统内的重点养护品种，系统提供以下三种方式来确定重点养护品种：a) 近效期6个月的药品批量选择b) 首营品种养护未满6次的药品c) 养护员操作时确定（通常是品种质量不稳定）生成养护记录档案时，以上方式转换为养护档案的建档目地：近效期、首营品种、质量不稳定、麻黄碱、蛋白同化制剂等。2) 养护员实施养护时，系统按商品的架位号、批号列出当月或当前季度未养护的品种批次，养护员可根据实际情况进行批量选择以生成养护计划。3) 养护员执行制订的养护计划，生成养护记录档案。2.6、查询报表 查询报表除系统已有的对业务流程中单据的查询报表外，部分报表可根据要求进行现场开发。2.7、 特殊需求1、 采购订单中打印合同，并且在打印合同时如果单位有证照效期即将过期的需要打印出提示信息（一个月为准）。2、 单位中的基本信息，填写完整，填写（仓库人员，财务人员信息，质量人员信息，销售总监，法人，内勤人员的联系电话，qq，邮箱，生日）3、 进行限销，按照批次进行限销，采购人员在做订单时就要填写相应的限销信息。（限销区域）4、 采购发票登记时如果出现发票较多的时候只录入进货的实际数量对应的发票信息，另外提供一个多余发票登记的功能，用于填写单位录入后的剩余发票信息的信息（数量，品规，单价，金额）。5、 采购付款报表的查询主要涉及到几个条件：1、 在系统中必须进行了发票登记2、 必须符合账期的设置：A、 以入库的时间来计算B、 如果有预付款，可以把预付款查询出来，并查看一下预付款登记的时间（单位基本信息中增加在途天数）。6、 应付查询报表：查询任意时间段应付的金额（与单位账期有关，同时是登记后的发票）。7、 销售后打印出库单，同时还要打印物流单（收货人，收货地址，电话）。8、 销售开票时要对单位的销售信贷期和销售信贷额进行控制（高级口令可以通过）。9、 成本账查询：以发票为准的成本账的查询（期初+入库-出库=结存）10、 销售账龄表：通过设置销售单位的一个账期，查询单位的任意时间（刚好在这段内达到账期）内销售应收明细款项，无需和销售发票关联。11、 品种的批准文号有效期进行预警提示12、 对于过期的品种进行相应的处理，把商品的基本信息中的停用改为是后，在做采购和销售时拦截该品种。13、 在做采购时拦截采购单位的证照效期有许可证、营业执照、质量证书有效期、质量保证协议有效期、委托书、组织机构代码证。拦截下游客户的证照效期有许可证、营业执照、质量证书有效期、委托书。14、 设置品种的库存上下限，库存上限以品种前90天的销售的平均值乘以50天得到，库存下限以品种前90天的销售的平均值乘以15天得到，每天计算一次，另外有个查询能够查询品种的库存上下限，以及库存信息15、 销售开票时对于需要使用折让的单位的品种采用销售退补价来实现。16、 在进行销售或者采购的时候，必须要有相应的合同，在合同中进行定价，其他操作中不允许修改价格，并且在销售开票时只能选择合同，然后修改批号信息和