第4章 会计核算软件的操作要求(5)

第5章 账务系统初始化及日常处理,学习目标:了解账务系统的特点，熟悉账务系统的业务流程和数据流程。掌握账务系统的初始化中会计科目设置、录入期初余额及设置各种分类、档案资料的方法;掌握账务系统日常业务处理中凭证处理和记账的方法;熟悉出纳管理的内容和处理方法;掌握账务系统的期末业务的内容和处理方法。,5.1 账务系统概述,账务系统 是会计电算化信息系统的一个子系统，在整个会计电算化信息系统中既是中枢，又是基本的系统，它综合、全面、概括地反映企业各个方面的会计工作内容，其他各子系统的数据必须传输到账务系统，同时还要把账务系统中的某些数据传输给其他子系统以供利用。许多单位的会计电算化工作往往都是从账务处理系统开始的。账务处理 是指会计凭证和账簿的组织、记账方法、记账程序的相互结合方式。凭证、账簿组织是指会计凭证和账簿的种类、格式以及凭证、账簿与各种账簿之间的关系。记账方法是指在会计账簿中登记经济业务的方法。记账程序是指从填制凭证，登记账簿到编制报表的整个过程的程序。,5.1.1 账务处理系统的业务流程,科目汇总表核算形式的处理过程主要有以下几个步骤:（1）根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证。会计人员在收集、整理、汇总原始凭证的基础上，根据原始凭证汇总表编制有关的记账凭证。（2）登记日记账。出纳员根据涉及现金和银行存款的记账凭证，登记现金日记账和银行存款日记账。（3）登记各种明细账。会计人员依据原始凭证或原始凭证汇总表和记账凭证登记各种明细分类账。（4）根据记账凭证编制科目汇总表并登记总分类账。会计人员依据记账凭证定期编制科目汇总表，依据科目汇总表登记分类账。（5）编制会计报表。月末会计人员依据日记账、明细账、总分类账的有关数据编制会计报表。科目汇总表核算形式的会计业务处理流程如图5-1所示。,会计业务处理流程图,图5-1 会计业务处理流程图,5.1.2 账务处理系统特点,（1）时序性强,（2）数据量大,（3）数据接口多,（4）通用性强,5.1.3 账务处理系统的目标,一般来说，账务处理系统的目标应包括以下内容：（1）及时、准确地采集和输入各种凭证，保证进入电算化系统的会计数据及时、准确和全面。（2）高效、正确地完成记账过程。（3）随时输出各个会计期间的各种账表，及时提供会计信息。（4）建立账务处理系统与其他管理系统的数据接口，实现会计数据的及时传递和数据共享。 此外，为了充分发挥计算机处理的优势，增强账务处理系统的核算和辅助管理功能，账务处理系统往往还增加了往来核算管理、部门核算管理、自动转账管理等功能。,5.1.4 账务处理系统数据流程,账务处理系统的数据流程可描述如下：（1）会计人员通过键盘录入记账凭证、原始凭证或系统自动获取机制凭证，然后将有关凭证写入临时凭证文件。（2）会计人员对临时凭证文件进行审核。（3）根据临时凭证文件中的已审核的凭证进行记账，并将临时凭证文件中已记账的凭证删除。（4）根据企业银行对账文件和对账单文件进行对账。（5）根据汇总文件和历史凭证文件输出日记账和明细账以及会计报表，根据汇总文件输出总账。 账务处理系统数据流程图，如图5-2所示。,图5-2 账务处理系统数据流程图,账务处理系统数据流程图,5.1.5 账务处理系统的功能,一般来说，账务处理系统的基本功能应包括系统设置（初始化）、凭证管理、记账结账、查询、打印输出、系统维护等。其基本功能模块结构如图5-3所示。,凭证管理,记账结账,查 询,系统维护,系统设置,打印输出,科目设置,凭证类别,账簿设置,其他设置,初始余额,凭证输入,凭证审核,自动转账,登记账簿,结 账,其他查询,科目汇总,账簿查询,凭证查询,记账凭证,打印账簿,科目余额,数据备份,数据恢复,图5-3 账务处理系统基本功能模块结构图,账务处理系统,总账系统的基本功能模块,总账系统的基本操作过程,5.2 账务系统的初始化,总账系统初始设置就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”。在使用总账系统之前，需要先启动注册系统。总账系统的启动建立在整个软件系统的基础设置之上，具体操作步骤如下： （1）进入操作系统之后，单击“开始”“程序”“用友ERP-U8普及版V3.0”“企业门户”。 （2）选择账套“888沈阳市华旭集团有限公司”，选择会计年度“2008”，输入操作日期“2008-01-07”，用户名“李乐”及相应的密码，然后单击“确定”。进入“企业门户”窗口，如图5-4所示。,5.2.1 总账系统的启动,图5-4企业门户窗口,企业门户窗口,5.2.2 设置会计科目,1.增加会计科目 具体操作步骤如下：（1）在“企业门 户”窗口中， 选择“设置” 页签，执行 “基础档案” “财务”“会计 科目”命令， 打开“会计科 目”窗口，如 图5-5所示。,图5-5会计科目,（2）单击“增加”按钮，进入“会计科目_新增”对话框。（3）输入科目编码“ 100201”，输入科 目名称“工行存款”， 选择账页格式为“ 金额式”，如果有 辅助核算的科目 可以选择辅助核 算选项，如图5- 6所示。单击“ 确 定”。,图5-6“会计科目-新增”窗口,2.复制会计科目 为了加快建立会计科目的速度和准确性，我们可以对下级科目或者同级性质相近的科目进行复制，这样只需稍作改动即可完成增加工作。具体操作步骤如下：（1）在“会计科目”窗口中，选择“100201工行存款”后，在“编辑”菜单中单击“复制”，如图5-7所示，进入“会计科目_新增”对话框。,图5-7 复制会计科目,（2）如果企业新增会计科目为“100202中行存款”，将科目编码和名称分别改为“100202”和“中行存款”，单击“确定”即可，如图5-8所示。,图5-8复制会计科目,3.成批复制科目,如果某一科目的下级与另一个或者几个科目的下级内容相同，我们还可以将某一科目的下级成批复制到另一个科目作为下级。具体操作步骤如下：（1）在“会计科目”窗口 中，选择“编辑”菜单后， 单击“成批复制”，弹出 对话框。（2）在“成批复制”对话 框中，输入被复制的科 目编码“6001”，在要复 制的科目编码中输入“6 401”，选择“数量核算” 复选框，如图5-9所示， 单击“确认”。,图5-9成批复制,4.修改会计科目,如果要对已设置完成的会计科目的名称、编码及辅助项目等内容进行修改，应在会计科目未使用之前在会计科目的修改功能中完成。但需要注意的是，已经使用的末级会计科目不能修改科目编码，非末级会计科目的编码不能修改或删除，已有数据的会计科目，应先将该科目及下级科目余额清零后再修改，被封存的科目在制单时不可以使用，只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。修改会计科目具体操作步骤如下：（1）在“会计科目”窗口中，单击“修改”按钮，进入“会计科目_修改”对话框。（2）选择要修改的内容进行修改后，单击“确定”即可。,5.汇总打印,当在同一张凭证中，某一方向的末级科目有多笔同向的分录，而又需要将它们按科目汇总成一笔进行打印时，则可以将该科目设置汇总打印。具体操作步骤如下：（1）在“会计科目”窗口中，选择科目“100201”后双击，进入“会计科目_修改”对话框。（2）单击“汇总打印”，在“汇总到”下拉列表框中选择“1002”后，单击“确定”即可，如图5-10所示。,图5-10汇总打印,6.删除会计科目,如果科目已制单或已录入期初余额，则不能删除。被指定为现金银行科目的会计科 目不能被删除，如果想删除必须先取消指定。“删除将不能恢复”是指不能自动恢复，以后如需恢复该科目可通过“增加”功能来完成。具体操作步骤如下：（1）在“会计科目”窗口中，选择要删除的科目后，单击“删除”按钮。（2）在弹出的对话框中，单击“确定”即可。,7.设置辅助核算,辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可在其上级和末级科目上同时设置辅助账类。具体操作步骤如下：,（1）在“会计科目”窗口中，选择“1122”，单击“修改”按钮。（2）如图5-11所示，选中“辅助核算”中的“客户往来”复选框后，单击“确定”即 可。,图5-11辅助核算,（3）同理，可设置“应收票据”为“客户往来”辅助核算；“其他应收款”为“个人往来”辅助核算；“应付账款”和“应付票据”为“供应商往来”辅助核算；“生产成本”的二级科目和“研发支出”为“项目核算”辅助核算；管理费用二级科目“业务招待费”为“部门核算”辅助核算,8.指定会计科目,指定会计科目是指定出纳的专管科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。一般情况下，现金科目要设为日记账;银行存款科目要设为银行账和日记账。具体操作步骤如下：（1）在“会计科目”窗口中，选择“编辑”菜单，单击“指定科目”。（2）选择“银行总账科目”后，在左框中选中“1002银行存款”，单击“ ”，将其添加到右侧“已选科目”文本框中，如图5-12所示。单击“确认”即可。,图5-12 指定会计科目,指定会计科目,5.2.3设置凭证类别,实行会计电算化以后，根据单位核算和管理的要求，需要对记账凭证进行分类。设置凭证类别后利于凭证的管理、记账和汇总。但是，无论如何分类都不会影响记账结果。具体操作步骤如下：（1）在“企业门户”窗口中，选择“设置”页签，执行“基础档案”“财务”“凭证类别”命令。进入“凭证类别预置”对话框。（2）选中“收款凭证、付款凭证、转账凭证”后，如图5-13所示。（3）单击“确定”，进入“凭证类别”对话框，双击“收款凭证”后的“限制类型”栏，选择“借方必有”，在“限制科目”栏中输入限制科目编码1001、100201、100202。如图5-14所示。（4）在输入限制科目时，也可以在（科目参照）中选择“1001”或 “100201”后，如图5-15所示，单击“确定”。（5）需要说明的是，由于实施会计电算化后，凭证的分类、汇总都由计算机来快速完成，因此使用“记账凭证”就能满足会计核算的需求，无需使用专用记账凭证。,图5-13 凭证类别预置,凭证类别预置,图5-14设置凭证类别,设置凭证类别,图5-15 科目参照,科目参照,5.2.4外币种类,单位如果有外币核算业务，则需要进行外币设置。具体操作步骤如下：（1）在“企业门户”窗 口中，选择“设置”页 签，执行“基础档案 ”“财务”“外币设 置”命令。进入“外币 设置”对话框。（2）单击“增加”，输 入币符（$）、币名（美元），输入汇率小数位（5），确定固定汇率，输入记账汇率“7.30”，单击“确认”，如图5-16所示。,图5-16外币设置,5.2.5设置项目目录,定义项目大类,2.指定核算科目,3.定义项目分类,4.定义项目目录,（1）项目大类名称,（2）定义项目级次,（3）定义项目栏目,定义项目大类具体操作步骤如下:,在“企业门户”窗口中，选择“设置”页签，执行“基础档案”“财务”“项目档案”命令。进入“项目档案”窗口，如图5-17所示。,图5-17项目档案,单击“增加”，进入“项目大类定义增加”对话框， 输入新项目大类名称“生产成本”，如图5-18所示。,图5-18项目大类名称,单击“下一步”，进入“定义项目级次”窗口，如图5-19所示。,图5-19定义项目级次,单击“下一步”。进入“定义项目栏目”窗口，如图5-20所示。最后，单击“完成”。,图5-20 定义项目栏目,2.指定核算科目,指定核算科目具体操作步骤如下： 在“项目核算”窗口的“核算科目”页签中，选择要核算的项目（直接材料）后，按“ ”按钮即可。同理，把“直接人工”“制造费用”也选入。如图5-21所示。,图5-21指定核算科目,3.定义项目分类,具体操作步骤如下：在“项目核算”窗口的“项目分类定义”页签中，单击右下角的“增加”按钮。输入分类编码“1”，分类名称“自行开发”，单击“确定”即可，如图5-22所示。,图5-22 定义项目分类,4.定义项目目录,具体操作步骤如下：（1）在“项目核算” 窗口中，选择“项 目目录”页签中， 如图5-23所示。,图5-23 定义项目目录,（2）单击“维护”，进入“项目目录维护”对话框，单击“增加”，增加一条新的目录。（3）输入项目编号“101”，项目名称“A1产品”，“是否结算”栏为空，所属分类码选择“1自行开发”，然后再单击“确定”，然后单击“退出”后返回。如图5-24所示，,图5-24 项目目录维护结果,5.2.6 设置操作权限,1设置功能操作权限2分配数据操作权限具体操作步骤如下：（1）在“企业门户”窗口中，选择“设置”页签，执行“数据权限”“数据权限设置”。进入在“权限浏览”窗口。（2）在“权限浏览”窗口，选择数据权限类型：“记录”级权限。（3）选择相应的业务对象（科目）。（4）在用户中选择“张悦”。（5）执行“授权”后，单击“保存”，5-25所示。,图5-25设置操作权限,3分配金额操作权限,（1）在“企业门户”窗口中，选择“设置”页签，执行“数据权限”“金额权限分配”命令。进入“金额权限设置”窗口。（2）在“金额权限设置”窗口，点击“级别”，打开“金额级别设置”对话框。（3）点“增加”按钮，在“科目编码”输入（100201），“级别一”输入（10 000）；“级别二”输入（50 000）；“级别三”输入（200 000）；“级别四”输入（1 000 000）。（4）点“保存”，然后退出。（5）在“金额级别设置”对话框，点“增加”按钮，依次对“张悦”、“肖吉梅”、“张宏霞”赋不同级别的金额权限，如图5-26所示。,金额权限设置,图5-26金额权限设置,5.2.7 录入期初余额,如果是第一次使用账务处理系统，必须使用“录入期初余额”功能，经过整理的手工账科目的期初余额录入计算机。如果系统中已有上年的数据，在使用“结转上年余额”功能后，上年各账户余额将自动结转到本年。假设企业主要科目如表1所示：,1.录入基本科目余额,如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量和外币余额。非末级会计科目的余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。其数据栏为黄色。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据，然后单击“刷新”即可。通常，初始余额确定后不能再修改，即凭证记账后，期初余额变为浏览只读状态，不能再进行修改。,具体操作步骤如下：（1）在“企业门户”窗口，选择“业务”页签，执行“财务会计”“总账”，进入“总账”系统。（2）在“总账演示版”窗口，执行“设置”“期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口，将光标定在“库存现金”（1001）科目的“期初余额”栏，输入期初余额“5 000.00”。（3）同理，输入100201、100202科目，如图5-27所示。,图5-27 “期初余额录入”窗口,2.录入个人往来科目余额,只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录入。具体操作步骤如下：（1）在“期初余额录入”窗口中，双击“其他应收款”科目的“期初余额”栏。进入“个人往来期初”窗口，如图5-28所示。,图5-28 个人往来期初界面 1,（2）在“个人往来期初”窗口，单击“增加”按钮，输入日期“2007-11-30”，凭证号“记-26”，部门“经理办”，个人“张月”，摘要“出差借款”及金额“5 000”。同理，输入财务部肖吉梅 的借款资料， 如图5-29所 示。 （3）单击“ 退出”按钮， 2个人的借 款之合（7 000元）记 入“其他应收 款”的“期初 余额”中 。,图5-29 个人往来期初界面2,3.录入客户往来科目余额,在总账系统中录入期初余额的具体操作步骤如下：（1）在“期初余额录入”窗口中双击“应收票据”的期初余额处，进入“客户往来期初”对话框。（2）单击“增加”按钮，修改日期为“2007-10-20”，在“类别”中选择“记账凭证”，输入凭证号为“记-26” （3）在客户栏填“万科”，摘要“销售A1产品”，金额“100 000.00”，业务员选择“张洪岩”，输入票号“3325”。如图5-30所示。（4）单击“退出”。输入的数据自动进入“应收票据”的“期初余额”中，如图5-31所示。,图5-30 客户往来期初1,客户往来期初1,图5-31 客户往来期初2,客户往来期初2,4.录入供应商往来科目余额 具体操作步骤如下：（1）在“期初余额录入”窗口中，双击“应付账款”的“期初余额”处，进入“供应商往来期初”对话框。（2）单击“增加”，日期为“2007-12-10”，凭证号为“记-12”，供应商为“联想”，摘要为“赊购产品”，金额为“300 000.00”，业务员为“张红”，票号为“1234”，如图5-32所示。,（3）单击“退出”，完成供应商数据录入。,5.项目核算科目余额,具体操作步骤如下：（1）在“期初余额录入”窗口中，双击“直接材料”的“期初余额”，进入“项目核算期初”窗口，如图5-33所示。,图5-33项目核算期初1,（2）单击“增加”，在“项目参照”对话框中，点击“参照”按钮，如图5-34所示。,（3）双击“A1产品”，单击“确定”，确定余额方向“借方”，输入期初余额为“200 000”，单击“退出”。（4）同理输入“直接人工”和“制造费用”的期初余额。,6.调整余额方向,具体操作步骤如下：（1）在“期初余额录入”窗口，将光标定在“坏账准备”科目行上。（2）单击“方向”，屏幕弹出对话框，如图5-35所示。确定需调整的方向，如：借贷，单击“是”。,图5-35 调整余额方向,7.试算平衡,期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。所以应进行试算平衡，具体操作步骤如下： 录入完所有余额后，在“期初余额录入”对话框中单击“试算”按钮，可查看期初余额试算平衡表，如图5-36所示，检查余额是否平衡，如平衡，单击“确认”返回。,图5-36试算平衡表,8.对账,具体操作步骤如下：（1）单击“对账”按钮，在弹出的对话框中单击“开始”按钮，对当前期初余额进行对账。如图5-37所示。（2）如果对账后发现有错误，可单击“显示对账错误”按钮，系统将把对账中发现的问题列出来。,图5-37 对账,5.2.8 设置业务处理控制参数,1.选项凭证 具体操作步骤如下：（1）在“企业门户”窗口中，选择“业务”页签，执行“财务会计”“总账”命令，进入“总账”系统。（2）在“总账演示版”窗口，执行“设置”“选项”命令，进入“选项”窗口。（3）单击“凭证”选项卡，在“制单控制”中，选中“制单序时控制”、“支票控制”、“资金及往来赤字控制”及“允许修改、作废他人填制的凭证”复选框。（4）在“凭证控制”中，选择“打印凭证页脚姓名”、“出纳凭证必须经由出纳签字”复选框。（5）在“外币核算”中，选择“固定汇率”单选按钮。如图5-5所示。,图5-38 选项凭证,2.选项账簿 具体操作步骤如下：（1）单击“账簿”选项卡。（2）明细账打印方式选择“按年排页”，如图5-39所示。,图5-39 选项账薄,3.选项会计日历 具体操作步骤如下：（1）单击“会计日历”选项卡。（2）确定会计日历，确定会计年度为2008年，启用日期为2008年01月01日，如图5-40所示。,图5-40选项会计日历,4.选项其他 具体操作步骤如下：（1）单击“其他”选项卡。（2）小数位均输入“2”。（3）在“部门排序方式”、“个人排序方式”和“项目排序方式”中，均选择“按编码排序”单选按钮，如图5-41所示，最后点击“编辑”“确认”。,图5-41建账选项其他,账套名称、单位名称、账套路径、行业性质等账套信息只在这里显示，若要修改，可到“系统管理”中去修改。,5.2.9总账套打工具,具体操作步骤如下：（1）在“企业门户”窗口中，选择“业务”页签，执行“财务会计”“总账”，进入“总账系统”。（2）在“总账演示版”窗口，执行“设置”“总账套打工具”命令，进入“总账套打工具”窗口。（3）在“套打纸型”处选择“用友U8连续套打”，图5-42所示。,图5-19 套打工具,5.2.10账簿清理（1）在“企业门户”窗口中，选择“业务”页签，执行“财务会计”“总账”，进入“总账系统”。（2）在“总账演示版”窗口，执行“设置”“账簿清理”命令。（3）弹出“口令确认”窗口。输入正确口令，进入“账簿清理”对话框。（3）选择“清理”，即可清理年度账套中的相关数据库。5.3 日常业务处理 日常业务处理主要是通过输入和处理各种记账凭证，完成记账工作，查询、打印输出各种账页，对部门、项目、个人往来进行管理。,5.3.1 凭证处理,1.填制凭证 （1）基本信息具体操作步骤如下：在“总账演示版”窗口，执行“凭证”“填制凭证”命令，进入“填制凭证”对话框。单击“增加”按钮，在凭证类别框中，选择“记账凭证”，输入制单日期“2008-01-08”，输入附单据数。如图5-43所示。,图5-43填制凭证,如图5-44所示，输入摘要“提取现金”，点“科目名称”参照按钮，双击“1001库存现金”，单击“确定”，输入借方金额“8 000”，按回车键。,图5-44 输入凭证,注意:金额不能为“零”;红字以“-”号表示。,（2）输入辅助核算信息待核银行账项目,具体操作步骤如下：“100201”科目为银行科目，弹出“辅助项”对话框，参照选择结算方式“101现金支票”，输入票号“xj001”，选择发生日期“2008.01.08”，如图5-45所示，单击“确认”返回。,输入贷方金额“8 000”后，单击“保存”，在提示对话框中，单击“是”。系统显示“凭证已成功保存”，单击“确定”。,图5-45 输入银行辅助信息,（3）输入辅助核算信息部门辅助账科目,输入部门名称有三种方法：一是直接输入部门名称；二是输入部门代码；三是参照输入。不管采用哪种方法，都要求在部门目录中预先定义好要输入的部门，否则系统会发出警告，要求先到部门目录中对该部门进行定义后，再进行制单。具体操作步骤如下： 完成凭证头部分操作，输入“660203业务招待费”科目时，该科目为部门辅助账科目，在弹出的“辅助账”对话框中输入辅助信息，参照选择部门“市场部”，如图5-46，单击“确认”返回，继续完成其他输入操作。,图5-46 部门辅助账科目,（4）输入辅助核算信息个人往来科目,具体操作步骤如下：完成借方信息输入操作后，当输入贷方信息时，1221科目为个人往来科目，需要在“辅助项”对话框中输入辅助信息。选择部门“经理办”，个人“张月”，票号“000888”，选择发生日期“2008.01.08”，如图5-47所示,单击“确认”。输入贷方金额，单击“保存”。,图5-47 个人往来科目,（5）输入辅助核算信息单位往来科目,具体操作步骤如下：当输入分录贷方科目时，1122科目为单位往来科目，需要在“辅助项”对话框中输入辅助项信息。选择单位“首钢”，业务员“李宁”，发生日期“2008.01.14”，如图5-48所示，单击“确认”。输入贷方相关金额，单击“保存”即可得到一个完整的凭证，同时，输入的相关辅助核算信息在凭证的左下边显示出来，如图5-49所示，,（5）输入辅助核算信息单位往来科目,具体操作步骤如下：当输入分录贷方科目时，1122科目为单位往来科目，需要在“辅助项”对话框中输入辅助项信息。选择单位“首钢”，业务员“李宁”，发生日期“2008.01.14”，如图5-48所示，单击“确认”。输入贷方相关金额，单击“保存”即可得到一个完整的凭证，同时，输入的相关辅助核算信息在凭证的左下边显示出来，如图5-49所示，,图5-48 单位往来科目1,（6）输入辅助核算信息外币核算科目,具体操作步骤如下：当输入分录的借方科目时，“100203”科目为外币核算科目，需要在凭证增加的“外币”栏中输入相应的信息。输入外币“10 000”，输入完毕后，系统会自动计算填列金额“73 000”，继续完成其他操作步骤，得到一张完整的外币记账凭证，如图5-50所示。,图5-50 外币核算科目,（7）输入辅助核算信息项目核算科目,具体操作步骤如下: 如图5-51所示，当输入分录的借方科目时，“500101”科目为项目核算科目，系统要求输入相应的辅助信息，在“项目名称”框中，选择“A1产品”，单击“确认”按钮。然后继续完成其他操作步骤。,图5-51 项目核算科目,（8）输入辅助核算信息数量金额核算科目错警告，但可能导致数量辅助账的对账不平。具体操作步骤如下：当输入分录的贷方科目时，“600101”科目为数量金额核算科目，需要在“辅助项”对话框中输入辅助信息。 输入数量“200”，单价“1 000”，如图5-52所示。,图5-52 数量核算科目,单击“确认”，系统自动计算出200 000填在相关凭证位置。,2.凭证修改,具体操作步骤如下：（1）在“填制凭证”窗口中，通过“查询”功能找到要修改的凭证，将光标定在要修改的地方即可直接修改。（2）双击要修改的辅助项，如项目，可直接修改“辅助项”对话框中的相关内容。（3）在当前金额的相反方向，按空格键可直接修改金额方向。（4）单击“增行”，可在当前分录前增加一条新的分录。（5）若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。（6）单击“保存”，保存当前修改。,3.冲销凭证,具体操作步骤如下：（1）在“制单”菜单中单击“冲销凭证”，如图5-53所示。,（2）如图5-54所示，在对话框中选择制单月份“2008.01”，选择凭证类别并输入凭证号，单击“确定”，系统自动生成一张红字冲销凭证。,图5-53 冲销凭证,图5-54 冲销凭证,4.作废凭证,具体操作步骤如下： 在“填制凭证”中，找到要作废的凭证，在“制单”菜单中单击“作废”，如图5-55所示。,图5-55 凭证整理,5.整理凭证,具体操作步骤如下：（1）在“制单”菜单中选择“整理凭证”。（2）如图5-56所示，选择要整理的月份，如“2008.01”，单击“确定”。,（3）如图5-57所示，单击“全选”后，单击“确定”。,（4）如图5-58所示，单击“是”即删除作废凭证并对凭证号进行了整理。,图5-57作废凭证表,图5-58凭证整理,图5-56 选择凭证期间,6.查询凭证,具体操作步骤如下：（1）在“填制凭证”界面中，单击“查询”，如图5-59所示。（2）选择凭证类别:“付款凭证”;输入凭证号，其他栏目可为空。单击“确定”，即可找到符合查询条件的凭证。,（3）在各个会计分录间移动光标，备注栏将动态显示出该分录的辅助信息。（4）单击凭证右下方相应图标，显示当前分录是第几条分录。（5）单击“余额”，显示当前光标所在科目包含所有已保存的记账凭证的最新余额。（6）当光标定在凭证的某条分录上时，在“查看”菜单中单击“联查明细账”，显示该笔业务发生科目的明细账。,7.凭证汇总,具体操作步骤如下：（1）在“总账系统”窗口，选择“凭证”，单击“科目汇总”，出现凭证汇总条件窗口，输入月份“2005.06”，输入凭证类别“全部”，选择范围“未记账凭证”，其他条件为空，单击“汇总”，可得如图5-60所示。,（2）显示2008年01月份所有未记账凭证的汇总表，如图5-61所示。,图5-60 汇总凭证,图5-61凭证汇总表,8.打印凭证,具体操作步骤如下：在“总账系统”菜单中选择“凭证”，单击“打印凭证”，如图5-62所示，在凭证类别中选择“记账凭证”，凭证格式为“金额式”，制单人“张悦”，单击“打印设置”，根据需要重新调整行高和列宽，单击“打印”即可。,图5-62 凭证打印,5.3.2 签字审核,出纳签字是为了加强企业现金收入和支出的管理。具体操作步骤如下：（1）以出纳（103）身份进入“总账演示版”窗口，执行“凭证”“出纳签字”命令，输入月份“2008.01”，单击“全部”复选按钮，如图5-63所示，单击“确认”。,图5-64 出纳签字对话框,（3）如图5-65所示，在出现的一张凭证中单击“签字”按钮，凭证底部“出纳”处自动签上出纳人姓名，单击“退出”。,图5-65出纳签字,2.审核凭证,具体操作步骤如下：（1）在“系统”菜单中，单击“重新注册”，更换用户“张悦”，单击“确定”。（2）以“张悦”的身份进入“总账演示版”，执行“凭证”“审核凭证”命令，单击“确定”。（3）如图5-66所示，选择“全部”单选按钮，单击“确认”。,图5-66 审核凭证,（4）如图5-67所示，选择要审核的凭证，单击“确定”;如果不选择，单击“确定”即审核全部凭证。,图5-67 凭证审核,（5）如图5-68所示，检查后，单击“审核”，凭证底部“审核”处自动签上审核人姓名，单击“退出”。,图5-68 审核凭证,3.主管签字,具体步骤如下：（1）在“系统”菜单中，单击“重新注册”，更换账套主管“张宏霞”，单击“确定”。（2）以“张宏霞”的身份进入“总账演示版”，执行“凭证”“主管签字”命令。（3）如图5-69所示，选择“全部”单选按钮，单击“确认”。 （4）如图5-70所示，单击“签字”即可，也可以成批签字。,图5-69主管签字,图5-70主管签字,主管签字,5.3.3 记账与取消记账,具体操作步骤如下：（1）如图5-71所示，在“凭证”菜单中，单击“记账”，进入记账向导1“选择本次记账范围”，单击“下一步”。,1记账,图5-71 记账向导1选择本次记账范围,（2）如图5-72所示，进入记账向导2“记账报告”，如果需要打印，可单击“打印”按钮，单击“下一步”。,图5-72记账向导2记账报告,（3）如图5-73所示，进入记账向导3“试算平衡表”，单击“记账”，显示“试算平衡表”，单击“确认”。,图5-73 记账向导3试算平衡表,（4）如图5-74所示，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账，记账完毕。单击“确定”。,图5-73 记账向导3试算平衡表,（4）如图5-74所示，系统开始登录有关的总账和明细账、辅助账，记账完毕。单击“确定”。,图5-74 记账完毕,2取消记账,具体操作步骤如下：（1）在“总账演示版”中，执行“期末”“对账”命令，进入“对账”窗口，按“Ctrl+H”键，激活恢复记账前状态功能，单击“确定”后单击“退出”。如图5-75所示。,图5-75 取消记账,图5-75 取消记账 （2）在“凭证”菜单中，单击“恢复记账前状态”。（3）如图5-76所示，单击“最近一次记账前状态”单选按钮，单击“确定”。弹出小对话框，提示“恢复记账完毕!”，单击“确定”。,图5-76 恢复记账前状态,5.3.4 出纳管理,具体操作步骤如下：（1）以出纳（103肖吉梅）的身份进入“总账演示版”，选择“出纳”，单击“现金日记账”。（2）如图5-77所示，在科目框中选择“1001现金”，在“按月查”中选择“2008.01”，单击“确认”。,1现金日记账,图5-77查询现金日记账,（3）如图5-78所示，显示“现金日记账”窗口，在“账页格式”下拉框中可以选择需要查询的格式“金额式”，双击某一行或选择某一行后单击“凭证”可以查看相对应的凭证，单击 “总账”，可以查看该科目的三栏式总账。,图5-78 总账系统现金日记账,2银行存款日记账,具体操作步骤如下：在“总账演示版”中，执行“出纳”“银行日记账”命令，其他同现金日记账。,3资金日报表,具体操作步骤如下：（1）在“总账演示版”中，执行“出纳”“资金日报表”命令。（2）如图5-79所示，在查询条件对话框中输入日期“2008.01.08”，选择“包含未记账凭证”和“有余额无发生也显示”复选框，单击“确认”。如图5-80所示，屏幕显示查询条件下的资金日报表。,图5-79 资金日报表查询条件,图5-80 资金日报表,4支票登记簿,具体操作步骤如下：（1）在“总账演示版”中，执行“出纳”“支票登记簿”命令。（2）如图5-81所示，在科目中，选择“工行存款（100201）”，单击“确定”。,图5-81 支票登记簿查询,（3）如图5-82所示，单击“增加”，输入领用日期“2008.01.08”，领用部门“财务部”，领 用人“李乐”，支票号“xj001”，预计金额“8000”，单击“保存”，然后单击“退出”。,图5-82支票登记簿,5银行对账,（1）录入银行对账期初数据,具体操作步骤如下：在“总账演示版”中，执行“出纳”“银行对账”“银行对账期初录入”命令，在弹出“银行科目选择”对话框中选择“100201工行存款”，单击“确定”。进入“银行对账期初”窗口。在单位日记账“调整前余额”栏输入“5 000 000.00”，在银行对账单“调整前余额”栏输入“4983000.00”，经查：有一笔17000元的电费款已经划给供电公司，单击“对账单期初未达项”。 如图5-83所示，单击“增加”，输入日期“2007.12.28”。借方金额“17 000.00”，单击“保存”，单击“退出”，回到上一步单击“退出”。调整完未达账项后，如图5-84所示。,（2）输入银行对账单,在“总账演示版”中，执行“出纳”“银行对账”“银行对账单”命令，在弹出的对话框中选择科目“工行存款（100201）”后，单击“确定”。出现“银行对账单”界面，单击“增加”，按银行对账期初录入操作步骤，录入所给的对账单资料后，如图5-85所示。单击“保存”，单击“退出”。,图5-85录入的对账单,（3）自动对账,在“总账系统”窗口，执行“出纳”“银行对账”“银行对账”命令，在弹出的对话框中选择“工行存款（100201）”，单击“确定”。进入“银行对账”窗口，如图5-86所示。,图5-86银行对账,再单击“对账”，屏幕显示“自动对账”条件对话框，输入截止日期“2008.01.31”;默认系统提供的对账条件，并确定日期相差30天之内，单击“确定”。对账结果如图5-86所示。,图5-86银行对账结果,（4）手工对账（5）输出余额调节表具体操作步骤如下：在“总账演示版”中，执行“出纳”“银行对账”“余额调节表查询”命令，进入“银行存款余额调节表”窗口，点“查看”，得调整后的银行存款余额调节表，如图5-87所示。,图5-87 银行存款余额调节表,（6）查询对账单或日记账的勾对情况 如果想详细查看对账单的勾对情况，具体操作步骤如下： 在“总账演示版”中，执行“出纳”“银行对账”“查询对账勾对情况”命令，在“科目”中选择“工行存款（100201）”后，单击“确定”。如图5-88所示，单击“银行对账单”选项卡，显示银行对账结果，单击“单位日记账”选项卡，显示对账结果，查询后单击“退出”。,图5-88 查询对账情况,（7）核销已达账,具体操作步骤如下： 在“总账演示版”中，执行“出纳”“银行对账”“核销银行账”命令。 如图5-89所示，选择“工行存款（100201）” ，单击“确定”，屏幕提示“您是否确实要进行银行账核销?”，单击“是”，屏幕提示“银行账核销完毕!”，单击“确定”。,图5-89 核销银行账,5.3.5账表查询,1科目表（1）总账:“总账演示版”中，执行“账表”“科目账”“总账”命令.如图5-90所示，在科目范围选择“10011901”，在科目的级次范围选择“11”，单击“确定”.,图5-90总账查询条件,（2）余额表:“总账演示版”中，执行“账表”“科目账”“余额表”命令。在查询条件中，选择月份“2008.01”,选择“末级科目”复选框,选择“包含未记账凭证”复选框,单击“确认”.如图5-92所示，显示发生额及余额表,图5-92 发生额及余额表,（3）多栏账:在“总账演示版”中，执行“账表”“科目账”“多栏账”命令，进入“多栏账”窗口。单击“增加”，屏幕显示“多栏账定义”窗口。 在“核算科目”中选择“6602管理费用”，单击“自动编制”。如图5-94所示。,图5-94多栏账定义,选择分析方式、输出内容均为“金额”，单击“选项”打开格式选项窗口，单击“确定”。如图5-95所示，点“查询”进入“查询条件”对话框，单击“查询”，输入查询条件，单击“确认”，显示查询的“管理费用多栏账”。,图5-95 多栏账查询,“科目表”中的其它账表查询略,2客户往来辅助账（1）客户往来余额表:在“总账演示版”中，执行“账表”“客户往来辅助账”“客户科目余额表”命令。根据需要输入查询条件，单击“确定”即可。如图5-97所示，单击“明细”,可以联查客户往来明细账,单击“累计”，可以查询本期借贷方累计发生额。,图5-97 客户科目明细账,（2）客户往来明细账在“总账演示版”中,执行“账表”“客户往来辅助账”“客户往来明细账”“客户科目明细账”命令根据实际情况，设定查询条件，单击“确定”即可.单击“总账”可以联查客户往来总账，用光标选择某一笔业务,单击“凭证”可以联查该业务凭证,如图5-99所示.,图5-99所示 客户分类明细账,（3）客户往来两清在“总账演示版”中，执行“账表”“客户往来辅助账”“客户往来两清”命令。在“科目”下拉列表框中选择“1121应收票据”，在“客户”中选择“万科”，“截止月份”选择“2008.01”，单击“确定”。如图5-101所示，单击“自动”，即可自动勾对，如果自动勾对后有应该勾对而未勾对，可以双击“两清”栏，进行手工勾对。,图5-101 客户两清勾对,（4）客户往来催款单在“总账演示版”中，执行“账表”“客户往来辅助账”“客户往来催款单”命令。在客户框中选择“长江”，选择其他条件，单击“确定”如图5-103所示，单击“设置”，在函证信息中输入“请贵单位于2008年02月20日之前到我单位财务部进行清账!”，,图5-103 客户往来催款单,如图5-104所示，单击“预览”，可以查看“催款单”打印效果。,图5-104催款单预览,（5）客户往来账龄分析在“总账演示版”中，执行“账表”“客户往来辅助账”“客户往来账龄分析”命令。根据需要选择查询条件后，单击“确定”。如图5-105所示，单击“详细”可以查看各个客户账龄的详细情况，单击“比率”可以查询客户各账龄区间的金额占总额的百分比。,图5-105 往来账龄分析,以下几方面内容不再详细讲解3部门辅助账系统提供了三种部门辅助账查询方式，分别是：部门总账、部门明细账、部门收支分析。4项目辅助账项目辅助账中包括：项目总账、项目明细账和项目统计分析三方面。5账簿打印 “账簿打印”功能打印的是正式使用的账簿。,5.4 期末处理5.4.1 定义转账分录1自定义结转（1）在“总账演示版”中，执行“期末”“转账定义”“自定义转账”命令。（2）在“自定义转账设置”窗口，“如图5-116所示，点“增加”，在出现的对话框中输入转账序号“0001”，输入转账说明“计提短期借款利息”，在凭证类别中选择“记账凭证”，单击“确定”。,图5-116 自动转账设置,（3）在科目编码框中选择“6603”，在方向框中选择“借”，在金额公式栏内直接输入公式“JG（）”，单击“增行”。（4）输入摘要后，选择科目编码“2001”，方向选择“贷”，双击金额公式栏，屏幕弹出“公式向导”对话框。（5）如图5-118所示,在对话框中选择“期末余额”，“QM（）” 单击“下一步”。,图5-118公式向导1,（6）输入科目“2231”，确定“期间”为“月”，确定“方向”为“贷”，选择“按默认值取数”单选按钮，选择“继续输入公式”复选框后再选择运算符“*”，单击“下一步”。（7）选择“常数”后，单击“下一步”。（8）输入常数“0.00165”，单击“完成”。（9）返回到图5-122界面，单击“保存” 。,图5-122自动转账设置,（6）输入科目“2231”，确定“期间”为“月”，确定“方向”为“贷”，选择“按默认值取数”单选按钮，选择“继续输入公式”复选框后再选择运算符“*”，单击“下一步”。（7）选择“常数”后，单击“下一步”。（8）输入常数“0.00165”，单击“完成”。（9）返回到图5-122界面，单击“保存”，单击“退出”。,2对应结转设置（1）在“总账演示版”中,执行“期末”“转账定义”“对应结转”命令。（2）如图5-123所示，输入转账编号“0002”，选择凭证类别为“转账凭证”，输入摘要“结转材料入库成本”，在“转出科目编码”中选择“1401”，单击“增行”。（3）在转