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OFFICE技巧讲义哈现代服务职信息技术培训一、邮件合并的基本过程 （一）建立主文档: 主文档就是固定不变的主体内容1、制作背景：视图页眉和页脚，插入图片（选择背景图片）； 友情提示： 每一页显示的内容入在页眉脚中，不影响正文。2、美化美景：裁剪图片，衬于文字下方，绘制自选图形，填充图片。 友情提示：A、取消画布（工具选项）B、正圆（shift）C、微调（CTRL）3、录入文字：艺术字，输入正文，排版（如图1） 姓名专业部专业李娜旅游导游王立计算机网络张春艺术设计动漫马东艺术教育幼师崔凤综合会计 图1 表1（二）准备好数据源 数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。如表13、把数据源合并到主文档中 有3种途径可以使用“邮件合并”功能：“邮件合并”向导，“邮件合并”工具栏，高级用户可以使用“邮件合并”域。（1）单击 “打开数据源”按钮，选择制作的“数据源.xls”文件，单击“打开”按钮，打开“选择表格”对话框，从中选择数据所在的工作表，然后单击“确定”按钮。（2）将光标定位于文档的“同学”前面，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮，分别选择“域”列表框的“姓名”，然后单击“插入”按钮。重复操作，插入其他的域。（3）单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，在弹出的“合并到新文档”对话框中选择“合并记录”为“全部”，然后单击“确定”按钮，生成一个合并后的新文档。二、插入目录此例介绍如何运用样式、节、页眉页脚、自动生成目录等技术对长文档进行排版。操作要求打开文件“实训毕业论文排版素材.doc”，排版过程如下：1页面设置将页边距设置为：上边距“3厘米”，下边距“2.5厘米”，左边距“3厘米”，右边距“3厘米”。（注意：应用于“整篇文档”）2插入分节符按图1所示在所需位置插入“下一页”分节符和分页符，形成扉页、中文摘要、英文摘要、目录、正文第1章、正文第2章这几部分，并分成4节。分节的作用是使得每一节可以设置独立的页眉页脚和页码。扉页分节符中文摘要英文摘要目录第1章第2章第1节第2节分页符分页符分节符分节符第3节第4节3修改样式根据表1修改样式。表1样 式 名 称字 体字 体 大 小段 落 格 式标题1黑体，非加粗小二号段后2行，居中，无缩进标题2宋体，加粗四号段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2字符标题3宋体，加粗小四号段前、段后1行，两端对齐，首行缩进2字符正文宋体小四号1.5倍行距，首行缩进2字符4应用样式“摘要”、“ABSTRACT”、“目录”和章名应用“标题1”样式，节名应用“标题2”样式，小节名应用“标题3”样式，正文应用“正文”样式。5扉页格式设置l “中山大学硕士学位论文”设为宋体、小二号、居中对齐；l 题目“基于RFID技术的产品防伪应用系统的设计与实现”设为宋体、二号、居中对齐；l 英文题名设为Times New Roman字体、二号、居中对齐；l 其余文字设置宋体四号字，并适当加下划线和调整缩进等对齐方式。如图2所示：图 16自动生成目录步骤提示：l 将插入点置于“目录”之后的空行中；l 单击“插入”“引用”“索引和目录”菜单命令，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡；l 在“显示级别”中选择“2”，如果要修改目录格式则在“格式”框中选择“来自模板”，单击【修改】按钮进行修改。l 单击【确定】按钮后即可自动生成目录。l 如果文档内容被修改，页码或标题发生变化，则只需在目录区中右击，在弹出的快捷菜单中选择“更新域”命令，打开“更新目录”对话框，选择“只更新页码”或“更新整个目录”。7设置各节页眉页脚和页码第1节扉页和第2节摘要、目录部分没有页眉。正文第3节和第4节的首页没有页眉，奇数页页眉为章名，偶数页页眉为论文题目。在页脚中间设置页码：第1节没有页码；第2节的页码格式为“I，III，”，起始页码为“I”；第3节和第4节的页码格式为“1，2，3，”，起始页码为“1”。注意：单击“页眉和页脚”工具栏上的【链接到前一个】按钮，可以取消“