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档案管理 档案管理的业务环节 8个收集 整理 鉴定 保管 检索 统计 编研和提供利用 第一节档案收集 档案收集是档案馆 室 获取和丰富档案资料的主要渠道和手段 档案收集的内容和渠道 收集要求 科学组织制定收集工作制度 名册 计划 方案 归档制度 科学 可操作性 接收范围 序列 信息完整保证归档和进馆 室 档案信息的完整性是档案收集工作必须坚持的核心要求 从制度上保证该归档 该进馆 室 的没有遗漏 结构优化馆 室 藏档案门类是否齐全 是否具有可用性 各种门类 载体档案 标准控制制定标准和执行标准都要严格 接收档案标准要科学 可操作 档案室的收集 加强对归档制度的宣传 行动先导 建立网络 对文件形成的超前控制 实施超前控制 把好文件质量关 对文件积累 归档的监督和指导 做好平时立卷 整理归档的检查指导 各中门类 载体档案 全面检查归档的质量 把好归档接收质量关 加强平时收集工作 做好零散文件 归档范围以外文件 和 帐外 文件收集工作 档案馆的收集 接收范围建国前档案 同级机关 二 三级代表性单位形成的档案 重大活动 重点建设项目档案 已公开现行文件等 9号令 法院 检察院 各民主党派机关 涉及民生的专业档案等等 接收期限现行机关档案进馆的期限 省级 设区的市级馆文件形成满20年 县级馆满10年 提前移交或延期移交的条件 审批 经同级档案局批准 规定 接收方法逐年接收或定期接收 一般间隔3年或5年接收一次 接收要求和手续1 接收要求 保持全宗的完整性 按规定分类整理 正确划分保管期限 具有长久保存价值 全宗介绍 检索工具 移交目录 案卷级 文件级电子目录 等 并在交接文据上签名盖章 2 交接文据 档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成 并具有法律效力的文件 嘉兴市档案馆档案移交 接收 凭证根据 档案法 机关档案工作条例 及 档案馆工作通则 的有关规定 经双方商定 将本单位1993年至2000年在各项工作活动中形成的档案材料 向市档案馆移交 本次移交的内容有 移交检索工具 文件级条目3500条 案卷级目录323条 全宗卷 材料 全宗介绍1份 大事记 档案利用情况统计 档案信息化情况等等 该移交凭证一式二份 交接双方各执一份 作为档案移交依据 并归入档案 全宗卷 移交单位 接收单位 嘉兴市档案馆移交人 接收人 移交日期 年月日 撤销机关档案的接收原则 方法1 撤销机关 由撤销机关负责整理和鉴定 移交有关档案馆或主管机关代管 2 一个机关撤销划归几个机关 由其中一个机关代管或交有关档案馆 3 一个 或几个 机关并入另一个机关 由合并后的新机关代管或移交有关档案馆 4 一个机关内一部分业务 或一个部门 划归另一个机关 档案不得抽走 可以借阅或复制 5 机关撤销或合并时 未处理完毕的文件材料 可移交新机关继续办理 并作为新机关档案整理和保存 重大活动档案的接收重大活动档案 是指在重大活动过程中直接形成的具有保存价值的文字 声像 电子文件 标志性实物等不同形式的历史记录 范围和内容 领导人 重大影响的活动 事件 自然灾害 事故等 时间和方法 组织承办单位 承担组织 承办主要工作的单位 结束4个月内 移交同级国家档案馆 社会散存档案的征集征集的主要方法接受捐赠 有偿征集 国家收购和征购 交换 寄存 代保管 复制 征集的主要途径 1 有关机关团体 企事业单位 2 有关地区 包括国内外 3 有关个人 4 图书馆 文化馆 博物馆 纪念馆等 第二节档案整理全宗及其构成全宗是一个国家机构 社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体 通俗地说 全宗是一个机关的全部档案 全宗构成者 即立档单位 需要具备怎样的条件1 可以独立行使职权 并能以自己的名义单独对外行文 2 是一个会计单位或经济核算单位 独立编制预算 3 设有管理人事的机构或人员 有一定的人事任免权 有发文权 经济独立 有任免权 立档单位变化全宗如何处理 1 新成立单位 建立新全宗 2 撤销单位 自然终止 3 合并或兼并后形成新的单位a b 合并 兼并 dc 4 原单位分立成若干个单位a b c5 内设机构独立或并入 前后分开归档 一个单位的内设机构 独立为一个新的立档单位 其独立前形成的档案 仍为原立档单位全宗的一部分 档案整理内容系统化工作 区分全宗 全宗内档案分类 立卷 组卷或组件 卷内文件排列 案卷 件 排列等 档案编目 卷内文件编号 页号 卷内文件目录编制和备考表的编制 案卷封面填写 档号和案卷目录的编制或件号 归档文件目录的编制等 档案整理步骤 二者关系 系统化是编目工作的基础 编目是系统化的体现 用以巩固系统化成果 复式分类法全宗是一个复杂的档案整体 全宗内档案的分类往往需要两种以上分类法的结合使用 即采用复式分类法 年度 组织机构分类法 年度 问题分类法 组织机构 年度分类法 问题 年度分类法 常用的分类方法 新立卷 1 年度 保管期限 2 年度 组织机构 问题 保管期限 分类方案的编制应以本单位职能活动中形成的各种门类和载体的全部档案为对象 依据工作职能 结合档案内容和载体形式特点 进行科学分类 机关分类方案表 档号的编制档号是档案馆 室 在整理和管理档案的过程中 以字符形式赋予档案的一组代码 档号是存取档案的标记 并具有统计监督作用 传统方式 全宗号 目录号 案卷号 页号 例 125 002 010 006新立卷方式 全宗号 年度 保管期限 件号 例 008 1997 永久 00025 档号的编制应遵循以下原则1 唯一性原则 不能有重号 2 合理性原则 与分类整理相适应 3 稳定性原则 不能随意改动 4 扩充性原则 递增容量 5 简单性原则 简短明了 件号的编制方法五位阿拉伯数字标识 按照 归档文件整理规则 整理的档案 同一个类目下的文件按排列次序流水编号 不应有空号 注 1 如果在分类整理时 不设机构 问题 这一级类目 机构代号可省略 2 列入档案馆接收单位的 要求档案室编制盒号 2 归档章格式 目录的编制立卷 案卷目录组件 归档文件目录归档文件目录的编制格式已在文件材料管理中介绍具体的录入要点在检索章节中介绍 第三节档案鉴定 档案鉴定是判定档案真伪和价值的过程 档案鉴定的内容 体现在三个阶段 1 归档鉴定 是否属于归档范围 实质是否具有保存价值 2 保管期限鉴定3 到期鉴定 一 档案价值鉴定的原则 1 从国家和人民的整体利益出发 这是鉴定工作的指导思想和核心原则 2 全面的观点 内容特征为主要因素 结合来源 形成时间等因素 整体作用和个别价值相结合 多方面利用需求 3 历史的观点 时代背景 历史条件 4 发展的观点 前瞻性 长远的历史作用 二 档案价值鉴定的标准 三类 1 自身属性标准 是指以档案自身所拥有的主要属性作为价值鉴定的标准 包括 1 职能标准是指按立档单位所在社会系统中的地位和重要程度来决定其档案的价值 2 来源标准是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位 即 以我为主 的标准 3 内容标准档案内容是决定档案价值最重要 最本质的因素 强调了档案内容的重要性 独立性和时效性 4 形式特征标准是指文件的名称 文本 外形特征等 是判定档案价值的参考因素 2 社会需求标准社会对档案的需求具有客观性 包括需求方向 需求面 需求时间等方面 社会利用价值 3 相对价值标准是指被鉴定的档案与其他档案和保管费用之间相比较而存在的价值 只有当利用价值大于保管档案的成本时 才真正具有保管价值 完整程度 可替代程度 重复程度 保管费用等因素 三 档案保管期限表的类型 1 通用档案保管期限表它是由国家档案局编制的 供全国县以上机关 团体 企业 事业单位鉴定档案通用的标准和依据 是全国各级机关和单位确定一般性档案保管期限的标准和制定其它类型档案保管期限表的指南 如 2006年国家档案局第8号令颁发的 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 参p62 2 专门档案保管期限表3 同系统机关档案保管期限表4 同类型机关档案保管期限表5 机关档案保管期限表 注 1 标准的保管期限表对其他几种保管期限表有指导意义 2 机关档案保管期限表必须以标准的和上级的各种通用保管期限表为依据 3 各种类型的保管期限不能缩短标准规定的保管期限 档案保管期限表的结构1 顺序号 一般采用层累制结构 每类目下流水编号 2 条款 一组文件的来源 内容和形式 有内在联系 价值相同 3 保管期限 保存年限4 附注 对条款及其保管期限所作的必要注解和说明 5 总的说明 指出档案保管期限表的适用范围 制定依据 结构 批准施行时间 及保管期限的计算方法等其他应说明的事项 四 档案保管期限的划分 档案保管期限是指对档案划定的存留年限 文书档案的保管期限分永久和定期两种 其中定期又可分为30年 10年 永久保管就是无限期地尽可能长远地保存下去 如 本机关活动中形成的重要业务文件材料 本机关机构演变 人事任免等文件材料 定期保存的计算方法 一般是从文件产生后的第二年起计算 有些特殊文件和专门文件可以从其失效 结案后算起 例 文书档案保管期限表机关联合召开会议的文件材料5 1本机关为主办的5 1 1请示 批复 通知 名单 日程 报告 讲话 总结 决议 决定 纪要 永久5 1 2典型材料 代表发言材料 交流材料 简报 30年5 2本机关为协办的5 2 1请示 批复 通知 名单 日程 报告 讲话 总结 决议 决定 纪要的复制或副本 30年5 2 2典型材料 代表发言材料 交流材料 简报的复制件或副本 10年 五 档案鉴定的组织和方法 档案鉴定的基本方法是直接鉴定法 即直接 具体地审查档案 直接鉴定法要求档案鉴定人员逐卷逐件逐页地审查档案材料 从它的内容 作者 题名 可靠程度等方面 全面考察分析其价值 而不是仅根据案卷目录 卷内文件目录和案卷题名来判定档案的价值 六 档案销毁 档案销毁是指经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程 销毁程序1 档案鉴定人员形成销毁报告 清册2 由鉴定小组审核提出意见 登记造册 3 经机关分管负责人批准 4 由二人在指定地点监销 并在销毁清册上签字 销毁清册的结构包括1 档案销毁清册封面 项目有 全宗号 全宗名称和立档单位名称 编制档案销毁清册单位名称 编制时间表 2 销毁档案登记表 项目有 顺序号 案卷或文件题名 起止日期 号码 案卷目录号 案卷号或文件编号 数量 备注等 档案销毁方式 1 送指定造纸厂化成纸浆 2 少量涉密档案交保密部门销毁 3 磁带 磁盘和渔船等特殊载体档案 可用物理或焚烧等方式销毁 4 两人以上监销 并在销毁清册上注明 已销毁 和销毁方式 销毁日期 经批准销毁的档案 可 暂缓执行 一般可保存一段时间后再抽样复审 以防鉴定有误 第四节档案保管与保护一 档案保管的内容和要求 档案保管的内容1 档案库房管理 整洁 有序 2 档案流动过程中的保护 各个环节 3 保护档案的专门措施 复制 修裱 档案保管的基本要求1 以防为主 防治结合2 加强重点 照顾一般 二 档案保管的基本条件 档案室用房档案室用房一般由档案库房 档案阅览用房和档案人员办公用房组成 做到三室分开 档案装具档案装具是档案馆 室必需的基本设备 目前 我国使用的档案装具主要有 档案架 档案箱 档案柜 密集架 档案保管设备空调机 去湿机 通风机 温湿度测量仪 防盗和防火报警器 灭火器 装订机 复印机 缩微拍摄设备 监控设备 消毒设备 信息化设备以及档案专用运输设备等 档案包装材料无酸材料制成的卷盒 卷皮 三 档案库房管理 档案装具的排列合理布局 避光通风 整齐有序 装具应与窗户墙面垂直 档案装具的编号一般以库房为单位进行 编号方法 自库房门口起从左至右 从外向里编架 柜 号 每个架 柜 的格 节 也应编号 方法是从上向下编顺序号 档案的排列存放档案室的档案 一般根据档案种类实行分类排列 将同一类别的档案集中存放在一起 存放地点索引 档案管理的应急处置 档案管理的应急处置是指由人为或自然因素引起的突发性危及或可能危及档案安全和严重干扰档案工作秩序 需要采取应急措施加以处置的工作 1 档案管理的应急处置预案 如 档案工作突发事件应急处置办法 2 档案管理的应急处置措施及时报警 在第一时间通知抢险负责人和相关人员 通知专业抢险救援部门等 在可能的情况下 采取行动消除事故 四 档案保护库房温 湿度控制 库房的 八防 防火 防水 防潮 防霉 防虫 防光 防尘 防盗 档案修复 档案修复是指受损或退变档案的恢复或接近原有特征 或进行加固的一项抢救性保护措施 修复技术种类 去污 去酸 加固 修裱 字迹恢复与显示技术等 常用抢救方法复印 拍摄 扫描 五 全宗卷 全宗卷 是档案管理活动中形成的 档案 是管理全宗的 档案 全宗卷的主要内容1 档案收集方面的材料 交接文据 接收 征集记录 档案来源等 2 档案整理方面的材料 整理工作方案 分类方案 档案整理情况 3 档案鉴定方面的材料 鉴定小组成员 保管期限表 鉴定 销毁情况 4 档案保管方面的材料 安全检查记录 报告 档案保护措施 5 档案统计方面的材料 收进移出登记 档案基本情况和利用情况统计 6 档案利用方面的材料 全宗指南 利用范围说明 利用实例 7 档案管理新技术应用方面的材料 信息化情况 电子目录数量 全宗卷的整理 全宗卷内文件材料 是随全宗管理的延续而逐渐增加的 平时必须注意积累 及时进行整理组卷 数量较多的可设分卷 卷内文件材料按问题 时间进行系统排列 排列顺序全宗指南 全宗介绍 立档单位大事记和有关档案收集 整理 鉴定 保管 统计 利用 现代化管理等方面的文件材料 在此基础上编制卷内目录 第五节档案检索 1 档案检索的内容就是存储和查找档案信息的过程 检索效率是衡量档案检索系统性能以及每一个检索过程质量的最基本的指标 2 档案著录是对档案内容和形式特征等进行分析 选择和记录的过程 3 档案检索工具是用于存储 查找和报道档案信息的系统化文字描述工具 是目录 索引 指南等的统称 常用档案检索工具的编制 最常用 最基础的档案检索工具 案卷目录和归档文件目录 1 案卷文件目录 全引目录 现已被文件级电子目录所取代 或归档文件目录取代 2 专题目录按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录 如 民生档案专题库 归档文件目录关键字段著录要点 新方法 文件级目录关键字段著录要点 传统方法 3 全宗指南 全宗介绍 是介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具 编制要求客观 准确 真实 语言简练 文字表达清楚 全宗指南由封页 正文 备注三部分组成 正文部分的编写有以下三方面 1 全宗构成者沿革简介 组织沿革 2 全宗内档案情况简介 档案数量 保管期限 完整程度 整理 鉴定 检索工具 利用等情况 3 档案内容与成分介绍 分类介绍 例 嘉兴市 县 人民政府 1949 1983 全宗号16一 机构沿革嘉兴县人民政府成立于1949年5月嘉兴解放之时 隶属嘉兴专署领导 1955年12月 县人民政府改称为市人民政府 1983年8月3日 浙江省人民政府浙政 1983 55号通知 根据国务院1983年7月21日批复 撤销嘉兴地区行政专署 设立省辖的嘉兴市和湖州市 至此 县级 嘉兴市人民政府职能行使中止 工作职能 历任市 县长 有 郑寄民 张澄秋 马吉德 刘慎言 樊家禧 蔡学忠 沈如淙 吴根生 周平臣 朱孔宇 李佃杰 二 档案情况及主要内容该全宗于1983年底由原嘉兴市人民政府办公室移交本馆 文书档案编有三个目录共计1338卷 其中永久925卷 长期309卷 另外还有会计档案2174卷 照片222张 录音带6盒 光盘10片 排架长度19 3m 按规定现已鉴定档案1101卷 开放条目9066条 该全宗按年度 问题立卷 分类清楚 材料比较完整 该全宗利用率高 特别是组织史 市志编写中发挥了重要的凭证参考作用 由于频繁利用 部分案卷发生机械磨损 酸化和字迹褪变 需通过裱糊 字迹显示 无酸处理等措施加以弥补 该全宗检索工具主要有纸质 案卷目录 全引目录等 电子 案卷级条目1338条 文书文件级19569条 专题库条目3441条 全文扫描 3274件 三 档案内容与成分介绍1 文件汇集 主要包括县 市 历届人民代表大会 解放初期各界代表会议 各届各次人代会代表发言 各次烈军属 残废 复员 退伍军人代表会议 知识青年下乡 回乡代表会议 市 县 长办公会议 市 县 府办公会议记录 市 县 府办公室发文 市 县 府各类会议记录 市 县 府办编印的 情况与汇报 地区 全省及全国性的重要会议材料 嘉兴地区专员行政公署 浙江省人民政府 人民委员会 国务院文件等汇编材料 2 重要的报告及批复 通知和决定 主要有关于职权范围内的组织机构的撤建 人事干部的任免 劳动工资调整 工业交通 农林水利 财税商业 物资供应 物价政策 文化教育 卫生医疗以及民政 土管 民兵建设等各项工作的报告及批复 关于市 县 所辖新丰区 凤桥区 新篁区 王江泾区 新塍区 王店区等地的划分阶级成份的呈报与批复 决定等 本府关于落实人民政策的批复 及对人员处理的决定 3 财务 主要有1961年至1978年行政科所形成的会计文件材料 包括会计报表 帐册 凭证等 还有 嘉兴市 县 人民政府关于全市 县 各项工作的重要指示和年度总结 各年度的干部统计年报 干部调动介绍信存根 县革委办事组编印的工作简报 晋升技术职称的通知报告 关于计划生育 人口 档案管理的报告与通知等文件材料 第六节档案统计 档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集 整理和分析的活动 一 档案统计的内容和要求档案统计工作的内容 主要包括档案的基本登记和综合统计两部分 我国档案工作的基本情况统计 基本上分为四个层次 其一 全国档案工作基本情况统计 由国家档案局组织实施 其二 专业系统档案工作情况统计 该项统计由各专业主管部门组织实施 其三 地方 包括省 市 地 县各级 档案工作基本情况统计 该项统计由各级地方档案行政管理部门组织实施 其四 档案馆 档案室档案工作情况统计 该项统计由各档案馆 室 自行组织实施 档案统计的基本要求 1 准确性 客观 如实 2 科学性 严密合理