关于财务电子档案管理的研究.doc

关于财务电子档案管理的研究 摘要：为提高财务管理水平以细化基础工作为出发点对公司财务档案管理现状进行分析探索财务电子档案管理实现财务管理的创新本课题通过研究财务电子档案管理结合公司财务制度要求探索公司财务电子档案的方式和方法对于财务管理信息化具有重要意义创新思路使财务档案工作实现制度化、规范化和科学化管理使其在公司建设发展中发挥重要作用 关键词：财务管理研究电子档案 传统的财务档案大都以纸质为载体不能适应财务档案管理的信息化要求必须向数字化档案管理转变未来的财务电子档案就是财务数据采集源泉和基地通过分类整理和网络共享最终为各级领导、决策部门、财务人员处理和运用 一、财务档案管理现状 (1)财务档案分类 随着公司电力事业的快速发展和经营管理水平的提高财务档案资料也日趋增多主要分为会计档案和财务管理文件两大类 会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据具体包括： 会计凭证类：原始凭证记账凭证汇总凭证其他会计凭证 会计账簿类：总账明细账日记账固定资产卡片辅助账簿其他会计账簿 财务报告类：月度、季度、年度财务报告包括会计报表、附表、附注及文字说明其他财务报告 其他类：银行存款余额调节表银行对账单其他应当保存的会计核算专业资料会计档案移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册 财务管理文件：指除会计核算专业材料外的财务管理制度、计划批文、通知等各类财务管理资料是财务档案的重要组成部分财务集约化管理的不断深入财务管理文件的积累呈现多元化趋势财务管理制度包括预算管理、会计核算、工程管理、资金管理、资产管理、资本运营、财务评价与考核等 (2)财务档案管理规定 自1999年以来采用电子计算机进行会计核算保存会计档案实行电子存档和纸质存档双开制年发布的会计电算化管理办法对电算化会计档案的管理进行的明确的规定电算化会计档案指储存在磁盘或其他存储介质上的会计数据和程序以及打印输出的各种账簿、报表、凭证等核算数据和系统开发中的全部文档资料打印输出的纸质会计资料按照会计档案管理制度进行归档管理储存在硬盘上的会计数据建立定期备份制度实行电子备份按年度进行刻盘存档 二、财务档案管理趋势 为规范和加强公司财务管理公司已经建立了涵盖生产经营全过程的财务管理体系随着财务信息多元化的发展积累了丰富的财务管理文件必须实现由纸质档案管理向数字化电子档案管理转变才能充分发挥财务管理文件的指导作用财务电子档案将是财务数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地通过实时更新和共享及时、准确地为经营决策提供依据电子档案将成为财务档案管理的主要形式 (1)财务电子档案能够提供财务档案信息方便快捷的服务方式 数字化的财务电子档案信息可以通过网络等现代技术实现的远程利用提供方便快捷的财务档案信息服务方式和途径 (2)财务电子档案能够使不同载体形式的财务档案信息得到转化与再现 根据财务档案载体形式的不同可以将电子文档、录音、录像、幻灯、照片等各种形式的财务档案信息经过数字转换并再现其它载体档案信息的内容既加强管理又方便应用 (3)财务电子档案为财务管理水平的提高奠定基础 在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代档案信息数字化是财务电子档案管理发展的必然趋势和方向财务档案数字转化工作有利于财务信息的推广为财务管理水平的提高做好基础准备 (4)财务电子档案为财务信息体系的完善创造条件 随着无纸办公和电子文档的普遍应用财务电子档案与纸制档案共同组成完整的财务档案信息库为财务信息体系的完善创造条件 三、财务电子档案管理面临的难题 原始性问题对于纸质档案来说内容的原始性附着在形式的原始性上其字体、字迹、图像、印章、纸张制成材料等使内容真伪易于判别可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性电子档案内容与形式是相对独立的不仅内容易于变化而且失去了固定的形式电子形式生成的由实态变为虚态的档案已完全没有了这种“原始状态”其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致可以说既是原始的又是复制的很难对电子档案的原始性进行认定 性问题电子档案极易失真如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实;电子档案的性问题伴随其生命的始终维护其性是一个不间断的过程信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案;电子档案可被原样复制甚至被篡改后可不留痕迹 完整性问题电子文件、电子档案内容的完整性很难保障电子文件经常处于流动状态如不及时捕获可能会导致信息丢失;电子文件结构复杂储存方式多样容易造成信息的缺损;电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加而且形式多样、存储分散极易丢失往往致使电子文件来龙去脉不清 安全性问题电子数据的易更改性为非法操作提供了便利篡改信息、信息外泄都会直接损害电子档案的安全 四、财务电子档案管理保障措施 (1)采用有关技术措施保证电子档案的原始性、性、完整性、安全性提高电子档案的可靠性 在形成电子档案的同时采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的原数据作为检验电子档案原始性、性、完整性和有效性的依据将电子文件设置为“只读”状态在这种状态下用户只能从电子计算机上读取信息而不能对其做任何修改 (2)建立电子档案统一接收数据格式 因为财务管理资料来源广泛形式多样无法统一如电子文档、录音、录像、幻灯、照片等各种形式财务电子档案需要实现统一格式的转换同一文件类型统一一种文件格式 (3)应用的安全性 财务电子档案基于网络实现资料上传、信息共享可根据设定的档案密级按部门按专业按用户级别配置访问权限可在权限允许范围内下载档案同时日志库自动记录对电子档案库的所有检索、调档、增加、删除、修改等操作 (4)明确纸质档案与电子档案要长期并存并保持一致 纸质档案与电子档案属于两种不同载体的档案必须明确纸质档案与电子档案长期并存的“双轨制”即在保存电子文件的同时把电子文件以硬拷贝输出形成纸质文件来保存同时还要注意两种不同载体档案的一致性特别是在电子档案编号、更改、更新时更应注意电子档案与纸质档案的对应相符 五、财务电子档案管理的优势 财务信息的随时更新现代网络系统为实现电子档案管理提供了快捷的管理手段、共享的信息平台开辟了信息利用的快速途径将过去的集中建档改为平时随时整理建档集中的工作量变为分散的工作量提高了财务信息管理水平财务电子档案及时得到更新便于检索利用 灵活便利地检索在电子文件转化为电子档案后由于计算机可以按需求随时将电子档案的单份文件从任何角度进行分类、组合可以任意组成各种信息体系因此“文件”作为基本保管单位使信息分类方式得以根据需要进行自主编辑 充实的业务平台财务电子档案库中汇集了反映公司各项财务政策沿革、内控制度体系的完善、经济业务依据等财务管理资料为财务人员提供了丰富的业务知识和规范为专业部室提供了遵循原则、为领导层提供了决策依据 六、结束语