事业单位档案管理的现代化方式论文.doc

事业单位档案管理的现代化方式论文 在现代社会经济发展形势下机构模式以及行政体制等都发生了不同程度的变化这就对事业单位档案管理提出了新的要求与此同时计算机技术不断发展无纸化办公逐渐成为普遍形式对事业单位传统模式下的档案管理人员素质和技能也提出了新的标准事业单位档案管理如何利用现代化方式提高档案管理效率是当前档案管理部门所面临的一项重要课题 1事业单位档案管理利用现代化方式的重要意义 在事业单位档案管理过程中传统的档案管理方式对档案管理人员的需求量较大并且整体档案管理工作任务量较大事业单位档案种类繁多内容复杂此种模式下事业单位档案管理效率较低不利于事业单位档案管理工作的顺利有序开展并且传统人工档案管理模式下事业单位档案的建立、查询以及检索程序繁琐难以取得理想的档案管理质量和效果传统档案管理模式所针对的是纸质档案在档案保管的过程中纸质档案往往需要较大的保管空间在档案信息的查询和调取上费时费力存在诸多不便因此事业单位传统档案管理模式比较繁琐档案管理周期较长并且档案管理效率有限利用现代化方式开展档案管理工作在提高工作效率的同时也减小了档案管理工作人员的工作负担有利于工作质量的提升现代化管理让事业单位的档案管理工作实现了无纸化有利于档案的管理与查底也有利于档案资料的便捷使用因此于事业单位档案管理工作中应用现代化方式有利于促进单位管理工作的升级 2现代化方式在事业单位档案管理中的利用 2.1档案检索与目录管理中的利用 2.2档案管理辅助业务中的利用 2.3档案库房管理中的利用 在现代社会经济发展模式下科学技术不断进步事业单位档案库房管理过程中应当对现代计算机技术进行有效利用结合事业单位档案库房管理实际情况建立现代化库房管理系统合理利用计算机技术和设备对事业单位档案库房进行全方位监控提高档案资源的安全性与此同时应当建立并完善设备监控系统对档案库房内的空调设备和空气湿度控制设备进行有效的监控保证档案库房环境满足档案管理的标准一旦与档案保存标准不符时监控系统会自动发出报警以提醒档案管理人员对其进行妥善处理现代化方式在事业单位档案管理中的有效运用有助于实现档案管理的智能化和规范化促进事业单位档案管理工作的现代化发展 2.4档案形式转变中的利用 在事业单位档案管理工作中电子文件逐渐成为档案管理的主要形式以电子文件形式进行保存与传统纸质文件形式相比便于档案的查阅和调取有效的提高了事业单位档案管理效率因此档案管理人员应当积极建立具有事业单位特色的档案数据库通过对现代化数据库结构的有效利用提高档案形式的规范化和标准化与此同时应当对现代化的多媒体技术进行有效利用将音频、视频等内容进行有机融合真正实现事业单位档案一体化管理光盘是现代化工具之一在事业单位档案管理中具有良好的应用价值光盘的读写速度较快容量较大便于保存并且有效的节省了档案的保存空间档案管理的安全系数较高相关档案管理人员应当注意的是在利用现代化方式时应当对计算机设备的使用进行授权只有相关档案管理人员可以进入档案系统对档案资源进行查询和调用以免档案信息丢失或被篡改 3事业单位档案管理中利用现代化方式的不足及改进建议 虽然利用现代化的技术将计算机以及网络技术应用于事业单位的档案管理能够在很大程度上节约工作时间提高工作效率以及准确率但是同时计算机管理中也存在着以下问题：首先文档分离问题在我国文档工作在其通过文档口时将文件的前面两个阶段视作文件而只将后面两个阶段视作档案而且管理标准也不统一这样使文档运动各个阶段相互独立致使文档分离其次网络安全问题由于网络技术不断升级对档案信息实施网络管理时其可靠性以及安全性问题越来越受到关注而大部分档案管理者又缺乏必要的计算机技术如果只对电子文档相应的逻辑归档进行了设计而并未考虑到其物理归档网络一旦遭到破坏电子文档将会丢失再次设备利用率较低复合型人才较为缺乏档案室对计算机进行应用时功能单一大部分仅仅用于文件打字或者档案著录对财力、物力和人力无疑是一种浪费为此首先应当对文档进行一体化切实解决文档分离方面的问题应当在事业单位内部实施文档一体化消除重复环节使文件与档案归为统一的系统同时采用比较成熟的软件让档案工作在文件形成最开始的及时介入其次根据档案管理目前网络化的特征解决好其安全问题加大研究力度对档案信息在上网之前进行加密控制对网络安全进行及时测评等开发有力的安全软件等保证档案资料安全再次对档案管理者进行计算机相关知识的培训引进复合型人才提高功作效率更好的驾驭现代化方式中的档案管理结束语总