会计电算化信息系统构成 PPT课件

1 会计电算化信息系统构成 会计电算化信息系统的构成主要包括硬件 软件 人员 数据和规程 具体而言 一 硬件 一 电算化信息系统硬件的组成 1 数据采集设备 可采用直接输入 间接输入和自动输入方式 直接输入 是指财务人员根据原始凭证或记帐凭证通过键盘 屏幕将数据直接输入计算机存入文件的一种方式 间接输入 是将会计数据录制在磁 光介质上 再将其转换成计算机能接受的凭证并保存到凭证文件中 自动输入 指计算机自动编制凭证 并保存到凭证文件中 2 数据处理设备 成批处理和及时处理 2 成批处理 是指定期收集会计数据 按组或按批进行处理的方式 如凭证的批审核 及时处理 是产生数据或财务人员有一次处理要求时 计算机就立即进行处理的方式 如材料按实际成本计价时的先进先出法 3 数据存储设备 4 数据输出设备 显示输出 打印输出 软盘输出和网络传输 显示输出 是指用字符或图形方式将磁介质文件中的会计数据 按财务人员的要求输出到显示器上 打印输出 是指用字符或图形方式将磁介质文件中的会计数据 按财务人员的要求输出到打印机上 软盘输出 是指将计算机生成的各种会计数据输出到软盘上 网络输出 是通过网络将各种会计数据直接传送到相关部门的计算机上 3 电算化系统的硬件范围还包括机房设施 二 计算机工作方式 不同的硬件组成可以构成不同的计算机工作方式 1 单机工作方式 整个系统只配备一台主机及相关外设 优缺点 购置成本较低 管理方便 数据一致性安全性高 但输入输出成为 瓶颈 适用于业务量小的行政事业单位及小型企业 2 多机工作方式 非网络模式 整个系统配备多台主机及相关外设 优缺点 购置成本较高 管理不便 数据一致性安全性低 但在一定程度上缓解了输入输出的困难 是一种得不偿失的系统 3 多用户工作方式 是整个系统配备一台主机及若干终端 通过邮电通信线路连接而成 解释单机 工作站 终端的区别 优缺点 购置成本较低 管理方便 数据一致性安全性高 彻底解决输入输出问题 但终端权限太小 主机性能及维护要求高 4 且主机与终端距离不宜太远 较适用于日常业务处理 如银行系统的通存通兑模式 4 网络工作方式 解释网络的概念 目前计算机网络一般分为广域网 局域网和城域网三种 广域网 称远程计算机网络 简称WAN 在地理位置上一般跨度很大 作用距离通常为几十公里至几千公里 世界上第一个广域网是美国的ARPA 广域网通常用于国家范围内的经济信息网 铁路管理网 全国银行核算网等 常借用传统的公共通讯网络 电话 无线电 卫星通信等 数据传输速率较低 如INTERNET就是一个由计算机 网关 路由器和通信协议组成的无缝隙的全球性的广域网 局域网 简称LAN 是指在有限的地理范围内 通过较高传输速率的通信线路连接而成的自治的计算机网络 其一般覆盖在半径为几公里的范围内 通过同轴电缆 双绞线或光纤传输 具有 5 较高的通信速率 可达1 100MBPS 甚至更高 局域网不受公共网络规定限制 易进行设备更新和技术引用 城域网 简称MAN 是一种介于前两者之间的计算机网络 其作用范围为一个城市 在会计电算化信息系统中 对大中型企业及企业集团可采用局域网模式 而会计电算化信息系统的最终发展应为广域网 二 软件 通过提问解释操作 指令 程序 引入软件的概念 1 软件是控制计算机系统运行的计算机程序和文档资料的总称 一般分为系统软件和应用软件 前者是支持 管理 控制计算机系统资源的软件 主要包括操作系统和程序设计语言及其编译系统 后者是由计算机应用技术人员开发的 应用于解决某一方面问题或辅助人工完成某一类业务处理的软件 如办公自动化软件 会计核算软件等 6 2 在会计电算化信息系统中 主要指会计核算软件 是以会计理论和会计方法为核心 以会计制度为依据 以计算机及其应用技术为基础 以为会计核算财务管理和企业经营管理提供信息为目标 将计算机技术应用于会计工作的一种应用软件 3 会计软件的分类 从功能上可划分为 核算型会计软件 管理型会计软件和高度集成化 网络化的决策支持型软件 核算型会计软件其开发上基本模拟手工会计核算方式 开发时较少考虑模块之间的联系 各模块独立性强 可独立运行 从而造成会计核算工作人为分割 造成会计数据利用率低 模块间数据单向传递 管理型软件是对核算型软件的改良 并增加了辅助核算与辅助管理功能 各模块之间联系和数据传递变为双向传递 目前我国会计核算软件正处于核算型向管理型全面过渡 7 从开发目的及适用范围分为 专用会计软件和通用商品化会计软件 从其硬件系统结构分为 单机版 单用户 会计软件和网络版会计软件 早期网络版软件以文件服务器 结构为主 目前则主要采用客户服务器 结构为主 2 会计核算软件取得途径 自行开发 定点或联合开发 购入商品化会计核算软件 3 商品化会计软件的特点 合法性 开发过程合法和用户权利合法 安全性 通用性 包括纵向通用和横向通用 各项性能指标高 可靠性 稳定性等软件性能指标较高 8 三 人员 会计电算化信息系统中的人员包括系统开发人员和系统使用人员两大类 1 系统开发人员主要从事财务软件的开发工作 包括系统分析员 系统编程员 系统测试员等 2 系统使用人员主要从事财务软件的日常使用人员 按会计电算化岗位一般分为系统管理员 系统维护员 系统录入员 系统审核员 档案管理员等 对各类人员的职权进行说明 四 数据 主要说明手工会计数据处理与电算化后会计数据处理的不同 1 数据处理一体化 在手工方式下 从编制原始凭证 记帐凭证到登帐 结帐 编制会计报表 要经过很多人的手工才能完成 增加了数据处理差错的可能性 而计算机则不同 数据一旦进入系统 记帐 对帐 汇总编制会计报表等 都是在一个一体化处理过程中 9 2 信息存储无纸化 在手工方式下 一切信息都记录在会计凭证 帐簿 报表等媒介上 而计算机方式下 除原始凭证 其他所有信息都能存放在计算机的磁性介质 硬盘 软盘 中 同时 随时可以根据需要 将信息打印到纸介质上 磁盘可以进行拷贝 使会计数据的保存更加安全 3 查询高速自动化 在手工方式下 要查询一个数据 特别是收集某一汇总或加总数据时速度很慢 而用计算机查询 可以设定查询的条件 很快地查到所需要的数据 另外 在查阅时 还可以归类 打印查询结果 4 数据处理集中化 5 档案管理简洁化 10 五 管理制度 会计电算化的管理制度包括宏观国家有关的法律法规和微观企业的内部管理制度 国家有关法律法规主要包括 会计电算化管理办法 会计核算软件基本功能规范 商品化会计软件评审细则 中华人民共和国会计法 会计从业资格管理办法 会计档案管理办法 会计电算化工作规范 会计核算软件基本功能规范 等 企业应在不违反国家法律法规的条件下 结合企业管理的要求 制定相应的内部管理制度 具体包括 有严格的操作管理制度包括 操作人员工作职责和工作权限 防止会计凭证未经审核而输入计算机的措施 11 防止会计凭证未经审核而登记机内帐薄的措施 必要的上机操作记录制度 有严格的硬件和软件管理制度 包括 保证机房设备安全和计算机正常动转的措施 会计数据和会计核算资料安全保密措施 修改会计核算软件的审批和监督制度 有严格的会计档案管理制度 六 会计电算化管理体制与组织机构设置的选择 实施会计电算化必然会对会计工作及其组织机构产生一定的影响 为了适应电算化的要求 必须探求和设置与之相适应的机构 有以下几种情况 12 1 集中管理方式 这种形式把会计电算化工作 包括管理 开发和使用维护等都放在企业计算中心 财务部不设数据处理部门 也不安装计算机设备 财务部门定期按规定向计算中心提供核算和管理所需的数据 由计算中心负责会计电算化的日常运行 在这种情况下 财务部门的组织机构一般不作大的变动 除了一些业务由计算机处理外 许多工作仍由手工来完成 这种方式有利于充分发挥计算机作用 提高数据共享程度 避免重复开发 也有利于企业统一领导 规划和组织 但是 集中管理也有很大的缺点 A 计算中心人员和财务人员不能很好地协作 各自不了解对方的知识和业务特点 各自偏重本单位情况 往往导致系统质量低 实用性较差等情况 13 B 各部门极易产生依赖思想 认为开展电算化工作是计算中心的事 从而不能很好地配合和支持系统的实施和运行 影响会计电算化工作的正常进行 2 分散管理方式 在这种方式下 企业财会部门单独配备计算机等设备 并配备一定的专业人员 会计电算化工作的实施 完全由财会部门负责进行 计算中心将不再参与 分散管理的优点是 第一 能调动财会部门的积极性 第二 能根据财会部门的实际需要 分期分批解决急需电算化的项目 并且实用性强 投资少 见效快 其缺点也是明显的 一是缺乏整体考虑 各部门都可能从各自的目标出发 不考虑相互之间的联系 数据不能共享 系统效益不高 二是各业务部门都需要配置计算机专门人员 否则影响系统实施 平时遇到的简单问题及维护工作 都不能及时处理 这种方式一般不可取 14 3 集中管理下的分散组织形式 在这种形式下 企业设立专门的机构 统一负责全厂计算机应用规划工作 规划工作包括企业电算化的总体规划 管理信息系统总体设计及子系统划分 统一编码 对所用机型等做出统一安排 指导各业务部门开展电算化工作 若企业已设立计算中心 专门机构的设置就可以以计算中心为主体设置 这种方式 既照顾了各业务部门的特点 又能统一管理组织 是目前一种较理想的组织形式 在这种方式下 实施会计电算化后 就需要调整财务部门的内部组织机构 岗位与职能都可能发生变化 管理 开发 维护人员负责会计电算化工作的规划 参与系统开发工作 如果自选开发的话 并负责日后的维护工作 数据准备人员负责电算化会计信息系统的运行工作 包括输入 运行 输出等工作 财务管理组负责一些财务日常管理工作 这些工作一般计算机难以直接处理 并参与企业的管理工作 15 会计电算化工作专业术语 1 ERP 企业资源计划 ERP为EnterpriseResourcePlanning的缩写 中文翻译为 企业资源计划 企业资源计划ERP enterpriseresourcesplanning 一词是由GartnerGroup Inc咨询顾问与研究机构于20世纪90年代初提出来的 GGI提出了ERP概念及其内涵 面向供需链的管理 把ERP界定内容超越了MRPII 信息集成范围更为广阔 并且支持动态监控 支持多行业 多地区 多模式或混合式 ERP具有强大的系统功能 灵活的应用环境和实时控制能力 是制造业未来信息时代的一种管理信息系统 ERP是目前企业管理信息系统中十分流行的一种形式 大多数的ERP系统在全面解决企业在供销存 财务 计划 质量 制造等核心业务问题方面均能起到良好的作用并产出效益 ERP的意义在于以经营资源最佳化为出发点 整合企业整体的业务管理 并最大限度企业经营的效率 ERP的概念也是有一个发展的过程 企业最早关注物料 库存 MRP 后延伸到生产计划和制造 MRPII 随着管理外延和产品功能的不断发展 一个比较完整的制造业ERP系统应该包含了MRP和MRPII 不过今天的ERP的概念外延可能更加广泛 几乎是企业信息化的代名词 16 2 MRP 物料需求计划 MRP为MaterialRequirementPlanning的缩写 中文译为 物料需求计划 MRP是在定货点法 orderpointsystem 计划基础上发展形成的一种新的库存计划与控制方法 是建立在计算机基础上的生产计划与库存控制系统 其主要内容包括客户需求管理 产品生产计划 原材料计划以及库存纪录 其中客户需求管理包括客户订单管理及销售预测 将实际的客户订单数与科学的客户需求预测相结合即能得出客户需要什么以及需求多少 应注意的是 客户需求预测应是科学的预测 而不是主观的猜测或只是一个主观的愿望 产品生产计划指的是最终将生产的产品的时间和数量 这将成为决定需要多少劳动力和设备以及需要多少原材料和资金的依据 产品生产计划应是客户需求与现有库存量比较的结果 产品生产计划要求非常精确 因为不准确的产品生产计划有可能导致资源浪费或是不能满足客户的需求 原材料计划是在产品生产计划的基础上制订的原材料需求计划 表示要生产所需要的产品而需要准备的原材料的具体情况 而在确定购买原材料之前 需要检查现有库存纪录 并通过比较得实际的购买量 因此 保证库存数据的准确性尤为重要 17 3 MRPII 制造资源计划 MRPII是ManufacturingResourcePlanning的缩写 中文为 制造资源计划 MRPII是在20世纪70年代未到80年代初诞生的 MRPII系统在全面继承MRP和闭环MRP基础上 把企业宏观决策的经营规划 销售 分销 采购 制造 财务 成本 模拟功能 准时生产JIT justintime 和适应国际化业务需要的多语言 多币制 多税务 以及计算机辅助设计CAD computeraideddesign 技术接口等功能纳入 形成了一个全面生产管理集成化系统 即MRPII MRP MRPII对企业的最大作用是它使得企业能够根据未来的客户需求考察对目前生产 资金以及对原材料的影响 并据此加以应对 MRPII指的是一个整体的数据库系统 企业的各个环节都可以根据自身的需求使用这个系统以便对企业的所有资源进行规划和监督并创造利润的最大化 其主要作用在于 1 减少了产品库存时间 2 提高客户满意度 3 减少了库存量 降低产品成本 4 提高劳动生产力 5 提高设备利用率 6 减少运输成本 18 4 MTL 物料管理系统 MTL为MaterialManagementSystem的缩写 中文为 物料管理系统 主要作用为针对物料的分类 编码原则 描述 特性 储存 建立日期 外观 影象 库存量等非数量与金额的基本资料进行管理 物料管理系统为ERP系統实施的基础系统 5 SCM 供应链管理 SCM为SupplyChainManagement的缩写 中文为 供应链管理 产品由原材料转换成成品并交换到最终用户手上的过程中 由影响其执行效率的个体组成的流通路径被称作供应链 其组成可能包括 供应商 制造商 工厂 批发商 零售商 最終用户 供应链管理关注的是如何通过需求与供应间适当的结合以使资源的利用和分配的效益达到最高 或称 少花钱 多办事 19 6 CRM 客户关系管理 CRM是CustomerRelationshipManagement缩写 中文为 客户关系管理 由于消费者的消费者意识逐渐加强 顾客已由过去的被动接受 转变为主动寻求自我需求 因此注重满足个性差异的顾客需求将是企业间的竞争趋势 在客户导向的时代 只有积极的个性化服务 才能提高消費者的忠诚度 抓住客戶的心 客户关系管理关注的就是如何通过不断的沟通了解并影响顾客的行为 通过分析对顾客有效并可供参考的信息 增加新客户 留住老客户 根据客户的个性化需求提供专为客户量身订做的服务以提高客户的满意度并改善客户的利润贡献度 7 EDI 电子数据交换 EDI为ElectronicDataInterchange的缩写 中文译为 电子数据交换 是指在不同企业或组织间 依据一定的交换标准 将业务往来的资料转换成标准化的格式 以电子形式在彼此的电脑之间进行传输 以降低人工操作的错误率及信息处理成本 并提高文件处理效率 改善客戶服务质量的一种管理系统工具 20 8 SFA 销售队伍管理系统 SFA是SalesForceAutomation缩写 中文为 销售队伍管理系统 销售队伍管理系统 是CRM客户关系管理系统中的重要组成部分 重点解决销售队伍的管理和控制 包括 潜在客户基本信息库 购买意向 竞争对手情况 销售过程的监控 还有销售队伍的管理和控制 特别适合客户比较多 周期比较长 需要介入的人员比较多的企业 9 CAD 计算机辅助设计 PDM 产品数据管理系统 CAD ComputerAidedDesign 计算机辅助设计 PDM ProductDataManagement 产品数据管理系统 CAD是制造业企业产品设计时非常重要的工具 运用大量的 非常复杂的数学模型进行计算 大大减轻了手工绘图的设计模式时代的工作量 极大地提高了设计效率 PDM则是更加复杂的产品数据管理系统 基本上涵盖了CAD设计时的产品数据 加强了对产品生命周期 产品数据的管理 21 10 MIS 管理信息系统 MIS Managementinformationsystem 是 一个由人 计算机等组成的能进行信息的收集 传送 储存 加工 维护和使用的系统 能实测组织的各种运行情况 利用过去的数据预测未来 从组织全局出发辅助进行决策 利用信息控制组织的行为以及帮助组织实现其规划目标 MIS是综合运用管理科学 系统科学 运筹学 统计学 计算机技术 通信技术和其它信息处理技术的新型系统 在高等学校的学科分类中 MIS属于管理科学与工程学科 11 BPR 业务流程再造 BPR BusinessProcessReengineering 是伴随着管理信息系统在企业中的应用而产生的一个理论体系 旨在帮助企业实现高效益 高质量 高柔性 低成本的经营目标 其核心思想是要打破企业按职能设置部门的管理方式 代之以业务流程为中心 重新设计企业经营管理流程 它不是在原有组织结构上的简单的专业化划分 也不是对原有业务的计算机化 而是在对