公文管理规范.doc

目目 录录 目目 的的 1 范范 围围 1 定定 义义 1 职职 责责 1 程程 序序 1 公文管理遵守的相关文件公文管理遵守的相关文件 5 涉及表格涉及表格 6 行文样式行文样式 6 1 1 目目 的的 为使公文处理工作进一步规范化 制度化 科学化 参照 国家行政机关公文处理办 法 和 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 结合实际情况 特制订本规定 2 2 范范 围围 本程序适用于中翔实业集团有限公司 以下简称中翔实业 公文的处理 子公司不在 本规定管理范畴 3 3 定定 义义 公文管理是指公文的撰写 办理 整理 立卷 归档等一系列相关联 衔接有序的工 作 4 4 职职 责责 4 1 行政人事中心是公文处理的归口管理机构 负责公司公文的统一收发 分办 传 递 草拟 立卷 归档和销毁 并指导各中心 各职能部门的公文处理工作 4 2 各中心负责本部门内部公文的统一发放 传递 草拟 立卷 归档和销毁 各部 门应当设专人负责公文处理工作 5 5 程程 序序 5 1 公文种类 5 1 1 常用的公文种类主要有 5 1 1 1 决定 决议 a 对重要事项或重大行动做出安排用 决定 b 经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项用 决议 5 1 1 2 指示 对下布置工作 阐明工作活动的指导原则用 指示 5 1 1 3 布告 公告 通告 a 公布应当普遍遵守或周知的事项用 布告 b 宣布重要事项 用 公告 c 在一定范围内公布应当遵守或周知的事项用 通告 5 1 1 4 通知 发布规章和行政措施 转发上级 同级和不相隶属关系单位的公文 批 转下级单位的公文 要求下级单位办理和需要周知或共同执行的事项用 通知 5 1 1 5 通报 表彰先进 批评错误 传达重要情况用 通报 5 1 1 6 报告 请示 a 向上级单位汇报工作 反映情况 提出建议用 报告 b 向上级单位请求指示 批准用 请示 5 1 1 7 批复 答复请示事项用 批复 5 1 1 8 函 相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等用 函 5 1 1 9 会议纪要 a 传达会议议定的事项和主要精神 要求与会单位及有关单位共同遵守 执行的用 会议纪要 b 会议决定事项如涉及机构 编制 经费 人事任免 表彰 工资福利 重大项目 的审批等事项 以及政策性强 涉及面广 需要共同执行的 须用与之相适应的其他文种 行文 5 1 1 10 意见 对某一重要问题提出设想 建议和安排用 意见 5 1 1 11 规定 办法 细则 a 制定发布规章 行政措施和其他规范性文件用 规定 或 办法 b 为施行公司规章和行政措施所采取的措施用 细则 或 办法 c 规章和行政措施的名称不得取名 条例 5 2 发文格式 5 2 1 行文格式参照 公文格式规范 执行 5 3 行文规则 5 3 1 行文应当确有必要 注重效用 5 3 2 各部门依据职权可以相互行文和向上级分管领导行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题外 一般不得对外正式行文 5 3 3 各部门可以联合行文 5 3 4 属于各部门职权范围内的事务 应当由各部门自行行文或联合行文 联合行文应 当明确主办部门 5 3 5 请示 应当一文一事 一般只写一个主送人 或部门 需要同时送其他人 或部门 的应当用抄送形式 5 3 6 报告 不得夹带请示事项 5 4 发文处理 5 4 1 发文分为对内发文和对外发文 对内发文的对象为集团公司各中心 对外发文的 对象包括各级政府 相关部委 客户 合作伙伴等 5 4 2 发文处理一般包括拟稿 会签 审核 签发 印发等程序 5 4 2 1 拟稿 需由集团公司发文的 由发文部门按照 公文格式规范 要求草拟好送审稿 经发文 部门负责人签字后 由集团公司董事长助理审批 董事长签发 公司行政人事中心登记 编号统一发文 各部门发文由发文部门按照 公文格式规范 要求草拟好文稿 并登记 编号 送部 门负责人签字 发文部门草拟公文时应做到 a 公文内容不得与国家法律 法规 政策和公司的制度 规定相抵触 b 情况确实 观点明确 条理清楚 文字精练 书写工整 标点准确 篇幅力求简短 c 人名 地名 数字 引文准确 日期应写具体的年月日 若引用公文应先引标题 后引发文字号 并加括号 使用简称时 一般先用全称 并注明简称 使用英文字母缩写 时 应先用中文全称 并注明英文缩写 d 结构层次序数清晰 e 必须使用国家法定计量单位 f 公文中的数字 除成文时间 部门结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语等必 须使用汉字外 应当使用阿拉伯数码 5 4 2 2会签 集团公司发文会签由行政人事中心组织 部门发文会签由主办部门组织 发文凡涉及 多个部门的应由相应部门负责人会签 5 4 2 3核稿 公司发文在送董事长签发之前 必须经董事长助理核稿 对不符合行文要求的文稿应 及时退回修改或重办 核稿时应在原稿上保留修改笔迹 以备存档备查 核稿的重点是 a 是否需要行文 b 有关部门 单位是否已协商 会签 c 提出的要求 办法和措施是否明确具体 切实可行 d 公文内容 文字表述 文种使用 公文格式等是否符合本办法的有关规定 5 4 2 4 签发 a 以集团公司名义对外发文时 发文部门负责人校对 分管总监核对 董事长助理签 批意见后 报董事长批示签发 公司对内发文直接由分管总监签发 b 各部门发文直接由部门负责人签发 5 4 2 5 印发 经董事长签发后的公文由行政人事中心负责印发 文稿印制前 拟稿人应对稿样进行 校对并签字 董事长助理应对审批 签发手续及附件材料等进行复核 印制完毕的文件由 集团公司 负责用印 行政人事中心发放 经部门领导签发后的部门公文由发文部门负责印发 5 5 收文处理 5 5 1 收文处理指对收到的公文的办理过程 一般包括签收 登记 拟办 批办 承办 催办 回复等程序 a 签收 登记 外单位发至来的公文由行政人事中心主管文员签收 分类 登记 其 他职能部门收到的公文若需集团公司领导批阅的 必须统一由行政人事中心主管文员签收 各部门不得自行呈报 b 拟办 行政人事中心总监对登记后的公文签署拟办意见后 报董事长助理签批承办 部门 若需董事长签批的 由董事长助理呈送 c 批办 集团公司领导在批示公文时 应明确批示主办部门和协办部门 对具体请示 报告的批复应签署明确意见 需公司其他领导阅知的 可进一步批转其他领导 有时间限 制的公文应注明具体办理时限 d 承办 主办部门收到交办的公文后应当及时处理 不得延误 推诿 紧急公文应当 按时限要求及时办理 确有困难的 应当及时予以说明 协办部门应积极协助 配合主办 部门完成公文办理任务 e 催办 行政人事中心负责对公文进行催办 并及时向分管领导反馈催办结果 公文 催办原则为 紧急公文跟踪催办 重要公文重点催办 一般公文定期催办 f 回复 主办部门完成办文后应及时将办文结果回复行政人事中心 g 传文 凡集团公司领导阅示的公文 由行政人事中心主管文员组织传阅 有关部门 均不得积压 也不得横传 5 5 2 对收到的公文传真件 按照以上收文程序办理 5 6 公文归档及管理 5 6 1公文办完后 由行政人事中心主管文员负责及时将公文定稿 正本和有关材料 包括音像 整理立卷 5 6 2对于不用归档的文件 由行政人事中心总监签字后 至少由两个人共同负责销 毁文件 不得单独处理 5 6 3每季度行政人事中心主管文员将公文立卷完毕后移交档案室归档 6 6 公文管理遵守的相关文件公文管理遵守的相关文件 6 1 公文格式规范 6 2 保密管理制度 6 3 公文编号 7 7 涉及表格涉及表格 7 1 发文登记表 7 2 收文登记表 7 3 公文借阅登记表 7 4 公文借阅申请表 7 5 收文批阅单 7 6 公文发文呈批表 7 7 公文销毁审批表 8 8 行文样式行文样式 8 1 上行文行文格式 8 2 一般公文行文格式 8 3 公司信函行文格式 8 4 部门公文行文格式 8 4 会议纪要行文格式 8 5 公司传真格式 公司信函格式公司信函格式 云南中翔实业集团有云南中翔实业集团有 限公司函限公司函 中翔 函 号 会议记要格式会议记要格式 云 云 南 南 中 中 翔 翔 实 实 业 业 集 集 团 团 有 有 限 限 公 公 司 司 会 会 议 议 纪 纪 要 要 XX XXXX 号 签发人 部门公文格式部门公文格式 云南中翔实业集团有限公司云南中翔实业集团有限公司 主送 报 文件编号 抄送 报 行文部门 主 题 词 拟 稿 人 行文日期 签 发 人 密 级 秘密 机密 绝密紧急情况 平急 加急 特急 会签意见 传传 真真 格格 式式 云南中翔实业集团有限公司云南中翔实业集团有限公司 传 真 地址地址 中国中国 云南云南 昆明市青年路昆明市青年路 387 号华一广场号华一广场 16 楼楼 邮邮 编编 650021 收件单位 CO 发件部门 DEP 收 件 人 TO 发件人 FM 电 话 TEL 签 发 APPR 传 真 FAX 日 期 DATE 抄 送 CC 电 话 TEL 页数 TOTAL PAGES 传 真 FAX 紧急紧急 请审阅请审阅 请批注请批注 请答复请答复 请传阅请传阅 上行公文格式上行公文格式 001 机密机密 20 20 年年 特特 急急 云南中翔实业集团 XXXX 中心 XX XXXX XX XXXX 号号 签发人 签发人 XXXXXXXX 关于关于 的的 一 一 一 一 1 1 1 1 附件 附件 1 1 2 2 XXXX 印章 年年 月月 日日 联系人 联系人 电话 电话 注释 注释 1 1 2 2 主题词 主题词 抄送 抄送 XXXXXXXXXXXX XXXXXXXX 年年 月月 日印发日印发 下行文 平行文公文格式下行文 平行文公文格式 001 机密机密 20 20 年年 特特