企划部门例行事务流程.doc

安婕妤美容事業有限公司企劃部門例行事務流程【行銷企劃類】1.廣告策略規劃/預算編制依年度計劃編排廣告媒體之預算安排以達成目標額total %=年度廣告預算額預定營業目標額的訂定2. 媒體統籌最高級主管簽核預算通過，保留一份合約書，並擬定廣告Q表交由各相關單位，做為廣告刊登前的前置作業表聯絡各類媒體之廣告AE，並根據廣告計劃與之洽談合作事宜廣告媒體之預算安排確認執行與各媒體確認合作預算並報告最高主管核可，準備簽約事宜此階段同時寄予各媒體最新商業訊息、與公關試用品等。網站內容確認上傳至公司網站交予網頁設計人員設計製作維護網頁內容文字及圖像收集網頁維護規劃導入3. 網路維護規劃4. 促銷活動企劃各部門訂定相關工作日期與流程，文宣物之製作與促銷品之包裝確認活動企劃書正確無誤，交予各部門一份活動企劃書，並協調部門配合事項向董事長提案完成促銷企劃案，預算的編列及行銷策略評估與展業處、教學部討論促銷方案，並索取相關資料與工作進度（進入執行階段）會同各部門召開活動行前會議，並確認工作完成進度，協調活動人力資源的運用，貨品物流等配合。文宣製作完成，待董事長核准後，交採購單位發包印製，並另行申請活動零用金，採購相關用品此階段須完成所有廣宣物品印製、使用說明、產品包裝入庫完成往後活動效益之評估與結案報告5.文案創意交予最高主管審核無誤，並做修改確認與各相關部門確認文字之正確無誤文宣物品之文案擬定商品訊息BOX工商NEWS文稿個案導入促銷產品之獨特銷售點、商品定位活動執行案確定，廣告策略擬定與執行轉交美術設計人員廣告：發稿商品訊息&新聞稿：儲存磁片，連同公關試用品寄發文字的校對修正後，呈報董事長提案核可設計部分將文字與廣告表現做結合，做出文宣物品6.發表會向董事長提案價格評估與議價完成發表會企劃案，預算的編列及行銷策略評估進行尋找場地、現場勘查與相關資料需求整合發表會策略擬定與目標設定，並了解現況需求申請活動零用金，著手發表會執行事項確認活動企劃書方向正確無誤，交予相關部門一份企劃書與相關部門訂定相關配合工作事項人力配置，發表會文宣物之製作公文宣達會同各部門召開活動行前會議並進行彩排活動，同時確認工作完成進度，協調活動人力資源的運用配合。7.年終尾牙活動向董事長提案場地價格評估、支出與議價完成尾牙企劃案，預算的編列進行尋找場地、現場勘查與相關資料需求整合尾牙策略擬定並了解現況需求確認晚會活動企劃方向正確無誤，交予相關部門一份企劃書與相關部門訂定相關配合工作事項人力配置，尾牙活動文宣物之製作公文宣達申請活動零用金，著手發表會執行事項會同配合部門召開活動行前會議並進行彩排活動，同時確認工作完成進度，協調活動人力資源的運用配合。8.內部教育訓練向董事長提案場地價格評估、支出與議價完成內訓企劃案及預算的編列進行尋找場地、現場勘查與相關資料需求整合內部訓練方向擬定並了解現況需求確認內訓企劃正確無誤，交予相關部門一份企劃書與相關部門訂定相關配合工作事項人力配置，內訓文宣物之製作公文宣達申請活動零用金，著手發表會執行事項會同配合部門召開內訓行前會議，同時確認工作完成進度，協調活動人力資源的運用配合。【製作物類】1.POP製作物申請各區POP申請標準數量如下台北營業區：45張台中營業區：25張高雄營業區：35張其他：15張企劃設計人員確認未超過既定標準數量依各區業績額做調整分配詳填“POP製作物申請表”（相關表單，如附件）企劃部每月製作POP上限為120張。傳真總公司02-22187308或E-mail企劃.tw企劃設計人員確認各區POP送達之確實數量。設計人員完成後各地發送方式如下：台北營業區：自行取件台中營業區：每週三郵寄高雄營業區：每週五郵寄詳企劃設計人員由申請單送達日，以七天為標準工作天。2.雜誌刊登贈送與回收：確認各區雜誌送達與否並請各區簽認回函，並傳回總公司由企劃專員建檔保存與雜誌社聯繫確認各區分送書本總數傳真各區雜誌刊登發送聯繫單給雜誌社企劃部企劃專員確認是否有補充書之申請。簽認回函之存檔建立，以表格右上角之編碼依序保存。企劃部企劃專員須將當月刊登之雜誌與內容詳載於各類雜誌刊登聯繫單發文告知全省各區營業處廣告刊登確認各營業區所需本數確認各區發送地址、負責件收人回收由企劃部企劃專員對照雜誌刊登發送聯繫函之存檔，清點雜誌回收數量後，入庫。每年6月的主管會議、12月的全員會議時，由各行政單位主管與各營業區主管，帶至總公司回收。由企劃部告企劃專員，將庫存過期2個月以上之雜誌，交予大陸事業部襄理張志杰全權管理使用。由企劃部企劃專員，以電話和內部聯繫函發文各營業區告知。3.薪傳刊物編排印製每月23-25日將刊物交設計美術編輯。每月17日通知各單位交稿，告知各單位20日前截稿。每月21、22日彙整各單位之稿件，審稿與潤稿，落版與定位。同管理部彙整公司人員總數、新進人員、當月生日、婚宴喜慶名單。複印發刊各單位確認各單位已收到刊物建檔留存交由董事長提案，做最後發刊確認。每月26-5日審稿