公文写作培训课件

公文写作与处理规范 第一部分公文概述 一 公文的含义 公务文书简称公文 它是党政机关 人民团体 企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书 二 公文的特点 法定的权威性首先 公文的作者和读者是法定的 其次 适用范围是法定的 第三 发文权限是法定的 2 格式的规范性3 执行的时效性 三 公文的种类及分类 党政机关公文处理工作条例 中有15种 决议 决定 命令 令 公报 公告 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 议案 函 纪要 公文按其行文方向 可分为上行文 下行文 平行文 按内容及所限定的阅读范围程度 公文可分为秘密公文 普通公文 按时限要求 公文可分为紧急公文和常规公文 公文的分类 四 公文的一般格式 一 排版规格正文用3号或4号仿宋体 一般每面排22行 每行排28个字 二 装订要求公文应左侧装订 不掉页 无坏钉 漏钉 重钉 三 公文用纸及版面尺寸采用国际标准A4型纸 尺寸为210mm 297mm公文用纸天头 上白边 37mm 1mm公文用纸订口 左白边 28mm 1mm版心尺寸 156mm 225mm 版头 主体 一 主体包括标题 主送机关 正文 附件 成文日期 公文生效标识 附注等 二 红线下空2行为标题位置 用2号小标宋体字加粗 主送机关在标题下空1行 左侧顶格 正文用3号仿宋体字 每面22行 28字 小标题用3号黑体字加粗 1 标题 由发文机关名称 关于 主要内容 的 公文种类构成 发文机关 主要内容 公文种类称为公文标题三要素 例如 正确 中国银行关于发现伪造人民币的通报 发文机关 主要内容 文种 错误 关于召开2016年度工作会议的通知 省略发文机关 2 主送机关 即公文的主要行文对象 除直接面向社会发布的普发性公文外 一般都有主送机关 3 正文 是公文的主体 是反映公文具体内容的部分 4 附件 是指随公文转发 报送的文件或资料 附件的格式 此处的发文机关可以写 也可省略 5 成文日期 公文生效的时间 一般公文以负责人签发的日期为准 6 公文生效标识是证明公文效力的表现形式 它包括发文机关印章或签署人姓名 阿拉伯数字小写 规范缮印 公文除会议纪要和以电报形式发出外 均要盖印章 单一机关制发的公文在落款处可以不署发文机关名称 只标识成文日期和盖章 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 最基本的缮印原则 弧线压年月 7 附注是指需要说明的其他事项 如联系人和联系方式 三 版记包括抄送机关 印发机关和印发日期 版记中的反线 版记的位置等 1 抄送机关 是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关 2 印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门 印发日期以公文付印的时间为准 3 版记中的反线 版记中各要素之间加一条反线隔开 是为显示各要素之间的区别 4 版记的位置 版记置于最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 改错练习 常用公文 第二部分 通知 一 功用 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 二 特点 1 适用范围广2 使用频率高3 行文时效性强 三 主要格式 标题 发文机关 事由 重要 紧急 联合 补充等 通知 例如 X局关于调整XX市中心区域2016年保障性住房收入标准的紧急通知 主送机关正文 缘由和目的 通知事项 执行要求落款 我们最常用的通知文体 会议通知 会议通知正文需交待清楚的几项要素 会议名称 召开时间 地点 内容 参加人员 报到时间 地点 以及必要的准备 错误分析 关于召开全省民政工作会议的通知 各市人民政府 行政公署 省直各单位 为了贯彻全国民政工作会议精神 省政府决定召开全省工作会议 会议的主要议题是 传达学习全国民政会议的主要文件和领导讲话 讨论研究贯彻的意见和措施 请你们提前做好准备 参加会议人员 各市人民政府 行政公署分管民政工作的领导同志和各市 行署的民政局长 省直各单位的负责同志 会议拟开五天 地点 宾馆 于八月十五日前来报到 省人民政府办公厅 年 月 日 析评 至少有四个毛病 一是内容不够明确 会议的名称 议题都清楚 但不够具体明白 不知道研究的具体问题 也不知道与会人员需作什么准备 二是参加会议人员不够具体明确 省直单位包括的范围很广 包括党 政 工 群 公 检 法等 哪些单位参加不够清楚 还有 省直单位负责同志有几个 只来一个或都来 也没有写清楚 三是会期具体未明确 只注明了会议拟开五天 但未明确具体召开时间 四是报到时间不明确 八月十五日前来报到 是指八月十五日之前还是八月十五这一天报到 报告 一 功用适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 二 特点1 汇报性2 陈述性 1 工作报告用于汇报某一阶段的正常工作 2 情况报告用于反映重大问题或带有突发性 偶然性的情况 3 答复报告用于答复上级机关查询的事项 三 类别 四 格式扫描 1 标题2 主送机关 为直属上级机关 3 正文报告的缘由报告的内容报告的结语4 落款 五 写法要点 工作报告一般以成绩 做法 经验 体会 打算 安排为主 在叙述基本情况的同时 有所分析 归纳 找出规律性认识 情况报告一般以 情况 原因 教训 措施 的结构来写 答复报告一般写答复的意见或处理结果 是依据上级要求回答的问题进行写作 所以要写得周全而有针对性 关于治理水质污染问题的报告 市人民政府 前接 政发 2004 10号函 询问我县水质污染原因及治理问题 现将有关情况报告如下 我县水质现污染较严重 其主要原因 一是公众环境保护意识差 一些居民随意向河道坑塘倾倒垃圾 二是 四是 解决水质污染问题的根本途径 首先是建设污水处理厂 其次 加大宣传力度 其四 环保部门依法行政 严格执法 从源头把关 减少各种污染 专此报告 县人民政府 盖章 可略 2004年4月4日 六 行文规则 不得夹带 请示 事项 一般不越级 请示 一 功用适用于向上级机关请求指示 批准 二 特点1 求复性2 单一性 1 属超出本单位的工作职权范围须经请示批准才能办理的 2 对国家的有关方针政策或上级机关的有关规定 决定等不甚了解或有不同理解 需请上级机关解释或重新审定的 3 工作中出现了新情况 新问题 必须处理却又无章可循 无法可依 有待上级机关批示的 4 遇到本单位职权范围内很难克服或无力克服的困难 需请上级机关支持 帮助的 5 属涉及全局性或普遍性的而单位关无法独立解决的工作困难和问题 必须请示上级机关以求得到上级机关的协调和帮助 请示的适用范围 1 请求批准的请示2 请求指示的请示3 请求帮助支持的请示4 请求批转的请示 三 类别 四 格式与写法 正文重点是两部分内容 请示的缘由 为什么要写请示 请示的事项 请示什么 关于交通肇事是否给予被害者家属抚恤问题的请示 最高人民法院 据我省 县人民法院报告 他们对交通肇事致被害人死亡 是否给予被害者家属抚恤的问题 有不同意见 一种意见认为 被害者若是有劳动能力的人 并遗有家属要抚养的 给予抚恤 另一种意见认为 只要不是由被害者自己的过失所引起的死亡事故 不管被害者有无劳动能力 都应酌情给予抚恤 我们同意后一种意见 几年来的实践经验证明 这样做有利于安抚死者家属 是否妥当 请批复 省高级人民法院 年 月 日 五 请示的行文要求 1 必须一文一事2 不能多头请示一般只写一个主送机关 需要送其他机关的 用抄送 但不得抄送其下级机关 3 一般不得越级请示 六 请示与报告的区别 1 行文目的不同报告的主要目的是下情上达 是一种呈报性公文 请示的主要目的是请上级批准 指示或答复 是呈请性公文 2 内容要求不同请示的内容要求一文一事 报告的内容可一文一事也可一文数事 3 行文时限不同报告是汇报工作和反映情况 可以事前 事中 事后行文 请示是请上级批准 指示或答复 必须事前行文 4 篇幅长短不同请示一般都比较简短 报告的内容涉及面较为广泛 篇幅一般较长 5 收文处理不同上级收到报告 只须了解情况以作决策参考 不需要答复 收到请示 则要认真研究 尽快给予答复 第三部分公文写作的常见错误 一 文种重复 例如 意见 和 通知 同时使用 如 印发关于农村劳动力转移培训就业意见的通知 正确 关于农村劳动力培训转移就业的实施意见 二 回行不当 词和词组不能拆开 例如 正确 题目标题过长时的回行原则 1 2 3 三 主送机关简称不规范 如 国家人保部 正确 人力资源社会保障部 如 省社保局 正确 省社保基金管理局 如 省发改委 正确 省发展改革委 如 省安监局 正确 省安全监管局 如 市国资委 正确 市国有资产监督管理委员会 四 数值范围表述错误 如 18 20岁 应为 18岁 20岁 2 2 3 应写为 2 2 3 五 数字表示错误 1 同一数字 其中约2 3的感染 不能写成三分之二 2 数字不能回行 六 结构层次错误 正确 一 一 1 1 七 请求类文种用词不当 如 不宜用 请批准 请函复 等 一般采用其固定格式 如 如无不当 请批示 妥否 请批示 特此请示 请予批复 等 八 请示 类文种常漏写联系人及联系电话 应在成文日期下第二行空两格写上 联系人 联系电话 九 附件错误 1 附件标识不正确 如 附 正确 附件 2 附件后的文字不加标点符号 如 附件 正确 附件 3 附件说明中的附件标题与附件中的实际标题不一致 案例分析 县重建税务所办公楼的请示报告 地区税务局 城建局 国士局 物资局 我厅所属的 区 区 区三个税务所 因受灾被洪水淹毁 现决定重建三个区税务所办公楼三栋 建筑总面