收文办理 PPT课件

1 市政府办文秘科董彦敏 党政机关公文处理工作条例 讲座 收文办理 2 收文办理指收文机关履行法定职能 对收到外单位送达本机关的文件按规定程序进行办理并使之产生实际效用的过程 概述 3 收文程序 签收 催办 传阅 初审 承办 答复 登记 4 收文办理的原则 一 实事求是原则 收文办理过程中会遇到许多特殊情况 要结合本机关本单位的工作实际 既要按照规定程序办理 以要根据实际情况灵活掌握 二 准确规范原则 收文办理有一整套严密运转程序 文秘人员必须严格遵循 这样才能不断推进公文处理工作的规范化 制度化 三 精简高效原则 收文办理要迅速及时 要根据内容的不同 区别主次先后和轻重缓急 急件急办 特件特办 对重要文件随到随办 力争缩短公文运转周期 不积压 不拖延 不误时 不误事 同时 不断改进方法和手段 提高收文办理效率 四 安全保密原则 在收文办理过程中要严格执行有关规定 采取严密措施 加强安全管理 确保第一份公文不丢失 不残缺 不污损 更不失控 不泄密 随时掌握公文去向 5 收文办理的宗旨 科学化办理保障各环节衔接更加有序制度化办理保障收文办理活动得到有效控制规范化办理保障办理程序规范 6 签收 对收到的公文应当逐件清点 核对无误后签字或盖章 并注明签收时间 7 收文来源 机要交通送来的机要文件 邮局送来的信函 EMS等快递公司送来的信函 外机关和部门直接送来的文件材料 8 四查清 是否确属本机关的收文 信封机要号码与签收单登记的号码是否一致 文件封口是否破损 包装是否牢固 登记件数与实有件数是否相符 9 登记 对公文的主要信息和办理情况应当详细记载 10 公文登记的作用 便于管理和保护文件 防止积压和丢失便于检查和检索文件便于文件的统计 催办和查阅工作作为核对和交接文件的工具和凭据 11 收文号收文日期文件标题发文号来文机关份数秘级 12 收文登记方法主要有两种 流水式登记法 就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记 同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上 分类式登记法 就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记 如 可分为中共中央文件 国务院文件 省委文件 省政府文件 省直机关各部门文件 下级机关文件等 13 登记的种类 收文登记承办登记催办登记传阅登记借阅登记 14 初审 对收到的公文应当进行初审 初审的重点是 是否应当由本机关办理 是否符合行文规则 文种 格式是否符合要求 涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已协商 会签 是否符合公文起草的其他要求 经初审不符合规定的公文 应当及时退回来文单位并说明理由 15 一 是否应当由本机关办理 常见问题 主送机关错误 请示事项审批权限错误 16 二 是否符合行文规则常见问题 请示一文多事 报告中夹带请求 下级机关的请求事项原文转报上级机关 党委 政府办公厅 室 之外的业务部门擅自向下级党委 政府发布指令性公文 多头主送 未经领导人同意中 擅自以机关名义向领导个人报送请示 报告 以机关内部请示报告卡片向上级机关报送请示 报告 17 三 文种 格式是否符合要求常见问题 文种使用不规范公文格式不规范 18 四 涉及其他地区或部门职权范围内事项是否已经协商会签 常见问题 未经协商就报文虽经协商但未达成一致意见且未说明情况就报文多个机关联合行文未会签完毕就报文 19 五 是否符合公文报送的其他要求常见问题 请示内容不够准备全面 重要事项没有交待清楚代拟稿质量差公文用纸 印刷 装订不规范 成文日期 印刷日间和报文时间相隔过长等对初审不合规定的公文 要及时退回原报文单位并说明理由 对初审合格的公文 进入承办程序 20 各县 市 区 人民政府 市直有关单位上报市人民政府的公文 必须严格按照 一口进 一口出 的报送制度 首先报送市政府办公厅文秘科 按程序进行处理 除市政府领导同志交办的事项和需要直接报送市政府领导同志的绝密公文以及少数特别紧急事项 涉外事项 重大突发事件外 各县 市 区 政府 各部门不得将需要市政府审批的公文 以机关部门或机关部门负责人的名义直接报送市政府领导同志个人 不得以送阅件 部门内部简报 白头信函等形式代替需要市政府审批的公文直接报送市政府领导同志个人 也不得将报送市政府的公文越过市政府办公厅文秘科直接呈送给市政府领导同志 各县 市 区 人民政府 市直有关单位上报市人民政府请求指示 批准事项的公文 一律使用正式请示文种 一文一事 不得主送其他机关或个人 报告中不得夹带请示或需要办理的建议事项 所有上报的请示报告类公文 均应由发文机关主要负责人或主持工作的负责人签发 并在正文后写明联系人姓名和电话 报送的公文原则上按请示3份 报告5份上报 各县 市 区 人民政府 市直有关单位对市人民政府交办文件的回复意见按5份上报 回复意见必须打印并加盖本单位公章 21 3 属于市人民政府部门职责范围内的事项 各县 市 区 人民政府 市直有关单位应直接将公文报送市人民政府有关部门处理 不应直接报市人民政府 市人民政府办公厅收到此类公文 将退回呈报单位 市政府原则上不直接受理企事业单位越级上报的公文 隶属各部门或县 市 区 管理的单位需请示市政府研究的事项 必须先报主管部门或县 市 区 政府审核同意 以主管部门或县 市 区 名义行文报市政府研究 22 各县 市 区 人民政府 市直有关单位不得将未取得一致意见的公文报送市人民政府 对未经协调 未经会签程序 多头报送 报告中夹带请示事项 公文格式不规范等不符合 国家行政机关公文处理办法 规定的报文 市政府办公厅不予受理 因不按报送渠道 不按规范程序报送影响公文及时处理的 由呈报单位负责 对工作造成不良影响的 将追究行文单位有关人员责任 6 各县 市 区 政府 市直各单位需要向市长报告的重大事项 要按程序先报告分管副市长 由分管副市长协调有关部门拿出解决问题的一致方案和意见 再以正式上行文报市政府办公厅文秘科 履行有关审签程序后 由各县 市 区 政府 市直各单位主要领导当面向市长报告 23 承办 阅知性公文应当根据公文内容 要求和工作需要确定范围后分送 批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理 需要两个以上部门办理的 应当明确主办部门 紧急公文应当明确办理时限 承办部门对交办的公文应当及时办理 有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕 24 拟办意见撰写的范围并非所有来文都要撰写拟办意见 一般来说 以下四种来文需要撰写拟办意见 一 上级机关主送本机关并需要贯彻落实的文件 二 本机关所属部门或下级机关主送本机关需要答复的文件 三 平级机关或不相隶属机关主送本机关需要答复的文件 四 一些重要的保密性较强的资料以及所属部门 下级机关主送机关的情况报告和信函 25 拟办意见撰写的前期准备 一 弄清来文主送和抄送机关 已发或应发的领导和部门 初步确定批办和阅知范围 二 根据文件的标题和内容 确认来文是请示性还是报告性文件 来文中提出了什么问题 是否需要办理 如果来文在结尾写有 如有不妥 请批示 不妥之处 请予批示 等 就属于可办可不办的范围 掌握的原则是有问题需要答复为 批办 无问题不需要答复为 阅知 三 弄清来文的内容与何人何部门有关系 是何人何部门主管 需要何人何部门了解 从而根据领导分工确定由谁或哪个部门承办 涉及到几个部门承办的由哪个部门牵头 应由哪位领导批示需要哪些领导和部门阅知 四 弄清来文的密级和紧急程度 以便分清急缓 本着方便工作 有利保密的原则 确定分送范围 对绝密文件按绝密文件的处理规定办理 26 写好拟办意见应当注意以下几个方面 掌握文件内容 搞清请示事项把握政策规定 领会领导意图查找档案资料 对照先例比较尊重部门意见 注意协商协调立论有根有据 建议完整准确用语规范简洁 答复简明得体 27 传阅 根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示 办理公文传阅应当随时掌握公文去向 不得漏传 误传 延误 28 正传 倒传 回传 分传 专传 按阅批人排序由前往后依次传阅 按阅批人排序由后往前依次传阅 传阅中按领导有关批示意见 按一定顺序送已阅批过的领导贯彻落实或再次批示 将公文同时分送机关所有相关领导阅批 对保密要求特别严格的公文 指定专人负责将公文在规定时间内送有领导阅批完毕 29 传阅过程中 注意把握以下问题 要随时掌握公文传阅去向和进度控制公文传阅周期要严格公文传阅范围要减轻机关负责人阅文负担要及时准确抄清机关负责人批示要确保传阅安全保密要适时将传批完毕文件收回归档 30 31 催办 及时了解掌握公文的办理进展情况 督促承办部门按期办结 紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办 32 催办方式电话催办 通过电话手段进行催办文字催办 通过催办单或是便函的形式进行催办会议催办 通过会议形式催询与检查登门催办 催办人员登门走访进行催办 33 催办要注意以下几个方面 要区分情况适时催办对紧急公文或重要公文应当明确办理时限 由专人负责催办 确保在规