办公基本工作程序培训.doc

办公基本工作程序培训办公技能培训包括以下几个主要内容：1、 完成办公任务2、 管理办公时间3、 管理办公文档4、 利用办公设备、工具、资源以下是内容的具体介绍：一完成办公任务 关于这个任务你首先要想一下你该怎样做呢？当你的经理说这个任务的时候，你应该拿笔记下来所要完成的工作的内容，如果要完成这个工作你需要想这几个问题：1、 第一步你要做什么？ a、听任务内容； b、记录重要的信息； c、关于内容不明白要问清楚； d、总结任务的细节。2、 准确及时的完成任务你需要怎样做？（1）、创建一个工作计划 a、确定你实施计划的日期； b、联系负责相关工作的秘书安排一个可容纳15人的会议室； c、获取复印所有培训资料讲义等材料； d、在固定期间内发送邮件给参会者，之后再发送个提醒给参会者； e、在截止日期之前完成。（2）、采取有效的行动 a、按照你设定的计划实施你的行动； b、如中间出现什么问题及时与你的经理沟通； c、友情提示：如遇问题时，不要等到临近截止日期再去沟通这个问题，准确及时做好你的经理安排给你的任务，不要找任何借口说有其他的事情。（3）、回顾工作 a、是否按要求日期完成； b、每一步是否都按步骤完成； c、完成的任务质量是否和你经理要求的一致； d、在工作上交前我还有哪些方面需要改善提高的，比如：格式、一些英文语法和句型、算术数字是否正确； e、友情提示：当校对时，认真细心的读你的文档是有用的。3、你将怎样汇报你的结果？ a、如果可能的话制作一个电子文档或者表格，这样更能准确清楚直观的表达给你的经理； b、记着如果任务中有机密文件和敏感信息，应该提前告诉你的经理； c、这个工作完成的时候，抽个时间可以从这次经验中学习，更好的提高，可以反馈和建议做的更好，这些都是学习和提高的机会，关于你以后完成每件任务。二管理办公时间 作为一个专业的办公人员，怎样才能在相同的时间做出效率更高的事情呢，这就需要你合理的安排自己的办公时间了，如果你能合理的运用你的时间对你是有利的。1、怎样管理你的空闲时间？（1）、创建一个结构化的时间管理计划 a、评估你的使用时间，理解怎样合理有效的利用分配你的时间，怎样利用自己的时间可以实现效率最大化； b、每日活动日程安排表，任务执行给定一个指定日期，或者至少一周制定一次，表格和文档的内容包括：日期、开始时间、任务、有关天气任务是否能执行、持续的时间。（2）、制作一个现实的时间表 a、要有一个列表，关于一天中必须要做的事情； b、可以做的事情尽量完成。（3）、控制支配你工作上的时间 a、组织你的工作； b、在你工作空间中要清楚明确主要的内容； c、尽可能要有一个主要的设备协助更有利的完成任务； d、在关闭办公设备之前，完成储存是至关重要的； e、对经常使用的电子文档要有记忆印象或做备忘录； f、创建一个模版或者模式关于现在常使用的文档； g、创建一个资源的程序列表和有用的电话号码薄；友情提示：对经常联系的人要有一个记录，在重要的时候可以方便联系，更好的帮助自己完成任务； h、工作时间，减少外来干扰的影响。（4）、放松一下 a、工作太累的时候给自己休息一下，利于后期更好的工作效率。三管理办公文档 办公室文档的规整需要你清楚的了解如下：1、不同类型文件系统2、有策略的管理纸质文档和电子文档3、保留时间文件存储4、保存电子和纸质文档文档规整是的分类可以按一下集中类型：a、 字母分类；b、数字分类；c、主题分类；d、地方分类；e、时间分类；友情提示：无论何时办公文件都应被扫描和存储在电脑上，这样能更好提高文件的安全性，帮助你更好的管理这些文档。四利用办公设备、工具、资源1、办公设备 a、影印机； b、传真机； c、扫描仪； d、碎纸机；2、电脑作用 a、写信、备忘录、或其他文档； b、储存和数据分析； c、管理记录，制作表格等； d、创建报告，演示文稿和小册子； e、沟通和研究。3、 计算机工具运用 a、文字处理软件； b、电子表格软件； c、数