总务采购品管理规定及流程.doc

总务采购品管理规定及流程1.目的 1.1为加强本公司低值易耗及固定资产品的管理；规范领用、申购，提高利用率。特制定本规定。 1.2对采购过程进行规范和控制，在确保采购产品符合要求的前提下，降低采购成本。 2.定义 总务采购品是指：非生产用的日常消耗品、办公用的固定资产、耐用品。 消耗品：指日常办公用具、清洁用具等低值易耗品， 如：打印纸、抽纸、纸杯、便条纸、信纸、信封、档案袋（盒）、笔记本、铅笔、橡皮、刀片、笔芯、胶带、大头针、图钉、环形针、长尾夹、钉书钉、透明胶、双面胶等。 耐用品：是指在日常使用中较一般消耗品不易消耗用品。 如：餐具、笔筒、水笔、圆珠笔、美工刀、直尺、白板笔、荧光笔、修正带/液、胶水、名片册、剪刀、订书机、起钉器、打孔机、计算器、纸篓、卷笔刀、印章、印泥、资料存储夹等。 固定资产：是指办公家具、IT设备、办公自动化、电气设备、等 如：打印机、电脑、电话、办公桌、凳子、保险柜、档案架、车辆、冰箱、 监控器等 3.范围 此规定仅适用于总务定义所指的采购物品4办公用品预算和计划 41日常消耗品采购：行政总务课实行办公用品预算制度，各部门根据本部门的消耗其使用情况，按月做出下月办公用品的需求计划，在每月初5号前提交到总务担当处。行政总务课统一购置、登记发放，建帐立卡，帐物相符。 4.2固定资产的采购：使用部门根据需要；填写固定资产申购单，并明确购入日程，固定资产申购需得到总经理审批 4.3耐用品采购：原则上耐用品与消耗品采购预算、流程、一致，特殊情况下需行政经理审批 4.4原则上行政总务课备留部分常用消耗品库存，以备不时之需。 5办公用品申购流程 5.1消耗品及耐用品的采购流程 5.1.1各部门指定人员担当，负责本部门采购物品的汇总、申请 5.1.2部门人员担当根据部门需求填写购入申请单，并提交部门长确认 5.1.3部门长对月度采购申请单进行审核确认，并在申购单确认签名 5.1.4各部门人员在通过部门长的审核后，将购入申请单提交至总务担当 5.1.5总务担当将各部门购入申请单汇总，并提交行政总务课长审核，行政经理承认后统一购买。 5.1.6行政总务担当将购买清单发送至供应商，并确认购入时间 5.1.7供应商发货至公司后行政总务担当负责对购入物品验收、验收单保管，并按各部门购入清单将物品发放到各部门人员。 5.1.7除5.1正常流程申购外，行政总务课不再受理其它方式申购。 5.2固定资产的采购流程 5.2.1固定资产申请人必须是课长及以上管理人员 5.2.2部门申购人到行政总务课领取固定资产申购单， 5.2.3申购单必须明确产品数量、用途、购入日期以及预计使用经费，提交部门主管审批、行政经理审核、总经理批准 5.2.4 审批程序完成后，部门指定人员担当将申请表提交行政总务担当。 5.2.5行政总务担当收到申购单后，联系指定供应商送货；并明确到货时间 5.2.6供应商发货至公司后行政总务担当负责对购入物品验收、验收单及报修卡的保管， 5.2.7行政总务课根据固定资产管理规定对固定资产进行标号、存档等相关业务 5.2.8行政总务课完成相关规程后通知申购部门对固定资产领用6供方的选择评定及成本控制 6.1 供应商产品质量达到采购要求的质量。6.2 具有一定的销售规模，具备提供稳定产品的能力，以满足交货期和质量的要求。 6.3 价格在公司可接受的范围内从优择廉，货比三家择优录用，从质量、价格、交货期的对比中选择优者，并给予最大配套份额。 6.4每种产品应选定两个以上的供方，以利竞争和适应市场变化要求。 6.5通过样件的认可和提供相关资料的供方。 6.6初次选定的供应商以三个月试用期为周期，通过对交期、质量、价格的审核最终确认是否签订长期合作关系 7、供应商的管理分类 为确保供的方专性业及提供可靠的优质服务，根据产品性质明确指定相应供应商，大致分 类如下 7.1日常消耗品指定供应商 7.2办公自动化产品指定供应商 7.3固定资产指定供应商 7费用的管理及结账方式 7.1与客户签订协议合同