22-货币资金内部控制制度.doc

货币资金内部控制制度货币资金内部控制制度 目 录 1 目的和依据 1 2 适用范围 1 3 相关文件 1 4 术语 1 5 基本原则 1 6 内容与要求 1 6 1 资金管理体制 1 6 2 岗位分工与授权审批 2 6 3 现金和银行存款控制 5 6 4 空白票据和印章控制 10 6 5 货币资金收支计划 记录及报告 11 6 6 损失责任 11 6 7 监督检查 12 7 附则 12 第 1 页共 13 页 1 1 目的和依据目的和依据 为了保护公司货币资金的安全完整 防止舞弊行为 促进货币资金的有效使用和合 理调度 根据 中华人民共和国会计法 深圳证券交易所 上市公司内部控制指引 财政部颁布的 内部会计控制规范 基本规范 试行 等相关法律法规和规章制度 并结合公司实际情况 特制定本制度 2 2 适用范围适用范围 本制度适用于公司货币资金的收入 支付 保管 记录 监督检查等行为 约束公 司内部涉及货币资金业务的所有人员 3 3 相关文件相关文件 内部会计控制规范 基本规范 试行 内部会计控制规范 货币资金 银行 账户管理办法 支付结算办法 中华人民共和国票据法 4 4 术语术语 本制度所称货币资金是指公司拥有的现金 银行存款和其他货币资金 现金 是指公司拥有的现钞 包括人民币现钞和外币现钞 银行存款 是指公司存入银行或其他金融机构的款项 其他货币资金 是指公司除现金 银行存款以外的货币性质的资金 包括外埠存款 银行汇票存款 银行本票存款 信用卡存款 信用证保证金存款 存出投资款等 5 5 基本原则基本原则 1 严格职责分工 明确相关部门和岗位的职责权限 确保办理货币资金业务的不 相容岗位相互分离 制约和监督 2 建立以月度资金计划为重点的资金收支计划管理体系 对货币资金收支业务实 行计划控制 3 实行集中的货币资金管理模式 4 建立严格的货币资金业务内部稽核制度 6 6 内容与要求内容与要求 6 16 1 资金管理体制资金管理体制 6 1 16 1 1 管理模式管理模式 根据公司资金集中管理的原则 公司对资金实行 日常支出按照月度资金计划支付 特殊支出个案审批 的管理模式 第 2 页共 13 页 6 1 26 1 2 账号设置账号设置 公司根据需要可以建立多个银行账号 其中只能建一个基本账户 其余为一般账户 新设立的账户必须经总经理审批 6 1 36 1 3 日常支出的管理日常支出的管理 日常支出由财务信用部根据总经理审批的月度资金计划分解到各部门 各部门在审 批分解的资金计划总额内 按规定程序办理资金支付审批手续 财务处付款 6 1 46 1 4 特殊支出管理特殊支出管理 各部门因特殊情况 导致计划资金额度不足支出时 由各部门负责人向总经理作专 题报告 并经总经理审批并按规定程序办理资金支付审批手续 财务处方能支付资金 6 26 2 岗位分工与授权审批岗位分工与授权审批 6 2 16 2 1 货币资金收入定义货币资金收入定义 货币资金收入业务是指公司通过销售商品或者提供劳务等方式取得货币资金的行为 包括销售商品 对外融资 转让资产等方式 公司的主要货币资金收入业务是销售商品 其业务流程和控制程序见公司 销售和收款业务内部控制制度 6 2 26 2 2 货币资金支付业务的分类货币资金支付业务的分类 1 按是否属于计划开支范围分 分为计划内支付 计划外或超计划支付 2 按支付金额大小分 分为小额支付 1 万元以下 含 1 万元 一般支付 1 万 元至 10 万元 含 10 万元 大额支付 10 万元以上 3 按支付性质分 分为资本性支付 包括购建固定资产支出 无形资产和对外投 资等支出 和收益性支出 包括购买原材料支出 人工支出 税费等支出 6 2 36 2 3 货币资金支付业务一般流程货币资金支付业务一般流程 1 流程图如下所示 第 3 页共 13 页 申请部门申请部门申请部门财财财 务务务 部部部 门门门 申请人申请人申请人主管主管主管 审批人审批人审批人 稽核员稽核员稽核员出纳员出纳员出纳员记记记 账账账 2 业务流程控制要求 业务操作操作人控 制 要 求备注备注备注 1 支付申请 用款经办 人 1 填写付款申请单 注明款项的用途 金额 预算 支付方 式等 2 附相关附件 计划 发票 入库单等 需经股东大会 董 事会批准的事项 必须附有股东大会决议 董事会决议 3 由经管部门的经管人员办理申请 4 3000 元以上现金支付提前一天通知财务部门 申请部门 主管 1 核实该付款事项的真实性 对该项付款金额合理性提出初 步意见 2 对有涂改现象的发票一律不审核 3 对不真实的付款事项拒绝审核 2 支付审批 核决人 1 在自已核决权限范围内进行审批 2 对超过核决权限范围的付款事项审核后转上一级核决人审 批 3 对有涂改现象的发票一律不审批 4 对不符合规定的付款拒绝批准 3 支付复核稽核员 1 复核制单员的账务处理是否正确 2 对制单员复核的内容再复核 3 付款单位是否与发票一致 4 复核后直接交出纳办理支付 4 办理支付出纳 1 对付款凭证进行形式上复核 付款凭证的所有手续是否齐备 付款凭证金额与附件金额是否相符 付款申 请 单 审 核 审 批 稽核付款 记账 记账 银行存款 现金 明细账 总账 核对 第 4 页共 13 页 付款单位是否与发票一致 2 出纳不能保管所有预留银行印鉴 3 现金支付有另人复点或至少复点两次 开出的银行票据有 另人复核 4 非出纳人员不得接触库存现金和空白票据 5 付款后在付款凭证及附件上盖上 付讫 章 5 核对主管会计 1 总账与现金 银行存款账核对 2 总账与明细账相对 3 编制银行存款调节表 对未达账核实 并督促经办人在 10 天内处理完毕 4 与银行定期核对余额和发生额 5 每月不定期对现金抽点两次 6 2 46 2 4 相关机构在货币资金业务中的主要职责权限相关机构在货币资金业务中的主要职责权限 1 总经理主要职权如下 审批月度资金计划 审批计划外资金的支付 负责预付款 单笔 50 万元以上的结算款 各部门副部长及以上费用报销支付的终 审权 听取财务部月度资金计划的执行情况 作出评价和奖惩决定 2 财务部门 负责在审批的月度资金计划的基础上 分解平衡各部门的月度资金支付总额 负责按批准的月度资金计划 对货币资金进行集中管理 负责单笔 50 00 万元以下结算款和各部门副部长以下人员费用报销和支付的终审 权 负责货币资金业务的收入 支出 保管 记录 稽核等日常管理 负责定期分析月度资金执行情况 计算偏差 分析原因 提出纠正措施 向总经 理汇报 3 用款部门 根据分管范围 编制月度资金计划草案 提交财务部门汇总申报 根据经批准的月度资金计划 按各自分管的范围 提出用款申请 按规定取得合法的发票和其他原始凭证 经验收合格后 及时办理报销手续 4 审计专员 负责货币资金内部控制制度执行情况的监督检查 并向公司总经理汇报 第 5 页共 13 页 6 36 3 现金和银行存款控制现金和银行存款控制 6 3 16 3 1 货币资金业务职务分离制度货币资金业务职务分离制度 财务部门负责货币资金收入 支付和保管业务的控制 实行货币资金业务职务分离 制度 1 货币资金收付及保管只能由经授权批准的出纳员负责处理 其他职员不得接触 支付现金 2 出纳员负责登记现金日记账和银行存款日记账 不得兼管总账 稽核 会计档 案保管 收入 支出 费用 债权债务的核算工作 3 负责应收账款的职员不能同时负责现金收入账的工作 负责应付账款的职员不 能同时负责现金支出账的工作 4 保管支票簿的职员不能同时负责现金支用账和调整银行存款账 5 负责调整银行存款账的职员应同负责银行存款账 现金支出账 应收账款 应 付款项的职员分离 6 货币资金支出审批人应同出纳员 支票保管员和记账员分离 6 3 26 3 2 出纳业务控制制度 出纳业务控制制度 1 严格控制现金支付范围 减少直接使用现金支付 根据国务院 现金管理条例 及相关规定 现金支付限于下列范围 职工工资及工资性津贴 个人劳动报酬 支付给 个人的各种奖金 各种劳保 福利费用以及国家规定的对个人其他支出 向个人购买物 资支出 出差人员必须随身携带的差旅费 结算起点以下的零星支出 结算起点定为 1000 元 其他确需支付现金的支出 除前款规定的范围以外 货币资金支付应当使用转 账结算方式 2 严格执行开户银行核定的库存现金限额 库存现金超过限额的 财务部门应当 及时送存银行 3 财务部门要加强现金的安全控制 库存现金由出纳集中存放于保险箱 出纳员 到银行送存现金或提取现金 数额较大的 应由两人以上派车前往 以保证安全 4 出纳员每天工作结束时要清点现金 核对账目 做到日清月结 财务部门负责 人进行不定期检查 5 库存现金月末进行定期盘点 财务部门负责人还可以进行不定期抽查盘点 由 财务负责人或其委派人员监盘 通过库存现金盘点表 见附件二二 记录盘点过程和内容 第 6 页共 13 页 并由盘点人 监盘人 复核人签章 如果有冲抵库存现金的借条 未提现支票 未作报 销的原始凭证 应当在盘点表中注明 盘点差异应予及时追查原因 凡是查明了原因的 根据实际情况进行会计调整 如 果不能查明原因 属于长款的 经公司财务负责人审批后 按规定计入营业外收入 属 于短款的 应当追究相关人员责任 正常情况应当由责任人赔偿 6 3 36 3 3 建立现金收入控制制度 建立现金收入控制制度 1 收款业务流程 承办部门承办部门承办部门开票员开票员开票员 出纳出纳出纳稽核员稽核员稽核员记账记账记账 2 业务流程控制要求 业务操作操作人控 制 要 求 1 经济业务 办理 业务承办人 1 按公司的业务操作规程业务进行商洽 签订合同等 2 按公司授权 由被授权人批准交易价格 折扣方式 及比例等 3 与财务部门商定或根据财务部门规定确定结算方式 和付款期 4 开具业务凭单如发货单等并送交发票员开票 2 开具发票开票员 1 按公司规定领用 保管发票和收据 2 开具规范 填写内容完整 内容真实 3 发票开具后 由另一人审核 4 下班前汇总 打印收据 发票开具清单 并附记账 联报送销售会计 5 发票联 税务抵扣联移送业务承办人 并办理签收 经济业 务办理 办理收款 前手续 开票 收款 日记账 备查案 总 账 明细账 记账稽核 核对 第 7 页共 13 页 手续 3 办理收款 前手续 业务承办人 1 催收应收款项 2 通知交款人付款 告知交款人到财务部门交款 受理结算票据或告知交款人到银行进账 辨别真假 3 登记结算票据受理登记簿 向财务部门移交结算票 据并办理移交手续 收款出纳 1 接受业务承办人移交的结算票据 2 对受理的结算票据难辨其真伪时 及时送交银行鉴 别 3 登记结算登记簿 妥善保管结算票据 4 办理银行票据结算或贴现手续 5 验证收取现金并送交银行 6 将收款通知单送交制单员 告知相关部门 7 编制收款周报表 分送相关部门 8 收款后在收款凭证及附件上盖上 收讫 章 稽核稽核员 1 复核制单员的账务处理是否正确 2 对制单员复核的内容再复核 3 抽查核实收款凭证与对账单等是否相符 记怅会计电算系统在凭证稽核后自动记账 核对主管会计 1 总账与现金 银行存款账核对 2 总账与明细账相对 3 编制银行存款调节表 对未达账核实 并督促经办 人在 10 天内处理完毕 4 与银行定期核对余额和发生额 5 每月不定期对现金抽点两次 3 出纳管理要求 财务部门出纳负责现金的收取 除特殊情况 如业务在外地发生 或事先得到财 务部门的同意并授权代收 外 其他任何部门或个人不得擅自出具收款凭证或白条收取 款项 出纳不得同时担任开票业务 出纳在收款时应仔细核对开票员开具的发票或收据 与收取的现金是一致 各种收款发票或收据应当事先连续编号 每天营业结束 出纳汇同开票员清点当天开出的所有发票和收据并根据合计数登 记现金日记账 清点时 如果发现发票或收据有缺号现象 应立即报告财务部门负责人 并调查原因 现金收入应于当日送存银行 不得从现金收入中直接支付现金 6 3 46 3 4 建立汇款单收入控制制度建立汇款单收入控制制度 第 8 页共 13 页 1 财务部门安排专门职员负责汇款单的收取 除特殊情况 如业务在外地发生 或事先得到财务部门的同意并授权代收 外 其他任何部门或个人不得代收汇款单 2 该职员设立 汇款单登记簿 记录收到的全部汇款单 在汇款单上加盖 只限 存款用 的戳记交由出纳员办理进账 同时通知应收款项核算人员 作相应会计处理 6 3 56 3 5 建立票据收入控制制度建立票据收入控制制度 1 财务部门安排专门职员负责票据 包括银行汇票 商业汇票 支票 银行本票 的收取 除特殊情况 如业务在外地发生 或事先得到财务部门的同意并授权代收 外 其他任何部门或个人不得代收票据 2 该职员设立 应收票据登记簿 记录收到的全部票据 在票据上加盖 只限存 款用 的戳记后交由出纳员保管 同时通知应收款项核算人员 作相应会计处理 3 该职员应当持应有怀疑态度严格审查票据的真实性 合法性 通过询问银行专 业人员 并电话或致电致函询问出票人 承兑人等方式予以确认 在确认前不得发货或 支付对价 一般不接受商业承兑汇票的支付方式 不接受尚未承兑的票据 4 出纳应当在票据的提示付款期内及时办理提示付款手续 收款后通知登记票据 簿的职员在 应收票据登记簿 上予以注销 5 票据到期被拒绝付款 承兑人或付款人死亡 破产 逃匿的 应当在法定的追 索期内 及时向背书人 出票人以及其他票据债务人行使追索权 防止因疏忽造成公司 损失 6 票据经财务部门负责人批准后 可以用作支付手段背书转让和贴现 由出纳办 理背书手续 并通知登记票据簿的职员在 应收票据登记簿 上予以记载 7 商业承兑汇票背书转让和贴现后 出纳应当关注票据承兑人或付款人实际付款 情况 承兑人或付款人实际付款后 通知登记票据簿的职员在 应收票据登记簿 上予 以注销 8 严禁收款不入账和私设小金库 6 3 66 3 6 建立货币资金支付控制制度建立货币资金支付控制制度 1 支付流程与控制 支付申请 用款部门或个人根据各自的分管范围 提前向审批人提交书面货币资 金支付申请 支付申请书使用公司统一印制的申请表格 见附件一 二 三见附件一 二 三 表格中应 当注明用款部门或个人 款项用途 本次支取金额 支付方式等内容 并附有效的合同 第 9 页共 13 页 或相关证明 支付审批 计划内的支付审批一般原则为 各部门副部长以下人员经办的小额支 付由财务部门审批 各部门副部长及以上人员的资金支付由总经理审批 供应部支付的 采购结算款单笔在 50 00 万元以下的由财务部审批 支付采购结算款单笔在 50 00 万元 以上的由总经理审批 支付的采购预付款一律由总经理审批 工程部支付的工程进度款 一律由总经理审批 工程结算款和质保证金单笔在 50 00 万元以下的由财务部审批 单 笔超过 50 00 万元的由总经理审批 大额资本性支付或对外投资由公司董事会最终审批 或其授权公司总经理审批 禁止采用划整为零的方式 降低审批级次 同一项合同分阶段支付的 或者某一整 体交易行为签订了多个合同的 应按整个合同金额大小或整体交易金额大小划分审批权 限 一般不得支付不符合月度资金计划的支付项目 确有必须的 应先向总经理书面汇 报并审批后 在按上述程序申请和审批 支付复核 财务部门负责人或其授权人员对批准后的货币资金支付申请进行复核 复核支付范围 审批程序和权限是否正确 手续及相关单据是否齐备 金额是否计算准 确 支付方式是否妥当等 复核无误后 交由出纳人员办理 对复核不符的支付申请 复核人有权要求审批人重新审批或要求申请人补正 支付办理 出纳人员应当根据经审批 复核无误后的支付申请 按照国务院 现 金管理条例 和中国人民银行 支付结算办法 的相关规定办理货币资金支付手续 2 支付款项时 财务部门经供应商同意 应当积极使用票据结算方式 尤其是非 即期的商业承兑汇票结算方式 以推迟资金占用 3 出纳设立 应付票据登记簿 登记已签发的票据 并随时跟踪票据到期情况 和银行账户资金情况 防止到期票据无款支付 4 公司使用商业汇票 委托收款 托收承付等方式付款时 出纳应及时将相关结 算凭证转交核算人员 并与核算人员追踪相关合同履行情况 及时敦促相关人员作出付 款或拒付的决定 防止不符合付款条件的 被执行默认付款 6 3 76 3 7 账户管理账户管理 1 公司按照中国人民银行 银行账户管理办法 和 支付结算办法 的规定 加 强银行账户的管理 严格按规定在银行开立账户 办理存款 取款业务和转账结算 公 第 10 页共 13 页 司银行账户按规定分为基本存款账户 一般存款账户 临时存款账户和专用存款账户 基本存款账户用于办理公司日常结算和现金收付 公司的工资 奖金等现金的支 取 只能通过基本存款账户办理 只能在一家银行的一个营业机构开立一个基本存款账 户 不得在多家银行开立基本存款账户 一般存款账户是公司在基本存款账户以外的银行借款转存 可以通过该等账户办 理转账结算和现金缴存 不得办理现金支取 不得在同一家银行的几个分支机构开立一 般存款账户 临时存款账户是公司因临时经营活动开立的账户 可以通过该等账户办理转账结 算和按规定办理现金收付 专用存款账户是公司因特殊用途需要开立的账户 2 开立和注销银行账户由公司总经理审批 未经批准不得开立银行账户 3 财务部门负责人每年应至少清理一次银行账户开立情况 对已不需要的临时账 户 长期未使用账户 应予及时注销 并将清理结果报告公司总经理 4 公司在办理结算业务时应当遵守银行结算纪律 不签发没有资金保证的票据或 远期支票 不签发 取得和转让没有真实交易或债权债务的票据 不无理拒付 5 银行存款每月至少对账一次 财务部门应安排出纳以外的第三人核对银行存款 余额 并由其直接从银行取得银行对账单 编制银行存款余额调节表 使银行存款账面 余额与银行对账单核对相符 如有调节不符的 应查明原因 及时报批处理 6 46 4 空白票据和印章控制空白票据和印章控制 6 4 16 4 1 财务部门负责与货币资金业务有关的票据和结算凭证的管理控制 财务部门负责与货币资金业务有关的票据和结算凭证的管理控制 与货币资金业务有关的票据是指支票 银行汇票 商业汇票 银行本票 与货币资 金业务有关的结算凭证是指公司从银行领购的由银行统一印制的解讫通知 进账单等结 算凭证 6 4 26 4 2 建立空白票据和结算凭证的购买 保管 使用 注销控制制度建立空白票据和结算凭证的购买 保管 使用 注销控制制度 1 公司使用的票据和结算凭证均从银行领购 不得自行印制 出纳设立 空白票 据登记簿 记录空白票据的购买 使用 注销情况 并由其负责办理空白票据的购买 保管 使用 注销事宜 出纳应将空白票据和结算凭证妥为保管在保险箱中 2 空白票据和结算凭证的领购 由财务部门负责人审批 未经批准不得购买 3 按规定的程序和权限办理支付审批后 票据方可签发使用 票据必须明确载明 第 11 页共 13 页 受款人和金额 不得签发无受款人和金额的票据 作为付款依据的原始凭证 票据签发 后 加盖 付讫 章 4 任何有文字和数字更改的票据应予作废 作废票据必须加盖 作废 章 并与 相应存根保管一处 5 财务部门负责人或授权人员每月应至少检查一次票据和结算凭证的购买 使用 保管 登记情况 不符事项应予及时纠正和追查 6 4 36 4 3 建立与货币资金业务有关的印鉴控制制度 建立与货币资金业务有关的印鉴控制制度 1 财务部门负责人或其指定人员负责保管财务专用章 个人名章由本人或其授权 人员保管 印章保管负责人应予妥为控制 防止未经同意的使用 2 结算业务只能使用财务专用章及其他预留银行的印鉴 不得使用包括单位公章 在内的其他任何印章办理货币资金业务 3 在任何情况下 禁止一人保管支付款项所需要的所有印章 严禁在空白票据和 结算凭证上先行签章 6 56 5 货币资金收支计划 记录及报告货币资金收支计划 记录及报告 6 5 16 5 1 公司的货币资金收支计划由财务科长负责汇总 编制 报审和下达 公司的货币资金收支计划由财务科长负责汇总 编制 报审和下达 1 公司各部门及用款单位每月月度终了前 3 天向财务部门报送资金收支计划 2 财务科长每月月度终了前一天将公司各部门及用款单位的收支计划汇总 报财 务部长 3 财务部长对收支计划进行综合平衡并报总经理批准 4 公司出现重大资金调度 由总经理主持召开资金调度会 平衡调度资金 5 财务部长根据批准的资金收支计划下达各部门及用款单位 6 5 26 5 2 公司资金计划的安排 调整及审批公司资金计划的安排 调整及审批 1 公司资金使用由财务部长根据资金收支计划予以安排 并按本制度规定的审批 权限予以审批 2 资金收支计划不能实现时 由财务部门部长会同相关部门查明原因 由财务部 长提出调整计划报总经理批准 3 资金使用部门出现追加付款事项 需要追加支出计划 必须提前 3 天提出资金 支出增加计划 报财务经理审核 由财务经理提出调整计划报财务总监审核 总经理批 准 第 12 页共 13 页 6