档案管理办法改86.doc

江苏有线淮安分公司档案管理办法第一章 总 则 第一条 为确保公司业务、建设、审批各项记录的真实性、系统性、有效性和完整性，通过对档案材料的管理，更好地维护公司形象与利益，完善建档归档工作，特制定本办法。 第二条 本办法适用于公司行政管理、销售、工程建设管理活动中形成的各种文件资料、合同、协议，各类建筑工程图纸、图片、声像档案材料及电子软件和荣誉实物档案的管理，凡属本公司立项的业务、审计、咨询项目等均要立卷归档。第二章 档案材料的生成 第三条 各职能部门负责将形成的档案材料，分类、组卷，在规定时间内(由各类型档案分别确认)向综合管理部移交。综合管理部资料管理员负责各部门材料的接收、归档、记录与管理，并对公司各部门档案进行登记、保管、借阅。第四条 综合管理部指定专人保管档案材料，将档案材料放入专门的文件橱内，并达到防火、防盗、防虫、防潮、防尘的要求。 第五条 档案管理人员要注意档案的保密，不得遗失，一旦遗失，查清责任后由责任人填写遗失单，并接受公司相应处罚，重要资料及时报案查找。 第六条 公司人员如离职或调岗，在离职或调岗前要做好档案的交接工作，避免遗失、泄密现象的发生。第三章 档案立卷归档 第七条 移交档案材料按要求分类、组卷、编目、编号、归档。根据档案管理目录体系，建立档案备查簿及相关子目录体系，填写文件卷内目录，并按其归档类型、基础情况（如时间、名称等）、机密程度、保存时间等进行统一管理。归档材料应严格按照要求整理，装订成册，编号入档，分类存放。第四章 档案借阅、使用权限 第八条 各部门人员根据工作需要，按照使用权限，可到综合管理部查阅使用。第九条 机密档案按照查阅的权限进行查阅使用。其中机密档案包括：1、各类建设相关批件、证书；2、大宗经济合同；3、建筑、结构设计图纸（含电子版）、地质勘察报告、工程建设竣工决算报告；4、公司策划方案（含电子版）5、工程招标标底、评标情况，对外投标报价和标价计算依据，定标鉴定前的工程概算； 6、有关合同中双方约定保密的内容；7、对外承包跟踪情况，夺标措施；谈判策略，对外投标保函，承包项目预算和盈方情况。第十条 查阅档案资料要办理借阅登记手续，查阅完毕后及时归还。查阅一般资料，经相关部门领导批准并填写借阅/复印记录后方可借阅或复印。查阅机密档案资料，必须经总经理批准并填写借阅/复印记录后方可借阅或复印。第五章 档案鉴定销毁 第十一条 公司成立档案鉴定小组，根据档案内容的重要程度和保存期限对到期档案进行鉴定。 第十二条 根据鉴定小组的鉴定结论，由综合管理部填写到期档案销毁目录记录，报总经理批准后，予以销毁。第六章 违反档案规定的处罚措施 第十三条 对应归档文件材料拖延不归档的责任人，视情况予以罚款处理。 第十四条 损坏、丢失、涂改、伪造或擅自销毁公司具有保存价值档案的，给予责任人行政处分。 第十五条 工作中玩忽职守，造成泄密或档案损失的，根据情节严重情况，给予责任人罚款、辞退、追究其法律责任等处分。第十六条 其他违反公司档案管理规定的相关行为依照公司相应处罚制度执行。第七章 各专业档案分类及编号第十七条 档案的类别共设置6个一级类目（大类）：行政类、财务类、人力资源类、业务管理类、基础建设类、设备仪器类。有些档案难以归入上述6个大类时，可根据实际需要增设一级类目。根据职能活动和档案形成的特点，每个大类下设置若干个二级类目（属类）。档案分类应力求切合实用。如果因案件较多，二级分类不够应用时须在第二级之后增设第三级“细类”。如案件不多，也可仅使用 “大类”或“属类”。 第十八条 同一“属类”（或细类）的案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于“属类”（或细类）之后增设“卷次”编号，以便查考。 第十九条 录音、录像、照片、计算机软盘（光盘）和其他非纸质载体形式的档案，其形成和反映的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类目，视其内容特等同纸质载体档案对应分类编号。第二十条 每一档夹封面内首页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。 第二十一条 案卷排架的基础要求 1、公司档案按大类分别排架，要反映出档案分类设置的基础大类的顺序，大类之间不得交叉混排。2、案卷排架要科学、系统，便于保管和提供利用。 第二十二条 编号规则1、公司档案实体分类的标识符号采用英文字母顺序标识一级类目（大类），采用阿拉伯数字“双位制”标识二级类目（属类）及二级以下类目。2、分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“”隔开。分类编号见示例。3、二级及二级以下类目的设置 a)行政类、财务类、人力资源类、业务管理类的二级类目按企业职能分工设置即：同一机构或不同机构工作形成的档案，依据所反映的职能性质，按问题分别设置若干类。三级类目，由部门根据实际情况自行设置。 b)设备仪器类的二级及二级以下类目，按产品和设备仪器型号或种类设置。 c) 基础建设类的二级及二级以下类目，按工程性质或项目设置。 d) 会计档案类的二级及二级以下类目，按其形成特点和文件材料形式设置。 e) 干部（职工）工人档案类的二级及二级以下类目，按干部、工人设置。干部、工人类下按个人设置。 第二十三条 编号方法 1、档案实体排架和编号要反映六个基础大类，从实际出发，做到科学合理，经济实用，保证利用档案的系统性、有效性。 2、行政类（A）、财务类（B）、人力资源类（C）、业务管理类（D）的案卷排架， 按“大类-属类-细类-年度”进行排列，不区分保管期限特征（但同一属类内按照永久、长期、短期顺序排列），案卷顺序号按大类流水编号，流水号编制到“999”时，重新从“1”另行编号，并用安卷目录号加以区别。 档案编号（档号）由全宗号、目录号、分类号、年度、案卷顺序号构成（全宗号是档案室给部门的编号，故部门暂不标识）。档案编号（档号）标识举例示意：A1 A 12 C11 2009 001 案卷顺序号 年代号 三级类目号（没有可不设） （行政事务）二级类目号（属类） （行政类）一级类目号（大类） （行政类）目录号（行政类第一本目录）3、基础建设类（E）、设备仪器类（F）的案卷排架：a)设备仪器类，按设备类、仪器类分别排架，各按技术性文件和管理性文件分别流水编号，不同属类用分类号区别，流水号编制办法同前类b)基建、设备仪器类档案的编号由目录号、分类号、项目（型号）代号、案卷顺序号构成。举例示意：F1. F. XXX. CXX. 001 案卷顺序号 三级类目号（没有可不设） （设备种类或型号）二级类目号（属类） （设备仪器类）一级类目号（大类） （设备仪器类）目录号（产品档案第一本目录） 4、会计档案的排架编号，按“大类-属类-年度”进行排列，案卷顺序号按属类流水编号，流水编制到“999”时，重新从“1”另行编号，用目录号加以区别。 档号（档案编号）由目录号，分类号，年度，月份，案卷顺序号构成。举例示意： B1B 04 C11 2009 10 001 案卷顺序号 月份 年度 三级类目号（没有可不设） 会计凭证）二级类目号（属类） （财务类）一级类目号（大类） （财务类）目录号（财务档案第一本目录） 5特殊载体档案，按载体类别分别编号。即按照片、录音带、录像片、软盘、光盘、实物分别编号，用特殊载体（TZ）类别照片（Z）、录音带（Y）、录像片（X）、软盘（R）、光盘（G）、实物（SW）顺序号标识。 示例：TZR001；TZZ00附表一：档案管理目录体系一、档案管理流程图公司档案室整理公司档案负责人归档档综合办各职能部门文件资料销毁借阅一级类目内容二级类目内容（编号）基础范围行政类（A）行政文书 （01）企业档案工作，各类机关单位文件党务综合 （02）党委相关文件、党风廉政建设、综合治理与社会平安建设等工会团委 （03）职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，文化艺术和体育活动等 后勤工作 （04）职工生活，安保，车辆，安防，物资，废旧物资回收与修旧利废，公司第三产业等纪检监察 （05）法律事务，政纪监察，违纪案件审理等 财务类 （B）财务管理 （01）资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等统计工作 （02）各种统计报表，企业综合性统计分析工作等审计工作 （03）各专项审计工作活动等凭证 （04）各种会计凭证账簿 （05）各种财务账簿报表 （06）各种财务报表其他 （07）人力资源类 （C）人事管理 （01）干部管理，员工招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等教育培训 （02）普及教育，中等职业教育，高等教育，职工在职培训，培训资料等福利保险 （03）社会保险、生活福利等劳动管理 （04）劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护、劳资关系等人事档案 （05）干部档案、工人档案、离退休职工档案、死亡职工档案业务管理类 （D）产品销售 （01）各类销售合同用户管理 （02）客户资料、用户协议及受理单物资采购 （03）采购计划，物业合同，采购合同，招标文件等经营管理 （04）企业中、长期规划，重大经营战略性决策等等质量管理 （05）企业全面质量管理，标准化建设工作，各种标准档案，ISO9001质量认证体系等科技管理 （06）新产品开发