归档文件整理专题讲座PPT.ppt

1 归档文件整理2010年10月 2 2000年12月6日 国家档案局发布的行业标准da t22 2000 归档文件整理规则 以 简化整理 深化检索 为宗旨 是对原有文书立卷方法的一次重大改革 3 特点 一 简化 取消案卷 实行文件级管理 免除了繁琐 复杂的组卷过程 取消案卷 卷内文件两级目录 只编以 件 为单位的归档文件目录 无需编页号 目录改设 页数 项 归档文件直接装盒保管 无需拟写案卷题名和填写案卷封面 二 兼容兼顾计算机和手工两种管理方式 三 灵活 4 意义 一 对机关档案工作的意义 缓解机关档案工作压力 节省机关的财力物力 理顺机关档案工作职能 二 对档案馆工作的意义 便于档案馆控制档案进馆质量 有利于档案馆向社会开放 三 对档案管理现代化的意义 现代化科学管理档案 促进文档一体化的实现 为电子文件整理打下基础 5 一 归档文件整理的概念归档文件 机关在职能活动中形成的 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 如请示与批复 一份通知 本机关的发文 归档文件整理 机关文书部门将办理完毕的具有查考和保存价值的文件材料 按照它们在形成过程中的联系和规律 以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 6 二 归档文件整理的基本原则1 以件为单位 2 遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 7 三 适用的范围 包括适用单位和适用档案对象两方面内容 机关 团体 企业 事业单位 学校 医院 在整理归档文件时 作为文书档案保存的各种纸制文件材料宜采用新 规则 专门档案 如案件 诉讼 刑侦 干部 人事 基建 科研 教学 新闻报道 会计 审计 普查 声像 信访 工业企业等档案仍延用传统组卷方式进行整理 8 四 归档文件整理的组织工作1 文书部门负责整理制度的确立 机关档案工作条例 第十一条规定 凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料 包括党 政 工 团以及人事 保卫 财会等工作中形成的文件材料 均由文书部门或业务部门进行整理立卷 并定期向档案部门归档 机关档案工作条例 第十三条 机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案 交接双方根据移交目录清点核对 并履行签字手续 实行文书处理部门整理的优点第一 利于提高归档文件材料的质量和工作效率第二 利于对文件的利用 归档和保密第三 利于档案室开展各项业务工作 9 归档文件整理工作的组织形式 目前归档文件整理工作的组织形式主要有集中式 分散式和集中与分散结合式三种方式 由于省直机关推行文书处理部门整理 采用的是分散整理的组织形式也就是由机关内各处室的内勤人员收集文件 整理人是机关各处室的内勤人员 整理后移交到机关档案室 10 文件材料的整理分工 1 机关内部之间各处室的整理分工主要是综合部门与各业务部门的分工 属于综合性的文件由综合部门整理 属于业务性的文件由业务部门整理 合办的文件由主办部门整理 如果分不清主次 可由最后承办完毕的部门整理 身兼机关内两个以上职务的机关领导人形成的文件 应按其不同身份和文件内容由有关机构整理 临时机构形成的文件 应单独整理 11 2 机关之间的整理分工 1 上级党政领导机关下发的文件 分别由本级党 政领导机关整理 上级业务主管机关下发的文件 由本级的对口承办机关整理 12 2 本级各机关的文件 谁制发的谁整理 联名发出的或经两个以上机关合办的文件 主办和合办机关都要整理 定稿放在主办机关 其他机关保存一份印刷本 本级党 政机关批转某机关的文件 批转机关和批转文件直接针对的 需要贯彻执行的受文机关都要整理 会议文件 谁召开的谁整理 联合召开的或以领导机关名义召开的 主办和协办机关都整理 13 3 下级文件 哪个部门承办的 由哪个部门整理 4 领导同志兼任其他职务批办的兼职机关的文件和讲话 由兼职机关整理 5 检查组 调查组 工作组形成的文件 由派出机关办公室 厅 整理 几个机关联合组成的 由主办机关整理 6 文件和电报按其内容的联系 统一整理 归档 绝密文件和绝密电报应该单独立卷 少量普通文电如与绝密文电有密切联系 也随同绝密文电立卷 14 五 应归档文件材料的收集收集工作责任人与确定整理环节的要求相一致 收集工作的第一责任人为各业务处室的兼职档案员 所收集的应归档文件材料的质量要求是 1 字迹清晰 材料耐久 2 归档的文件应为原件或具有凭证作用 3 归档的文件应齐全 完整 准确 4 已破损的文件材料应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制 归档文件材料纸张幅面无特别要求 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料应符合档案保护要求 15 收集工作的基本要求是 应归档文件材料要齐全 完整 准确 完整是指一个单位各年度 各门类 各部门等形成的文件材料都完整不缺 具体到每一个处室来说 就是处室各年度内开展的每项职能活动形成的文件材料都完整不缺 齐全是指一件事 一个会议 议题 课题 项目 工程 案件等形成的文件材料 从通知立项 实施到形成结论每个环节形成的材料都齐全 具体到每份文件从文件正本 附件到底稿 发文签以及文件材料的各张页材料都齐全不缺 准确 是指文件材料是实际的真实反映 图物相符 文事一致 有关签署手续完备 16 归档文件的价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节 这一环节包括两个阶段 依据 第一阶段 确定归档范围 在机关文件归档前 对文件能否转化为档案进行 资格审定 确定其是否属于归档的范围 同时剔除没有保存价值的文件材料 因此 归档范围的确定实际上是对文件价值的初步判定 第二阶段 确定保管期限 对进入归档范围的文件材料 根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的 生存期 提出应保存的年限 划分档案的保管期限是对文件价值的进一步判定 是决定档案的命运的关键 17 归档和不归档的范围 文书归档的总范围凡机关工作活动中形成的 具有保存价值的文件材料 办理完毕均应进行整理并定期向档案部门归档 18 按内容分包括 一 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 二 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 三 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 四 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 从产生来源和表现形式上分包括 机关党 政 工 团及人事 保卫 业务等工作中形成的文件 图表 照片 录音 录像 以及以电子形式存在的电子文件等 19 文书归档的重点 1 本机关在进行主要职能活动中形成的重要文件 2 与本机关主要职能活动有密切联系的上下级和有关单位的来文 20 不需归档的文件材料 1 不归档的上级文件材料 1 上级机关任命 奖惩非本机关工作人员的文件 普发而不需办理的文件材料 2 上级机关发来供工作参考的抄件 3 上级机关征求意见的未定稿文件 21 2 不归档的本机关文件材料 1 重份文件 2 无查考利用价值的事务性 临时性文件 3 未经领导审阅 签发的未生效文件草稿 一般性文件的历次修改稿 4 无特殊保存价值的函件 信封 5 机关内部互相抄送的文件材料 6 本机关领导兼任外机关职务所形成的文件材料 7 为参考目的从各方面搜集的文件材料 22 3 不归档的同级机关和非隶属机关的文件材料 1 参加非主管机关召开的会议带回的不需贯彻执行和无查考价值的文件材料 2 非隶属机关的一般通知 如省人事局送给其他厅局的一般通知 以及抄送的不需要办理的文件材料 需要执行的规定性文件除外 23 4 不归档的下级机关文件材料 1 下级机关送来参阅的简报 情况反映 以及不应抄报或不必备案的文件材料 2 越级抄送不需要办理的文件材料 3 下级机关抄报备案的一般性文件材料 24 对不归档文件应当怎样进行管理和处理 机关对不属于归档范围的文件材料和没有保存价值的文件材料 应分别不同情况 进行合理合法的处置 如有些通过本机关工作人员外地或国外参观 考察搜集而来的 虽不记载和反映本机关的职能活动 但对发展本地区 本系统文化 科学 技术和经济建设有参考价值的文件材料 包括复印件和重份 可作为资料由有关业务部门自行管理 如有些同级机关和非隶属机关的文件材料或抄送本机关而不需办理的文件材料 若对本机关研究某项工作有一定的借鉴作用者 也可作为参考资料由有关业务部门或综合部门暂存备用 又如上级和本级制定的一些正在执行或需长期执行的重要法律法规和方针政策性文件 除按规定归档的份数外 其不应归档的重份文件也应视情况由各部门作依据性资料保存一段时间 以便于工作中随时 查考 就是说 有些不属归档范围而工作中需要查考的文件材料 应作为资料保存一段时间 以避免因需要参考却已销而不得不重新收集 复印 造成不必要的浪费现象 25 因此 对不归档文件应按两种情况 分别处理 一是留在部门或个人手中作为资料保存 二是销毁 不论是保存还是销毁 都必须纳入统一的管理制度 由档案部门或档案人员监督实施 1 属不归档文件材料留在部门或个人手中者 应当得到档案部门的同意 同时还要配备必要的设施并指定专人将其妥善管理或掌握去向 有密级的文件 应按照有关规定登记在册 确保安全使用 2 已确定无保存价值的不归档文件材料 档案部门应组织有关部门或有关人员将其逐件登记造册 经主管领导审查批准后 指派专人监销 一般作为再生纸原料 任何组织或个人不得将机关不归档文件材料随意处理 26 确定归档范围时应注意的问题 一 归档不全的主要表现 1 只注重 红头文件 而没有归 白头文件 有的甚至 红头文件 也不齐全 2 只归了有登记的收发文 而没有归内部使用的文件 如领导活动形成的文件 党委 党组会议记录 领导同志讲话材料等 以及领导和各业务部门外出开会带回的材料 不上报的统计表 登记表 计划 总结等 27 3 只归了一些一般的通知和来往文书 而把常用的规章制度留在业务人员手中 4 只归文字材料 而没有归表格 簿册 名册 照片等 5 只归 正式文件 而没有归其它材料 如各种刊物等 6 只归业务性文件 人事工作的文件没有归 7 后勤管理工作中形成的合同 协议 证照 清册等未形成归档习惯 28 8 只归本机关文件材料 上级 平级和下级机关 单位 的收文收集较少 甚至一律不归档 9 机关职能管理活动中形成的登记 注册 审批 评估 认证 以及各种统计 调研材料没有纳入归档范围 10 缺乏本机关在新闻媒体上形成的材料 如 本机关召开的新闻发布会 记者招待会材料 机关负责人在新闻媒体上发表的文章 讲话 访谈录等 29 二 机关档案必须包括的8种文件 1 红头文件 如规定 条例 办法 决定 指示 通知 报告 批转文件等 2 白头文件 如会议文件 经验介绍等 某些调查报告 通知 也用白头文件形式出现 3 公布性文件 如公告 通告 布告等 4 内部使用文件 如会议记录 内部使用的规章制度 工作计划 工作总结 某些名册 统计表 登记表等 30 5 记载性文件 如大事记 工作日记 调度日记 6 报导性文件 如有关本机关活动的报导 本机关领导人答记者问等 7 契约性文件 如协议 合同 意向书等 8 证明性文件 如介绍信存根 党员转移组织关系存根等 上述 种文件较全面的概括了文书档案的归档范围 31 三 注意加强帐外文件的收集 帐外文件 指未经收发文登记和打印 编号的文件 1 本机关领导和有关部门负责人参加上级机关召开的会议带回的文件材料 尤其是本机关领导在会议上的讲话 发言以会议上印发本单位的典型材料 2 本机关各种基础数字统计报表和分析材料 如党员 团员 干部 离退休干部 公务员统计报表 机构编制 人事 劳动工资 社会统筹 保险 固定资产 纪检监察案件统计报表等 3 本机关干部 职工定级 晋级 任免 调动 奖惩 考核 录聘 离退 职称评定等劳动人事方面的审批材料及党员 干部 职工名册 32 4 本机关编印的简报 出版物定稿 样本 包括机构沿革 大事记 年鉴 组织史 志书等 5 本机关与外单位签订的各种合同 协议书等 6 新闻媒体 报社 电台 电视台 杂志社 报道 转载本机关工作活动的文章等 7 本机关制订的规章制度 管理办法 规定 工作条例 岗位职责等 33 划分保管期限应把握的原则 1 永久凡反映本机关主要职能活动 基本历史面貌 经济关系和个人利益的 对本机关 国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列为永久保管 34 具体包括以下几种 1 本机关制定的法规政策性文件材料 2 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要材料 3 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 4 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 5 本机关机构演变 人事任免等文件材料 6 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 7 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 8 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函批复等文件材料 35 2 定期凡是反映本机关一般工作活动 在一段时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料 列为定期保管 定期实行标时制 又分为30年和10年其中定期30年的材料包括 1 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 2 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 3 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 4 本机关关于一般性问题的请示与上级机关批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 5 下级机关报送的重大问题专题报告等 36 其中定期10年的材料包括 1 本机关一般性事务性管理文件材料 2 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 3 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 4 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 5 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计等文件材料 列为10年保管 应注意的是 为了体现以人为本的思想 凡涉及到与人的权益有关的档案 应为永久保管 37 一些具体材料划分期限的把握1 对各处 科 室转发文件的材料处理 转发文件在各级机关发文总量中占有较大的比重 以会议落实会议 以文件落实文件 这也是中国机关公文运作的一大特色 各机关的业务处 科 室转发上级的业务文件比较多 所以应列入各处 科 室的文件材料归档范围和文书档案保管期限表中 其保管期限的划分是 如结合本地 本系统工作实际提出若干条贯彻意见的 作为永久保管 如原文照转的 作为10年保管 38 2 对各处 科 室年度工作计划 工作总结的的处理 过去 各处 科 室的年度工作计划 工作总结 我们习惯称之为小计划 小总结 本机关的年度工作计划 工作总结 我们习惯称之为大计划 大总结 对大计划 大总结和小计划 小总结来说 保管期限的长短是有区别的 一般情况下大计划 大总结划为永久 小计划 小总结划为长期 现在 我们把本机关的大计划 大总结划为永久保管 把各处 科 室的小计划 小总结划为30年保管 39 3 对各处 科 室以机关名义承办召开的年度专业会议文件材料的处理 按照国家档案局8号令的要求 各处 科 室以机关名义承办召开的年度专业会议 形成的请示 批复 通知 名单 日程 报告 讲话 总结 决议 决定 纪要文件材料 其保管期限作为永久保管 典型材料 代表发言材料 交流材料 简报 其保管期限作为30年保管 40 4 各处 科 室以机关名义承办召开的一般性工作座谈会 经验交流会文件材料的处理 从实际工作看 一般性工作座谈会 经验交流会形成的文件材料 没有年度专业工作会议形成的文件材料重要 因此 两个会议文件材料的保管期限是有区别的 所以 把一般性工作座谈会 经验交流会的通知 议程 报告 总结的保管期限划为30年 把典型材料 代表发言材料 经验交流材料的保管期限划为10年 如若干年召开一次的经验交流会 规模大 规格高 其保管期限可以从长 41 确定文书档案保管期限的分析方法分析归档文件的责任者文件材料保管期限的划分应 以我为主 即 我 形成的归档文件的保管期限相对较长 1 分析归档文件是本机关责任者还是外机关责任者 2 分析归档文件是本系统责任者还是外系统责任者 3 分析归档文件是本级责任者还是上级 下级责任者 4 分析归档文件是多个责任者还是单个责任者 5 分析归档文件在运转过程中的责任者 42 分析归档文件的形式归档文件保管期限划分应以形式重要为主 这里的 重要 指 规范性 权威性 正式性 和 珍贵性 1 分析归档文件的文种 决定 决议 命令 指示 条例 纪要 报告等 比处理日常事务的通知 简报 来往函件等保管期限长 2 分析归档文件的稿本 归档文件的正本比副本 草稿 草案的保管期限长 3 分析归档文件的外形特点 有重要领导 著名人物的题词 批注 签字的文件材料有权威性 具有纪念价值 43 分析归档文件的内容分析归档文件内容是确定档案保管期限最重要的方面 归档文件内容为 重要的 其保管期限相对较长 1 分析归档文件是否体现机关主要职能 归档文件的内容是否为本机关主要任务 主要工作 中心工作 主要活动 主要工作事项 其内容是否具有典型性 2 分析归档文件是否反映本机关基本历史面貌 归档文件是否反映本机关辖内工作全貌 本机关工作状况 工作水平工作规模 工作变化 工作发展 较长时间的工作情况 3 分析归档文件是否反映本机关的经济关系 价值高 债权债务时间长的归档文件其保管期限长 44 4 分析归档文件是否涉及个人利益 归档文件涉及本机关人员较重要个人利益 涉及外单位个人利益 如行政确认工作中形成的宅基地使用证 房屋产权证 公民学历和学位的证明 婚姻等文件材料 行政征收工作形成的财产税和行为税等文件材料 安置 抚恤 优待 补助 救灾扶贫等行政给予工作中形成文件材料 一般应作永久保管 5 分析归档文件利用的时效性 归档文件保管期限划分应从归档内容是否重要来分析 同时还要结合文件的责任者来分析 一般来说 本机关 本系统责任者形成的内容重要的文件材料 可永久保存 内容一般重要的可定期 30年 10年 保存 外机关 外系统形成的属本专业内容 且重要的文件材料 可30年保存 内容为一般的可10年保存 非本专业且不需贯彻执行的文件材料一般不归档 45 如何做好收集工作 年初制定归档类目条款 年终整理归档 平时形成的文件材料 按类目条款分别 对号入座 存放在临时卷夹中 待年终或某件工作完成之后 稍加整理便可归档 46 应注意以下问题 1 处理完毕的文件材料要随时收 2 本单位发文 在盖章时当时收 3 会议材料 要事先做好工作及时收 4 内部形成的各种材料 要注意掌握线索有针对性的收 47 5 在机构人员变动时 要提前收 6 结合年节放假的安全保密大检查 要集中收 7 年末整理前要全面收 8 在整理过程中 发现不全要反复收 48 对某些文件材料的处理方法 1 尚未批复的请示需要上级批复的请示 如果一直得不到答复 一般就没有多大保存价值 如果当年未获批复 还在等待 可不整理归档 提出另放 2 文件传阅单一般都随着文件归档 49 3 各种稿本指文件在拟制过程中形成的各种稿本 草稿 一般性文件的草稿不归档 但重要的文件 如重要讲话 报告 总结 规划等 凡有两次以上的草稿 应选择那些有主管领导或主要负责同志批示的或有实质性修改的归档 经立法程序形成的法规性文件 如各种条例 条令 规定 法律等 历次草稿均应保存 试行草案 虽叫 草案 实际已起正式文件的作用 不应再当作草稿看待 应按正式文件来考虑它的归档问题 50 定稿与 正式文件 存本 凡有查考保存价值的文件 其定稿与存本都应归档保存 存本一般保存一份 正本与副本 正本一般都应归档 副本一般不归档 副本代替正本使用的 需归档 51 4 人事 会计工作文件材料各种机关形成的人事 会计工作文件材料 一部分转化为文书档案 一部分转化为人事档案和会计档案 52 归档时间 采用 随办随归 方法 对同一事由的材料可即时行文即时进行归档预处理 加盖归档章 可用铅笔填写归档章栏目等 待收集齐全后正式归档 正式归档时间一般在第二年的上半年 53 遇到下列文件时 应如何确定归档时间 第一 领导指导性文件 是从普遍意义上阐述问题的 因此 不要求某一方面的机关马上回答 如法规性文件以及重要决议 年度计划 长远规划等 从发文机关来说 在文件发出后就可以将底稿和存本 正件 随时归档 如果是收文机关 则经有关领导人或部门阅知 下达或采取措施后 才算告一段落 然后再把文件归档 第二 不必办复的收文 经本机关有关负责人阅批或传阅后 即可归档 如通报 简报等 54 第三 问答性文件 上下级机关或同级机关一来一往办完事情 也可随时归档 如请示与批复 问函与复函 在复文机关发出或对方机关收到后就算办完 可以归档 第四 重大问题 可能要处理较长一段时间才能结束 但大问题是由许多小问题构成的 只要集中某项具体问题已解决 有关这项具体问题的文件 在文书处理程序上就算办理完毕了 因此 也可以归档 不必等整个工作结束再归档 55 六 归档文件整理的步骤与要求 56 归档文件整理共分装订分类排列编号编目装盒 系统化和编目 六个步骤 具体内容和要求如下 57 一 装订即采用符合档案保护要求的装订材料 将归档文件以 件 为单位固定在一起 装订的作用是固定文件页次 并从实体上将归档文件整理的基本单位 件 确定下来 为后续工作的开展提供条件 为一件 是指在实体上装订在一起 编目时也只体现为一条条目 58 这个环节需要注意四个问题 1 准确界定 件 的范围2 文件的修整3 装订的顺序4 装订方式和要求 59 1 准确界定 件 的范围 1 文件正本与定稿一般应作为一件 定稿过厚不易装订的 也可单独作为一件 重要文件需要保留不同稿本 也可将正本与历次稿各为一件 计算机打印的定稿 2 正文与附件一般为一件 如果附件数量较多 或太厚不易装订 也可各为一件 同一事由若干文件的处置 3 正文与文件处理单 拟办单 发文稿头纸 签批条 应为一件 60 4 原件与复制件应作为一件 5 转发文与被转发文应作为一件 6 报表 名册 图册等 应按其本来的装订方式一册 本 作为一件 61 7 来文与复文可为一件 来文与复文是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述 也包括 去文与复文 从文种上要包括请示与批复 报告与批示 函与复函 通知与报告等等 这类文件根据检索需要的不同或薄厚 可作为一件也可作为两件 如果报请性文件归档整理后才收发回复性文件 也可各为一件 并在 归档文件目录 的备注栏中加以说明 经过若干层次办理的来文复文 超过两件的 则将所有的来文 复文分别作为一件 来文与复文作为一件时 只对复文进行编目但必须在题名栏中用 注明有无来文 如 附请示 62 对有批复缺请示的处理一般讲 有批复肯定有请示 如缺请示文件 应认真查询 一是找承办请示事项的部门或个人查询 二是找发出请示的单位查询 找出请示后与批复一起归档 对有请示缺批复的处理 有批复但未归档 一是有关申请添置固定资产 调拔经费的批复文件 一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔 添置手续 办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案 对此 应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档 并提供批复复印件与会计凭证一并归档 二是批复文件未经正式收文渠道传递 而由经办部门或经办人员直接取回后留存 对此应要回原件归档 电话批复 口头批复未形成文字 或未批复 但实际上已办理 即成事实 此类请示文件在归档之前 应由承办人员在请示文件上注明办理的具体情况 并加盖公章后归档 直接在请示原件上批复的 将此份请示直接归档即可 闭环 本单位复文与请示的处理 63 8 会议 或学习 记录以每次会议 或学习 记录为一件 活页纸记录 每一次会议为一件 订本式的一本为一件 9 成套的会议材料应将会议通知 名单 讲话等文件各作为一件 10 一份组织或人事关系变动的介绍信及其附件为一件 整本的介绍信存根为一件 11 某一工作活动形成的有紧密联系成套文件材料中的每一份文件各为一件 12 式样相同 内容相关联的未装订成册的各种表 单 如每周安排 统计表 介绍信等 可以装订在一起作为一件 不同类型的报表各为一件 13 刊物正本为一件 底稿为一件 如果底稿太厚可视情况分为若干件 64 2 文件的修整 1 对破损文件进行修裱 2 对字迹模糊或易退变的文件进行复制 3 去除文件上易锈蚀金属物 4 对过大纸张进行折叠 65 3 装订的顺序 一件内的归档文件超过一份时 应正确排列每份文件的先后顺序 排列方法为 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 来文与复文为一件时 复文在前 来文在后 收发文签一般附在文件正本之后 定稿之前 回复性文件在前 报请性文件在后 结论性材料在前 依据性材料在后 汉文本在前 少数民族文字本在后 中文本在前 外文本在后 66 4 装订方式和要求装订要结实美观 无掉页压字现象 永久档案要在左侧线装 30年档案提倡线装 10年档案不作要求 但要能保证档案安全 永久 30年档案装订前仍要求去掉金属物 一般情况 采用左侧装订 文件左 下侧对齐 如左侧装订线内有图文内容的 不必衬纸贴边 可选在左上角或其它方便位置装订 67 装订用品必须符合档案保护要求 对档案文件无害 不影响档案的保存寿命 装订方式应能较好地维护文件的原始面貌 选用装订用品应尽量降低成本 装订方式应简便易行 常用的装订方式除传统的线装外 还包括 粘接式 如裱糊浆糊 热封胶等 穿孔式 如钉书钉 铁夹背等 变形材料 如钢夹 塑料夹等 铆接式 如热压胶管等 线装式 最好的装订方式 三孔一线 以及缝纫机在文件左上角或左侧轧边或在文件左上角或左侧穿针打结 变形材料式 装订方法简单 但对材质要求高 金属制品 须采用的不锈钢制品 塑料制品必须有足够强度 以免年久断裂 粘接式 成本低 但不可拆除 使用浆糊及胶水粘贴 穿孔式 对档案破坏大 不宜推广应用 铆接式 对档案破坏大 不宜采用 68 此步骤常见的错误 1 未对不符合要求的文件材料进行处理 2 对 件 的处理扩大或缩小 69 二 分类即将归档文件按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 一 规则 提供了3种分类方法 即 1 年度分类法2 保管期限分类法3 机构或问题分类法 70 分类中对归档文件所属年代问题的要求 在运用年度分类法时 正确地判定文件的日期并归入相应年度 是决定分类质量的关键 一份文件可有成文日期 签发日期 批准日期 会议通过日期 公布日期 发文和收文日期等 一般情况下很简单 依文件落款日期 即签发日期 定 但有以下几种情况需要注意 1 对于计划 规划 总结 预决算 统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件 规则 取消了原有的按针对年度归类的做法 统一规定为按文件签发日期 即落款日期 判定文件的所属年度 71 1995年形成的 1996 2000年工作规划 应归入1995年度 1997年形成的 1996年机关工作总结 应归入1997年度 1998年制定 1999年生效的法律法规 应归入1998年 72 2 跨年度形成的文件 统一在办结年度归档 分类时也都归入办结年度 跨1998年 1999年两个年度的会议形成的文件材料 统一放在闭幕年 即1999年整理归档的 分类时这些文件材料放在1999年 跨1998年 1999年两个年度处理的案件形成的文件材料 统一在结案年 即1999年整理归档的 分类时这些文件材料也都归入1999年度 下级单位1998年12月写的请示 上级单位1999年1月收到 则该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入1999年 跨年时间长 形成文件数量大的处理 73 3 几份文件作为一件时 应以装订时排在前面的文件的日期为准 如正本与定稿为一件 以正本为准 正文与附件为一件 以正文为准 转发文与被转发文为一件 以转发文为准 来文与复文为一件 以复文为准 跨年度的请示与批复 放在复文年立卷 没有复文的 放在请示年立卷 未标注日期的文件则采取分析文件内容 制成材料 格式 字体以及各种标识 通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期 并据此按年度合理归类 74 4 有专门年度的分类方法 指教学年度 兵役年度等 应按照专门年度进行分类 2005年与2005 2006学年 75 按机构分类 将归档文件按其形成或承办的机构 部门 分别进行整理 一个机构设置一个类 机构名称就是类名 各类的次序可按照本单位机构序列表的规定顺序排列 一般将领导机构 综合性机构排在最前面 再依次排列各业务部门 如 先排办公室 后排业务处 室 后勤部门等 采用机构分类法 原则上哪个机构起草或承办的就归入哪个机构类中 76 采用机构分类法 下列情况的处理方法是 一 由业务部门起草 以机关或办公厅 室 名义发文的 如果内容属该部门职责或业务范围 则应归入负责起草文件的机构 二 由几个机构共同承办处理的文件一般归入主办机构 三 立档单位内设置的临时机构 一般应和其他机构一样设类 形成的归档文件归入该类保存 如果临时机构与该立档单位某一常设性内部机构合署办公的 形成的文件应归入该内部机构类中 77 问题分类法是指按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类 使用问题分类法的立档单位 大多参照本单位的职能来设置类别 如 将党委 工会 共青团等机构形成的归档文件划为 党群类 各业务部门形成的归档文件划为 某某业务类 行政后勤等部门形成的归档文件划为 行政类 等等 采用问题分类法 要求各类特点明确 不能互相包含 此法只在不适合按机构分类时采用 采用问题分类法时不能同时采用机构分类法 问题的类别与类名 原则上应根据内设机构的职能性质来设置 不允许按文种设类 更不能以 材料类 文件类 电报类 等设类 文件 材料 电报等都应按问题合并归档 78 保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类 采用保管期限分类法 能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来 使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施 同时为库房排架管理 档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利 规则 将保管期限直接作为一种分类明标准明确提出 从简化概念 理顺工作流程来看是必要的 79 一般单位都采用复式分类法 其中 年度 保管期限是必选项 任何复式分类法都必须具备 也就是说任何机关整理归档文件都必须分年度 分保管期限进行 机构 问题 作为选择项 80 1 年度 机构 保管期限分类法即将归档文件按年度分类 每个年度下按机构分类 再在组织机构下面按保管期限分类 这种分类方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位 采用这种分类法 在库房排架时 每年形成的档案按机构序列依次上架 不必预先留空 也避免了倒架 库房管理非常方便 同时 可将一个年度同一机构形成的文件 按保管期限不同依次排列在一起 更便于实体查阅 此方法适宜于现行机关文件整理归档工作 特别是推行部门整理归档的机关单位 不利移交进馆 此时分类方案为 81 年度 机构 保管期限1998年 办公室 永久 30年 10年业务科 永久 30年 10年保管科 永久 30年 10年 1999年 办公室 永久 30年 10年业务科 永久 30年 10年保管科 永久 30年 10年 82 2 保管期限 年度 机构分类法即先将归档文件按保管期限分类 每个保管期限下按年度分类 再在年度下面按机构分类 这种分类方法同样适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位 采用此种分类方法 在库房管理时 不同保管期限分别排架 更便于档案馆移交档案 但每个保管期限应预留空架 以备以后各年档案陆续上架 否则需要每年倒架 此方法适宜于现行机关文件整理归档工作 此种分类方案为 83 保管期限 年度 机构 永久 1995年办公室 业务一处 业务二处 1996年办公室 业务一处 业务二处 1997年 30年 1995年办公室 业务一处 业务二处 1996年办公室 业务一处 业务二处 1997年 10年 1995年办公室 业务一处 业务二处 1996年办公室 业务一处 业务二处 1997年 84 3 机构 年度 保管期限分类法 即先将归档文件按机构分类 每个机构下按年度分类 再在年度下面按保管期限分类 这种分类方法适用于内部机构基本固定或少有变化的立档单位以及撤销机关的文件整理归档工作 采用此种方法 在库房排架时需要留空 而预留空架的数量不好掌握 有时必须倒架 此时分类方案为 85 机构 年度 保管期限办公室 1998年 永久 30年 10年1999年 永久 30年 10年2000年 永久 30年 10年业务科 1998年 永久 30年 10年1999年 永久 30年 10年2000年 永久 30年 10年 86 4 年度 问题 保管期限分类法即先将归档文件按年度分类 每个年度下按问题分类 再在问题下面按保管期限分类 这种分类方法多用于内部机构变化复杂 或由于机构之间分工不明确 文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构 以及没有内部机构或内部机构非常简单等情况 此方法适用于现行机关文件整理归档工作 此时分类方案为 87 年度 问题 保管期限1998年 党群类 永久 30年 10年业务类 永久 30年 10年行政类 永久 30年 10年1999年 党群类 永久 30年 10年业务类 永久 30年 10年行政类 永久 30年 10年 88 5 保管期限 年度 问题分类法即先将归档文件按保管期限分类 每个保管期限下按年度分类 再在年度下面按问题分类 这种分类方法同样适用于不宜按机构分类的情况 多用于现行机关文件整理归档工作 89 保管期限 年度 问题永久 1998年 党群类 业务类 行政类1999年 党群类 业务类 行政类2000年 30年 1998年 党群类 业务类 行政类1999年 党群类 业务类 行政类2000年 10年 1998年 党群类 业务类 行政类1999年 党群类 业务类 行政类2000年 90 6 问题 年度 保管期限分类法 即先将归档文件按问题分类 每个问题下按年度分类 再在年度下面按保管期限分类 此方法适用于撤销机关的文件整理归档工作或历史档案整理工作 91 问题 年度 保管期限党群 1998年 永久 30年 10年1999年 永久 30年 10年2000年 永久 30年 10年业务 1998年 永久 30年 10年1999年 永久 30年 10年2000年 永久 30年 10年 92 7 保管期限 年度分类法即先将归档文件按保管期限分类 再在保管期限下面按年度分类 这种分类方法适用内部机构设置简单的基层单位或小机关 此时分类方案为 93 期限 年度 分类法 永久 1995年 1996年 30年 1995年 1996年 10年 1995年 1996年 94 8 年度 保管期限分类法即先将归档文件按年度分类 再在保管期限下面按保管期限分类 这种分类方法适用内部机构设置简单的基层单位或小机关 此时分类方案为 95 年度 保管期限分类法1998年 永久 30年 10年1999年 永久 30年 10年2000年 永久 30年 10年 96 1 年度 机构 保管期限2 保管期限 年度 机构 3 机构 年度 保管期限4 年度 问题 保管期限5 保管期限 年度 问题6 问题 年度 保管期限7 保管期限 年度 8 年度 保管期限 97 此环节上容易出现的错误 一是选择的分类方法交叉 如采用了机构分类法又设会议类 二是采用级次分类法 收文 发文分类法 文号分类法 98 三 排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内 按一定的方法确定归档文件先后次序的过程 规则 要求 归档文件应在分类方案的最低一级类目 按事由结合时间 重要程度等排列 排列的实际操作体现为两步 即先按照事由原则 将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起 再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列 对此 可分三部分来理解 99 1 归档文件应在分类方案的最低一级类目内排列 以 期限 年度 机构 分类法为例 机构 项是最低一级类目 其排列方法为 永久 1995年办公室 1 2 3 业务处 1 2 3 30年 1995年办公室 1 2 3 业务处 1 2 3 10年 1995年办公室 1 2 3 业务处 1 2 3 100 以 期限 年度 分类法为例 年度 项是最低一级类目 其排列方法为 永久 1995年 办公室 1 15 业务处 16 50 30年 1995年 办公室 1 15 业务处 16 50 10年 1995年 办公室 1 15 业务处 16 50 101 2 归档文件应 按事由 排列 即同一事由的相关文件应集中排列 事由 指某一具体事或具体问题 或一组紧密的工作过程 不同于分类中所指问题 如一份请示和报告 一项工程 一次活动或一次会议都可为一个事由 较长期的工作按阶段分几个事由 同一事由形成的文件应尽量集中排列 102 在实行 随办随归 制度的机关 如何确保同一事由的归档文件排列在一起一般情况下 可以分时间段来进行 随办随归 即同一事由的归档文件要等这个事由办理完毕并收集齐全后再进行整理 也就是 不要 先来的先整 而是要 先全的先整 以保证排列 编号后同一事由的文件排在一起 对此 为防止归档文件丢失 可在加盖的归档章中用铅笔填写件号 等到年终文件全部收集齐全后 再用相应的数字码印出确定不变的件号 但实行 随办随归 时 如在某次会议结束之后 将需归档的文件按随办随归的要求 进行了排列 编号 编目等工作 从而确定了文件的排列顺序和位置 并移交档案部门 会议结束后间隔一段时间又形成了会议纪要 此时文件归档的补救办法是按自然顺序排序进行编号 并在归档文件目录中该文件条目的备注栏中标注与前述文件的联系 103 3 同一事由内或不同事由间的归档文件 应 结合时间或重要程度等排列 同一事由内归档文件的排列 有两种方法 一是按文件形成时间的先后顺序排列 二是按文件的重要程度排列 即先排结论性的材料 再排事务性和过程性的文件 104 同一事由的归档文件只有经过进一步的系统排列 才能更好地反映归档文件之间的历史联系 体现事情的前因后果 从而满足利用者的利用需求 如果一项活动所形成的若干份文件材料 既不按事情办理过程 时间 顺序排列 也不按归档文件的重要程度排列 只进行一种非常随意的放置 那么就看不到事情的办理过程 不利于档案管理和提供利用等工作 因此 同一事由的文件排列在一起时 最好体现出时间或重要程度等顺序 如开一次会议 形成了会议记录 会后又形成了会议纪要 这两份文件就属于同一事由 应排列在一起 会议记录在前 会议纪要在后 再如档案局举办档案法宣传周活动 形成若干份文件 这些文件应按照活动过程或文件的重要程度排列顺序 105 不同事由间的归档文件排列有以下几种方法 1 按不同事由形成时间的先后顺序排列2 按事由的重要程度排列将主要职能或重要活动形成的文件排在前面 其他工作形成的文件材料排在后面 或将综合性工作排在前面 具体业务工作排在后面 3 按事由具有的共同属性分别集中排列 按责任者或承办部门分别集中排列 按照不同问题分别集中排列 会议文件 统计报表 简报 内部刊物 案件等成套性文件集中排列 106 永久 1995年办公室 信访工作1 2 3信息工作4 5 6提案工作7 8 9 30年 1995年办公室 信访工作1 2 3信息工作4 5 6提案工作7 8 9 10年 1995年办公室 信访工作1 2 3信息工作4 5 6提案工作7 8 9 107 对具有保存价值 但未及时归档的零散文件 应排列在当年同一保管期限归档文件的最后 在归档文件目录备注栏中注明 此件与前x件为同一事由 或与内容相关的某件归档文件装订成一件 并在归档文件目录备注栏中注明 此件为两件 并在备考表中说明 108 此步骤容易出现的错误 一是按文号排列 二是将全部归档文件按时间顺序排列 三是不按保管期限排列 直接按事由排列 109 四 编号归档文件的编号是指将归档文件在全宗内的位置标识为符号 并以归档章的形式在文件上注明 编号的目的是反映分类 排列这些系统化的成果 作用是确定归档文件在全宗中的位置 为查找利用时的档案实体存取提供条件 110 一 编号项目编号项目是指包括全宗号 年度 保管期限 机构 件号等分类 排列因素在内的一组数字和字符的集合 1 必备项目 全宗号 年度 保管期限 页数 件号2 选择项目 机构 问题 3 空置项目 馆编件号 盒号 111 归档章 112 1 必备项目包括 全宗号 年度 保管期限 页数和件号 1 全宗号 填写同级档案馆给立档单位的代号 没有的可不填 2 年度 要求以4位阿拉伯数字标注公元纪年 如 1999 3 期限 填写归档文件保管期限的名称 即 永久 30年 10年 等 4 页数 填写该份文件总页数 可将文件各部分的页数合计相加 计算页数时以文件中有图文的页面为一页 5 件号 即归档文件的排列顺序号 包括室编件号与馆编件号两种 具体填写要求如下 113 1 室编件号的编制归档文件在分类 排列后 其位置得到确定 按顺序给每份文件一个流水号 就是室编件号 室编件号的编制方法为 在分类方案的最低一级类目内 按文件排列顺序从1开始标注 114 以 期限 年度 机构 分类方案为例 室编件号的编制方法为 永久 1995年办公室 1 2 3 业务处 1 2 3 30年 1995年办公室 1 2 3 业务处 1 2 3 10年 1995年办公室 1 2 3 业务处 1 2 3 115 以 期限 年度 分类法为例 室编件号的编制方法为 永久 1995年 办公室 1 15 业务处 16 50 人事处 51 30年 1995年 办公室 1 15 业务处 16 50 人事处 51 10年 1995年 办公室 1 15 业务处 16 50 人事处 51 116 2 馆编件号的编制 档案室无须编制 在移交进馆时 由于再鉴定 整理等原因 使归档文件在全宗中的位置发生变化 此时按照新的顺序重新编制的件号 称为馆编件号 馆编件号的设置主要是出于馆室衔接的需要 由于进馆档案整理状况不同 档案馆接收要求不同 是否需要以及如何编制馆编件号也会有所不同 如果档案室阶段整理基础较好 价值鉴定也较准确 进馆时档案变动情况不大 则档案馆可直接以室边件号作为进馆后使用的件号 无须重编馆编件号 117 2 选择项目 机构 问题 6 机构 问题 填写作为分类方案类目的机构名称或规范化简称 3 空置项目 7 馆编件号 8 盒号 这两个项目是我们根据工作实际 为档案馆预留的空置项目 档案室管理阶段 一定不要使用 118 二 盖章1 归档章的项目及填写方法填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料 如碳素墨水等 2 盖章的位置归档章应加盖在公文首页上端居中的空白位置 归档章尽量不要压住文件字迹 也不宜与批示文字或收文章等交叉 如没有空白或不便盖章时 也可将收发文签移至首页或在首页前附空白纸盖章 119 此步骤容易出现的错误 一是跨年度编大流水号 二是跨保管期限编流水号 三是分盒编号 四是在归档章中使用代号代表机构名称 120 五 编目专指编制归档文件目录 归档文件应按分类方案和室编件号顺序 逐件编目 归档文件目录不需要随文件放入档案盒中 归档文件目录 由三部分构成a 归档文件目录封面b 归档整理说明c 归档文件目录归档文件目录应单独装订成册并编制封面 121