深化科研项目档案管理,提升企业综合竞争实力.doc

深化科研项目档案管理,提升企业综合竞争实力摘要文章分析加强企业科研项目档案管理的必要性，提出构建适应科研项目档案工作不断发展的配套环境，规范科研项目档案工作流程，进而提升科研项目档案的管理水平和企业综合竞争力。关键词档案管理；科研项目档案；项目管理科研项目档案是项目在立项申请、研制、试验、验收过程中形成的具有保存、备查价值的信息记录。科研项目档案是企业档案的重要组成部分，是企业智力资本的核心构件。随着现代企业制度的确立和信息技术的广泛运用，科研项目档案的管理与企业发展和运营的关系越来越密切，直接影响着企业的综合实力和可持续发展的能力。一、加强科研项目档案管理的必要性（一）加强科研项目档案管理是企业开展科研生产的硬性需求科研项目档案是对项目研制过程的忠实记录，是进行质量控制和责任追溯的有效凭证。在科研生产过程中，会产生大量记录信息，这些信息是对科研生产过程最直接的反映和第一手资料，可以有效地还原科研生产过程中的方方面面，起到追溯和监督的作用。大多数科学研究不是孤立进行的，而是要借鉴和参考前人的研究成果和经验。从某种意义上说，任何科学研究都具有历史继承性和沿革性。科研项目档案不但是对该科研项目本身研究过程的记录，同时也为其他项目的研究提供了丰富的、可借鉴的珍贵资料。加强对科研项目档案的管理，可以有效地组织档案信息资源，挖掘潜在数据价值，为企业的科研生产提供其所需要的数据信息，保障项目的顺利开展。（二）加强对科研项目档案的管理是由其项目档案的内在特点决定的科研项目档案成套性的内在特点要求必须以项目为单位对科研档案进行集中统一管理。成套性是科研项目档案区别于其他类型档案的一个显著特点。就科研项目档案而言，成套性是指从项目的立项申请、论证、试验到最后的验收过程中所形成的各种类型的信息记录，是一套相互关联、不可分割的整体，应按项目集中统一管理。根据科研档案大多涉密的特点，以项目为单位进行集中统一管理更有利于科研项目的保密工作。涉密的科研项目，无论其所涉及的是国家机密还是商业秘密，都需要根据保密法的规定和其他档案法规，严格控制其知悉范围。以项目为单位，管理科研项目研制过程中产生的文件资料，可以有效地控制项目档案的流转过程，从而确保项目档案实体与内容的安全，杜绝泄密隐患。类型的多样性是科研项目档案的特点之一。科研项目档案由于其研制过程的特殊性、复杂性，其形成的档案的类型也是多种多样的。对于这些不同类型、不同载体而又属于同一项目的信息记录，应采取区别对待，统一管理的方针，在管理上集中，在整理与保管上根据具体情况和载体特点制定具有针对性的管理办法，保证档案实体与内容的安全与完整。二、夯实企业档案工作基础，构建适应项目档案工作持续发展的配套环境（一）加强领导和规划，构建档案工作宏观发展环境和土壤企业的档案工作不但需要业务上的关注和技术上的精进，更需要在其发展战略上的规划和政策上的倾斜。企业应设置分管档案工作的领导,积极推动档案工作，制定档案工作发展计划并列入企业总体战略规划，保证资金的投入、人才的注入和政策的倾斜，从宏观上为科研项目档案的管理工作构建良好的发展环境和土壤。（二）加大软、硬件的投入，增扩档案工作微观发展空间和设施软、硬件的投入是推进档案工作又快又好发展最直接的推力。库房、密集架、办公场所等是搞好档案工作，发挥档案工作科研保障职能不可或缺的硬件设施。档案库房、办公场所、阅览场所应物理分隔，档案库房和密集架的容集应能满足企业科研生产不断发展的需求。对档案信息化建设的投入是推进项目档案工作向纵深发展的有效手段，也是保障项目本身顺利开展的重要抓手。档案信息化建设应与企业其他信息化建设同步，并集成于企业整体信息化的大系统中,作为企业文件流转的枢纽，保障企业档案信息与其他信息的自由交换和有序流转。（三）注重人才的不断引入和持续培训，营造企业档案工作的人文环境企业的档案工作，说到底都需要通过人来实现和完成，人才是企业档案工作中最核心的因素，按照企业长远发展战略和企业档案事业发展规划，有步骤、有梯度、有侧重地引入档案、信息方向的专业人才，是推动企业档案工作向“职业化、专业化”道路发展的最终内在动力。企业档案从业人员应定期参加档案工作的相关培训，不断增强自身专业技能，进而营造企业档案工作的人文环境，适应企业高速、持续发展对档案信息专业化服务的需求。（四）加强管控，整体优化档案工作运转系统档案工作的发展不但需要宏观规划和硬件支持，从某种程度上来说，更需要运转系统的自我优化，即档案工作应以“职业化、专业化”为发展路径，加强对文件资料及其流转过程的管控，不断优化内部管理结构和运转系统，使之能够满足现代企业快速发展对档案信息资源深度利用的需求。三、规范企业档案工作流程，提升项目档案管理水平（一）健全制度制度是管理的依据，也是管理的手段。企业档案部门应根据企业发展的需要和现有的档案管理水平，逐步建立起符合现代企业发展和项目管理的项目档案管理制度体系。这里有两点值得注意：一是项目档案管理制度要健全，应包括管理办法、操作细则、奖惩制度等一系列办法和制度,能覆盖全部企业档案工作的各个环节；二是这些管理制度要相互关联、相互补充并成体系，可以有效地指导和解决科研项目档案管理中出现的问题。（二）规范流程1. 制定归档范围表和签署规定在项目立项初期，科研主管部门或项目负责人应根据项目的研究领域和合同要求，拟订该项目的归档范围和签署规定,并详细说明在该项目研制过程中形成的各种文件的编制要求。对于科技文件而言，签署规定至关重要。一份文件的签署一般包括“拟制”、“校对”、“审核”、“会签”、“批准”等，项目负责人应根据企业质量程序文件的要求，明确签署角色及其职责。签署流程是否符合签署规定，直接影响到该份文件的合法性和有效性。2. 先归档，后使用科研项目档案的归档一般有两种形式：一是在科研部门设立专职资料员负责收集、整理该项目在研制过程中形成的各种资料，在项目结束后，整理、立卷移交档案部门归档。另一种方式是在档案部门设立专职档案员，由档案员负责该项目档案的收集、整理、归档和立卷工作，科研部门随时形成文件，随时归档。不经归档的文件或是没有档案部门归档印章的文件属于无效文件。第二种方法有以下优点：（1）有效地维护了企业的知识产权，避免科研成果被私自存留；（2）有效地确保该项目档案归档的及时性、完整性，从资料审查的角度，为项目顺利通过验收和结题打下了良好的基础；（3）档案员参与该项目的研制过程，了解项目的进度，有利于档案员为项目组提供更加专业、及时和全面的信息服务。（三）强化监督随着现代企业制度的确立，企业的管理理念和运营模式发生了根本的变化。企业档案工作也应随着管理方式的变革转变其管理思路和工作方式，从传统的被动服务向主动服务转变，从后端保管向全程管控转变。档案工作应介入到企业运营的各个环节。从文件产生的前端，到文件流转的中枢，到文件归档的后端，企业档案部门应主动介入，对文件拟制的规范性、模版使用的标准性、文件签署的有效性、文件流转的合规性等，全程监控，重点把关，从源头上控制归档文件的质量，进而确保归档信息和数据的有效性。四、挖掘科研项目档案潜在价值，提升企业综合竞争实力（一）以信息化为依托，充分发挥档案工作的科研保障职能信息化是档案工作发展和不断向前推进的必由之路。全国档案事业发展“十二五”规划从“电子文件管理”、“档案数据库建设”、“档案信息资源开发”等方面对档案信息化提出了宏观上的要求。企业应根据这些宏观要求，结合科研生产实际，制定符合企业自身发展和档案工作实际的具体措施，在确保信息安全的基础上，提供全面、准确、快捷的信息服务，充分发挥项目档案工作的科研保障职能。（二）加快知识资源建设，提升企业核心竞争力知识资源是企业之间竞争的核心元素之一。档案信息资源是企业知识资源的重要组成部分。特别是以科研为主的企业，科研项目档案更是企业的智力资本。这些智力资本,作为信息流的主体，同企业的资金流、物流一起，构成企业竞争和发展的三大推动力。企业档案信息资源是企业最重要的无形资产之一，在知识经济时代对企业的发展具有至关重要的作用。企业应充分、深度挖掘档案信息资源，从而节约科研成本，缩短研发周期，提升企业的核心竞争力。（三）推进企业文化建设，增速企业发展引擎档案管理以及档案信息化建设是企业文化的重要组成部分,是一种管理与服务并重，历史与