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文档简介

品质记录管制程序制 订： 文件编号：XX-QP-002 文件版本：A/0版 文件页数：共3页 制订单位：品质部批 准： 制订日期：X-XXXX有限公司 文件编号XX-QP-002版本/次A/0版页 码2 OF 3制订日期X-X文件名称品质记录管制程序文件类别程序文件/2 1目的：本程序规定了公司对质量管理体系记录的标识、编号、收集、归档、贮存、保管、查阅和处置等有效控制方法，为证明产品符合规定的要求和质量管理体系运行的有效提供客观证据。2范围：本程序适于对公司质量管理体系的记录的控制。3权责： 3.1规范记录收集的表单格式：文件制订部门 3.2记录分类、归档、保存与销毁：各相关部门 3.3公司外借人员调阅记录的核准：管理代表 4定义：无 5作业内容： 5.1凡有关的制订者，应依本程序的规定，规划有关作为日后品质改善，追溯及衡量品质系统有效运作的品质记录，各相关单位应对品质记录编制索引与建档，并按表单性质（如：时间、客户类或供应商等）分类归档保存。 5.2表单规划 5.2.1相关文件的制定者，应依记录种类的要求，在文件中规划表单格式，以记录有关的品质资讯。 5.2.2规划表单时，应赋予表单适切的名称，以让使用者能够掌握表单记录资讯的种类。 5.2.3表单应依文件与资料管制程序的编码规则，赋予表单唯一的表单编号，并由文控中心每季度以“品质系统使用记录汇总表”管制表单格式的版本、记录保存期限，分发各部门至少保存三个月，保存部门依保存期限予以保存。 5.3品质记录填写 5.3.1记录填写时应力求清晰避免潦草。 5.3.2如记录过程中需要更改时，则由记录人签名或盖章确认。5.4品质记录的保存 5.4.1记录的保存单位，应依记录的性质或时间分类归档保存。 5.4.2当记录须装箱储存时，在外箱上写上箱内记录的名称与记录时间存放，记录保存时应考虑储存环境，记录的性质（如磁片）与重要性，避免记录的损坏，变质与遗失。5.5品质记录的调阅 5.5.1非职务上需要，记录保管单位要拒绝非相关人员调阅记录。 5.5.2当公司外界人员须调阅记录时，应经管理代表同意方可借阅或复印。5.6品质记录的销毁 5.6.1记录超过保存期限时，由相关单位销毁过期无效的记录，本公司品质记录的保存 XXX有限公司 文件编号XX-QP-002版本/次A/0版页 码3 OF 3制订日期X-X文件名称品质记录管制程序文件类别程序文件/2期限为一年。 5.6.2相关文件的制作者，应在规划表单时规定记录的保存期限，保存期限的规定可参照以下方式： A客户的规定：若客户的保存期和本公司不同，应由业务人员在接受订单前和客户协调，达成一致保存期。 B任用或使用期限：如员工训练履历记录保存至该员工离职后半年，供应商资料保存至终止交易后一年。 C认证机构：认证或定期评鉴的时间间隔。 5.6.3品质记录销毁：各单位记录超过保存期限时，应由相关人员提出并填写“品质记录销毁申请单”经部门主管审核，管理代表批准后才可以进行销毁
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