公司财务管理办法.20110613.doc

*公司财务管理办法为强化财务监督职能，规范各部门间手续传递特制定本办法。全体财务人员及相关各部门应认真贯彻执行国家有关财政法规及会计制度，严格按照公司财务制度做好自己的本职工作，树立为客户服务意识，对待工作认真踏实，不做有损公司的事。一、 财务部职责范围1、认真贯彻执行国家有关财政法规及会计制度，确保财务工作的合法性。2、建立建全公司各种财务管理制度，严格按照公司财务工作程序执行。3、采取切实有效措施保证公司资金和财产的安全，维护公司合法权益。4、编制和执行公司财务预算、财务收支计划，督促有关部门加强资金回流，确保资金有效的供应。5、进行成本、费用的预测、核算、考核和控制，督促有关部门降低消耗，节约费用，提高经济效益。6、建立建全各种财务帐目，编制财务报表，并利用财务资料进行各种经济活动分析，为公司领导决策提供有效依据。7、负责公司材料库，办公司用品库的管理。8、及时核算和上交各种税金。9、参与材料供应并负责与材料供应商进行结算。10、会计档案资料的收集、整理，确保档案资料的完整、安全和有效。11、完成公司工作程序规定的其他工作；完成领导布置的其他任务。二、会计人员岗位职责1、负责记好财务总帐及各种明细帐目。手续完备、数字准确、书写整洁、登记及时、帐面清楚。2、负责编制月、季、年终决算和其他方面有关报表。协助经理编制并执行财务预算。3、认真审核原始凭证，对违反规定或不合格的凭证应拒绝入帐。要严格掌握开支范围和开支标准。负责控制财务收支不突破资金计划，费用支出不突破规定的范围。4、定期对会计工作的各项数据进行分析、检查，书面向经理汇报财务情况，当好经理参谋，发挥财务监督作用。5、月末做好会计凭证、帐簿、表册、账物等的校对工作，分月编号，整理清楚，分类排列，以便查阅妥善保管和存档。6、协助出纳作好工资、奖金的发放工作。 7、负责掌管财务印章，严格控制支票的签发。8、加强安全防范意识和安全防范措施，严格执行财务管理方面的安全制度，确保不出安全问题。9、严格遵守，执行国家财经法律法规和财务会计制度，作好会计工作。10、定期清理往来款项，对长期挂帐的应收、应付款提出清理意见，采取清理措施。11、对填制的记帐凭证进行真实性、合法性、正确性复核。经确定正确无误后，方可交给出纳人员进行收付款，对不符合要求的原始凭证、记帐凭证有权进行处理。12、保守本公司的商业秘密，除法律规定和总经理同意外，不能私自向外界提供和泄露公司的会计信息。13、每月负责公司各项目成本费用的收集工作，认真检查成本核算的原始数据，保证其准确性。14、认真执行财务规定，按财务制度进行成本核算、利润核算、工资核算、财产资金物资核算、并确保核算结果的准确、规范。15、各类帐户设置应做到齐全、明晰、同时设置和登记固定资产明细表，对盘盈、盘亏、报废毁损、坏帐损失，应查明原因，分清责任，专项报告。16、加强税务知识的学习，为公司合理避税提供可操作性方案。三、出纳（现金员）岗位职责1、做好现金的日常管理及收付工作，保证现金收付的正确性和合法性。2、每天工作日结束前，及时盘点库存现金并与有关报表和凭证进行核对，做到帐实、帐表、帐证、帐帐相符。3、严格执行现金管理制度和结算制度，根据总公司规定的费用报销和收付款审批手续，办理现金及银行结算业务。对于重大的开支项目，必须经过会计主管人员、公司领导审核签章，方可办理。4、根据帐务处理需要，及时将在手单据整理移交会计编制记账凭证。配合会计人员做好每月的报税和工资的发放工作。5、及时清理帐目，督促因公借款人员及时报帐，杜绝个人长期欠款。7、保管好现金、银行卡及其他证券，对于现金和各种银行卡折，要确保其安全和完整无缺，如有短缺，要负责赔偿，保险箱密码要保密，保管好钥匙，不得转交他人。8、严格遵守现金管理制度，所收各类款项要及时送交集团财务部，库存现金不得超过定额，不坐支，不挪用，不得用白条抵顶库存现金，保持现金实存与现金帐面一致。9、根据规定和协议，作好应收款工作，定期向领导汇报收款情况。10、根据公司领导的需要，编制资金流动及结存情况报表。四、出纳（现金员）基本工作流程：1、货币资金核算 u 根据需要到集团财务支取备用金；u 办理现金收付，严格按规定收付款项。 u 登记日记账，保证日清月结。 u 保管库存现金，保管银行卡折。 u 复核收入凭证，办理销售结算；u 将日常所收款项及时送交集团财务部。2、现金收付 u 现金收付的，要当面点清金额，并注意票面的真伪。若收到假币予以没收，由责任人负责。 u 现金一经付清，应在原单据上加盖“已核销章”。多付或少付金额，由责任人负责。 u 把每日收到的现金送集团公司财务部。五、借款和各种费用开支标准及审批制度所有款项的支付，须经公司主管领导批准。如果主管领导不在公司，应以电话或传真的方式与其联系，确认是否批准款项的支付，事后请其在支出单上补签意见。1、支出审批权限借款及费用支出，实行分级管理、各负其责的原则。徐树真厂长是第一责任人，对借款及费用支出负全部责任。徐树真厂长只能在规定的权限内安排和审批借款及费用支出，任何人不得越权审批。日常各项借款及支出（含生产费用）均与公司销售量挂钩。行政办公费用及生产管理费用根据销售量，在核定费用限额内可支出。日常借款与报销金额在5000元以内（含5000元）由徐树真厂长负责审批，超过5000元的借款及支出，须报集团财务总监审批。2、 市场推广费用（1） 市场推广费用需凭经集团公司审批后的“市场推广计划”报销；未列入上述市场推广计划的，作为单项市场推广计划按付款审批权限执行。（2） 市场推广费用在报销或付款时，如单项费用金额超过已审批计划的10%的，需报集团公司审批后方可付款或报销；如单项费用金额未超过10%，视同计划内报销。（3） 市场推广计划中某些推广项目当月未实施，需在以后实施的应列入以后的市场推广计划重新申报.（4） 报销审批流程：部门负责人审核由市场推广经办人填制费用报销单农业公司会计审核 费用计划内 费用计划外总经理审核总经理审批集团公司审批财务付款/报销3、出差借款 出差人员先填写借款单及公出申请单，详细填写日期、部门、姓名、金额、事由后，由厂长签批。借条一律入账，待出差回来后填写差旅费报销单，详细填写费用项目类别、金额、日期、报销人、附件张数，粘贴完毕由会计审核，厂长负责签批，出纳根据有领导签批的费用报销单，对报销单的附件金额进行核对，如有不符，出纳有权不予报销；如符合出纳根据金额给出差人员打冲账条，不能再凭费用报销单支出现金。4、资金管理为便于整个集团资金的统筹安排，公司的所有资金应全部经总公司帐户进行收支。为方便客户可另开立三个现金员个人帐户作为备用，现金员当天要及时把个人帐户资金转存入总公司财务帐户，最迟不超过两天。公司开立的三个个人帐户以“现金”科目入帐。六、新建工程项目和全面装修工程1. 新建工程项目和全面装修工程由集团公司统一安排，审批。2. 所有涉及勘察、设计、施工、安装等项目均应与有关单位签订书面合同。3. 所有工程款项的支付必须有书面合同及经有关负责人签字审批的付款单，必要时需提供工程所在地税务部门监制的“建筑安装发票”。七、采购结算管理制度（一）、结算依据及其要求结算依据是采购部门申请付款和财务部门审核付款业务的原始凭证，主要包括以下各项：1、 付款申请单：是办理申请付款业务的基本依据，由采购部门办理结算申请付款时填制。付款申请单所载内容必须有：收款单位名称（全称）；收款单位开户行名称（全称）及地址、账号；材料名称、规格及型号、数量、单价、金额、入库时间；申请付款日期；付款方式；大小写金额；经办人及相关负责人的签字等；2、 采购订单：是采购材料是否经过审批的依据；3、 采购合同(单)：是采购结算的重要依据，须将复印件提交财务部门备案，便于财务审核时查阅；4、 材料验收单：是开具材料入库单的重要凭据，也是财务部门审核所购材料是否合格入库的证明；须有指定授权验收人签字；5、 货运单据:是厂家送货时随车送交我公司作为收货的依据，是采购结算中的重要依据之一；须盖有供货商公章或发货专用章等；6、 过磅单：是指购回非定额包装类材料（如乙酯、丁酯等材料），须由物流专员和责任保管员监督过磅、联合签字的本公司自制过磅单；7、 材料入库单：入库单上所载信息应与相对应的货运单据、发票信息一致；必须有物流专员和责任保管员的签字；8、 发票：是记载和证明交易行为最根本的凭证，必须按照采购合同和采购订单分批次，按材料类别和规格开具；a.我公司目前不是一般纳税人，所以材料采购目前不要求取得增值税专用发票；b.自行采购的少量辅助原材料无法取得税发票的，经集团财务部批准后可取得正规收据。（二）、付款审批流程1、票据的审核：财务部门授权指定会计员进行票据审核；（1）“七单一票”必须由指定授权人员办理签字后即时交财务部门审核，公司应将指定授权人员名单及其签字样本交财务部门备案；（2）“七单一票”所载内容一致，材料名称、规格、分类、计量单位、数量、金额等信息必须口径统一；（3）“七单”中是一式多联单据的，必须用复写纸复写，不得用笔直接写在非第一联上，如不是最后一联，必须双面复写；（4）发票的审核a.供应商开票与付款详细信息包括：单位名称（全称）及住所；单位开户行名称（全称）及地址、账号（指收款账户）；税号；发票专用章预留印鉴；收款人姓名及联系方式；收件人姓名及联系方式、邮编（寄承兑汇票使用）等b.发票信息必须与备案的供应商开票信息一致；c.发票记载材料信息必须与“七单”一致；2公司专业厂长审批3集团财务总监审批4出纳付款；出纳依据审批手续齐全的付款申请单执行付款，付款时必须注意以下事项：a.材料付款申请单必须有集团采购部负责人的签字审批，否则不予付款（公司经集团采购部授权批准自行采购的少量辅助原材料的付款除外）b.公司经集团采购部授权批准自行采购的少量辅助原材料的付款必须有分公司经理的审批，否则不予付款；c.材料付款申请单须有经办人、审核会计、公司专业厂长、集团财务总监签字，方可执行付款；d.付款申请单必须要素俱全，所载信息清晰、完整、无歧义，无涂改痕迹，空白行须画满斜线。（三） 预付款的审批与支付1支付预付材料款时，财务部门必须取得材料采购订单和采购合同；2按照采购合同约定的付款额度审核付款金额；3材料预付款申请单必须有集团采购部负责人的签字审批，否则不予付款；4材料预付款申请单须有经办人、审核会计、财务部经理、公司经理、 集团采购部总经理签字；（四付款方式本公司材料款支付方式有转账支票、银行汇款、现金三种。八、产品销售管理办法（一） 销售发货程序1、 确认订货客户订货时需先发来书面订单或汇款单，自提货客户可口头订货。销售员根据订单或口头订货填写订单确认表，主要包括产品名称、规格、单价、数量、包装、发运要求等内容。 销售客户分为自提货客户和发送货客户，发送货客户又分为预付款客户和未付款客户。自提货客户为到公司交款提货或签约提货，自备交通工具、现场验货。发送货客户需要公司代为办理发货的客户。2、编制销售通知单销售内勤根据客户订单填写销售通知单，销售通知单一式四联，分制单联、审批联、保管联和发货联。一联销售部留存、二联供管理层审批赊销、价格和确认是否组织合同评审；批准后由保管根据保管联和库存情况组织备货，必要时通知生产部门补充入库，发货联供客户交款提货。 3、价格的确认销售内勤在开具销售通知单时，应根据价格表开具价格。销售通知单必须由主管产品销售副总经理签字确认价格。4、发货单的管理经营部根据供货计划或客户的提货时间安排开具发货通知单。发送货时由销售内勤根据销售通知单开具发货单，发货单一式伍联，存根、会计、仓库、随货同行和出门证各一联，其中出门证联不得显示客户名称、单价、金额等属商业保密内容。发送货经手人带销售通知单和发货单到财务交款或确认应收账款后，财务在仓库联和出门联上签章。发货人携盖章的仓库联到仓库提货，仓库凭销售通知单和发货单出库，发货时交出门证联出厂。发货单要求书写规范认真，注明订货单位、合同号、日期、品种、规格、数量、标准、重量、生产批号等内容，涂改作废。发货单当天内有效，超期未履行或未履行完毕的交由经营部重开。5、 交款提货销售 客户自提货物时由销售内勤根据销售通知单开具发货单，发货单由提货经手人签字，然后到财务部交款。提货人交财务部签章的发货单仓库联到仓库提货，交经财务部签章的发货单出门证联出厂。6、预付款销售销售业务员根据仓库货源状况，先与客户商定要货计划，要货计划应详细列明要货的货物品名、规格、型号、数量、单价、金额等交会计审核无误，经理审批。销售内勤根据要货计划把相关信息输入OA申请，经主管经理批复出库指令后，打印发货单。销售内勤、客户代表、会计、经理分别在指令单上签章，依据发货单办理出库手续，仓库提货，交出门证联出厂。7、赊销的管理 未付款客户必须先签订购销合同，合同中应注明产品须书面订购、验收时效及其它合同必备条款。未付款客户和有返还等特殊的合同必须由主管经理签字才生效，如价格可能低于价格表中的最低价格或新增欠款，需由总经理同意，再经主管经理签字生效，对超过付款期限而未付的货款，业务人员要及时进行催收，如有异常的要立即上报主管经理。8、 副产品销售废编织袋、旧桶等非正常产品的销售，每次销售应采用招标方式，一般不少于三家，价格最高者中标；销售手续同自提货物客户。9、 包装物出库销售用包装物（如大桶、纸箱、壶、标签等）出库时由经营部销售内勤在出库（调配）通知单上注明件数，包装规格，总用数，经营部每月底日前汇总当月销售通知单上所列实际已发走包装数，报至财务。10、 视同销售产品出库 用于广告、赠送、奖品的商品：由经办人填写“请示报告单”，会计、经理签具意见，报分管副总经理批准，凭批件申请出库，待批复后编制出库单注明用途方可办理出库。11、 开具发票财务部根据发货单中的数量、规格等信息开具发票，并按照既定的常用规格价格表确认价格；对老客户的常用规格产品的价格根据经总经理批准的价格表制定老客户价格表，如果客户、价格未在常用规格价格表的价格范围时由总经理逐次进行审批。票据的管理1销售票据（普通发票、增值税专用发票、收款收据等）由财务人员领用、保管、使用、撤销。2财务人员认真核对开具发票，避免出现错票。3票据在未用的情况下不准加盖印鉴。4不开票时，各种票据、税卡、印鉴应锁入抽屉，晚上锁入保险柜。12、 产品发运 销售内勤负责内外销产品运输工作的安排。产品发货时如用车，需由业务人员填写用车申请表，交销售内勤进行联系，运费确定后由主管经理签字认可。产品运输使用的车辆必须是事先评估的合格的运输方。 发送货人员按发货单发送货物，发货时应仔细核对运、提单，如是直送客户的，送货后应带回货款或收条，收条必须写清收货人（收货单位应盖公章）、品种、数量、单价及金额、付款期限等主要内容，如客户（未签字提货）要求委派业务员将货物直接送达客户指定地点或配货站、邮局、物流公司等，应按以下程序进行操作：必须事先与客户签订协议时明确代办托运的有关事项，相关要素填列齐全，易于操作。由业务员在发货单客户代表处签具本人真实姓名和提货日期。业务员凭发货单到仓库提取货物，直接送达客户指定地点或配货站。要求客户（配货站、邮局）经办人点数、验收、签字，在销售单“送货联”上详细填写货物收到数量，加盖货物验收单位公章，向客户收取运费。送货后应带回相应的发货手续，收条、运单等其它单据及时交销售内勤，内勤应在当日或次日通知收货人,如委托他人发送货应签订书面合同。在向客户交付前发生毁损，经审计确认应由责任人（单位）赔偿的，销售部以报告或理赔证明等申报财务总批准，凭批件申请出库指令，经批准后入责任人（单位）个人往来，并由总部执行扣款。13、 单据流程 货物发出后，销售内勤将发货单会计联交财务签章记账，发货单存根联经财务部签章后由销售内勤留存。 每月5日、15日、25日，销售内勤汇总产品销售情况上报主管经理和总经理，月底由销售内勤、财务、仓库保管三方核对出库手续。仓库每月末汇总出库产品数量，编制产品出库汇总表。仓库主管审核后报至财务，由财务部根据经营部所报数量和出门证所计数量与仓库所报耗用数量核对，无误后记账。（二） 收款与结算 收款管理1、携款提货的，财务人员收到货款，开收款收据，货款由财务人员交存银行。2、电汇结算，以货款到我公司帐户并经查询无误后财务人员根据银行进帐单开具收款收据。3、原则上业务人员不收现金，如经主管经理批准，货款要直接及时交财务部；财务人员负责开具收款收据、发票，定期对帐核销。4、要求财务人员认真负责，辨别票据真伪。5、夜间保险柜内禁止存放大额现金和有价证券。 应收账款管理1、公司财务部门设立往来核算岗位，指定专、兼职人员，负责应收款项的对账、分析、汇报、协调、督促等工作。月终，财务部门根据“应收帐款”的明细帐，编制分债务单位的明细表上报领导及销售部门，以便及时组织人员清理和催收货款。2、应收款项审批责任制度。市场部根据市场形势或区域销售策略而对信誉良好的客户采取货到付款等信用销售结算方式开展业务，必须先经公司总经理签字批准。办理信用销售业务时必须依据具有法律效力的购销合同，明确付款期限，货发出后业务部门经理和经