《机关档案管理规定》的新思路、新要求探析

机关档案管理规定的新思路、新要求探析 机关档案管理规定的新思路、新要求探析刘华英12扈桂红2(1中南大学档案馆长沙410083；2中南大学生命科学学院医药信息系长沙410083)摘要机关档案管理规定(以下简称“规定”)由国家档案局以第13号令的形式于2018年10月11日颁布，2019年1月1日起施行。 该规定在加强档案工作、促进档案科学管理、丰富国家档案资源、为各项工作提供有效服务等方面发挥了积极作用。 文章对规定的内容和特点进行解读和分析，并推出了贯彻实施规定)的举措。 关键词国家档案局；机关档案管理；规定解读通讯作者扈桂红规定是国家档案局在新形势下推进机关档案工作的重要举措，是指导新时期、新阶段机关档案工作科学发展的中央档案行政规章。 规定的颁布实施，对于加快推进机关档案工作制度建设，深化机关档案工作内涵建设，提高机关档案服务社会、政治、经济、文化等各方面的能力和水平，具有十分深远的意义。 一、规定的内容概括规定全文共分为七章。 第一章总则说明规定颁布的目的以及机关管理规范的重要性；第二章对档案管理机构以及档案工作人员作出了明确规定，确定了机关档案工作的基本任务；第三章对应建立的基础设施，即档案各类用房建设要求作出详细规定第四章对机关档案从形成与收集到统计与移交的管理要求进行了细致阐述第五章从档案数字化、电子档案管理、软硬件建设等方面，对档案信息化建设进行细节与纲要性要求兼具的阐述；第六章指出应得到表彰和应受到处罚的情形；第七章为附则。 u1 二、规定的特点分析 (一)普适性规定对机关档案管理的要求充分考虑了各级机构客观条件的差异。 它不仅对党和l24档案时空l国家机关、人民团体，也对事业单位、社会团体登记管理条例界定的社会团体及企业文书类档案管理等，都有很强的适应性和参照性。 (二)实用性规定中提出多项关于档案工作的规范与标准，对机关档案工作乃至全国档案工作都具有强大的实用性和可操作性。 如第三章指出档案办公用房建筑设计应按照党政机关办公用房建设标准、办公建筑设计规范(JGJ67)、档案馆建筑设计规范(JGJ25)等标准与规范来执行；又如，第四章针对机关档案基础业务工作，囊括了全宗卷规范(DAT12)、会计档案管理办法等多项管理规范与标准。 (三)指导性一具理论指导意义。 规定对机构人员、基础设施、资源建设等方面作出更加详细的规定与要求。 这不仅建立起了全国机关档案工作规范细则的理论基础与框架，还对各个机关在制订本机关档案工作细则方面发挥着重要的理论指导作用。 二具实践指导意义。 一个档案馆(室)做到门类齐全、案卷优良、方便用户查找是档案业务基础设施的体现和文件规范化管理的重点。 落实规定，能万方数据有效加强机关档案的法制建设，加快档案信息化建设步伐，提高机关档案工作质量，提升机关档案科学化、规范化和现代化管理水平。 (四)创新性规定考虑到机关档案工作中出现的新问题和新情况，提出了新形势下机关档案工作的使命和要求，明确了机关档案工作检查和指导的原则和方法，提出了档案工作协调机制和工作网络的创设，规定了各类商业建筑档案事务的要求，并就加强机关档案信息化工作与机关档案工作的转型升级指明了法规依据与发展方向。 三、对规定的内容解读 (一)明确机关档案工作的体制保障机制规定指出“机关档案工作实行统一领导，分级管理”，明确从国家到地方各级档案行政管理部门层级管理职责、体系与机制；赋予档案行政管理部门监督、指导与检查之责，并细化检查工作方式与要求针对档案实体，规定“机关的全部档案应当集中、统一管理”。 规定从宏观到微观、从体制保障到具体工作方式，进一步强调与明确新时期机关档案工作责任主体，为当前机构改革情况下档案工作体制机制创新与转型升级把准方向。 (二)强化档案工作“三纳入”“三同步?一直以来，档案界都在强调档案工作与单位其他业务工作的“三纳入”“三同步”。 规定将其内容进行有效阐述与固定，“将档案工作纳入整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展”旧1。 对比档案执法监督检查工作暂行规定中“档案执法监督检查应与档案业务工作密切结合”口1的规定，从之前的“密切”到现在的“同步”的变化，从没有具体要求到“三纳入”的变化，这些都体现了国家对档案工作的重视，肯定了档案工作在机关单位整体工作中的意义和地位。 同时，规定以中央档案行政规章的形式发布，也能让档案工作“三纳入”与“三同步”在实践中变得更为容易和可行。 (三)健全组织架构与人员配备健全的组织架构与充足的人员配备是机关档案工作的基础保障。 规定中要求档案工作人员应当为机关正式在编人员、具有相关知识背景并定期参加培训，避免了非在编人员存在的不稳定因素，突出了人才兴档、人才强档的理念。 (四)细化基础设施建设要求规定提出了适合机关档案工作的基础设施建设和设备配备要求，为机关档案工作各类用房提供了基础设施的定制方案。 一是以档案馆建筑设计规范(JGJ25)为基础，充分考虑机关档案门类与法定存放年限、装具实际等，给出使用面积计算公式，即按(档案存量年增长量存放年限)60m2万卷(或10万件)测算。 二是规定档案库房面积的最低标准，即15r。 三是明确规定了档案库房不该为不宜设置的楼层，装具柜子不能为木质柜、玻璃门柜等装具，保存重要档案或具备条件的，应当安装恒温恒湿设备，必要时可配备通风换气、空气净化设备。 四是库房采用密集架的，根据实际情况把楼面均布活荷载标准值12l(Nm2改为不小于8kNm2H1。 (五)突出机关档案资源体系内涵建设为适应知识经济时代和电子信息技术、电子政务和电子商务的迅速发展，规定全文遵循、参照多项现行档案标准与规范，在各个环节对电子档案及电子数据方面作出了更加详细与明确的规定，对促进机关档案资源体系的内涵建设具有非常重要的现实意义。 第一，从形成与收集方面来看，在机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定(国家档案局第8号令)的基础上，规定明确指出业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体档案等属于机关档案的归档范围；办公自动化和电子文件及元数据需一并收集，确认电子档案与传统档案具有同I档案时空25I万方数据等效力。 第二，从与归档方面来看，明确电子档案的门类设置规范及层级，提出电子档案门类两级编制方案，指出应当编制计算机检索工具，档案著录应当与目录编制、元数据收集的要求协调对应。 理清电子文件归档的基本思路一是必须为原件；二是强调电子文件仅在不满足归档的情形下才转化为纸质文件，否则应基于电子文件本身归档；三是必须有电子签名和电子印章；四是明确仅以电子形式进行归档的电子文件形态及其可能性。 第三，从保管与保护方面来看，明确了根据档案载体进行分类管理的原则，为电子档案的安全存储和科学管理提供了制度依据，并就电子档案的日常管理提出具体要求。 第四，从鉴定与销毁方面来看，相比机关档案工作条例，规定就档案的鉴定与销毁从组织、程序及场所等方面作出了更明确、更具体、更规范的要求特别是明确指出电子档案和档案数字复制件，即新型档案载体的销毁要求和方法，为数字档案馆建设与发展提供依据与指导。 第五，从利用与开发上来看，规定倡导机关积极采用数据分析、文本挖掘等新方法，扩展档案开发与利用的深度和广度，体现了机关档案工作紧跟时代发展，积极利用现代信息技术与方法，拓展档案工作层面的作风。 第六，从统计与移交上来看，规定特别明确了电子档案的移交年限和移交方式，年限上是自形成之日起五年内或与纸质文件(缩微胶片)同步移交至国家综合档案馆，方式则可以采用在线移交或离线移交。 (六)指明机关档案信息化建设方向规定首先提出了机关应当加强档案信息化工作，将机关档案信息化工作纳入机关电子政务和信息化总体规划，通过档案馆信息化建设和机关信息化建设协调配合，实现系统互联互通，资源共享共用。 其次指出电26档案时空I子文件归档与电子档案管理要从制度、基础设施、应用系统、资源建设等方面入手，通过存储、备份等方式保证数字信息资源的安全，以数字档案馆(室)为支撑，统筹协调开展传统载体档案数字化、电子文件归档、电子档案管理三项主要工作，搭建起机关档案信息化的框架和基本路径。 这些要求联系紧密、方向明确，为机关档案的信息化建设与发展指明了方向。 四、贯彻落实规定的举措 (一)加强宣传和学习各级档案行政管理部门要认真学习，深刻领会规定的实质和内涵，充分认识规定的发布实施对推进机关部门科学规范发展的重要意义，从地方建设和发展全局对机关档案工作进行宏观的战略性思考；积极组织机关部门各级领导与干部同志学习规定，全面提升机关工作人员的档案意识和做好机关档案管理工作的现实责任感和历史使命感。 (二)全面落实、监督、指导和实施规定的细则档案行政管理部门积极组织机关档案工作机构或档案工作负责部门，对照规定深入学习，从微观上联系本机关实际，认真调查研究，查找不足，解决现存问题，适应新的社会发展，修订本机关档案管理办法、规范或制度细则等