公司项目部财务管理制度v2 (1).doc

公司项目部财务管理制度v2 (1) 1财务管理制度（公司项目部人员及班组财务管理）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX财务部二一六年五月XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX财务部二一六年五月目录2 一、总则 （04）（一）适用范围 (04)（二）职责 （04） 二、借支管理规定及借支流程 （04）（一）借款管理规定 （04）（二）借款销账流程 （06） 三、日常费用报销制度及流程 （07）（一）电话费报销制度 （07）（二）交通费报销制度 （08）（三）快件费报销制度 （08）（四）差旅费报销制度 （08）（五）应酬费报销制度 （09）（六）费用报销的规定 （09）（七）费用报销的流程 （10）（八）特殊岗位人员的报销 （10）（九）费用报销的时间 （12） 四、班组费用 （12）（一）借支申请及支付流程 （12）（二）进度款申请及支付流程 （12）（三）结算款申请及支付流程 （13）3 五、合同的规定 （14） 六、附则 （14） 七、相关表单 （14）4财务管理制度第一章总则为了加强公司项目部、班组款项的管理，规范用款行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，根据相关的财经制度及公司的实际情况，特制定本制度。 一、适用范围本制度适用公司项目部所有员工及各分包班组等。 二、职责（一）财务部负责项目部及各分包班组财务管理制度规定的制定及修改，负责依据财务制度对项目部的日常办公费用、借支及费用报销等进行审批及办理,负责对各项目下分包班组的借支、进度款、结算款的审批及办理。 （二）本公司所有项目部、班组,都应依据本制度的规定进行各财务事项办理。 第二章借支管理规定及借支销账流程 一、借款管理规定 (一)新项目进场时各种办公设备、厨房及宿舍设备、施工仪器等固定资产采购的借支1.借支购买前采购人员要将需购各项上报公司行政俞丽清,由她先进行合理调配，可以从已近完工及完工的工地调用可再次使用的以上各项，确认无可调用的必购各项，再进行借支申请，借支申请除填写借支申请单外，须另列采购清单注明采购品名、数量、预估价及总金额(此清单发给行政俞丽清走公司审批程序)，此采购清单借款人复印件留底，报销时作为附件。 （二）日常办公用品的借支1.日常办公用品一般采用月结的方式，由专人对供应商进行筛选，由指定的相关管理人员（一般为现场资料员）对各项购买品数量签字验收确认，于次月5日前填5写好付款通知书粘上完整的票据，验收人员、供应商及项目经理签字确认后交至公司财务经理处走付款审批程序，特殊情况如暂无月结单位，可适当借支现金购买。 填制现金借款单，报项目经理审批后向公司财务部借支。 （三）日常经营费用的借支（主要为日常应酬费用及项目大小节点的验收费用）1.日常应酬费用（含项目验收的晏请）的借支须电话及发信息给财务经理，告知招待时间，对像，理由，参加人数，预计金额等，由财务经理向领导汇报申请，批准后财务经理电话及信息回复，无事先获批的宴请招待一律不予以报销，非重大节点验收的娱乐费用一律不予报销。 2.项目大小节点的验收费用（含项目验收的晏请及验收人员费用），晏请费用的借支规定同上一条款，借支验收人员费用须电话及发信息给财务经理，告知验收时间，验收项目部位，人员，预计费用等，由财务经理向领导汇报申请，批准后财务经理电话及信息回复，无事先获批的验收人员费用一律不予以报销，报销时附带粘贴上会议记录（无会议记录的除外）及实际支付明细。 （四）食堂人员的借支1.食堂人员的借支额度是约两个星期的菜金购买金额。 每两个星期进行一次报销，填制报销单，附清单注明每日购买食材，及当日中晚餐的菜品，每日就餐人数，附就餐考勤表作为报销依据（每日就餐考勤也为项目考勤同一人负责）。 （五）材料购买人员的借支1.购买材料大宗商品如钢筋、水泥、混凝土、地材等总价值高的商品或单次购买金额超过5000元以上的产品需签订相关合同，并由公司进行转账支付。 零星材料的购买，材料购买人员可在市场大概询价后填制借款申请表及材料购买申请单注明材料品种、用途、预估的数量、单价、总金额，经项目经理签字确认后，报公司财务部审批，零星材料的采购原则上都须向材料商索要发票，且为增值税专用发票，材料购买人员原则上每两个星期报销一次。 材料员注意两点 1、由班组自行承担的材料不予购买。 2、由材料商承担的运费及卸车费用不予支付，若特殊情况代付则直接找材料商报销此款，公司不予报销。 （六）班组的借支61.班组的借支原则上依据合同条款支付款项，班组不得提前借支费用。 特殊紧急情况可借支少量的现金。 申请程序为班组写现金借款单(附借款前已完成工程量)现场主管施工人员签字报项目经理签字工程部经理审批财务经理审批副总经理审批财务总监审批总经理审批。 借支款项在最近一次的工程进度款中进行全额扣除返还。 （七）其它临时借支1.其他临时借支:如差旅费、生活费等，借款人员应及时报账销账。 借款流程借款人按规定填写现金借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金。 (八)各项借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。 （九）各项借款的流程为借款人填写现金借款单报项目经理签字财务经理审批副总经理审批财务总监审批总经理审批。 (班组借款除外) 二、借款销账流程 (一)销账的依据1.借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导及公司领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。 (二)销账的时间1.于次月5日前填写粘贴好报销单据交（寄）至公司财务部走审批程序进行销账。 (三)销账的注意项1.销账时，公司财务人员需开具公司统一的收款收据给报销员工，列明员工报销金额及报销期间，用于冲抵多少借支。 借支余额为多少都要告知报销人。 如有差异，及时核对。 2.借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从工资中扣回。 第三章日常费用报销制度及流程7日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。 在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。 一、电话费报销制度（一）移动通讯费报销额度为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，员工在限额内据实报销，外地项目请尽量使用当地号码手机。 （二）电话费用报销规定电话费用于次月10日前项目人员统一填好报销单粘好通讯发票交至项目经理审批后统一寄至公司审批报销。 （由于上月通讯发票要本月5号左右才可打印，故此项报销寄单时间可10日前）。 重点:必须提供本人当月通讯发票才可报销。 二、交通费用报销制度（一）交通费用办公事无公车一般乘公交，公交不能到达，在项目经理批准后可乘的士。 （二）交通费用报销规定于次月5日前项目人员统一填好报销单粘好票，公交及的士序号职位话费额度元/月1项目负责人3002技术负责人xx栋号长xx施工员1005材料员1006安全员1007资料员1008电工1009食堂阿姨508票都应在票背面注明地点，填写交通费用明细单，交项目经理审批后统一交（寄）至公司审批报销。 三、快件费用报销制度（一）寄/收快件费用报销时应填好快递登记表写清楚寄/收件时间、地点、内容、寄/收件人、金额，在票背面注明寄件地点。 于次月5日前项目人员统一填好报销单粘好票，交项目经理审批后统一交（寄）至公司审批报销。 四、差旅费用报销制度（一）差旅费用标准如下表备注以上为项目部人员由公事出差，特殊情况出差要乘飞机得由总经理批准。 （二）费用标准的补充说明1.住宿费报销时必须提供住宿发票，在限额内据实报销；超出住宿标准部分由员工自行承担。 2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返回时间为准,12:00以后出发（或12:00以前到达)以半天计，12:00以前出发（或1200以后到达）以一天计。 3.伙食标准、交通费用依据实际出差天数结算，采用额度内据实报销形式。 4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣减出差人当天的伙食补贴。 5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 6.这里所说的出差为短期行为，不包括外派等较长期工作性质。 （三）报销流程职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用一般员工动车二等座200元/天50元/天据实项目负责人/项目经理动车一等座300元/天50元/天据实91.出差申请拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、出发日、计划出差天数、行程安排、交通工具及按出差标准预计差旅费用项目等，出差申请单由项目经理批准，特殊情况需领导电话确认,出差回来两个工作日内补签，报销时必须附获批的出差申请单，无获批的出差不予报销任何费用。 2.借支差旅费出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3.返回报销出差人员应在回项目后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单粘贴上出差申请表及相应票据，交项目经理审核签字后交（寄）至公司财务部走审批程序报销或冲账。 五、应酬费用报销制度（一）应酬费用1.经借支发生的应酬费用:其借支及报销依照本制度第二章借支管理规定办理。 2.未借支发生的应酬费用:凡金额400元及以上的均应先报备,须电话及发信息给财务经理，告知招待时间，对像，理由，参加人数，预计金额等，由财务经理向领导汇报申请，批准后财务经理电话及信息回复，无事先报备的宴请招待一律不予以报销。 六、费用报销的规定（一）报销人必须取得相应的合法票据:有效票据主要指内容打印齐全、大小写金额一致、票面完整、清晰的正规发票。 所谓正规的发票是指在发票上部盖有椭圆形税务机关统一监制章，且从税务局购入的电脑打印的发票，并盖有购入单位发票专用章。 在发生费用支出时应主动索取发票（对于汇总发票，在报销时须附上销售清单，清单应列明购入商品时间、名称、规格、数量、单价等详尽信息，或商场“小票”）.报销人需在发票背面签名，购买材料如需入库，需有材料员等证明人在相关单据（含发票）后签名。 (二)填写报销单应注意除直接代付给班组、材料商费用需填制付款通知书，并注明由报销人代付外，其他性质的费用统一填写“报销单”。 填制时应先将票据按费用性质进行归类，如电话费、业务招待费、经营费用；不同类别的票10据（发票和普通收据）应分开填制“报销单”，并详细填写报销内容。 比如填报业务招待费时，要单独纸张说明宴请的原由、宴请对象、人数、时间、地点，并贴上获批准的申请单；填报电话费时要说明所报月份，如“11年2月份某某电话话费”；报销打车费用时除上述要求外还需填制“交通费明细单”，注明始发、到达地点等；并说明所附单据的份数（张数），在合计人民币栏正确填大写，从1到10的数字大写分别为壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾。 (三)按规定的审批程序报批。 (四)报销5000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 七、费用报销的流程 (一)费用报销的一般流程:报销人报销单据并填写对应费用报销单须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单项目经理审核签字公司财务经理审批副总经理审批财务总监审批总经理审批。 八、特殊岗位人员的报销 (一)工地材料购买员的报销1.材料员依据项目部报送、项目经理签署的材料采购申请计划表，首先向采购市场询问产品的价格和支付方式，如果对方可以开具正规发票（税务费用在2点以下，可索取发票），可申请公司直接公对公转款，并应尽量争取采用节点支付或月结支付方式（如购买地材、电缆、钢筋等总价值较高的大宗物品需签署相关的协议）；如必须使用现金，而且是款付才发货的方式，为节约时间加快效率，应填制现金借款单，填制借款申请表附上材料购买申请单，由项目经理签字后报公司财务部送批（为节省时间，可传扫描件给财务，财务打印扫描件后走借支审批程序),借款申请表及材料购买申请于报销时补交财务。 材料员需保留好原始单据（发票或收据、进仓单等），进行报销或销账。 正规发票、一般收据要分开贴票，并有相关人员证明，并交（寄）公司财务部。 (二)食堂人员的报销1.食堂人员前期的厨房设备需报送材料购买人员统一购买，日常用生活用具及蔬菜、肉食品、煤气等由食堂人员购买。 112.食堂的伙食标准为一日三餐，早餐可依据项目部人员的要求做适当的变动、午餐为两荤两素一汤、晚餐基本与午餐标准相同，日费用标准在13-16元/人左右。 晚上加班超过12点的人员，需为其备夜宵。 3.食堂人员采用实报实销的购买、报销制度，需保留相关原始凭证（如面米油等收据）、每日买菜明细清单（注明日期、本日吃饭人数、购买品种、数量、单价、总价等信息），买菜明细单需每日让现场财务人员核实签署（如现场财务人员不便，可由资料员签署）。 4.食堂人员禁止开小灶或为部分非加班工作人员私自加菜，前一天晚上问明项目经理第二天就餐人员数量，开饭前问明到点实际就餐人员人数，并需为晚到的加班人员留好饭菜。 5.食堂人员的报销可每两星期报销一次，借款的金额也不应超过两周所需的用款量。 食堂人员的报销程序与材料购买人员相同。 (三)项目经理的报销1.项目经理作为一个项目的负责人、费用的审核人，除非是其个人的相关费用如交通、通讯、经营费用外，对于材料和班组的相关费用不得作为报销人来进行报销。 2.交通、通讯、经营费用参照相关的报销制度和流程进行。 九、费用报销的时间 (一)费用报销的时间为次月10日左右，但相关报销单据须于次月5日前好经项目经理及相关人员签字后交(寄)至公司财务部走审批程序（通讯费10日前寄），对于现金使用量大的职位如材料购买员、食堂人员、司机等可每两个星期甚至每个星期报销一次。 重点当月费用(除电话费用)次月必须交财务报销,跨月财务部将不受理。 电话费用3个月内必须交财务进行报销。 (二)借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 第四章班组费用班组费用主要包括班组借支、进度款、结算款等,各项申请及支付分别做了相关规定。 12 一、借支申请及支付流程 (一)参照借款管理中的班组借支的相关规定。 二、进度款申请支付流程 (一)工程量清单依据分包合同，对一个时间段内班组的进度工程量（节点进度或月进度）进行计算，由其栋号长填制分包工程月度预结算汇总表和 (二)每月项目部统一汇总后开具付款通知书粘贴工程量清单，付款通知书经办人由分包班组签字，项目经理签字，若此班组为第一次支付，应附上分包合同，财务部依据分包合同的支付方式，审核后交公司预算部审批工程部审批财务经理审批副总经理审批财务总监审批总经理审批。 (三)总经理审批后，班组工资的支付原则上经由劳务公司统一现场进行发放。 如由公司直接发放，项目部需在工地醒目位置张贴公示，说明发放的班组名称、时间、地点、需带证件等。 班组负责人需据实填制工资表并附上工人的身份证复印件，安排工人自己来现场领取工资，现场管理人员需录像取证。 现场工资发放完毕后，合同班组负责人需写承诺书，保证其所有工人在某个时间点前的工资已经完全据实发放完毕，如有隐瞒或克扣，由其个人负完全责任并签字按手印，附存合同班组负责人的身份证复印件。 如班组是包工包料，需提供部分材料发票，由班组在材料发票后签字完后，报公司财务部进行直接支付。 三、结算款申请及支付流程 (一)班组所有工程量完毕后，由其栋号长依据我司与甲方的施工合同、我司与项目部的相关合同、现场签证单以及先前开具的分包工程月度预结算汇总表和 项目经理在核算结算工程量时需扣除工地未施工项目、需罚款项目、税金及已支付款项等。 现场确认好的工程量结算表报送公司工程部、预结算部门、财务部13进行结算，数量确认后由班组负责人、工程部、公司预结算部门负责人签字确认，报公司副总经理、财务总监、公司总经理审批。 最终结算金额以公司总经理批复为准。 (二)所有工程量结算单、分包工程月度预结算汇总表和工程量决算表的蓝色联（班组留存单）需同时报送公司财务部，财务部依据分包合同的支付方式，扣除已付款项、税金、保修款项，由班组负责人填制付款通知书，报送公司进行审批。