会计学本科论文——会计电算化下的内部控制.doc

摘 要 企业在实现了会计电算化后 会计核算和环境发生了很大的变化 这些变化为企 业建立健全内部控制带来了许多前所未有的新问题 因此 建立一整套适合会计电算 化的内部控制制度显得尤为重要 会计电算化的内部控制是内部会计控制的特殊形式 因此 分析会计电算化对会计业务内部控制的影响 以此为基础探讨电算化会计信息 系统环境下的内部控制建设问题 确保企业实行会计电算化内部控制 对企业有一定 的现实意义 本文分为五个部分 第一部分介绍了会计电算化及内部控制的基本概念 第二部 分分析了会计电算化对企业内部控制带来的影响 第三部分阐述了电算化下的内部控 制制度包含的具体内容 第四部分则充分分析了会计电算化下内部控制存在的问题 文章的第五部分提出了强化企业会计电算化系统的内部控制的对策 关键词 会计电算化 内部控制 会计核算 ABSTRACT After the realizing of accounting computerization the accounting and the management has been changed a lot These changes bring many unprecedented problems In that case establishing a suitable internal control system becomes more and more important The internal control under accounting computerization is one special form of the internal control Therefore to analyses the influence of the computerization base on which we discuss the issue of establishing the control system and ensure whole accounting system runs steady and effective has a great practical significance This paper is consisted of five parts In the first part it introduces the basic concepts of accounting computerization and internal control secondly it analyses the effects that the computerized accounting brings the following part introduces the elements that contained in internal control the fourth part gives the deep analysis of the problems that happen with computerized accounting and the last part of the text propose the solutions and countermeasures of the problems above mentioned Keywords Accounting Computerization The Internal Control Accounting Calculation 目 录 一 一 会计电算化与内部控制相关内容会计电算化与内部控制相关内容 1 一 会计电算化的涵义 1 二 内部控制的涵义 2 二 二 会计电算化对内部控制的影响会计电算化对内部控制的影响 2 一 内部控制形式的变化 2 二 储存对象的变化 2 三 内容控制范围的变化 3 四 交易授权的变化 3 五 安全控制难度的加大 3 三 三 会计电算化下的内部控制的内容会计电算化下的内部控制的内容 4 一 系统开发控制 4 二 会计电算化信息系统的安全控制 5 三 会计电算化信息系统的人员职能控制 6 四 会计电算化信息系统的操作控制 6 四 四 会计电算化下的内部控制所面临的问题会计电算化下的内部控制所面临的问题 7 一 原始数据处理不规范 7 二 不相容原则的重视程度不够 8 三 会计电算化系统授权存在安全隐患 8 四 会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的影响 8 五 网络环境复杂而滋生内控风险 9 六 内部稽核和审计难度的加大 9 五 五 强化企业会计电算化内部控制的对策强化企业会计电算化内部控制的对策 9 一 加强会计电算化系统输入控制 9 二 加强制度宣传 培养职业道德素质 10 三 权责分明 协调岗位分配 10 四 建立健全的会计档案管理制度 10 五 优化软件 加强系统安全控制 10 六 加强内部审计业务人员组织控制 11 谢谢 辞辞 12 参考文献参考文献 13 附附 录录 14 0 随着电子计算机技术的普及 实行会计电算化管理的企业越来越多 企业在建立 了电算化会计系统后 会计核算和财务管理的环境发生了很大的变化 一方面 由于 使用了计算机 会计数据处理的速度加快了 减少了因疏忽大意及计算失误造成的差 错 而另一方面也给企业的内部控制带来了许多新的问题和挑战 因此 如何充分发挥 会计电算化的便捷高效 使企业内部控制在新的环境下不落后于形势 确保企业资产 的安全 为企业经营决策提供正确的信息 创造更高的效益 建立一整套适合电算化 会计系统的内部控制制度就显得很重要 会计电算化在企业中的应用和普及 大大提高了企业的财务管理工作的效率 随 着新的工作方式的引进 企业内部控制也发生了相关变化 本文分析了这些变化 并 总结了电算化模式下内部控制的特点 思考了内部控制制度存在的问题 最后针对问 题提出了解决问题的思路 1 会计电算化与内部控制相关内容 1 会计电算化的涵义 会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称 是用 电子计算机代替人工记账 算账和报账 以及部分代替人脑完成对会计信息的分析 预测 决策的过程 其目的是提高企业财会管理水平和经济效益 从而实现会计工作 的现代化 发展会计电算化 有利于促进会计工作规范化 提高工作质量和工作效率 更好地发挥会计的职能作用 基于它本身的特点 与手工会计相比 具有运算速度快 存储容量大 高度数据共享 检索查询速度快捷 制作报表容易 数据分析准确等特 点 它的使用 可以节约会计人员的大量人力 物力和时间 广义上来讲与会计工作电算化有关的所有工作 包括会计电算化软件的开发与应 用 会计电算化人才的培训 会计电算化的宏观规划 会计电算化制度建设 会计电 算化软件市场的培育与发展等 会计电算化是一个人机相结合的系统 其基本构成包 括会计人员 硬件资源 软件资源和信息资源等要素 其核心部分则是功能完善的会 计软件资源 会计作为一种社会活动 从其数据处理技术上看 会计信息系统经历了三个阶段的 发展 手工会计信息系统阶段 机械会计信息系统阶段和电算化会计信息系统阶段 伴随会计信息系统的发展过程 会计的内部控制系统也经历了一个发展演变的过程 1954 年美国通用电器公司首次利用电子计算机计算职工薪金的举动 引起了会计数据 处理技术的变革 开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元 它主要是应用电子 计算机代替人工记账 算账 报账以及代替部分由大脑完成的对会计信息处理 分析 和判断的过程 会计电算化已经发展成为一门融电子计算机科学 管理科学 信息科 学和会计科学四位一体的新型科学和实用科学 1 会计电算化实现后 会计处理技术 发生了质的飞跃 这种变化不仅影响到会计实务 也对某些传统的会计理论产生了很 大影响 现在随着会计电算化事业的不断发展 其含义也得到了进一步的延伸 它不 1 仅涉及会计信息系统 包括会计核算 会计管理 会计决策在内的理论与实务研究 而且还对企业内部控制产生着深远的影 2 内部控制的涵义 内部控制是一个为保护财产的安全完整 确保会计及其他数据的正确可靠 保证既 定方针 政策的贯彻执行 对组织内部的活动规定了一系列协调一致的方法 措施 手 续 形成的一个紧密的控制机制 内部控制按其实施环境的不同 分为应用控制和一般 控制 应用控制是指运用计算机进行会计数据处理过程中所实施的内部控制 内部控 制按其本身的性质和实施的目的又可分为管理控制和会计控制 2 管理控制是指为了 保证计划 预算和定额任务的完成 提高经济效益而实施的内部控制 会计控制是指为 了维护会计数据准确可靠和保护单位财产完整而实施的内部控制 内部控制关系到企 业财产物资的安全完整 关系到会计系统对企业经济活动反映的正确性和可靠性 企 业为实现既定的管理目标 必需建立起一整套内部控制制度 以保证企业有序 健康 地发展 会计电算化的内部控制则是内部会计控制的特殊形式 近年来 我国十分重 视健全内部控制的建设 并发布了一系列规范和指导意见 但是随着会计电算化的应 用 内部控制又迎来了新的问题和挑战 企业在建立了电算化会计系统后 企业会计 核算和会计管理环境发生了很大的变化 一些非法行为可能不留痕迹 难以发现 给 企业和国家造成重大损失 如果会计电算化系统遭到破坏 企业的日常活动会受到巨 大影响 因此 对会计电算化的内部防范和控制制度的建设显得尤为重要 2 会计电算化对内部控制的影响 1 内部控制形式的变化 在手工会计环境下 人是所有会计业务组织和执行的主要因素 因此人是控制实施 的主体 手工操作时期的部分内部控制操作在实现电算化后变得不必要 如编制科目 汇总表 凭证汇总表 试算平衡的检查 总账和明细账的核对 凭证借贷平衡校验 余额发生额平衡检查等操作也在电算化实现后转移到了计算机 由此可见 电算化会 计除了人这个执行控制的主体外 许多内容控制方法主要是通过会计软件来实现的 因此 计算机系统的内部控制也由手工条件下的单一人工控制转变为人工控制和程序 控制 3 由于电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点 电算化 系统许多应用程序中包含了内部控制功能 这些程序化的内部控制的有效性取决于应 用程序 如程序发生差错或不起作用 由于人们的依赖性以及程序运动的重复性 可 能使得失效控制长期不被发现 从而使系统在特定方面发生错误或违规行为的可能性 较大 比如 凭证汇总表试算平衡的检查 总账和明细账的核对 报表数据之间的勾 稽关系的检查等 这些内控措施在实行会计电算化后就转移到计算机系统内部而无需 人为干预 内部控制的形势已经发生了很大的变化 2 储存对象的变化 由对人的控制为主转变为对人 机控制相结合 手工会计系统中 内部控制的对 2 象主要是会计对象 工作情况 信息处理方法和处理程序等 单位的经济业务发生均 记录于纸张之上 不仅如此 而且在会计业务处理过程中 按会计数据处理的不同过 程分为原始凭证 记账凭证 会计账簿和会计报表 这些纸质原件的数据若被修改 很容易辨别痕迹 而且每个环节都必须经过某些具有相应权限的人员的签章 层层复 核 道道把关 会计电算化后 会计数据储存在磁性介质上 会计核算无纸化 修改 数据不留痕迹 随着互联网的迅猛发展 不仅是账本 报表 凭证而且更多的介质都将 实现电子化 并且还会出现各种电子单据 如各种发票 结算单据 原来在核算过程 中进行的各种必要的核对 审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成了 3 内容控制范围的变化 传统的内容控制主要针对交易处理 计算机技术的引入 给会计工作增加了新的 工作内容 同时也增加了新的控制措施 由于系统建立和运行的复杂性 内部控制的 范围相应扩大 包含了传统手工系统所没有的控制 如网络系统安全的控制 系统权 限的控制 修改程序的控制等以及磁盘内会计信息安全保护 计算机病毒防治 计算 机操作管理 系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等 4 交易授权的变化 授权 批准控制是一种常见的 基础的内部控制 在手工会计环境下 内部控制 制度建立的基本原则是职权 不相容职务相分离的原则 对于每一项经济业务的每个 环节都要经过某些具有相应权限人员的签章 形成了相当严格的审核复查机制 其控 制主要针对的是会计业务处理过程 但在电算化会计信息系统中 由于大部分的核对 审核工作是由计算机自动完成的 所以核对 审查行为的控制被大大削弱了 如凭证 借贷平衡校验 余额发生额平衡检查等 随着互联网环境的形成 会计业务处理范围 的扩大使得实时处理成为可能 原来应由几个部门按预定步骤完成的业务事项 如今 可以集中在一个部门甚至由一个人完成 所以会计电算化的实施对内部控制提出了新 的要求 例如 网络系统安全的控制 计算机病毒防治控制 系统权限控制 修改程 序的控制等 5 安全控制难度的加大 内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分 也是强化内部会计监督的制度 的重要环节 与手工时代相比 电算化条件下的安全控制更加困难 首先 原始凭证 数字化使数据容易涂改 数据库技术的提高使得各种数据高度集中 存储方式由信息 转化为数字形式存储在介质上 因此 在技术上对电子数据的非法修改可做到不留痕 迹 这样就很难辨别哪一个是业务记录的原件 比如 电算化会计的手工明细账 日 记账不存在了 记账凭证数据存储在磁性介质上 财务处理过程在计算机内自动完成 可见的审计线索减少了 过去对证账核对的办法现在也不适用了 而且数据的输入 存储和修改都不留痕迹 因此 手工会计使用的内部控制方法失去了以往的作用 电 算化环境下的审计更具风险 其次 难免受非法侵扰 网络是一个开放的环境 在这 3 个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的 除非它们在物理上断开连接 因此 网络下的会计信息系统难免遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰 3 会计电算化下的内部控制的内容 1 系统开发控制 系统开发控制的作用是保证每个系统在正式投入运行之前 每个新程序或修改后 的程序在正式进入系统之前 都经过合法的申请 测试 审批手续 防止非法系统投 入运行或非法程序进入系统 计算机会计系统的系统开发 发展控制包括开发前的可 行性研究 资本预算 经济效益评估等工作 开发过程中的系统分折 系统设计 系 统实施等工作 以及对现有系统的评估 企业发展需求 系统更新的可行性研究 更 新方案的决策等工作 系统开发 发展控制的应具备以下几方面 1 授权和领导认可 计算机会计系统的开发项目一般投资金额比较大 对现有计算机会计系统的任何 改动都可能对整个系统的安全可靠性造成威胁 因此必须得到授权和领导认可 2 符合标准和规范 不论是自行组织开发还是购买商品化软件 都必须遵循财政部或各省财政厅制订 的标准和规范 包括符合标准和规范的开发和审批过程 合格的开发人员或软件制造 商 系统的文件资料和流程团 系统各功能模块的设计等等 目前我国已经颁布的有 关国家标准和规范主要有财政部 1994 年颁布执行的 会计电算化管理办法 会计核 算软件基本功能规范 会计电算化工作规范 商品化会计核算软件评审规则 等 按标准和规范开发和发展计算机会计系统可以使企业计算机会计系统更加可靠 更加 完善 有利于对系统的维护和进一步的发展 更新 3 人员培训 自行开发软件在开发阶段对使用计算机会计系统的有关人员进行培训 提高这些 人员对系统的认识和理解 以减少系统运行后出错的可能性 外购的商品化软件应要 求软件制作公司提供足够的培训机会和时间 在系统运行前对有关人员进行培训 包 括系统的操作培训 系统投入运行后新的内部控制制度 计算机会计系统运行后的新 的凭证流转程序 计算机会计系统提供的高质量的会计信息的进一步利用和分析的前 景等等 4 系统转换 原有的手工会计系统或旧的计算机会计系统被新的计算机会计系统替换 必需经 过一定的转换程序 企业应在新旧系统转换之际 应当采取有效的控制手段 作好各 项转换的准备工作 如旧系统的结帐 数据库备份 人员的重新配置 新系统需要的 初始数据的安全导入等 在系统转换之际 需要新旧系统并行一般不少于三个月的时 间 以便检验新的计算机会计系统 4 5 程序修改控制 会计软件的修改必须经过周密计划和严格记录 修改过程的每一个环节都必须设 置必要的控制 修改的原因和性质应有书面形式的报告 经批准后才能实施修改 计 算机会计系统的操作人员不能参与软件的修改 所有与软件修改有关的记录都应该打 印后存档 2 会计电算化信息系统的安全控制 目前 企业在会计电算化进程中主要存在的问题是数据的安全保密性差 这也正 是企业内控制度中最薄弱的环节 会计电算化中数据的安全受到的威胁主要有 不可 控制的自然灾害 非预期的 不正常的程序结束操作造成的故障 存储数据的辅助介 质 如磁盘 部分或全部遭到破坏 用户非法读取 执行 修改 删除 扩充和迁移 各种数据 索引 模式 子模式和程序等 从而使数据遭到破坏 篡改或泄露 使用 维护人员的错误或疏忽 利用计算机舞弊和犯罪 计算机病毒侵入等 会计信息系统 的安全控制 是指采用各种方法保护数据和计算机程序 以防止数据泄密 更改或破 坏 主要包括 实体安全控制 硬件安全控制 软件安全控制 网络安全控制和病毒 的防范与控制等 1 实体安全控制 实体安全涉及到计算机主机房的环境和各种技术安全要求 光和磁介质等数据存 贮体的存放和保护 是一种预防性控制 计算机机房应该符合技术要求和安全要求 应充分满足防火 防水 防潮 防盗 恒温等技术条件 机房应配有空调和消防设置 等 对用于数据备份的磁盘 光盘等存贮介质应注意防潮 防尘和防磁 对每天的业 务数据双备份 建立目录清单异地存放 长期保存的磁介质存贮媒体应定期转贮 2 硬件安全控制 计算机会计信息系统的可靠运行主要依赖于硬件设备 因此硬件设备的质量必须 有充分保证 为以防万一 关键性的硬件设备可采用双系统备份 此外 机房内用于 动力 照明的供电线路应与计算机系统的供电线路分开 配置 UPS 不间断电源 防 辐射和防电磁波干扰等设备 4 3 软件安全控制 第一 分析研究各应用软件的兼容性 统一性 使各业务系统成为基于同一种操 作系统平台的大系统 各种业务之间能相互衔接 相关数据能够自动核对 校验 数 据备份应统一完成 第二 系统软件应尽量减少人机对话窗口 必要的窗口如凭证输 入窗口应力求界面友好 防错能力强 做到非正确输入不接受 第三 增强系统软件 现场保护和自动跟踪能力 对一切非正常操作可以记录 4 网络安全控制 网络对会计信息系统的安全性提出了比单机系统更高的要求 需加强以下几个方 面的控制 1 用户权限设置 从业务范围出发 将整个网络系统分级管理 设置系 5 统管理员 数据录入员 数据管理员和专职会计员等岗位 层层负责 对各种数据的 读 写 修改权限进行严格限制 把各项业务的授权 执行 记录以及资产保管等职 能授予不问岗位的用户 并赋予不同的操作权限 拒绝其他用户的访问 2 密码设 置 每一用户按照自己的用户身份和密码进入系统 对密码进行分组管理 避免使用 易破译的密码 对存储在网络上的重要数据进行有效加密 在网络中传播数据前对相 关数据进行加密 接收到数据后再进行相应的解密处理 并定期更新加密密码 5 病毒的防范和控制 防范病毒最为有效的措施是加强安全教育 健全并严格执行防范病毒管理制度 具体包括 软件 软盘及计算机系统的采购和更新要通过计算机病毒检测后才可使用 专机专用 绝对禁止在工作机上玩游戏 建立软盘管理制度 防止乱拷贝软盘 安装 防病毒卡和反病毒软件 定期检测并清除计算机病毒 采用网络防火墙技术 3 会计电算化信息系统的人员职能控制 通过计算机舞弊的犯罪分子大多是企业的程序员兼计算机操作员 会计电算化所 要求的完善的人员职能控制制度就是适当分工 明确规定每个岗位的职责 以防止对 处理过程的不适当干预 会计电算化工作岗位包括基本工作岗位和电算化会计岗位 前者有会计主管 出纳 后者有系统主管 软件操作 审核记帐 系统维护 审查和 数据分析 档案管理 软件开发等 企业应将系统分析 程序设计 计算机操作 数 据输入 文件程序管理等职务予以分离 系统操作人员 管理人员和维护人员这三种 不相容职务相互分离 互不兼任 以减少利用计算机舞弊的可能性 4 会计电算化信息系统的操作控制 操作控制包括对经济业务发生控制 数据输入控制 数据通讯控制 数据处理控 制 数据输出控制和数据储存控制等 1 业务发生控制 既程序检查 在经济业务发生时 通过计算机的控制程序 对业务发生的合理性 合法性和完整性进行检查和控制 如反映业务发生的科目代码是否有效 操作口令是 否准确 经济业务是否超出了合理的数量 价格等的变动范围等等 采用相应的控制 程序 以甄别 拒纳各种无效的 不合理的及不完整的经济业务 2 数据输入控制 由于计算机处理数据的能力很强 处理速度非常快 一旦出错 影响极大 因此 企业应该建立起一整套内部控制制度以便对输入的数据进行严格的控制 保证数据输 入的准确性 做好输入控制是减少差错的关键所在 有效的输入控制手段是加强对凭证控制 凭证控制应做到对凭证的审核 自制 输入 传递 保管五个环节全面控制 5 记帐 必须先审后记 保证凭证的合法 真实 正确 完整 自制凭证必须经过会计主管签 章才能有效 严禁操作员自制凭证或将未经审批的凭证输入 数据输入控制首先要求 6 输入的数据应经过必要的授权 并经有关的内部控制部门检查 凡输入的凭证均应经 过复核 复核的方法可采用各种技术手段对输入数据的正确性进行校验 如总数控制 校验 平衡校验 数据类型校验 重复输入校验等 发现不符 系统自动警告操作员 进行检查和修改 凭证的传递要严密签收手续 防止凭证的失落或出现非法数据 保 证输入的完整性 3 数据通讯控制 会计电算化信息系统应该采用各种技术手段以保证数据在传输过程中的准确 安 全 可靠 以防止数据在传输过程中发生错误 丢失 泄密等事故的发生 如将大量 的经济业务划分成小批量传输 数据传输时应顺序编码 传输时要有发送和接收的标 识 收到被传输的数据时要有肯定确认的信息反馈 每批数据传输时要有时间 日期 记号等等 4 数据处理控制 指对计算机会计系统进行数据处理的有效性和伸缩性进行的控制 计算机系统对 数据验证 计算 比较 合并 排序 文件更新和维护 改错等内部运算 存储等一 系列动作的校验 判断及提高措施 处理控制的目的在于保证会计资料依照预定的程 序进行处理 从而达到正确的会计处理结果 数据处理控制分为有效性控制和文件控 制 有效性控制包括数字的核对 对字段 记录的长度检查 代码和数值有效范围的 检查 记录总数的检查等 文件控制包括检查文件长度 检查文件的标识 检查文件 是否被感染病毒等 5 数据输出控制 为保证合法 正确地输出各种会计信息而进行的控制 这种控制关系到输出的会 计信息是否准确 真实和可靠 直接影响到会计信息的使用 对于输出的纸介质的会 计资料应由专人进行核对 检查其完整性 正确性 检查打印的帐薄和报表页号是否 连续 有无缺漏或重叠现象 6 数据存储和检索控制 为了确保计算机会计系统产生的数据和信息被储存 便于调用 更新和检索 企 业对于输出的磁介质的会计资料应及时贴上外部标签 在外部标签上写明文件名称 输出时间 并要妥善保管 存档或上报使用 文件的修改 更新等操作都应附有修改 通知书 更新通知书等书面授权证明 对整个修改更新过程都应作好登记 计算机会 计系统应具有必要的自动记录能力 以便业务人员或审计人员查询或跟踪检查 同时 应设置资料分发与保管的登记薄 详细记录输出资料的名称 编号 打印份数 日期 以及各种会计报告的使用人 发送份数 送达时间等 并需经手人签字 以防丢失 错发 漏发 重发 因此我们可以看到 虽然会计电算化系统的产生和发展 极大地 提高了会计的工作效率 但是任何计算机系统都不是无懈可击的 制度也不可能天衣 无缝 应顺应会计电算化的发展潮流 建立和完善企业的内部控制制度 才能充分发 7 挥会计电算化的高效性及准确性 确保企业财产的安全 为企业经营决策提供完整的 信息 创造更高的效益 4 会计电算化下的内部控制所面临的问题 一 原始数据处理不规范 实现会计电算化后 管理部门对计算机产生的各种会计信息依赖性越来越大 在 电算化会计中 所有记帐 分析及编制会计报表等工作均在计算机程序的控制下自动 进行 而电脑中的原始数据是由人工事先进行审核和输入计算机的 一旦原始数据在 输入中发生错误 计算机无法识别 只会将错就错地进行各种计算工作 因而自动处 理数据的准确性 完全依赖于原始数据输入的准确性 由此 对内部控制提出了新的 要求 一切数据的处理方法和过程都必须规范化 并保持准确性和相对的稳定性 这 样才能保证会计信息质量的真实性 完整性和准确性 二 不相容原则的重视程度不够 授权 批准控制作为一种常见的 基础的内部控制 在手工会计系统中 要求每 一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的审核和签章 6 传统手工 会计信息处理的一条重要原则就是职务相分离 职权不相容原则 但是电算化的实现 使得职能的划分产生了变化 由于业务处理全部都是以电算化系统为主 因此导致了 操作人员的职责集中性 特别是会计人员的职能开始从核算型向管理型转移 如 有 些会计人员既从事数据的输入 输出工作 又负责数据的报送 这样就增加了他们在 未批准的情况下直接对使用中的数据和程序进行修改 复制或删除等操作的可能性 从而使会计数据的准确性及安全性受到威胁 也增大了作假舞弊的可能性 因此 如 果不加强内部控制 就会使某些计算机操作人员直接对使用中的程序和数据库进行修 改 操纵处理结果 从而加大了出现错误和舞弊的风险 三 会计电算化系统授权存在安全隐患 传统手工会计授权下 对于每一项业务的每个环节都有相应工作人员的签名或印 章 7 签名或印章的仿写 仿造具有一定的难度 会计电算化系统授权方式是口令授 权 口令授权存在于计算机系统内部 口令对于稍懂计算机操作知识的人来说根本算 不上什么秘密 因为可以绕过财务软件的相关控制措施 通过打开计算机财务数据库 进入财务报表等系统 则所有的财务秘密均可见 同时 业务人员可以利用特殊的文 件或口令 获得某种权利或运行特定程序进行业务处理 从而给企业造成经济损失 例如 收买公司业务人员 通过非法取得他人口令 开出销售提单 非法核销客户应 收账款及相关资料 口令一旦被窃取 很难发现 对公司的经济蒙受巨大损失 四 会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的影响 会计电算化系统数据执行主体是计算机 计算机系统由硬件和软件构成 由于硬 件系统存在物理易损性 一旦硬件系统出现故障或因停电等其它非人为原因 将导致 数据不能被处理 会计工作不能进行 8 首先 实行了电算化会计后 有形记录较传 8 统手工会计系统大为减少 凭证 经济业务事项的说明和帐簿等大多要依赖计算机方 可录入 阅读或查询 信息来源于数据和程序 并且从一开始就存储在各种磁性介质 上 有些业务或处理结果可能不被打印出来 只有依靠电子计算机才能阅读这些数据 如果缺乏适当的内控 那么未经批准擅自改动数据的可能性就明显增大 而且数据改 动后能不留下任何痕迹 给企业的经济安全带来巨大影响 其次 一旦软件质量出现 问题将会影响到数据处理的准确和速度 一旦程序中出现严重的病毒 将会严重危害 系统的安全 若不能及时排除病毒很有可能扩大损失 会计数据主要保存在计算机的 磁盘或者外在软盘 光盘中 一旦磁介质由于受热 受潮 折损等原因出现损坏 保 存的会计数据将会丢失 如果没有相关备份的话 将给会计电算化系统造成严重的损 失 严重的影响到企业的会计工作 磁性介质以磁信号存储信息 如果数据被人为恶 意修改不会留下任何痕迹 再次 过度的依赖于程序增加了错误和损失发生的几率 电算化软件程序中包含了内部会计控制功能 这些程序化的内部控制 其有效性取决 于应用程序 如程序发生运行上的错误或计算上的偏差 由于会计人员的惯性操作和 计算机的公式性运行 很导致错误不被发现 因此在特定方面发生错误或违规行为的 可能性较大 由于实施会计电算化后 内部会计控制在很大程度上依赖于计算机的处 理 其同类交易处理流程的一致性在一定程度上加大了内部会计控制的风险 五 网络环境复杂而滋生内控风险 网络环境的复杂容易使内部控制的安全受到威胁 从而滋生风险 网络环境具有 开放性和动态性的特点 这给会计信息系统内部控制带来了许多新问题 会计电算化 系统下 会计信息通过物理通信线路传输存在着很大的安全隐患 大量会计信息通过 网络通信线路传输 有可能被非法拦截 窃取甚至篡改 例如 网络会计信息系统遭 受 病毒 入侵或 黑客 的攻击 攻击可能来自于局域网外部 也可能来自局域网 内部 而一旦发生将造成巨大的损失 六 内部稽核和审计难度的加大 计算机的引入 给内部审核增加了更多的内容 如计算机硬件及软件分析 编程 维护人员与计算机操作人员内部控制 以及计算机机内及磁盘内会计信息安全保护 计算机病毒防治 计算机操作管理 系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等等 工作面广就容易顾此失彼 难以兼顾每一个细节 从而引发风险 如果要对公司的信 息系统进行审核 则必须考虑以下事项 是否使公司机密内部资料暴露和泄密 伤害 公司的竞争能力 使公司蒙受不必要的损失 对会计系统进行审核 审核人员不仅要 精通会计知识还需要对所要审核会计信息系统比较了解和具备处理复杂电脑数据的能 力 为此进行的培训大幅增加了审核所需的时间和成本 9 5 强化企业会计电算化内部控制的对策 严格的内控制度是会计电算化信息真实可靠的保证 内部控制的目的是保证会计 资料的真实和完整 提高会计信息质量 防止违法和舞弊行为 保护单位各项财产 9 物资安全完整 防止财产流失 避免和降低各种风险从而提高企业经济效益 因此 强化电算化内部控制尤为重要 一 加强会计电算化系统输入控制 会计电算化系统输入控制的重点在于建立适当的授权和审批机制 并对输入数据 的准确性进行校验 首先可以通过设立专门的审核人员对系统每笔业务进行合法性和 准确性的审核 以保证会计信息质量的真实 从源头上防止错误和舞弊行为的发生 避免因错误或舞弊导致的连环性 重复性错误 其次 采用编码制度 会计科目统一 编码 不仅提高了录入的速度和准确性 而且规范了行业管理 设置逻辑控制 平衡 校验控制 错误更正控制来完善会计电算化系统查错 改错的功能 再次 建立会计 电算化工作日志制度 就是要将每日的工作操作步骤记录下来 要具体记录工作人员 姓名 上机起止时间 具体工作内容等 通过这一制度的建立 可以在错误发生时确 定错误出现的时段 进行哪项操作 操作员是谁 以备责任追查和错误的修正 二 加强制度宣传 培养职业道德素质 制度重要性的宣传力度 提高员工尤其是管理人员的认识 注重会计人员职业道 德素质的培养 通过法律做引导 督促企业健全内部控制制度 提高管理水平 当前 应加强 会计法 内部会计控制规范 等法律法规的宣传力度 提高全社会 各业 尤其是对内部会计控制制度重要性的认识 10 注重会计人员职业道德素质的培养尤为 重要 职业道德教育还要和岗位责任制考核结合起来 定期考评 将评估结果存入技 术档案 作为晋升专业职务条件之一 以使会计人员自觉用职业道德约束自己 三 权责分明 协调岗位分配 细化电算化工作岗位设置 明确各岗位的权利与责任 对各个岗位的业务人员进 行明确的权责划分 在授权过程中运用内部审计 按照权 责 利相结合原则建立岗 位责任制 11 电算化程序管理员授予最高管理权限 负责计算机操作系统 应用软件 系统 数据库的维护 设备硬件的管理 工作日志的记录 系统操作员只负责在数据 录入人员完成数据录入后 实施记账 基础汇总表和会计报表的生成 凭证账薄报表 的打印 数据的备份保存等具体操作 数据录入员只负责与经营业务有关数据的录入 与核对 纸质会计资料的整理和装订 系统操作员不能进行数据库的维护 数据录入 员不能进行记账等 通过设立严格的岗位分工达到相互稽核 相互监督和相互制约的 目的 从而保障会计信息的真实 可靠 减少发生错误的可能性 这样 新设工作岗 位与原基本会计岗位实现了良好的衔接 既提高了工作效率 又有效地限制和及时发 现错误 四 建立健全的会计档案管理制度 由于计算机具有的特点 必须制定完善的会计档案管理制度来实现系统内各类会 计资料的存储 要保管好存储会计数据的介质 所有会计资料必须有会计主管和系统 管理员的签字才能存档 以此建立健全的会计档案管理制度 内部审计是保障内部控 10 制的重要手段 12 这就要求企业内部必须建立一个不依附任何职能部门的 相对独立 的内部审计机构 受公司最高层直接领导 独立行使审计监督权 通过内部审计 更 清楚了解内部控制措施是否够保证为单位提供真实可行的财务信息 比如 会计电算 化系统在处理业务时所产生的各种账簿 报表 凭证均应由专人管理 并制定相应的 管理制度 磁性介质必须及时进行备份 并做好防止计算机病毒侵袭的工作 所有财 务档案均应做好防火 防潮 防尘 防盗等工作 并定期整理 磁性介质还要进行防 磁工作 13 五 优化软件 加强系统安全控制 其实 是从系统本身的功能结构上入手 优化系统共结构功能 避免由于系统的 运行漏洞导致不必要的错误和损失 其次 为了保证计算机系统运行安全 避免由于 外部环境因素导致系统运行错误的不安全隐患 企业应防止未经授权的人员擅自动用 系统的各项资源 以保证各项资源的正确性 可制定内部操作制度 禁止非电脑操作 人员操作公司电脑 设置操作权限 根据工作的需要应对每个会计人员的操作进行权 限控制 设置接触与操作的日志控制 随着网络技术的快速发展 公司应加强网络安 全性指标 包括数据保密 访问控制 身份识别等 并针对公司的特定状况 制定出 加强内部控制的办法 14 六