第一章 会计电算化基础知识.doc

第一节会计电算化概述一、会计电算化的含义与基本工作1.会计电算化的含义会计电算化是由专业人员编制会计软件，由会计人员及有关的操作人员操作会计数据，指挥计算机替代人工来完成会计工作的活动。（1）从单项业务的电算化到多项业务的电算化，再到所有业务的电算化转变（这一层次称为会计数据处理系统，为操作层服务）（2）从财务会计电算化到财务会计与管理会计有机结合后的电算化转变（这一层次为会计管理信息系统，为中层管理服务）（3）从会计管理信息系统向会计决策支持系统转变（这一层为会计决策支持系统，为高层服务）会计电算化的概念有广义和狭义之分。狭义的会计电算化指以计算机为主体的当代电子信息技术在会计工作中的应用；广义的会计电算化是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用。会计电算化人才的培训、会计电算化宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件的市场培育与发展等。2.手工会计与电算化会计的异同（1）相同点系统目标一致。遵循的会计法规、会计准则和财经制度一致。遵循基本的会计理论与会计方法。信息系统的基本功能一致。编制会计报表一致。保存会计档案一致。（2）差异运算工具不同。信息载体不同。簿记规则不同。账务处理程序不同。会计行使其职能的侧重点不同。会计人员岗位分工不同。3.会计电算化工作的基本内容会计电算化发展的过程是一个从实践应用，到会计实务变更，再到会计理论突破的过程，是会计科学发展的必由之路。会计电算化工作的内容比较广泛，可以从不同的角度进行归纳。从会计电算化的发展角度来看，会计电算化主要分为会计核算电算化和会计管理电算化。从会计电算化的工作角度看，基本内容有：会计电算化工作的组织和规划、会计电算化信息系统的建立、会计电算化管理制度的建立、会计人员的培训、会计电算化信息系统的管理、计算机审计等。二、会计电算化的意义会计电算化是会计发展史上的又一次重大变革，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技发展对会计工作提出的要求，是时代发展的要求，在经济管理各领域中处于电子计算机应用的领先地位，并日益带动其他经济管理领域逐步走向现代化。具体的讲，会计电算化的意义主要体现在以下六个方面：1.减轻会计人员的劳动强度，提高工作效率；2.全面、及时、准确地提供会计信息；3.提高会计人员素质，促进会计工作规范化；4.促进会计工作职能的转变；5.促进会计理论和技术的发展，推进会计管理制度的改革；6.推动企业管理现代化。三、会计电算化的发展1.发展过程从我国会计电算化工作的开展过程、范围、组织、规范、管理以及会计软件的开发等诸多方面进行分析，我国会计电算化大致分为三个阶段。（1）初始实验期（20世纪70年代末80年代中期）（2）有序快速发展期（80年代后期90年代中期）（3）会计核算软件转型期（1996年以后）2.我国会计电算化的发展趋势（1）会计电算化由单项会计核算向全面会计核算发展。（2）会计电算化已紧密的融入到整个企业的信息化过程。（3）信息系统结构全面网络化。（4）信息处理的智能化。模拟练习【例1判断题】广义的会计电算化是指计算机在会计中的应用。（）正确答案错【例2单选题】“会计电算化”一词始于（）。A.1981年B.1974年C.1989年D.1993年正确答案A第二节会计电算化的实现一、全面规划系统目标设计近期、中期和长期三类，并制定相应的近期规划、中期规划和长期规划。规划的主要内容包括：实现会计电算化的近期和中长期目标、基本实施步骤、时间安排、资金预算、软硬件配置和人员配置等。二、软件的配置1.软件系统的配置会计软件必须在系统软件的支持下才能运行。支持会计软件运行的系统软件主要包括操作系统、数据库管理系统、用来编程的计算机语言等。（1）操作系统的选择（2）数据库管理系统的选择（3）编程语言的选择2.会计软件的配置配备核算精确、功能完备、使用安全、操作简便的会计软件是企事业单位开展会计电算化工作不可缺少的必要条件之一。选购会计软件时主要从以下几个方面考察：（1）会计软件的合法性（2）会计软件的通用性（3）操作方便性（4）会计软件的安全可靠性考察会计软件的安全可靠性主要从以下几个方面进行：会计软件安全可靠性措施的完备性会计软件安全可靠性措施的有效性初始设置的安全可靠性措施的有效性（5）售后服务的可靠性会计软件公司的日常维护和用户培训会计软件的产品保修与版本更新（6）可扩展性三、硬件配置计算机硬件设备有多种构成模式，要合理选择硬件配置，首先必须合理选择硬件的构成模式。（1）硬件构成模式的选择。电算化系统常用的硬件构成模式主要有三种，即单机系统、多用户系统和计算机网络系统结构等。（2）具体硬件设备的选择在确定了硬件构成模式后，硬件配置的下一步是选择具体的硬件设备。计算机的选用。其他硬件的选配。四、人员培训培训电算化人才分为培养高级人才、中级人才和初级人才三个层次。1.初级人才的培养2.中级人才的培养3.高级人才的培养五、会计数据的整理与准备在将手工核算的基础数据输入计算机前，为保证数据的正确性及以后电算化系统的正常运行，需对手工会计数据进行整理。只有正确的数据录入到计算机中，才能输出正确的结果。它主要有以下几个方面的工作：（1）符合国家统一规定，结合本单位具体情况，并充分考虑单位的变化和发展，根据会计规范的要求建立一套完整的会计科目体系。（2）编制单位、部门、人员、资产、项目和往来单位、客户单位的代码。（3）重新确定本单位的凭证种类，不仅要考虑手工会计习惯，还要考虑计算机的处理方法。（4）整理本单位的报表，确定对外报表和对内报表的格式、运算公式、勾稽关系等。（5）整理所有手工单据、凭证、卡片、账簿、报表，并核对无误，保证账单相符、账证相符、账卡相符、账账相符、账实相符。保证单位内部、本单位与外单位之间账项核对无误。六、初始化设置初始设置工作通过调用电算化系统的初始化功能进行，主要包括以下内容：（1）进行操作员岗位分工。（2）输入会计核算软件所必需的期初数字及有关资料。（3）输入辅助核算项目。（4）选择会计核算方法。（5）输入在本期进行对账的未达账项（如银行未达账等）。（6）定义自动转账凭证。模拟练习【例3判断题】电算化人才培养分为三个层次，初级、中级和高级。（）正确答案对【例4多选题】会计软件的售后服务的内容包括（）。A.会计软件的日常维护B.用户培训C.会计软件的产品保修与版本更新D.计算机硬件的维修正确答案ABC第三节会计电算化的管理体系一、会计电算化的管理1.宏观管理会计电算化宏观管理的内容很多，主要包括发展规划和管理制度的规定、会计核算软件的评审、甩掉手工记账审批、人才培养和理论研究等。（1）制定会计电算化发展规划。（2）规定会计电算化管理制度。（3）搞好会计核算软件的评审。（4）搞好会计电算化单位甩掉手工记账的审批。（5）积极开展会计电算化人才的培养工作。（6）积极稳步推进会计电算化理论的研究。2.微观管理会计电算化的微观管理是指基层单位在建立了会计电算化信息系统后所进行的组织和管理工作，主要包括：（1）设立新的职能部门。（2）对原有部门的调整。（3）制定完备的用户组的管理策略。组的规划在定义组之前，应仔细考虑定义该组的目的。从这个角度上考虑，系统中的组可按以下几类进行组织：管理员组数据控制组功能组用户组限制组二、会计电算化的操作管理1.管理权限的划分（1）系统管理员（2）操作员（3）数据分析员（4）文档管理员2.操作管理制度会计电算化操作管理包括计算机系统使用管理和上机操作管理。计算机系统使用管理，其目的是通过对计算机系统的管理为会计电算化系统创造一个良好的运行环境。上机操作管理是通过建立与实施各项操作的管理制度，确保安全、有效、正常地操作运行。3.会计业务处理程序管理三、会计电算化系统的维护1.硬件的维护机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件。2.软件的维护会计软件的维护是会计电算化软件系统维护的主要工作，包括操作维护与程序维护两方面。四、会计电算化的档案管理1.电算化会计档案的内容电算化会计档案，包括存储在计算机中的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据。会计数据：记账凭证、会计账簿、会计报表、及开发文档等各种会计资料。保管期限：一般会计档案：（书面和打印）按会计档案管理办法规定执行会计软件：视同会计档案保管，保管期截至该软件停止使用或有重大更改后的5年。2.会计档案的生成与管理3.安全和保密措施模拟练习【例5多选题】我国会计电算化的宏观管理的基本任务是（）。A.制定会计电算化发展规划并组织实施B.加强会计软件电算化管理制度的建设C.组织和管理电算化人才培训工作D.建立电算化岗位责任制正确答案ABC第四节会计电算化的内部控制一、会计电算化系统内部控制的变化内部控制是一个企业或单位为了保证其资产的安全性、会计资料的准确性和可靠性，提高经营效率以及贯彻执行其规定的管理方针而在组织内采用的一系列制度、方法和手续。其在企业管理、会计和审计活动中占据着重要的地位。会计电算化内部控制的一些变化主要有：（1）差错的反复发生。（2）数据安全性差。（3）对不合理的业务缺乏识别能力。（4）输入差错的严重性。（5）程序被非法调用篡改。（6）系统现状与用户要求不相适应。二、会计电算化系统内部控制的特点在会计电算化系统中，内部控制的目标仍然是保证资产的安全性、数据资料的准确性和可靠性，提高经营效率以及保证管理方针的实现，但其控制的重点、方式、内容和范围有所不同。（1）控制的重点转向系统职能部门。（2）控制的范围扩大。（3）控制方式和操作手段由人工控制转为人工控制和程序控制相结合，在手工系统中，所有的控制手段一般都是手工控制。三、会计电算化系统内部控制的功能内部控制发挥着三个方面的功能，即预防、监测和校正功能。（1）预防性控制功能。（2）监测性控制功能。（3）校正性控制功能。四、会计电算化系统内部控制的类型1.会计电算化系统的一般控制一般控制，是指任何会计信息系统普遍适用、为系统的安全可靠而对系统构成要素及环境实施的控制，着重于安全控制。一般控制是应用控制的基础。（1）组织控制（2）操作控制（3）安全控制（4）系统开发和发展控制系统开发和发展控制的主要内容通常包括以下几方面：授权和领导认可符合标准和规范人员培训系统转换程序修改控制（5）内部审计2.会计电算化系统的应用控制（1）业务发生控制（2）数据输入控制（3）数据通信控制（4）数据处理控制（5）数据输出控制（6）数据存储和检索控制模拟练习【例题多选题】会计电算化系统内部控制的功能包括（）。A.预防B.监测C.校正D.协调正确答案ABC第五节会计软件介绍一、会计核算软件的概念会计核算软件是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件，包括采用各种计算机语言编制的适用于会计核算工作的计算机程序。凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，如账务处理、固定资产核算、工资核算软件等，均可视为会计核算软件。ERP软件中用于处理会计核算数据部分的模块，也属于会计核算软件范畴。二、会计软件系统的种类会计软件的种类按照会计软件发展的历史逻辑顺序大致可以分为以下几种：1.定点开发会计软件，也称为专用会计软件，是指仅适用于个别单位会计业务的会计软件。2.通用会计软件，在一定范围内适用的会计软件。3.商品化会计软件，经过财政部门评审通过的用于在市场销售的通用会计软件，如常用的金蝶、用友软件。三、会计核算软件的功能模块会计核算软件的功能模块是指经会计核算软件中具备相对独立的完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分。主要功能包括如下功能模块：（1）总账系统是每个会计软件的核心，对会计软件是必不可少的。（2）出纳管理是会计中十分重要的一个岗位，它担负着现金和银行存款的收、付。（3）应收、应付账用来管理企业的往来账款，在市场经济条件下，企业的往来账管理工作量越来越大，也越来越重要。（4）报表处理主要用于进行报表的定义、编制、输出。（5）工资核算用来进行工资的发放和核算，一般包括：工资的编辑、计算、工资的发放、工资的分摊、工资数据的输出等。（6）固定资产核算用来管理、核算企业的固定资产。（7）销售核算用来进行销售的管理。（8）存货管理主要用来管理企业的存货。（9）成本核算主要用来核算企业的生产成本。四、ERP（Enterprise Resources Planning）的发展历程1.20世纪60年代的MRP阶段2.20世纪70年代的闭环MRP阶段3.20世纪80年代的MRPII4.20世纪90年代的ERP5.21世纪的ERP系统协同五、主流ERP系统简介1.SAP的ERP产品SAP的两个主要产品为R/2和R/3。2.Oracle的ERP产品3.用友的ERP产品4.金蝶的ERP产品模拟练习【例题判断题】