秘书的社会活动与人际关系 PPT课件

1 第五章秘书的社会活动与人际关系 2 第三节秘书人际关系的内容 方式与准则 一 人际关系的内容与方式1 人际关系的涵义与内容这里所讨论的人际关系是指人与人之间在学习 工作 生产 交际等社会活动中所发生的交往关系 这是一种社会性 职业性的关系 被称作 业缘关系 而不是指亲属邻里间的感情与道德关系 也就是所谓 血缘关系 及 地缘关系 人际关系的内容主要是通过人们在社会生活中的行为交往 语言交流等方式 达到彼此了解 融洽 在各种社会活动中互相合作 帮助 促进 这就需要考虑到人际关系的各种因素 克服人际关系中的障碍 采用适当的人际交往的方式 方法 3 2 影响人际关系的因素 因素很多 主要有 1 距离的远近 但也有 距离产生美感 之说 2 交往的频率 3 态度的相似性 4 需要的互补性 5 情景因素 6 中介因素 4 3 人际关系的障碍 1 心理障碍 2 语言障碍 3 地位障碍 4 物理障碍 5 4 人际关系的方式 1 语言 口头语言和书面语言 2 体态或身势 体态语言 或 身势语言 3 物质 物质交往也是一种方式 即所谓 礼尚往来 入乡随俗 6 5 人际关系中的自主性 表现为主动性和独立自主 自主性是指在人际交往中要主动去接近人 了解人 主动去争取合作与支持 又指在人际关系中要独立自主 7 6 人际关系中的适应性 为了达到一定的行为目的 要善于在行为方式上适应社会习俗的要求 适应各种不同的交往对象的要求 适应特定环境与场合的要求 包括遵守礼貌 行为规范和各种礼节礼仪 适应性和自主性的辩证关系 两者是主观与客观的统一 目的与行为的统一 内容与形式的统一 8 二 秘书处理人际关系的准则 1 尊重2 礼貌和礼仪3 乐于助人4 赞美他人5 宽容与体谅6 公允 9 第四节秘书主要人际关系的处理要求 一 秘书与主管上司的关系1 秘书与上司关系的特征 1 工作上的主从性 2 知识 能力 体力 思维上的补充性 3 人际关系的首属性 社会学家把人际关系中地位重要 影响大 交往频率高 时间长的关系称之为 首属关系 反之 则把地位次要 影响小 交往频率低 时间短的关系称之为 次属关系 4 人格上的平等性 10 2 秘书与上司关系的处理原则 1 主动配合适应 2 服从 但不盲从 3 委婉提醒 适时规劝 4 维护上司间的团结 11 1 配合适应不同类型上司 专制型领导 自恃聪明能干 不愿接受下属意见及合理有效的方案 刚愎自用 认为决策是领导层的事 下级只要执行就行 管理风格直来直去 比较容易揣摩 要求下属绝对服从和忠诚 你只要懂得尊重他的权威按他的意见办事即可 12 民主型领导 凡事愿意听听下属的意见 你不妨适当提一些与公司 单位的意见 建议 表现出自己的能力 但要注意不要因为他作风民主就随便跟他开玩笑甚至践踏他的权威 13 放任型领导 对下属基本上不管不问 爱干什么就干什么 这种领导责任心不强 马大哈 或者暗中观察每个人的动向 最好是做好自己工作为好 否则出了问题还得自己兜着 14 威慑型 冷面杀手 无情打击 不好惹 要夹着尾巴过日子 千万不要领导看你不顺眼 否则不会有好日子过 15 交易型领导 信奉你为我干活 我为你办事 赏罚分明 按规章办事 不讲人情 一切以实力为原则 人际关系简单明了 16 2 服从 但不盲从 尊重和服从是处理领导关系的基础与上级说话要尊重 谨慎 但不要采用过分胆小 拘谨 谦恭 服从甚至唯唯诺诺诚惶诚恐的态度 同时注意不能一味附和 抬轿子 吹喇叭 那样只能事与愿违 有损于自己的人格到很可能引起领导及其他人的反感轻视 在保持人格独立的前提下 活泼大胆自信与不卑不亢是应有的心理态度 上级也是人 可能许多方面不如你 无能 不负责任又大权独揽 或者比普通人强不了多少 完美的领导世上少有 人都有一种不愿服从别人的心理 对比自己强的人能够接受 但作为下级应该认识到 组织的秩序是靠服从得以建立 随意反抗必然会使各种秩序遭到破坏 服从要从自己的自觉态度中来 不能依赖外界 17 3 委婉提醒 适时规劝 首先 当领导犯错误时 要想到犯错是人之常情 领导也是人 存一颗平常心 其次要注意策略与方法 要了无痕迹 能不批评的尽量不批评 尽量以表扬代批评 以提醒代批评 以关心照顾代批评 批评尽可能单独进行 四适 适时 适地 适人 适言 18 4 维护上司间的团结 尽力消除分歧 巧妙回避不要参与个人意见和态度淡化低调处理矛盾 19 当领导之间产生了隔阂 缺乏交流沟通时 秘书人员尽量利用自己的特殊身份在领导之间传递一些有益信息 化解不利沟通的信息 只传肯定的话 不传否定的话 以避免矛盾尖锐化 尽力消除分歧 统一认识 齐心协力 也有利于创造适合自己的工作环境 20 对领导说不的艺术 譬如领导信任你重视你不知不觉中把大量的工作交给你 使你不胜负荷 怎么办 你可以将领导交给你的工作 向领导请教一下 请领导给你一个轻重缓急的计划表 如果这些工作必须同时完成 等于已经向领导表明了你的困难 他会懂得你的处境和谨慎态度 自然会把细枝末节的事情交给别人处理 另外的情况是领导的器重让别的同事无事可干或者已经对你有些意见 而且总是让你干如此重要的工作 你也压力重重 得不到很好的充电 这种情况最好对领导说不 而非在别人面前诉苦 良好的同事关系是今后展开工作的基础 21 关键是你要注意策略 既要让领导觉得你不是偷懒 又要同时领情 你可以告诉领导 这个活动真得很重要 对单位意义重大 你担心做砸了 辜负领导期望 同事某某学的正是这方面专业 以前也有过处理这方面的经验 是不是可以让他试试 我全力配合 随叫随到 然后你可以告诉你的同事 你觉得他在这方面很有能力 特地向领导推荐他来完成这件事情 当你因为个人原因是再不能应付额外工作时 最好是在任务确定以前向领导说明情况让领导及时安排别人 不至于影响工作 领导要求你作违法或昧着良心的事 你更要拒绝了 22 二 秘书与一般同事的关系 1 秘书与一般同事关系的特征完全是工作上的合作关系 是完全平等的 相对稳固的业缘关系 但同时由于秘书的特殊地位 成为了上司与职工之间沟通的桥梁和中间环节 秘书往往被职工视为上司的替身 上司往往又会把秘书视为职工的代言人 如果上下关系融洽 秘书自然是左右逢源 如果上下关系紧张 秘书往往会成为矛盾的焦点 23 2 秘书处理与一般同事关系的原则和要求 1 尊重同事 2 勤于沟通 3 及时化解冲突 24 尊重同事 如果只有领导表扬你 而同事却经常在背后诋毁你 这表明你可能是个能干的个人英雄主义者 你应认识到缺乏同事的配合 个人英雄主义做不长久 年轻人很容易想到什么就说什么 想做什么就做什么 有人认为这样很自然真实 没有丝毫的虚伪 但却可能事与愿违 被人认为莽撞 无礼 不成熟 结果好心办坏事 好事多磨 因为年轻人的眼里心里只有自己的世界 很少考虑到别人的想法 这可能也是第一次当秘书的你的特点 缺乏人际交往的经验 急于求成 想用简单方式解决问题 如果没有一个正确的方式 只是一个好的出发点 很难达到预期的效果 甚至会走向反面 25 勤于沟通 如饭厅食堂 生日聚会 集体旅游等 你可以接触到不同部门平时不大容易接触到的人员 当人们在办公室忙碌 思想禁锢在本职工作范围 在办公室之外 人们在相对放松的状态下讲述自己的苦乐 你会听到真实的抱怨 真诚的赞誉 客观的评价 你可以更加了解某个人和某个集体 也会发现谁会成为自己的朋友 谁将止于同事关系 作为秘书 与同事交往不仅能提高你的声誉 扩大影响力 改变别人对你的误会 也可以收集掌握信息 了解群众的心声 某项政策的反馈 同时要提防 包打听 飞短流长者 推心置腹向你泄密者 两面三刀巴结奉承领导者 公私不分功劳独占者 26 及时化解办公室的冲突 了解同事的潜在语言 技巧性的回答不能回答的问题 及时化解办公室的冲突 有些同事讲话尖酸刻薄 把他当作无知或把他拉到一边 你这人这么好 不应该说这种话 或者直接了当地告诉他 你这样说冒犯到我了 但表现自己时不要愤怒 否则只能表现自己的软弱 你的毫不动气 可以在相形之下显示出对方的态度很不成熟 而且你的镇定会避免冲突 使对方镇定下来 27 三 秘书的其他业缘关系 1 秘书与其他业缘关系的范围与特征除了与上司和同事外 秘书还有其他的业缘关系 如政府机关部门涉及的公共关系 工商企业与顾客 客户的关系 组织与新闻媒介的关系 组织与社区公众的关系 企业与政府部门的关系 企业与股东的关系等等 这些业缘关系可以概称为公众关系或公共关系 特征 具有广泛性 复杂性 灵活性 变动性 28 2 秘书处理这些业缘关系的原则与要求 1 广结善缘 2 区分主次 3 一视同仁 以礼相待 4 发挥微笑的魅力 5 记住别人的姓名 29 案例一 假如你是副总经理的秘书 工资低于总经理的秘书 但能力较强 因此总经理经常交办一些事务给你 你应该怎样处理与其秘书的关系 与副总经理的关系 如何调整自己的工作 30 案例二 假如星期五的会议公司几个副总裁参加 你通知他们并分发一本会议讨论的问题文本 并说明开会时带来 结果几个忘带了 他们生气的指责你为什么不通知他们 这是你的总经理在身后看在眼里却不发言 你该怎么办 31 案例三 你的老板告诉你无论如何也不要去打扰他 而这时企业的一位重要顾客来电话要求立刻同你的老板通话 你知道这位顾客很可能会给你们一份很重要的订单 你该怎么处理 32 案例四 某公司经理和秘书去局里参加房改工作会议 开会时经理说说笑笑 不认真听 对文件不仔细研读 没有完全理解基本精神就回去传达 员工提出问题 他无法解释清楚 有些地方他自己也不理解 有人问在场的刘秘书 场面尴尬 假如是你应该怎么办 33 案例五 张秘书工作非常勤恳 也很有效率 虽然老板脾气不好 他也应付的来 深得老板喜欢 但是老板很令啬 只肯口头上表扬她 从来不肯给她来点实惠的 如加点工资 张秘书向老板提过好几次加薪的事 老板总是推说下个月 他想跳槽 但又不甘心 因为好不容易在一个单位干得比较熟练了 请为张秘书出个主意 34 案例六 某经理因为公司合作伙伴的无礼行为大光其火 要你立即为他写一封绝交信 宣布与该公司断绝一切来往 你知道如此缺乏冷静思考的行为将会为公司带来什么 也许不堪设想 作为秘书 你会 简要说明理由 当场批评领导与对方绝交的做法 太意气用事 显然是火上浇油 附和几句 真是太过分了 听话照办 立刻写信发出 倒一杯茶 安慰几句 经理 您这样做不妥吧 要三思而后行啊 写好信但不立即发出 下班前把信放到经理桌上 信写好了 您看是现在就发吗 35 挑战1 假如你的领导出差去了另一个城市 本应12 30回来 因为13 00要开一个会议 将近13 00还不见他的身影 电话也联系不上 尽管他是一个非常准时的人 但这次他肯定不能准时赶到 你不得不将他的缺席以及预计到达的时间告诉员工 当你回到办公室时发现老板刚走出汽车 你该如何 36 挑战2 你正忙着写一封要紧的信 一个重要的生意伙伴打电话给你的老板 老板要你为他去拿一份重要的文件 此时一些