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企业档案工作与企业文化建设漫谈 一 档案与企业档案 一 档案概念的历史由来 二 档案与企业档案 三 企业档案的概念发展 企业档案 首次提出于1987年 国家档案局 国家经委 国家计委联合颁布 国营企业档案管理暂行规定 第二条指出 企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和 其构成是以科学技术档案为主体 包括计划统计 经营销售 物资供应 财务管理 劳动工资 教育卫生和党 政 工 团等方面的档案 2002年 国家档案局 国家经贸委 国家计委联合颁布 企业档案管理规定 企业档案 又有新的表述 企业在生产经营和管理活动中形成的对国家 社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料 四 企业档案的概念新变化 1 增加了 研发 针对科研 设计类企业或企业中的研究开发活动 2 去掉了 有保存价值 前 对国家 社会和企业 的限定词 主要是因为企业范围广泛 形式多样 投资主体多元 3 将 文件材料 简化为 文件 从理解上 各种形式也包括载体形式 因此 没有再提及载体 二 企业档案工作 一 企业档案工作的基本纲领 企业依照 档案法 及国家有关档案工作的一系列法规 规章应履行的职责和活动 包括企业领导应负责档案工作的组织建设 制度建设 以及企业各项活动中的对文件形成 积累 整理和归档责任 以及满足归档文件的完整 准确 系统要求的全员责任 二 企业档案工作性质和作用 企业档案与档案工作的性质和作用企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分 企业档案工作是企业研发 生产 经营和管理活动的基础性管理工作 这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用 体现了国家对档案与档案工作价值与作用认识的提升 历史知识 新中国企业档案的认知历史 20世纪50年代除文书档案外 企业形成的其它各类文件材料都被认为是资料 1956年 国家档案局提出 技术档案 概念 得到党和国家高度重视 从1956年4月16日国务院做出 关于加强档案工作的决定 到1963年11月21日国务院批转 国家档案局关于切实改善图纸质量和图纸复制技术的报告 的8年时间 由中共中央 国务院发出 批准 批转 转发 批示的有关档案工作的21件文件中 专门关于企业技术档案工作的就有10件 这足以说明企业档案工作是在党中央 国务院的直接领导和指导下建立和发展的 四 企业档案工作的管理体制 企业档案工作应以企业资产关系为纽带 实行统一领导 统一管理 统一制度 统一标准 档案法 第5条规定 档案工作实行统一领导 分级管理的原则 第7条规定 机关 团体 企业事业单位和其它组织的档案机构或者档案工作人员 负责保管本单位的档案 并对所属机构的档案工作实行监督和指导 这是法律对所有社会的总要求和国家档案管理体制 五 企业档案工作任务与目标 企业档案工作应以满足企业各项活动在证据 责任和信息等方面的需求为导向 运用现代技术与管理方法 通过资源整合和开发 为企业研发 生产 经营 管理和持续发展提供有效服务 为企业研发 生产 经营 管理和持续发展提供有效服务是企业档案工作的任务 满足企业各项活动在证据 责任和信息等方面的需求则是企业档案工作的目标 这一目标也是衡量企业档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向 实例 当企业出现各种纠纷 经济的 合同的 产品质量的 环境的 安全的 卫生的 如果档案工作能提供及时 有效 合法的证据 为企业赢得效益 避免损失 当企业面临各种法律事务 如果档案工作能提供合法文件 为企业免责 当企业在研发 生产 经营和管理中需要过去形成的文件 数据信息作为参考 或者回顾初创时期历程 解决职工的待遇时 能够及时提供相关档案信息 满足企业证据 法律责任和信息的需求 才能表明企业档案工作目标的实现 六 依法管理档案的责任要求 企业应维护档案的完整 准确 系统与安全 市场经济是法制经济 企业与企业之间的竞争与合作 企业与顾客之间提供的产品与服务关系 特别是纠纷关系 必须以事实为依据 以法律为准绳来解决 这都要符合法律 法规基本要求 即依法经营 而事实依据与法律证据的重要组成部分 就是企业在生产 经营和管理活动中产生的各种档案记录 三 企业档案部门职责 一 部门文件收集整理 企业各部门是企业文件的形成部门 是企业档案信息资源的源头 企业各部门文件归档是否齐全 完整 整理是否科学 直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平 企业各职能或承办部门及项目负责人 应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责 企业文件是企业生产管理 科学研究 建设项目等活动形成的各种形式和各种载体的原始记录 只有加强企业文件形成过程的管理 才能维护和确保企业档案的完整 准确 系统和安全 因此 企业文件形成部门应对文件的真实性 可靠性 完整性 系统性 可用性负责 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件 并对归档文件的齐全 准确和形成质量负责 专兼职档案人员 应负责收集 整理应归档的文件 对归档文件的整理质量负责 专兼职档案人员在收集 接收归档文件时 对不符合文件质量要求的 应督促文件形成者提交符合质量要求的文件 二 档案部门管理职责 1 统筹规划企业档案工作 制定企业文件归档和档案鉴定 整理 保管 统计 利用 移交等有关规章制度 从理论上说 档案工作就是运用科学的原则和方法管理档案 从狭义上说 档案工作就是档案业务工作 档案业务工作主要包括6个方面 即档案收集工作 档案整理工作 档案鉴定工作 档案保管工作 档案统计工作 档案利用工作 2 负责企业档案的收集 整理 保管 鉴定 统计和提供利用工作 3 指导企业各部门 项目及专项工作文件的形成 积累 整理及归档工作 4 监督 指导 检查企业所属单位 包括派出机构和投资的全资 控股企业 的档案工作 5 依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案 四 档案工作人员 企业档案工作人员要求 1 档案人员应遵纪守法 忠于职守 具有专业知识 2 档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历 3 档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平 4 档案人员应定期接受档案业务培训 5 企业保持档案人员相对稳定 有利于档案工作的稳定 持续发展 五 企业档案工作制度 一 企业档案工作制度建设 企业档案工作规范 首次提出企业档案工作制度体系建设 主要包括3种 企业档案工作规章 明文公开的制度 企业档案管理制度 企业公知的规定 企业档案业务规范 业务工作的标准 企业档案工作规章 企业档案管理制度和企业档案业务规范3种制度内容方面可能有些交叉 但侧重点和要求各不相同 企业档案工作规章 是指企业明文公开的制度 是企业根据国家有关档案工作法律法规要求 结合企业实际制定的有关企业档案工作基本的规定性要求 企业档案工作规章以企业名义制定 重在明确档案工作在企业的地位和作用 企业档案管理制度 是要求企业相应的工作或环节应遵守的有关档案管理的规定 企业档案管理制度以企业主管档案工作的职能部门名义制定 重在约定共同遵守的企业档案管理规定 企业档案业务规范 是指企业档案工作具体业务的规范性要求 它是依据企业档案工作各项规章制度要求而制定的操作指南 企业档案业务规范以企业档案部门名义制定 重在企业档案管理的具体操作要求 二 企业档案管理制度建设 企业档案管理制度主要有8种 文件归档制度 档案保管制度档案鉴定销毁制度 档案统计制度档案利用制度 档案保密制度电子档案管理制度档案管理系统操作制度 三 企业档案业务规范的制定 主要有4种 文件 档案整理规范 档案分类方案 文件归档范围和保管期限表 特殊载体档案管理规范 例如 文件 档案整理规范 应明确文件立卷与档案整理原则 整理方法 档号编制要求和档案装具要求等 文件 档案的整理原则是遵循文件 档案形成规律 保持文件 档案有机联系 便于保管和利用的规范 小知识 档案业务工作 档案业务工作主要有9个方面内容企业文件的形成积累 归档 收集 整理以及档案保管 鉴定 统计 利用等 企业档案业务工作是企业档案工作基础性 专业性和实质性工作 是检验企业档案工作质量与水平的核心内容 六 归档 一 企业文件归档程序 企业文件的形成 积累要求文件的形成与积累是档案管理的前奏 由于企业各管理部门和业务部门每天形成大量各种文件 涉及到不同岗位和不同人员 为保证定期归档工作顺利进行 各部门对本部门形成的文件 要注意做好平时的积累工作 文件形成时应使用耐久 可靠的记录载体和记录方式 例如 纸质文件不应使用易褪色的书写材料 红色墨水 纯兰墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 不使用热敏纸 而应使用字迹 线条和影像清晰及牢固程度均符合永久或长期保存要求的材质印制 办公自动化系统生成的电子文件可先逻辑归档 然后再按照 电子文件归档与管理规范 要求 定期及时地进行物理归档 其它系统中形成的电子文件应使用不可擦除型光盘作为载体进行存储 二 文件整理 文件立卷整理应遵循文件形成规律 区分保管期限 保持文件之间有机联系 文书 科技 会计 人事等门类文件的整理 应分别符合 文书档案案卷格式 归档文件整理规则 科学技术档案案卷构成的一般要求 会计档案管理办法 企业职工档案管理工作规定 等标准及文件的要求 音像 电子等载体形态文件整理 应分别符合 照片档案管理规范 磁性载体档案管理与保护规范 电子文件归档与管理规范 公务电子邮件归档与管理规则 等标准要求 三 文件归档范围 企业应根据国家 含地方 行业的有关规定 结合自己的具体实际情况 确定本企业文件归档范围 归档范围应以本单位工作活动为主 突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作 外单位的文件 不论是上级 下级 还是非隶属关系单位 应以是否与本单位工作有直接关系 本单位是否需要办理 本单位日后是否查考利用为确定文件归档范围的出发点 技术示范 文件归档 企业在筹备 建设 生产 经营 管理等活动及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳入归档范围 国有企业文件归档范围应符合 企业档案管理规定 档发 2004 4号 文件要求 归档文件的主要来源有 本企业形成的文件 本企业引进项目 外购设备等接收的文件 所属单位及参股企业应向本企业提交的文件 本企业参与的合作项目 合作单位按要求应向本企业提交的文件 本企业执行 办理的外来文件 四 文件归档时间 企业文件归档时间主要有2种 定期归档和随时归档 一般情况 管理类 科技类 会计类文件都采用定期归档 临时归档 即时归档等方式都属于随时归档 这是收集企业文件的补充形式 也是确保企业文件完整 准确 系统的有效方式 产品更新 项目改扩建 设备开箱等文件的收集归档适用于此种方式 技术示范 经营管理 生产技术管理 行政管理 党群工作形成的文件一般应在办理完毕后第二年一季度归档 科研开发 项目建设形成的文件应在其项目鉴定 竣工验收前归档 竣工验收后3个月内向相关单位档案机构移交 周期长的可分阶段 单项归档 产品生产及服务业务应定期或按阶段归档 产权产籍 质量认证 资质信用 合同协议 知识产权等文件应随时归档 外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档 会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档 保管一年后向档案部门移交 磁带 照片及底片 胶片 实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档 或与相对应内容的纸质载体归档时间一致 更新 补充的文件 企业内部机构变动和干部职工调动 离岗时应清退的文件 企业资产与产权变动过程中形成的文件 其它活动中形成的文件等 应随时归档 五 电子文件归档 电子文件逻辑归档宜定时进行 物理归档应与相应门类或内容的其它载体归档时间一致 逻辑归档 是指在计算机网络上进行 不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程 电子文件的逻辑归档可实时或定时进行 权限移交到档案部门后 档案部门要做如下几件工作 1 对照文件归档范围对电子文件进行界定 2 按照有关规定对查询归档电子文件进行授权 3 对接收的电子文件及时进行著录标识 4 对接收的电子档案进行备份安全保护 物理归档 是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上 向档案部门移交的过程 物理归档应按照有关纸质文件的规定期完成 物理归档的主要有8点要求1 凡在网络中予以逻辑归档的电子文件 均应定期完成物理归档 2 把带有归档标识的电子文件集中拷贝至耐久性好的载体上 一式3套 一套封存保管 一套供查阅使用 一套异地保存 对于加密电子文件 则应在解密后再制作拷贝 3 目前推荐采用的载体 按优先顺序依次为 只读光盘 一次写光盘 磁带 可擦写光盘 硬磁盘等 不许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体 4 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签5 特殊格式的电子文件 应在存储载体中同时存有相应的查看软件 6 将相应的电子文件机读目录 相关软件 其它说明等一同归档 并附 归档电子文件登记表 7 对需要长期保存的电子文件 应在每一个电子文件的载体中同时存有相应的机读目录 8 归档完毕 电子文件形成部门应将存有归档前电子文件的载体保存至少一年 六 文件归档技术要求 1 企业应实行部门 项目及专项工作的文件收集 整理 归档责任制 各部门 项目及专项工作专兼职档案人员应按照规定将文件整理后归档 责任制主要内容 1 注意文件的形成 2 注意文件的收集和积累 3 按单位确定的文件整理办法进行预整理 4 注意将预整理后的文件及时移交归档 2 归档的文件应完整 准确 系统 其制成材料应有利于长久保存 图文字迹应符合形成文件设备 打印机 复印机 扫描仪等 标称的质量要求 3 归档的文件应为原件 因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档 4 非纸质文件应与其文字说明一并归档 外文 或少数民族文字 材料若有汉译文的 应一并归档 无译文的要译出标题和目录后归档 5 归档的文件一般一式一份 重要的 利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数 6 两个以上单位合作完成的项目 应以合同 协议等形式约定文件归档要求 主办单位一般应保存全套文件 协办单位保存与所承担任务相关的正本文件 7 档案存放应依据档案载体选择档案柜架 底图不宜折叠 磁性载体应选择防磁设施 重要档案应异地备份 8 档案入库前一般应去污 消毒 受损的档案应及时修复或补救 对于易损的制成材料和字迹 应采取复制手段加以保护 9 文件形成部门应就归档文件填写 档案交接登记表 重要项目文件归档时应由项目管理部门编写归档说明 并经项目负责人审核签字 七 企业档案的利用 八 档案库房 库房管理 基本要求 库房管理应贯彻 以防为主 防治结合 的原则 具备基本的保护措施 细则 1 库房应保持干净 整洁 并具备放火 防盗 防光 防有害气体 防尘 防有害生物等防护功能 2 库房温 湿度应符合 档案馆建筑设计规范 电子文件归档与管理规范 和 磁性载体档案管理与保护规范 对各类档案载体的保管要求 并有温湿度登记 一般档案库房温度控制在14 24 相对湿度控制在45 60 3 库房设备运转情况应定期检查 并及时排除隐患 4 库藏档案应定期清理核对 做到帐物相符 库藏档案数量发生变化时应记录说明 九 企业档案工作与企业文化建设 一 企业文化与企业档案的关系 虽然企业档案管理与企业文化建设分属不同的管理范畴 但是二者相辅相成 有着不可割裂的内在联系 企业档案和企业文化建设都是企业基础管理的重要组成部分 对企业的成长发展起着重要的保障作用 企业档案的文化特性 企业档案作为记录企业成长和发展历程的载体 真实地记录了企业文化建设所需的全部资料 企业档案的本质属性是它的原始记录性 但内容的实质则是它的文化性质 从企业档案的内容来看 它是企业文化建设的宝贵素材 是企业文化建设必不可少的基础资料 从档案管理来看 企业档案的整理编目过程也是一项文化活动 是企业文化在档案资料管理中的落实过程 渗透了档案管理的文化意识和 企业文化中的档案元素 企业文化中的档案元素 企业文化管理形成的新成果 不仅构成了档案管理的内容之一 而且企业文化建设过程也需要对企业成长和发展历程的真实记载 需要有关企业经营哲学和企业精神文化宣传的记载 特别是拥有几十年发展历史的企业 发展过程中积累的企业档案以及不同时期的管理哲学 文化理念 文化活动 都是珍贵的历史资料 二 企业档案在企业文化建设中的作用 企业档案是企业文化建设的直接依据 企业文化不可能脱离本企业的历史特点和发展特征 企业文化建设只有立足于企业的历史和现状 才能包含企业自身的特色 企业在生产经营活动中形成的档案资料反映着不同企业发展历程以及在不同历史时期的管理思想 经营哲学 文化成果 通过梳理企业丰富的档案资料 可以深刻地理解烟草企业发展特点 发展规律 理解流淌在企业中的文化基因 可以说 企业档案记载的企业发展史 可以为企业文化建设提供各种历史线索和传承渊源 有利于从历史纵观的高度摸清企业文化的发展脉络 企业档案是企业文化建设的历史借鉴 在不同历史时期 企业形成了不同的企业文化建设成果 企业丰富的档案内容处处展示着其独有魅力的文化特色 研究企业档案 可以更好地把握企业的历史传统 行业特色 服务对象和内外部环境 更好地总结企业文化建设的得失成败 通过企业文化建设的档案 不仅可以看到企业文化的连续性和继承性 还可以更好地为当今企业文化建设提供经验和借鉴 企业档案是企业文化建设成果的历史遗存 企业从创立之初 就在不断积累企业档案 企业的文化思想被忠实地记录在企业的档案中 成为企业发展的历史积存 档案中记载的企业科学技术创新和发展 是一代又一代员工的劳动结晶 档案中包含的企业经营管理的经验和教训 是企业管理经营者不可多得的宝贵精神财富 档案叙述的企业发展的艰辛历程及几代劳动者的创业事迹 是当今企业发展的精神动力 由此可见 企业档案本身就是一部企业文化建设史 三 企业档案服务企业文化建设的路径 随着行业的不断发展 企业的档案意识 文化意识不断增强 越来越重视档案中心建设 培养专业档案人员 强化信息技术的应用 目前 全国企业档案管理正向标准化 规范化 数字化迈进 要想发挥企业档案管理工作优势 为企业文化建设服务 可以从以下几个方面努力 1 把企业档案室作为企业的文化阵地来建设 使之成为传播企业文化的窗口 借助行业大力提升文化软实力的良好时机 进一步提升企业档案室的地位 通过建设高规范 高配置的企业档案室 把档案中心变成传播企业文化的窗口 企业档案室保存了各种档案 不仅包括文书 科研 会计 基建 设备资料等纸质档案 也保存了声像 照片 实物等特殊载体档案 要将档案室进行升级改造 建设企业历史发展陈列馆 丰富布展内容 充分利用高科技手段 形成立体化的展示形态 使档案室 展览室成为企业的信息基地 历史和文化资料中心 成为塑造企业形象 传播企业文化的重要窗口 2 深入挖掘档案资源 结合企业文化建设选题 积极开发深层次的档案编研 企业档案经过编目归类后保存 呈现为静止状态 要让这些 死 档案变成 活 信息 为企业文化建设发挥作用 就要积极对现存的档案信息进行深入挖掘 充分整合 结合企业文化建设的侧重点 精心选题 通过挖掘企