3 营销执行制度与流程--油脂.doc

贵州康星油脂(集团)有限公司作业指导文件标题贸易部油脂销售管理制度及流程文件编号KX-SOP-M-02批准版 本/次A/0审核陈三才页码发布日期2013.4.28 编制 1. 报价制度1.1 目的为明确公司当日销售价格，为合同和零售价格作指导1.2 责任1.2.1 贸易部执行负责对报价信息的拟定；1.2.2 贸易部经理负责对报价信息的批准；1.2.3 贸易部执行负责对报价信息的传递，传递对象：相关业务员和经理。1.3 制度1.3.1 报价由油部门经理在公司领导指导下，根据市场和库存情况拟定，报贸易经理（或其授权人）批准后执行；1.3.2 报价当日有效，如有更改以当天新的报价信息为准；1.3.3 油销售执行及业务人员以贸易部经理批准的报价信息向客户报价，所报价格不得低于公司当时有效报价。1.4 程序： 执行申请拟定报价信息书面申请批准 相关业务人员2. 合同的签订、变更2.1 目的确保公司的每笔销售业务符合公司的经营目标，并及时达到有关部门以便执行。2.2 责任2.2.1 公司总经理负责对合同的条款进行最终批准；2.2.2 贸易部经理对合同条款审核；2.2.3 贸易部业务人员负责提出并与客户沟通，督促客户按期执行合同；2.2.4 贸易部的相关服务执行负责合同的签批过程，汇总并传递至财务部、综合部；2.3 制度2.3.1 合同定金必须在合同签定后一日内交我公司帐户（节假日顺延）；2.3.2 合同打出后，由贸易部经理或授权人签批后盖章传真至对方，对方签字盖章后回传，如有修改，需经双方同意，并在修改处盖章。2.3.3合同签定回传时间内回传有效；2.3.4 合同变更需由总经理签批后盖章，其它同合同签订程序，条件为A、公司库存；B、质量；C、发运；D、市场因素2.3.5 油品销售合同必须正确、清晰地写明下列各项：A 顾客的全称；B 产品的名称、数量、单价和总价；C 价格条款、付款方式、时间；D 产品质量条款、技术要求；E 交货时间、地点和交货方式以及费用的承担方式；F 验收标准和时间方式；G 违约条款。双方约定的其他条款2.4 程序销售代表（沟通成熟后）贸易部执行贸易部经理或授权人（审批）盖章传至客户客户盖章传回存档3. 商务3.1 目的确保所有影响销售收入的客户投诉，最大限度减少公司损失，经审批后能及时反映在帐务里，有效保障公司的日常反应能力，在客户中建立良好的公司信誉。3.2 责任3.2.1 公司总经理负责对商务处理方案的最终批准；3.2.2 贸易经理或授权人负责对商务处理方案的审批；3.2.3 业务人员负责与客户的沟通、协调，并提出处理方案；3.2.4 贸易部执行负责传递、追踪。3.3 制度3.3.1 贸易收到客户投诉后应及时填制客户投诉/退换货处理单，并转交质控部进行调查；3.3.2 质控部接到客户投诉/退换货处理单之后，必须在24 小时内确认调查结果并及时转交贸易部,针对质控部确认的调查结果，贸易部应提出处理方案3.3.3 贸易部负责整理客户投诉的相关资料，并同商务处理方案呈报总经理或授权人批准，批准后方可执行3.3.4 公司总经理批准方案后，退还油销部负责执行3.3.5 贸易部将处理方案通知客户，并通报财务部凭以办理结算和帐务调整，督促质控部、财务部落实处理方案3.3.6 结合客户意见，提出处理方案，查找问题原因，进入商务处理程序，追究有关部门责任，火车如发生被盗、少件、雨淋，销售代表必须到现场；3.3.7 如发生商务，客户必须书面形式提出，并有业务员代表确认，我公司在收到业务员确认后当日起七日内给客户答复，贸易部执行收到商务后及时通知相关部门，如商务较大需现场堪察的，相关部门需在收到通知后到现场堪察，并及时做出书面报告（省内2日内，省外4日内）；4. 出库4.1 目的规范单据传递程序，确保不同提货方式下，货权转移的合理性、货款回收的可靠性，明明确各部门责任。4.2 责任4.2.1 开票员负责仔细填写提单上的各个项目；4.2.2 贸易部执行负责派车及通知发货；4.2.3 财务结算室负责对每笔业务的结算进行审核；4.2.4 物流部按提单上要求装车。4.3 程序4.3.1 现金提货（汽车）客户与业务员沟通价格 内勤员 （开提单 银行（收款收据） 财务结算室审核加盖“预收货款准许发货专用章”章 过磅（空车） “空车已过磅” 物流部装车（实发件数） 过磅（重车）“重车已过磅” 开票员（结算，开具出库单） 财务结算室（审核） “货款结清专用章”并开出发票 门卫放行。备注：如为电汇提货的，开票员凭收款收据（电汇/汇票）开具提单。4.3.2 现金/电汇/赊销（火车）发车申请 业务部请车 承认车 发货通知 开票员（开具提单） 财务结算室（审核）“预收货款准许发货专用章” 开票员传递至物流部装车（实发件数） 开票员（临时结算） 财务结算室（最终结算）5. 报表5.1 结算中心根据当日提货情况，时间截止前日16：00至当日16：00，做出油销售日报表交贸易部执行；5.2 贸易部执行负责每日根据业务人员报送的相关信息、公司的销售、出库情况做出销售日报，公司销售、出库先以短信形式报送相关人员。销售日报以邮件形式报送相关人员。6. 油销售业务流程及作业指导书6.1 合同执行流程作业指导6.1.1 客户包装油成品购销进出程序6.1.1.1 客户在门卫登记后方能带货运车辆进厂，门卫电话通知贸易部内勤协调购销环节。如是代运输车辆，则先由司机将委托书、驾驶证、行车证交予物流部安排。6.1.1.2 客户车辆进厂后，直接在磅房过磅，司磅员过磅后并在专用本上记录好车辆信息、货主、皮重。过磅完后到指定仓库凭在结算中心取得的出库单装货。6.1.1.3 客户向贸易部下达订单并确认后，在结算中心落实客户打款并开具收款收据后，由客户或内勤再在结算中心核实数量、价格、款项后，由结算中心开具成品出库六联单。结算中心留下存根和财务联，其它四联交内勤转或交客户，并由签收人签名。6.1.1.4 客户凭出库四联单去仓库提货，提货完后需要进行发货人、提货人签名。发货人留下仓库联，其它三联出库单交客户去带皮过磅。6.1.1.5 司磅员对装货车辆过磅后并在专用本上记录好车辆信息、货主、皮重、毛重、净重，打出磅单。再核对成品重量和净重是否一致，如无异议则将签名后出库单中的客户联、出门联交予客户，同时将配套单据订在一起交财务。如有异议则报告物流部核查。6.1.1.6 凡代办运输的车辆司机，拿到磅房给予的出门联和客户联后，到物流部办理运输合同，领回驾驶证、行车证。6.1.1 .7 客户在门卫处上交出门联方能出门。同时，门卫要对装货车辆货物与出库单核对后放行。6.1.2 散装油品购销进出程序6.1.2.1 客户在门卫登记后方能带货运车辆进厂，门卫电话通知贸易部内勤协调购销环节。如是代运输车辆，则先由司机将委托书、驾驶证、行车证交予物流部安排。6.1.2.2 客户车辆进厂后，直接在磅房过磅，司磅员过磅后并在专用本上记录好车辆信息、货主、皮重。过磅完后到指定仓库凭在结算中心取得的出货单装货。6.1.2 .3 客户向贸易部下达订单并确认后，贸易部和财务核实预付款到帐后，由贸易部开具提货通知单（财务、存根、仓库、客户），需有财务盖章，仓库凭提货通知单装货。6.1.2.4 客户凭提货通知单中的二联单提货，提货完后需要进行发货人、提货人签名。发货人留下提货单仓库联，另一交客户联去带皮过磅。6.1.2.5 司磅员对装货车辆过磅后并在专用本上记录好车辆信息、货主、皮重、毛重、净重，打出磅单。将磅单财务联、客户联、出门联交予客户及提货单客户联。6.1.2.6 客户凭磅单三联单及提货通知单客户联到结算中心办理产品出库五联单。在核实数量、价格、款项两清后，留下存根、财务联，其它三联交内勤转或交客户，并由签收人签名。内勤转或交客户将三联送至仓库签字、盖章后方能出门 6.1.2.7 代办运输的车辆司机，拿到磅房给予出库单虽的出门联、客户联以及磅单中的客户联、出门联后，到物流部办理运输合同，领回驾驶证、行车证。6.1.2.8 客户在门卫处上交出库单中的出门联和磅单中的出门联方能出门。同时，门卫要对装货车辆磅单与出库单数据核对后放行。、6.1.3 单据说明 产品出库单共六联，分别为存根、财务、仓库、客户、出门联7. 包装油销售、计划、生产、出库流程7.1 部门分工职责7.1.1 贸易部：7.1.1.2 结合公司包装油产线生产能力及时下达销售计划、生产计划通知书。7.1.1.3 确定包装油品商标/包材规格，要求。7.1.1.4 根据公司包装油生产能力测算出合理安全库存（6天安全库存）。7.1.1.5 每日合理的出库计划（每日17:00报计划）/销售周计划（每周一报计划）/销售月计划下达（每月底报下月计划）。7.1.1.6 各部门协调，衔接，时督促、检查的完成进度与衔接，确保各环节畅通，配合有力。7.1.2 生产部：7.1.2.1 根据计划执行部下达的生产计划通知书合理安排生产计划，不影响成品包装油的销售进度。7.1.2.3 做好包材的入库验收清点工作，做好包材/辅料合理的安全库存（5天生产包材+6天安全库存），每日更新生产统计报表/包材报表。7.1.2.4 配合质控部做好下线包装油重量、质量抽检工作。7.1.2.5 及时与物流部做好生产入库交接，确保生产入库报表的准确性；7.1.2.6 如遇特殊情况停机不能正常生产必须及时报贸易部，以便及时对油销做出相应的调整；7.1.3 采购部：7.1.3.1 根据生产部下达的包材采购计划合理安排包材（油瓶、商标、纸箱、封口胶带等）的采购安排，不得影响生产计划，做好供应保障。与生产交接包材的入库交接工作。7.1.3.2 及时跟踪辅料/耗材到货情况，通知到生产部，做好到货交接准备工作。7.1.4 物流部：7.1.4.1 每日及时更新包装油进销存日报表，每日更新两次，（当日17:00，次日09:00前更新），及时以邮件方式发送至油销，执行，业务；物流部做好安全库存预警方案。7.1.4.2 根据每日提货计划合理安排出货，油品坚持先进先出原则，做好成品出库交接手续并填写相关的出库单据。7.1.4.3 与质控部、生产部做好散油入包装车间油罐的数量、质量交接工作，与生产对接做好成品包装油入库工作。7.1.4.4 合理安排每日出货劳务用工，叉车工，确保出货正常。7.1.5 质控部：7.1.5.1 根据生产计划通知书的质量要求对包装油质量负责，与生产部、物流部控制散油入库质量，负责对生产的成品包装油进行全程质量监督抽检工作并对中包装、小包装的毛重进行抽检复核，规定相关的误差范围及参数，发现异常及时上报总经理及计划执行部。7.1.4.2 督促检查包装耗材的入库验收工作，及时出具产品质量检验合格报告单。3根据国家相关条例条规，核定包装油商标/吊牌/版本等相关的文字标示。7.1.4.3 定期对库存成品油进行质量跟踪，对入库包装油的质量全权负责。7.1.5 财务部：根据公司成品油成本、人工成本、包材成本、辅料成本等核算包装油成本。下附包装油销售/计划/生产/出库流程图包装油销售/计划/生产/出库流程 贸易部根据销售计划（月计划/周计划），制定出安全库存（6天为限），下达生产计划通知书（包装油品种/规格/数量/质量标准/商标/吊牌/交货时间），及次日的出货计划。及时做好各部门协调，衔接。生产部根据生产计划通知书组织安排生产，及时掌握包材库存情况，做好包材/辅料合理的安全库存（5天生产包材+6天安全库存），及时向采购部下达辅料/包材采购计划。采购部根据生产部下达的采购计划，合理安排包材采购计划，及时跟踪辅料/耗材的到货情况。质控部对到厂包材/耗材及时检验入库，并出具产品检验报告单，在生产过程中对成品油质量负责。生产部领料生产，及时与物流部做好生产入库交接，确保生产入库报表准确性，如遇特殊情况停机，必须及时报贸易部，以便及时作出生产调整。物流部根据每日出货计划合理安排出货，做好成品油出库交接手续，每日及时更新包装油进销存日报表（更新两次当日17:00，次日09:00），合理安排劳务用工，确保出货正常。财务根据公司成品油成本，人工成本，辅料成本等核算包装油成本。8. 相关表格8.1 发货通知单8.2 生产通知单8.3 客户投诉/退换货处理单8.4 销售日报表贵州康星油脂（集团）有限公司发货通知单日期： 序号：发货品种发货数量收货单位承运人、车号经办人发货仓库，签字备注贵州康星油脂（集团）有限公司生产通知单 日期: 编号：生产品种