用数据透视表做工作总结与计划表.doc

谈Excel2000数据透视表的应用更多2010思想汇报请访问:2010思想汇报 也许你知道精确的数据管理有助于工作的，于是每天辛苦地把一组组枯燥的数字输入的电脑，结果换来的却是一堆堆令人头痛的流水帐。的确，计算机和数据库，的分类求和只是举手之劳，然而人们却又了汇总数据和交叉列表设计的交互式表格的要求，这对普通的数据库管理系统确有点强人所难，起码程序的编写绝一蹴而就的事。 面对缓不济急的情况，你有想到求助于Excel2000的数据透视表呢？Excel2000的数据透视表可以将数据的排序、筛选和分类汇总三个过程在一起，它可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以需要显示所选区域中的明细数据，非常便于用户在清单中重新组织和统计数据。 使用它，只要简单的几步操作，流水帐立即排队站好，再给它几个简单的设定，杂乱的数据立刻你的要求分门别类地统计分析，真可谓“汇总交互两相宜，数据透视有专攻”。下面就实例来体会一下它的妙处吧。 在创建数据透视表之前要有数据源，它可以是已数据清单、表格中的数据或外部数据源，当然也可以从透视表中直接导入数据。创建数据透视表的方法是“数据透视表和数据透视图向导”对数据源交叉制表和汇总，然后重新布置并立刻计算出结果。现以无规则“流水帐”式数据清单为例，按商品类别和月份统计的各地区销售额列表。单击“数据”菜单中的“数据透视表和数据透视图向导”开始操作，总共有4个： 步：选定数据源和报表类型。这里在“请选择待分析数据的数据源类型”中选“Microsoft Excel数据清单或数据库”；在“所需创建的报表类型”中选“数据透视表”，然后单击下一步。 步：选定创建数据透视表的数据源区域。可以直接在对话框中键入选定的区域，如$A$2:$G$18；也可单击“压缩对话框”按钮后在数据源中用鼠标框选单元格。选定后单击下一步。 步：选择数据透视表显示位置。共有两种选择：选择“现有工作表”，则数据透视表与源数据在同一工作表中；想让透视表独立于数据源，就选择缺省的“新建工作表”。最后单击“”按钮退出向导。 步：设置数据透视表的布局。这时会导用数据源的7个列条目被向导模板制成了7个按钮，设置数据透视表的布局只要用鼠标将按钮拖至“行”、“列”、“数据”或“页”字段区域即可。拖入到“页”字段中的按钮于选择了“自动筛选”命令，可以控制显示每一项；拖入 到“行”字段中的按钮变成了行标题；拖入到“列”字段中的按钮变成了列标题；拖入到“数据”字段中的按钮于选择了“分类汇总”命令。 本例中把月份设为页字段，在透视表生成后页字段会变为下拉列表的，而且自动在下拉的数据项前加上“”一项；把和类别设为行字段，把地区设为列字段，用鼠标把各按钮拖入到位置后结果，这时原来的“”按钮的名称被改为“求和项：”，双击按钮可对话框，你可从中选择使用的汇总，如：求和、乘积、标准偏差等；再把销售额做为数据项拖入到数据区可以结果。 本例可以看出数据透视表含有多个字段，每个字段汇总了源数据中的多行信息。可以灵活变换查看角度，方法是单击字段旁的下拉箭头在显示的可用项列表中选择，也可以将字段按钮拖动到数据透视表的另一位置。例如，本例中“月份”是能用于按月份自动筛选汇总数据的页字段，选择页字段列表的不同项，那么数据透视表会自动生成与该项的汇总数据；需要显示每个月的汇总数据可以把页字段“月份”拖入到列字段位置，这时的表格就有两个行字段、两个列字段，生成详尽的汇总情况。行字段和列字段也可以交换位置，以产生不同结构而汇总结果相同的表格；同样行字段、列字段也可与页字段交换位置，以产生不同的统计结果。总之运用之妙，存于一心，一切视你的需要而定。 Excel2000除了有功能强大数据透视表功能外，还新增了数据透视图功能，它是交互式的图表，功能与数据透视表类似，只不过以图形化的来罢了。数据透视图会在同一工作薄中包含联的数据透视表和该数据透视表中的所有源数据，并会随数据透视表的变动自动更新数据。 看完，今后你就再也不用担心老板和客户苛刻的数据汇总要求了，打开电脑，让Excel2000的数据透视表说话吧！想不到我是第一个交小结的！那我就交了，写得较简单，都是听课时记下的要点。课程三：打造精美的数据透视表美是与生俱来的，美在数据透视表的作用，为同事、老板、客户达到赏心悦目的效果。一、自动格式的功能：1、快速为数据透视表套用格式： A、调用的方法：设置报告格式B、菜单-格式-自动套用格式共有22个格式，其中报表10个，表10个，传统1个，无1个；2、四类格式的特点：报表、表、传统、无报表：是一维表格，相当于是列表，不同级别呈缩进状态，梯级递进，直到数据出现；状态：列字段没有了，插入到行字段的最前列，套上颜色，其他没有太多的改变。总结：报表的格式会改变透视表的布局，选中格式双击相对应的图表即可无需点确认键，表：是二维形态的表格；不带缩进，传统：就是回到原来的样子。与删除报表或表的格式一样的效果。无：使用后无边框，数量上无按键了。应用场景有限制，总结：无的格式可以使透视表变得像普通表的特点，数据行项目变无，无和项等字段也变无了，添加自动筛选，改变底色，可以使透视表不像透视表的效果，3、自动格式的优点和缺点：优点：快，应用快，打开格式，选择格式即可应用；自动保鲜，透视表改变或刷新或增减或筛选均不影响格式的显示，缺点：样式太少，同制化严重，不支持自定义样式上传套用。二、个性DIY格式：显示或隐藏透视表的行、列合计：A、 隐藏：光标放在总计上面变成向下的箭头-右键-隐藏；（列合计不要将光标放在行的数量上了，否则会隐藏一整行）B、 隐藏/显示：光标放在透视表的任何位置-右键-表格选项-列总计/行总行打勾（隐藏则去掉勾即可）-确定。显示或隐藏透视表的分类汇总项：A、 隐藏：将光标放在分类汇总项-右键-隐藏；（启用选定内空特性的效果；调用：右键-选定-启用选定内容）B、 隐藏/显示：将光标放在表头行项目-右键-分类汇总选择：无/自动或达到隐藏/显示的效果。显示或隐藏透视表的明细项： 隐藏/显示：选中前一级的字段-右键-组及显示数据-隐藏/显示明细数据。 选中双击即可。合并居中显示标题内容： 光标放在透视表的任何位置-右键-表选项-合并标志-确认。（不可以单个合并，针对整表合并）每项后面插入空行： 双击字段名称-数据选项-布局-每行后面插入空行-设置错误值的显示方法： 光标放在透视表的任何位置-右键-表格选项-对于错误值显示-确定=ALT+小键盘的41409 =ALT+41420处理“空白“A、 光标放在透视表的任何位置-右键-表格选项-对于空白单元格显示-确定B、 在编辑行中选中“（空白）”-复制-查找-替换为一个空格（不能替换为空，透视表不允许）设置单元格式：A、 对文字外观与普通表格一样设置。B、 对数据区域，右键数量项-表字段-数字-（选择后确定）这样就不会出现格式丢失的效果。 三、智能外观改变数值的显示方式：(只能对有数值的字段设置)A、 计数的1变为勾：右键（计数项：*）-表字段-数字-自定义-确定B、 计数的1变为勾（勾为红色）：右键（计数项：*）-表字段-数字-自定义（在自定义前输入“红色”）-确定C、 字段后插入字：在自定义处输入（”*”）-确认(即可)隐藏零值：A、 菜单的工具-选项-视图-零值的勾去掉。（适用于只有透视表而没有其他数据的情况）B、 自定义格式的代码：（正数；负数；零；文本）输入：0.00;红色-0.00即可.突出显示符合条件的数值：A、 按数值大小：方法一:自定义-红色500; 蓝色500即可;方法二:菜单-格式-条件格式里设置即可.B、 按目标值差距：选中-格式-条件格式-公式(普通EXCEL)的内容.四、永恒的边框：A、 寻找每行都有数据的列或行：a) 由下往上选中-格式-条件格式-公式-=AND($A5”,A$5”)-选中边框-确空.B、 设置条件格式：C、 问题：如何创建通用条件？五、格式保鲜注意透视表美化后格式丢失的问题：A、 尽量使用字段属性：B、 借助条件格式：解决列宽问题：A、 设置表格选项：方法：取消自动套用格式；优点：可解决列宽在刷新后不会自动跳转为最适合列宽的长度；缺点：不能再用任何格式了。B、 利用空格：方法：在相应的列单元格加上空格，加到合适的长度，刷新。C、 借助宏：方法